Drucken in der Rechnungen/Kredite-Übersicht

Die Rechnungen/Kredite-Übersicht stellt eine Druckfunktion zur Verfügung, mit der Sie gezielt bestimmte Druckaufträge starten können. Selektieren Sie dazu einen oder mehrere Belege und wählen Sie Drucken - F9. Das Fenster Druckauswahl öffnet sich.

 

 

Im Fenster Druckauswahl können Sie zwischen folgenden Druckaufträgen wählen:

  • markierte Belege - Druckt die aktuell in der Rechnungen/Kredite-Übersicht markierten Belege.
  • markierte Belege als pdf-Dokument - Erzeugt eine PDF-Datei der aktuell ausgewählten Rechnungen und Kredite im Verzeichnis Z:\Apotheke\IXOS_Temporäre_Dokumente\<aktuelles_Jahr>\<aktueller_Monat>\<Name_und_Datum_des_Druckstücks>.pdf.
IXOS-PDF-Rechnungen werden im ZugFerd-Format erstellt und können daher für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch verwendet werden. Mehr zu diesem Format lesen Sie auf der Homepage des "Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)" unter www.ferd-net.de.
  • Einzelaufstellung je Kunde (nur für Rechnungen) - Druckt die Einzelaufstellungen separat für jeden Kunden auf Basis der erstellten Rechnungen.
  • Einzelaufstellung gesamt (enthält nur Rechnungen) - Druckt eine Einzelaufstellungen für alle Kunden oder auf Basis der erstellten Rechnungen bzw. auf Basis des Sammelscheins.
  • Quittung je Kunde (nur für Rechnungen) - Druckt die Quittungen separat für jeden Kunden auf Basis der erstellten Rechnungen. Nur relevant, wenn ausschließlich Heime, Heimeinheiten oder Heimbewohner selektiert sind.
  • Zusatzdaten Tax Free - Druckt einen Tax Free-Bon im Zusammenhang mit dem umsatzsteuerbefreiten Warenaustausch in der EU. Mehr dazu im Thema 'Verkauf mit Tax-Refund (Tax-Free) abwickeln'.
  • Rechnungspositionen als Excel-Dokument - Erzeugt eine EXCEL-Datei aller Rechnungspositionen der markierten Rechnung im Verzeichnis Z:\Apotheke\IXOS_Temporäre_Dokumente\<aktuelles_Jahr>\<Monat der Rechnungslegung>\<Name_und_Datum_des_Druckstücks>.sxls.
  • Faktura-Übersicht - Druckt eine Übersicht, welche Rechnungen und Kredite auflistet.
  • Faktura-Übersicht Steuerbüro - Druckt eine Übersicht, welche Rechnungen und Kredite auflistet. Für Zuzahlungen wird dabei die Mehrwertsteuer mit ausgewiesen.

 

Falls Sie in der Rechnungen/Kredite-Übersicht Belege an Heim- und Nicht-Heimkontakte selektiert haben, so wird kein Ausdruck von Quittungen und Einzelaufstellungen angeboten.

Auf Rechnungen, Sammelscheine für Rechnung, Mahnungen, Kreditscheine auf A4 und Kreditscheine auf Bon wird die im Firmenstamm jeweils als Standard gekennzeichnete Bankverbindung der Apotheke aufgedruckt. Außerdem erfolgt der Druck der Lastschriftbankverbindung in den Pre-Notifikationen (Kassenbon und Rechnung) und auf dem Lastschrifterinnerungsbon.

Rechnungen und Kreditscheine werden normalerweise automatisch gedruckt, wenn Sie sie erstellen. Mehr dazu im Thema 'Neue Rechnung erstellen / Rechnungslauf durchführen'.

Die entsprechende Einstellung dafür finden Sie in den Kunden-Kontaktdetails auf der Seite Faktura im Register Druckoptionen mit Rechnungen automatisch drucken / zustellen/ Rechnungen automatisch als PDF-Dokument erzeugen bzw. im zugewiesenen Fakturamodell. Mehr dazu im Thema 'Faktura (Kunden)'.

 

Ist der automatische Druck jedoch deaktiviert, können Sie die Rechnungen bzw. den Kreditschein manuell drucken bzw. manuell eine PDF-Datei erzeugen.

 

  1. Markieren Sie die gewünschte(n) Rechnung(en).
  2. Wählen Sie im Fenster Druckauswahl den Druckauftrag markierte Belege.
  3. Drücken Sie F12 - OK. Je nach Druckstück und Kunde reagiert das System wie folgt:

    1. Rechnungen

      Falls Sie die Rechnung bereits ausgedruckt/versendet haben, öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie ein Original oder eine Kopie der Rechnung ausdrucken möchten.

      Wählen Sie die gewünschte Option.

      Es darf stets nur ein Rechnungs-Original in Umlauf sein. Sorgen Sie beim wiederholten Ausdruck des Originals dafür, dass der erste Originalbeleg nicht mehr in Umlauf ist. Ansonsten drucken Sie die Kopie des Belegs.
      anzeigen:

    2. Kredite

      Beim Ausdruck von Krediten öffnet sich eine Meldung, in welcher Sie entscheiden müssen, ob die Kreditscheine auf Bonrolle oder DIN A4 ausgedruckt werden sollen.

      Wählen Sie die gewünschte Option.

      anzeigen:

    Die Druckvorschau öffnet sich.

    Mehr dazu im Thema 'Druckeinstellungen bearbeiten'.

  4. Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um den Druck zu starten.
    Erst mit dieser Funktion wird eine Rechnung tatsächlich als gedruckt gekennzeichnet. Falls die Druckvorschau mit Esc abgebrochen wurde, gilt das Dokument nicht als gedruckt.
Beachten Sie, dass hier das manuelle Ausdrucken bzw. Nachdrucken einer Rechnung / eines Kredits beschrieben ist. Bei manuellen Ausdrucken wird immer nur eine Rechnung pro Kunde gedruckt. Wie Sie Rechnungen per E-Mail versenden und Rechnungsläufe durchführen, lesen Sie in Neue Rechnung erstellen / Rechnungslauf durchführen und in Rechnungen per E-Mail versenden.

Außerdem können Sie das automatische Ausdrucken/Zustellen von Rechnungen - ggf. auch mit mehreren Exemplaren einstellen. Dies erfolgt in den Kundendaten auf der Seite 'Faktura (Kunden)' im Feld Anzahl Rechnungen und über die Aktivierung des Kontrollkästchens 'Rechnungen automatisch drucken / zustellen'.

Beispiel:Geschlossen Wenn Rechnungen automatisch drucken / zustellen für ein Heim aktiviert ist, aber bei einem Kunden mit gesonderter Rechnung ist Rechnungen automatisch drucken / zustellen deaktiviert, dann wird für diesen Kunden die Rechnung bei Rechnungserstellung nicht automatisch gedruckt/per E-Mail versendet. Bei einem manuellen Ausdruck über Drucken - F9 wird dann für diesen Kunden immer nur eine Rechnung ausgedruckt/versendet, unabhängig von der Einstellung Anzahl Rechnungen. Es wird jedoch die Druckvorschau angezeigt. Hier können Sie über Drucker anpassen - F5 die Anzahl der Druckexemplare erhöhen. Mehr dazu im Thema 'Druckeinstellungen bearbeiten'.

Lesen Sie im Thema 'Rechnungsinhalte'mehr zu den unterschiedlichen Ausprägungen von Rechnungsausdrucken nach!

Besonderheiten beim Aus- bzw. Nachdruck von Quittungen und Einzelaufstellungen für Heime und Heimbewohner lesen Sie bitte in folgendem Hilfethema nach: 'Quittungen und Einzelaufstellungen für Heime erstellen'

 

Wählen Sie im Fenster Druckauswahl Rechnung/Kredite den Druckauftrag Rechnung/Kredit als pdf-Dokument.
Der Auftrag zum Speichern der PDF-Datei wird gestartet.

IXOS-PDF-Rechnungen werden im ZugFerd-Format erstellt und können daher für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch verwendet werden. Mehr zu diesem Format lesen Sie auf der Homepage des "Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)" unter www.ferd-net.de.

Die Datei wird im Verzeichnis Z:\Apotheke\IXOS_Temporäre_Dokumente\<aktuelles_Jahr>\<aktueller_Monat>\<Name_und_Datum_des Druckstücks>.pdf abgelegt. Hierbei werden Unterordner für das Rechnungsjahr und den Rechnungsmonat erzeugt. Der Name des Dokuments enthält die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Handelt es sich um eine Rechnungskopie, so wird der Dokumentname noch mit dem Zusatz "-Kopie" versehen.

 

Wählen Sie im Fenster Druckauswahl Rechnung/Kredite den Druckauftrag Rechnungspositionen als Excel-Dokument.
Der Auftrag zum Speichern der Excel-Datei wird gestartet.

 

Die Datei wird im Verzeichnis Z:\Apotheke\IXOS_Temporäre_Dokumente\<aktuelles_Jahr>\<Monat der Rechnungslegung>\<Name_und_Datum_des Druckstücks>.sxls abgelegt. Hierbei werden Unterordner für das Rechnungsjahr und den Rechnungsmonat erzeugt. Der Name des Dokuments enthält die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.

 

Beispiel: Speicherort

 

Es werden 2 unterschiedliche Excel-Dateien bereitgestellt:

  • für Apotheken mit Klinikversorgung:

    Die Sortierung der Rechnungspositionen erfolgt nach Empfänger des Lieferscheins und dann nach Lieferscheinnummer aufsteigend.

    In der 3. Spalte wird die Kostenstelle der Klinikeinheit aufgeführt.

    In der Spalte Kz sehen Sie die Kennzeichnung S, wenn es sich bei dem Artikel nicht um einen Artikel des vereinbarten Sortiments handelt, sondern um eine Sonderanforderung.

    Beispiel: Excel-Dokument

  • für Apotheken, die keine Klinik versorgen:

    Für Apotheken, welche bspw. ein Heim versorgen, ist die Kundennummer interessant. Diese wird in der 3. Spalte aufgeführt.

    In der Spalte Kz sehen Sie die Kennzeichnung G, wenn der Artikel auf einem grünen Rezept, G, wenn der Artikel auf einem GKV-Rezept, und P, wenn der Artikel auf einem Privatrezept verordnet wurde.

 

Anwendungsbeispiel für eine Faktura-Übersicht:

  • Eine Aufstellung aller unbezahlten Rechnungen und/oder Kredite ist gewünscht, um Fragen zur Bezahlung zu beantworten.
  1. Wählen Sie im Fenster 'Druckauswahl Rechnung/Kredite' den Druckauftrag Faktura-Übersicht.
  2. Drücken Sie OK - F12.
    Es können nicht mehr als 2000 Rechnungen ausgedruckt werden. Falls mehr Rechnungen ermittelt wurden, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung.

    Wählen Sie Fortfahren, um den Ausdruck zu starten, oder brechen Sie den Ausdruck mit Abbrechen fort.

 

Der Ausdruck erfolgt im Querformat. Neben Rechnungsadressat/Kunde, der Kundennummer und der Belegnummer werden folgende Informationen gelistet: Belegdatum, Fälligkeit, Belegart, Nettobetrag, Voll-MwSt., Verm.-MwSt., Bruttobetrag, Skontopreis, Status, Zahldatum und Zahlart. 

Wenn der Adressat der Rechnung vom Kunden abweicht, bspw. beim Betreuer eines Patienten, werden nun in der Spalte Rechnungsadressat/Kunde sowohl der Rechnungsadressat (bspw. Betreuer) als auch der Kunde (bspw. Patient) ausgewiesen. So lassen sich eingegangene Überweisungen gezielt abgleichen, da das Zahlungskonto meist auf den Namen des Kunden läuft.

Wenn der Kunde auch der Rechnungsadressat ist, dann wird nur der Kundenname ausgewiesen.

 

Der Ausdruck weist die in der Rechnungsübersicht angewendeten Filterkriterien mit aus, damit Sie auf einen Blick sehen, ob eventuell Belege ausgeblendet wurden. 

Sie können den Ausdruck bzgl. getrennter Ausweisung nach Mehrwertsteuersatz und unterschiedlicher Hervorhebung von Zeilen konfigurieren. Mehr dazu im Abschnitt 'Faktura-Übersicht konfigurieren'.

Beispiel: Faktura-Übersicht ohne Trennung nach Mehrwertsteuersatz

Beispiel: Faktura-Übersicht mit Trennung nach Mehrwertsteuersatz und unterschiedlich hervorgehobene Zeilen

 

Im Unterschied zur normalen Faktura-Übersicht werden die Zuzahlungen nicht getrennt aufgeführt, sondern mit 19% Mehrwertsteuer ausgewiesen, sowohl für Rechnungen als auch für Kredite.

Anwendungsbeispiel für eine Faktura-Übersicht für den Steuerberater:

  • Eine Aufstellung aller Rechnungen und/oder Kredite (ggf. mit Status 'Forderungsausfall') ist gewünscht, um diese an den Steuerberater zur entsprechenden Berücksichtigung weiterzuleiten.
  1. Wählen Sie im Fenster 'Druckauswahl Rechnung/Kredite' den Druckauftrag Faktura-Übersicht Steuerbüro.
  2. Drücken Sie OK - F12.
    Es können nicht mehr als 2000 Rechnungen ausgedruckt werden. Falls mehr Rechnungen ermittelt wurden, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung.

    Wählen Sie Fortfahren, um die Faktura-Übersicht für einen Steuerberater zu drucken, oder brechen Sie den Ausdruck mit Abbrechen fort.

Sie können den Ausdruck bzgl. getrennter Ausweisung nach Mehrwertsteuersatz und unterschiedlicher Hervorhebung von Zeilen konfigurieren. Mehr dazu im Abschnitt 'Faktura-Übersicht konfigurieren'.

 

Beispiel: Faktura-Übersicht für Steuerberater ohne Trennung nach Mehrwertsteuersatz

Beispiel: Faktura-Übersicht für Steuerberater mit Trennung nach Mehrwertsteuersatz und unterschiedlich hervorgehobene Zeilen

Die Faktura-Übersicht für die Apotheke als auch die Faktura-Übersicht für den Steuerberater stellt standardmäßig u.a. den Nettobetrag und den Bruttobetrag von Verkäufen dar.

Um mit diesen Übersichten bei Bedarf die Buchhaltung besser nachvollziehen zu können, ist es nun möglich, in der Darstellung die Nettoteilsummen und die Bruttoteilsummen pro Verkauf getrennt nach dem jeweiligen Mehrwertsteuersatz aufzuführen.

Zur besseren Lesbarkeit der Auflistung ist es zudem möglich, jede zweite Zeile mit einem Grauton unterlegen zu lassen.

Wechseln Sie dazu ins Modul Druckformulare und markieren Sie die Faktura-Übersicht. Mit Konfigurieren - F8 öffnen Sie das Fenster Faktura-Übersicht konfigurieren.

Aktivieren Sie hier die gewünschten Einstellungen.

 

Im Zusammenhang mit dem umsatzsteuerbefreiten Warenaustausch in der EU gibt es Dienstleister, welche die Umsatzsteuerrückzahlung für einen Kunden abwickeln, z.B. Global Blu Tax Free Germany. Das ermöglicht der Apotheke, den Verkauf zunächst völlig normal, d.h. unter Erhebung der deutschen Umsatzsteuer abzuwickeln. Die Rückzahlung der erhobenen Umsatzsteuer (an den Dienstleister) erfolgt in dem Fall außerhalb der IXOS-Warenwirtschaft in der Buchhaltung Ihrer Apotheke.

Die Dienstleister ("Tax-Refund"-Unternehmen) benötigen für die Abwicklung der Umsatzsteuerrückzahlung Angaben über den Verkauf.

Um Sie beim Eintragen der Angaben in die entsprechenden Formulare oder in ein Terminal des Tax-Refund-Unternehmens zu unterstützen, können Sie die Angaben gesondert zu beliebigen Vorgängen ausdrucken.

Nutzen Sie dafür in der Druckauswahl den Eintrag Zusatzdaten Tax Free.

Mehr dazu im Thema 'Verkauf mit Tax-Refund (Tax-Free) abwickeln'.

 

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