Auftrag anlegen und bearbeiten

Die Faktura arbeitet auftragszentriert. Wenn Sie an Ihre Kunden Artikel auf Rechnung abgeben, müssen Sie zunächst einen Auftrag anlegen und die abzugebenden Artikel darin erfassen.

Änderungen - z.B. wenn andere oder zusätzliche Artikel abgegeben werden sollen - werden ausschließlich im Auftrag gepflegt.

Bei Auftragsabschluss mit Nachliefermengen wird ein Abholschein für den Kunden und eine Packliste für die Apotheke gedruckt. Die Anzahl der Belege sowie die aufzudruckenden Informationen können konfiguriert werden.

 

 

Auftragsnummer und Versionsnummer

Jeder Auftrag hat eine eindeutige Auftragsnummer; diese bleibt stets gleich.

Zusätzlich erhält ein Auftrag bei jeder Änderung eine Versionsnummer, welche der Auftragsnummer mit einem Schrägstrich nachgestellt wird.

Nach Änderungen am Auftrag erhält der 'alte' Auftrag den Status 'Übertragen'. Der geänderte Auftrag wird automatisch als neuer Auftrag mit gleicher Auftragsnummer und neuer Versionsnummer angelegt.

Dadurch ist jede Fassung eines Auftrags eindeutig bezeichnet.

 

Neuen Auftrag anlegen

Öffnen Sie zunächst in der Faktura die Auftragsübersicht.

Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Wählen Sie Neu - F3.
   Das Fenster Kontaktauswahl öffnet sich.
   Ein Auftrag kann stets nur mit Kundenbezug angelegt werden. Es kann auch kein Subtotal innerhalb des Auftrags ohne Kundenbezug angelegt werden.
2. Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie den Auftrag anlegen wollen, und wählen Sie OK - F12.
3. Für die Fakturierung werden zwingend die Adressdaten des Kunden benötigt. Wenn diese nicht vollständig hinterlegt sind, erhalten Sie eine Meldung.
   
   Beispiel:

   

   Entscheiden Sie, ob Sie die Daten nachpflegen oder den Vorgang abbrechen wollen.
   
   Außerdem können Sie in den Kontaktdetails - Seite Zahlungsverkehr - Faktura - Anpassungen der Faktura-Einstellungen vornehmen. Mehr dazu im Thema 'Faktura (Kunden)'.

4. Ist der Kontakt gewählt und die Adressdaten ggf. nachgepflegt, öffnet sich die Fakturakasse.
   Die Fakturakasse entspricht in Bedienung und in den meisten Funktionen der IXOS-Kasse. Mehr dazu im Thema 'Kasse'.

   Mit dem Konfigurationsparameter 'Vorbelegung Verkaufsart' legen Sie fest, mit welcher Verkaufsart die Fakturakasse startet.

5. Erfassen Sie die gewünschten Artikel.
6. Sind alle Artikel erfasst, wählen Sie eine der folgenden Funktionen:
   1. Später fortsetzen - F1

      Die erfassten Artikel werden gespeichert, jedoch nicht reserviert und nicht bestellt. Der Auftrag erhält den Status Vorerfasst. Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Artikel des Auftrags nicht sofort ausgeliefert werden können oder sollen.

      Mit Auftrag erstellen - F12 können Sie ihn später verbindlich erstellen. Dabei wird kein Lieferschein, keine Packliste und kein Abholschein gedruckt.

      Mit Bearbeiten - F5 können Sie ihn später weiter bearbeiten und ggf. Lieferscheine erstellen.

   2. Lieferscheine erstellen - F12

      Es werden folgende Belege gedruckt:

      • Die Lieferscheine werden erstellt und gedruckt.

        Das Format des Lieferscheins - DIN A4 oder Bonrolle - steuern Sie über den arbeitsplatzspezifischen Konfigurationsparameter Format Lieferschein aus Faktura. Standardmäßig ist dieser auf DIN A4 eingestellt.

      • Ein Erinnerungsbon wird bei fehlenden Rezepten in Abhängigkeit vom Konfigurationsparameter 'Erinnerungsbon 'Fehlendes Rez.'' zusätzlich gedruckt.
      • Für Nachliefermengen wird ein Abholschein und eine Packliste gedruckt. Die Anzahl wird über die Konfigurationsparameter 'Druckanzahl Abholscheine' (für die Faktura arbeitsplatzspezifisch) und 'Druckanzahl Packliste' (gemeinsam mit der Kasse systemweit) gesteuert. Der Abholschein und die Packliste können konfiguriert werden. 'Druckformulare konfigurieren'
        Beispiel:

        

        Das Format der Packliste stellen Sie mit dem Konfigurationsparameter 'Druckformat Packliste' ein. Sie haben die Wahl zwischen dem Bondrucker und einem DIN A4-Ausdruck am Standarddrucker (bspw. an einem Nebenarbeitsplatz ohne Bondrucker).

        Beispiel:

        

   3. Ohne LS erstellen - Strg+F12

      Der Verkauf wird ohne Erstellung von Lieferscheinen abgeschlossen. Es wird eine Packliste mit allen Artikeln gedruckt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie einen gesamten Verkauf reservieren möchten. Mehr dazu im Thema 'Gesamten Faktura-Verkauf reservieren'.

       

7. Bei Subtotals mit Verkaufsart 'Rezept' müssen außerdem die Rezepte bedruckt werden. Dazu öffnet sich für jedes Subtotal automatisch das Fenster Rezeptdruck.
   Legen Sie das korrekte Rezept in den Drucker und drücken Sie Drucken / Senden - F12, um den Rezeptdruck zu starten.
   Mehr dazu im Thema 'Rezeptdruck Vorschau'.

 

Damit haben Sie einen neuen Auftrag angelegt, ggf. Lieferscheine erstellt und ggf. weitere Druckstücke erhalten. Der Auftrag kann folgende Status annehmen:

• Der Auftrag erhält den Status Vorerfasst, wenn Sie ihn mit Später fortsetzen - F1 zunächst zwischengespeichert haben. Sie können ihn später mit Auftrag erstellen - F12 zu einem verbindlich bestätigten Auftrag umwandeln. Dabei wird kein Lieferschein, keine Packliste und kein Abholscheine gedruckt.
• Der Auftrag erhält den Status In Bestellung bzw. Teilw. auf Lager wenn der Auftrag Nachlieferartikel enthält. Für die Nachlieferartikel werden ein Abholschein und eine Packliste ausgedruckt.

  Sobald alle Nachlieferartikel im Wareneingang erfasst sind, erhält der Auftrag den Status Auf Lager. Sie können diese mit dem Abholschein auflösen. Mehr dazu im Thema 'Faktura-Nachlieferungen auflösen'.

• Konnten alle im Auftrag erfassten Artikel vollständig in Lieferscheine überführt werden, weil sie vorrätig waren, erhält er den Status 'Geliefert'.

Falls Sie einen Auftrag an einen Laufkunden erstellen, dann müssen Sie eine 'Sofortrechnung erstellen', da Laufkundendaten aus Datenschutzgründen automatisch über Nacht gelöscht werden. Dann wäre es nicht mehr möglich, eine Rechnung zu erstellen.

 

Neues Subtotal im Auftrag anlegen

Ausgangssituation: Sie bearbeiten gerade einen Auftrag. Um für den aktuell gewählten Kunden ein neues Subtotal anzulegen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Drücken Sie die Taste Subtotal oder den Button oder Subtotal - Alt + F2, um ein neues Subtotal mit gleicher Verkaufsart anzulegen.
• Drücken Sie VK-Art/Subtotal - Alt + F8, um ein neues Subtotal mit anderer Verkaufsart anzulegen. Die Verkaufsart können Sie direkt auswählen.

 

Mit Verkaufsart wechseln - Alt + F7können Sie jederzeit eine andere Verkaufsart für das aktuelle Subtotal auswählen.

 

Kundenzuordnung, mehrere Kunden oder Kontaktwechsel in einem Auftrag

Sie können einem Auftrag während der Bearbeitung einen anderen Kunden zuordnen, einen neuen Kunden anlegen und gleich zuordnen, ein neues Subtotal für einen anderen Kunden anlegen und die Kontaktdetails des Kunden einsehen und ändern. Das ermöglicht u.a., im gleichen Auftrag Artikel für verschiedene Kunden zu erfassen.

Ausgangssituation: Sie bearbeiten gerade einen Auftrag an der Kasse.

Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Wenn Sie die aktuelle Verkaufsart beibehalten möchten, wählen Sie den Button .

   Ansonsten wählen Sie VK-Art/Subtotal - Alt+F8.

   Das Fenster Verkaufsart auswählen öffnet sich zur Auswahl der gewünschten Verkaufsart. Mehr dazu im Thema 'Verkaufsart wählen/ändern (Muster-16-Rezepte)'.

2. Wählen Sie den Button .
   Das Fenster Kundenzuordnung bearbeiten öffnet sich.

   

   Wählen Sie den Kunden aus. Verfahren Sie dabei wie in folgendem Hilfethema beschrieben: 'Kundenzuordnung bearbeiten'

   Sie können auch das vorschlagsunterstützte Erfassen von Kunden nutzen. Mehr dazu im Thema 'Vorschlagsunterstütztes Erfassen von Kunden'.

3. Erfassen Sie die Artikel für den Kunden.
4. Wiederholen Sie die Schritte 1.-3. für jeden weiteren Kunden, dessen Artikel in diesem Auftrag erfasst werden sollen.

 

Damit haben Sie dem Auftrag neue Subtotals für weitere Kunden hinzugefügt und die Artikel für diese Kunden erfasst.

 

Bestehenden Auftrag bearbeiten

Um einen bereits bestehenden Auftrag zu bearbeiten, öffnen Sie ggf. zunächst in der Faktura die Auftragsübersicht. Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Wählen Sie den gewünschten Auftrag mit den Pfeiltasten oder per Mausklick aus.
2. Drücken Sie Bearbeiten - F5.
   Der Auftrag wird in der Fakturakasse zum Bearbeiten geöffnet.
   

   

   Falls Sie den Auftrag per Bote liefern lassen und das Modul Botendienst nutzen, dann sollten Sie nur noch die Teile des Auftrags ändern, für welche der Lieferschein noch nicht an den Boten übergeben wurde. Es wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben, sofern Teile des Auftrags bereits an den Boten übergeben wurden.

3. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch.
4. Wählen Sie abschließend Lieferscheine erstellen - F12, um die Änderungen am Auftrag in die Lieferscheine zu übernehmen.
   Es werden aktualisierte Lieferscheine erzeugt. Diese haben eine neue Lieferscheinnummer und ein aktuelles Lieferscheindatum. Dies gilt auch bei einer Mengenänderung.

 

Damit haben Sie einen bestehenden Auftrag bearbeitet und aktualisierte Lieferscheine erzeugt. Das Erstellungsdatum des Auftrags wird beibehalten. In der Auftragsübersicht ist es angezeigt. Der Tooltip zum Auftragsdatum zeigt ggf. das Anlagedatum und das Datum des verbindlichen Abschlusses des Auftrags und ein ggf. manuell zurückdatiertes Auftragsdatum (Mehr dazu im Thema 'Auftrag mit zurückliegendem Datum anlegen'.).

 

Beim nachträglichen Bearbeiten ist es nicht mehr möglich, das Vorablieferungs-Kennzeichen zu setzen oder zu entfernen. Die Funktion Vorablieferung - F9 ist dementsprechend deaktiviert.

 

So lange der Auftrag noch den Status 'Vorerfasst' hat, können Sie Änderungen am Auftrag auch mit Später fortsetzen - F1 sichern. Den Auftrag können Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt verbindlich abschließen und bei Wunsch die Lieferscheine erstellen.

 

Die Bearbeitung eines Auftrags durch verschiedene Bediener zum gleichen Zeitpunkt wird unterbunden, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Sollte ein Auftrag bereits 'Vorerfasst' durch einen anderen Bediener sein, so erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

 

Korrektur von Fehlmengen und Lieferscheinkorrektur

Wenn Sie eine größere oder kleinere Anzahl von Artikeln bestellen möchten als die ermittelte Nachliefermenge, so müssen Sie die Fehlmenge anpassen.

Nutzen Sie dazu die Funktion Warenkorb - F5. Mehr dazu im Thema 'Nachliefer- und Lagerartikel direkt bestellen'.

 

Falls Sie für einen Auftrag nur Teilmengen im Lager haben oder vom Großhandel nur eine Teilmenge geliefert bekommen haben, dann können Sie Lieferscheine über die verfügbaren Mengen erstellen. Mehr dazu im Thema 'Faktura-Nachlieferungen auflösen'.

 

Abgabe von BtM-Artikeln im Normalverkauf

In der Faktura ist die Abgabe von BtM-Artikeln im Normalverkauf möglich, sofern der Kunde eine Firma, ein Arzt, ein Heim oder eine Klinik ist.

Damit wird beispielsweise die Belieferung einer Klinik mit Betäubungsmittel ermöglicht, welche kein Rezept sondern einen Anforderungsschein vorlegt.

Gehen Sie vor wie beim Erfassen eines Auftrags im Normalverkauf.

Verneinen Sie dann die Abfrage zur Löschung des BtM aus dem Normalverkauf durch Auswahl der Option Nein.

(Bei Klinik-Kunden erscheint diese Abfrage nicht.)

Schließen Sie den Auftrag mit Lieferscheine erstellen - F12 bzw. Ohne LS erstellen - Strg+F12 (relevant für Klinikbelieferung) ab.

Beachten Sie, dass diese Funktion an der Kasse nicht zur Verfügung steht.

 

Lieferscheindruck

Die Einstellung für den automatischen Druck von Lieferscheinen erfolgt in den Kundendaten im Register Faktura, Register Druckoptionen mit dem Feld Anzahl Lieferscheine ( 'Faktura (Kunden)') bzw. über ein entsprechendes Fakturierungsmodell ( 'Fakturamodell anlegen und bearbeiten').

Ist der automatische Druck deaktiviert, müssen Sie die Lieferscheine manuell drucken. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Öffnen Sie die Auftragsübersicht, wählen Sie den gewünschten Auftrag aus und wählen Sie Drucken - F9.

  Mehr dazu im Thema 'Drucken in der Auftragsübersicht'.

• Öffnen Sie die Lieferscheinübersicht, wählen Sie den gewünschten Lieferschein aus und wählen Sie Drucken - F9.

  Mehr dazu im Thema 'Drucken in der Lieferscheinübersicht'.

 

Artikel auf dem Lieferschein

Bei Auftragsabschluss mit Lieferschein erstellen - F12 in der Fakturakasse werden auf einem Lieferschein nur die Artikel ausgewiesen, die Sie tatsächlich auf Lager haben.

Sie können die Artikel mit Preisen aufdrucken lassen oder auch ohne Preise, wenn Sie dies im Modul Druckformulare entsprechend konfigurieren.

Für Nachlieferartikel werden keine Lieferscheine erstellt. Dafür können Sie den Nachlieferschein ausdrucken. Mehr dazu im Abschnitt 'Nachlieferschein-Druck'.

Abrechnungen von Vorablieferungen werden auf Lieferscheinen (für die lieferbaren Artikel) nicht mit ausgewiesen.

Erstellen Sie eine Rechnung über noch nicht gelieferte Artikel, so enthält diese demzufolge keine Lieferscheinnummer und kein Lieferdatum. Mehr dazu im Thema 'Drucken in der Rechnungen/Kredite-Übersicht'.

Sobald Sie die fehlenden oder bestellten Nachlieferartikel auf Lager haben, müssen Sie die Nachlieferungen auflösen; dabei werden für die Nachlieferartikel eigene Lieferscheine erstellt. Mehr dazu im Thema 'Faktura-Nachlieferungen auflösen'.

 

Nachlieferschein-Druck

Bei der Belieferung von Kliniken ist es für das Klinikpersonal hilfreich, auf einen Blick zu sehen, welche Artikel eines Auftrags noch nachzuliefern sind. Auch für Arztpraxen oder Heime kann diese Information sehr nützlich sein.

Diese Möglichkeit bietet Ihnen der Nachlieferschein. Dieser kann neben dem Lieferschein als Begleitschein über Nachlieferungen ausgedruckt werden, wenn der Auftrag noch nicht vollständig geliefert aber bereits verbindlich abgeschlossen ist.

Auf diesem Nachlieferschein werden alle Nachlieferungen von teilgelieferten Positionen und alle noch überhaupt nicht gelieferten Positionen aufgelistet.

Stellen Sie in den Kundendetails, hier speziell in den Klinik-Kontaktdaten der Klinik bzw. Klinikstation auf der Seite Struktur bzw. in deren Kunden-Kontaktdaten auf der Seite Faktura im Register Faktura, im Register Druckoptionen mit dem Feld Anzahl Nachlieferscheine die automatisch zu druckende Anzahl ein. Standardmäßig wird kein Nachlieferschein gedruckt.

Der Nachlieferschein wird mit dieser Einstellung direkt nach dem Lieferschein ausgedruckt. Der Nachlieferschein bezieht sich auf die Auftragsnummer. Diese wird auf dem Nachlieferschein ausgewiesen und wurde auch auf dem Lieferschein (nur Standardlieferschein) ergänzt.

Auch ein manuelles Nachdrucken des Nachlieferscheins im Format DIN A4 ist aus der Auftragsübersicht oder der Verkaufsverwaltung mit Drucken - F9 und nachfolgender Auswahl des Eintrags Nachlieferschein (A4) möglich, bspw. wenn Sie keinen automatischen Druck eingestellt haben.

Wenn Sie mit Nachlieferscheinen arbeiten, dann ist es sinnvoll, ausstehende Nachlieferungen auf dem Lieferschein nicht aufzudrucken.

Dies stellen Sie im Modul Druckformulare mit Auswahl des Formulars Lieferschein mit Konfigurieren - F8 und Aktivierung der Checkbox Keine Hinweise zu Nachlieferungen aufdrucken ein. Standardmäßig wird der Hinweis auf Nachlieferungen teilgelieferter Positionen aufgedruckt.

 

Fokusverhalten an der Fakturakasse

Speziell bei extern erfassten Aufträgen, die in der Faktura als "Vorerfasst" angezeigt werden (z.B. Umlagerungsaufträge und Klinik-Bestellungen/Heim-Bestellungen über Connect), kontrolliert ein Mitarbeiter den Auftrag Position für Position, bevor der Auftrag verbindlich bestätigt und damit Fehlmengen bestellt bzw. Auftragsmengen reserviert werden. Dies geschieht meist im Bearbeitungsmodus des Auftrags.

Für diese Bearbeitung, aber auch für Neuerfassungen eines Auftrags an der Fakturakasse wurde nun das zeilenweise Bearbeiten der Positionen dahingehend optimiert, dass Sie mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur zwischen den Positionszeilen wechseln können. Dabei ist der Fokus immer auf dem ersten editierbaren Feld einer Position, d.h. dem Mengenfeld bzw. der Bezeichnung der Barposition oder Gebühr. Das Gleiche gilt für artikelbezogene Funktionen, bspw. Warenkorb - F5. Nach dem Bestätigen des aufgerufenen Fensters ist der Fokus weiterhin auf der Ursprungsposition.

Bei Betätigung der Tabulator-Taste springt der Fokus nun auch bei markierter Zeile ins nächste editierbare Feld und aus dem letzten editierbaren Feld einer Zeile ins erste editierbare Feld der nächsten Zeile.

Dies ermöglicht Ihnen, einen Auftrag positionsweise abzuarbeiten, ohne sich die zuletzt bearbeitete Position merken und wieder dahin wechseln zu müssen.

Das Verhalten der Enter-Taste bleibt unverändert, d.h. bei Betätigung der Enter-Taste springt der Fokus ans Ende der Positionen in eine neue Zeile, damit Sie eine neue Position erfassen können.

 

Mehr Informationen dazu finden Sie in folgenden Themen:

• 'Fakturaeinstellungen vorgeben (Heim / Klinik)'
• 'Auftrag anlegen und bearbeiten'
• 'Drucken in der Auftragsübersicht'
• 'Druckformulare konfigurieren'

 

Weitere Info und Funktionen

 

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