Botendienst IXOS U5

Wenn Sie Ware per Bote liefern lassen möchten, können Sie im Modul Botendienst mithilfe von Kartenunterstützung Botentouren planen und Lieferpositionen automatisch zuordnen und an den Boten digital auf ein mobiles Endgerät (Smartphone, Tablet o.ä.) oder in Papierform übergeben. Abrechnung und Archivierung erfolgen im selben Fenster.

 

Es werden sowohl Verkäufe an der Kasse, Fakturaaufträge, als auch Kassenvorgänge, welche als Fakturaauftrag abgeschlossen werden, an Einzelpersonen oder Heime per Bote beliefert.

Das Modul Botendienst wird als kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten. Eine Anleitung zur Bestellung und Aktivierung finden Sie unter 'Zusatzmodule'.

Sie finden das Modul Botendienst auf dem IXOS Desktop und in der IXOS-Menüleiste im Menü Verkauf.

 

 

Das Fenster Botendienst stellt in drei Übersichten den Arbeitsablauf beim Versenden von Ware per Bote dar:

 

Die Darstellung in den drei Übersichten ist horizontal dreigeteilt:

  • Lieferungen-Übersicht - Nicht zu einer Tour zugeordnete Lieferungen
  • Touren-Übersicht - Botentouren mit zugeordneten Lieferungen
  • Details - Artikel einer Lieferung oder Tour (Route)

 

Filial- und Partnerapotheken
Besonderheiten beim Botendienst im Filial- und Partnerapotheken-Verbund finden Sie hier: Botendienst mit Filial- und Partnerapotheken

Prinzipieller Ablauf beim Botendienst

  1. Sie öffnen das Modul Botendienst im Register Planen/Packen.
    Mehr dazu im Thema 'Botendiensttour planen und packen'.
    1. Sie legen mit Ständige Touren - F3 und nachfolgend Neu - F3 regelmäßige Botentouren an.
    2. Sie legen mit Einmalige Tour anlegen - Strg+F3 einmalige Botentouren an.

    Mehr dazu im Thema 'Botentour anlegen und bearbeiten'.

  2. Im Modul Kontakte auf der Seite Spezifische Daten wählen Sie für Ihre regelmäßigen Boten-Kunden und Heimkontakte die Bevorzugte Botentour (ständige Tour) aus. Diese wird dann in Verkaufsvorgängen beim Eingeben der Zahlungs- und Liefermodalitäten vorgeschlagen.

    Mehr dazu im Thema 'Spezifische Daten (Kunden)'.

  3. Legen Sie bei Bedarf ständige Botenaufgaben an, welche Sie mit oder ohne Tourzuordnung einstellen können. Mehr dazu im Thema 'Ständige Botenaufgabe anlegen und bearbeiten'.
  4. Sowohl an der Kasse als auch in der Faktura können Verkäufe zur Belieferung per Bote vorgesehen werden.

    Die erzeugten Lieferungen werden im Modul Botendienst in den beim Verkauf automatisch vorgeschlagenen oder manuell ausgewählten Botentouren einsortiert.

    Nicht zugeordnete Lieferungen werden im Register Planen/Packen angezeigt.

  5. Sie öffnen das Modul Botendienst im Register Planen/Packen.

    Mehr dazu im Thema 'Botendiensttour planen und packen'.

    1. Wenn gewünscht, packen Sie bereits vor dem manuellen Zusammenstellen der Botentour die Tüten entsprechend den Lieferpositionen zusammen.

      Mehr dazu im Thema 'Lieferung packen'.

    2. Sie legen Botentouren an, sofern die in Schritt 1 angelegten Touren nicht ausreichen.

      Mehr dazu im Thema 'Botentour anlegen und bearbeiten'.

    3. Sie ordnen der Botentour die gewünschten (gepackten oder nicht gepackten) noch nicht automatisch zugeordneten Lieferpositionen zu.

      Mehr dazu im Thema 'Vorgang zu einer Tour zuordnen'.

    4. Sie öffnen die Tour in der Touren-Übersicht und wählen Tour optimieren - F12, um die einzelnen Tourstationen in die optimale Reihenfolge zu bringen.
    5. Ggf. fügen Sie der Tour noch eine Botenaufgabe hinzu, welche der Bote neben der Belieferung der Kunden erledigen sollte.

      Mehr dazu im Thema 'Botenaufgabe anlegen'.

      Falls Sie eine ständige Botenaufgabe mit der Zuordnung zu dieser ständigen Botentour angelegt haben, erscheint die Botenaufgabe automatisch mit bei der ständigen Tour. Mehr dazu im Thema 'Ständige Botenaufgabe anlegen und bearbeiten'.

    6. Sie packen die Tour zusammen und legen die Artikel bspw. nach dem Scannen in die Tüten.
      Hierbei sind auch Teillieferungen bereits vorrätiger Ware möglich. Mehr dazu im Thema 'Lieferung packen'.
      Sofern Sie die Lieferung bereits mit der VOLLSTÄNDIGEN Menge gepackt haben, können Sie diesen Schritt überspringen und gleich 'automatisch packen' mit An Bote übergeben - F12. Mehr dazu im Thema 'Sonderfall: Automatisch packen'.
    7. Sie übergeben die gepackten Tüten dem Boten zur Auslieferung.
    8. Sie übergeben dem Boten entweder die Dokumente zur Tour oder Sie lassen ihn die Tourdaten über den in IXOS generierten QR-Code auf sein mobiles, internetfähiges Gerät übertragen und mit dem zugehörigen Passwort freigeben.
    9. Der Bote kann dann die Web-App verwenden, um Bezahlung, eventuelle Kommentare und Tourstationen abzuwickeln und die Information dazu direkt zu IXOS zu übertragen. Mehr dazu im Thema 'Lieferliste U5-Bote im Botendienst'.
  6. Sie wechseln in das Register Liefern/Abrechnen, wenn der Bote zurückkommt.

    Mehr dazu im Thema 'Botendiensttour liefern und abrechnen'.

    1. Sie selektieren die Tour und rechnen sie ab.

      Mehr dazu im Thema 'Tour abrechnen'.

    2. Ggf. wählen Sie im Fenster Tour abrechnen für eine Lieferposition einen anderen Lieferstatus (nicht geliefert) oder eine der nächsten Touren, wenn die Ware nicht geliefert werden konnte.

      Die Lieferposition wird wieder im Register Planen/Packen angezeigt.

      Mehr dazu im Thema 'Tour abrechnen'.

    3. Ggf. ändern Sie den für eine Lieferposition den gezahlten Betrag auf einen Teilbetrag oder auf 'keinen Betrag erhalten'.

      Hier können Sie sowohl einen Kredit oder einen Totalrabatt für den Restbetrag vergeben.

      Mehr dazu im Thema 'Erhaltenen Betrag ändern'.

  7. Eine abgerechnete Lieferung wird in das Register Archiv verschoben, wo sie jederzeit eingesehen werden kann.

 

Aus- und Einblenden von Ansichten

Die Ansicht der Übersichten Planen/Packen und Liefern/Abrechnen können Sie anpassen, d.h. die Lieferungen- und Touren-Übersicht und die Artikel-Details ein- bzw. ausblenden. Die Funktionen wirken alternierend:

 

Weitere Info und Funktionen

'Übergreifenden Verkauf per Bote liefern lassen'

 

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