Digitale Lieferliste im Liefermanagement

Im Modul Liefermanagement kann der Bote an einem mobilen, internetfähigen Gerät wie z. B. einem Smartphone oder einem Tablet über die Web-Anwendung 'digitale Lieferliste' sämtliche Tourdaten abrufen und den Verkaufsvorgang an den einzelnen Tourstationen abwickeln.

Voraussetzungen zum Arbeiten mit der digitalen Lieferliste

Der Bote verfügt über ein mobiles, internetfähiges Gerät wie z. B. ein Smartphone oder ein Tablet.
Das Gerät hat ein iOS- oder ein Android-Betriebssystem.
Der Bote erhält die Tourdaten entweder über eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link

oder durch Einscannen des QR-Codes

vom IXOS-Bildschirm.

Wichtig: Zum Öffnen des Links muss der Standard-Systembrowser des Botengeräts verwendet werden.

Hat der Bote den QR-Code aus der Registerkarte Liefern/Abrechnen eingescannt, so wird das Passwort mit übertragen und die Lieferliste kann geöffnet werden. Andernfalls muss der Bote das Passwort an jedem neuen Gerät (für die zugehörige Tour) ein Mal eingeben.
Touren können mit dem Auto, dem Fahrrad oder zu Fuß angelegt und durchgeführt werden. Mehr dazu im Thema 'Tour anlegen und bearbeiten'.

Um eine Kartenzahlung mit einem mobilen Gerät zu ermöglichen, benötigen Sie das SumUp Solo Lite-Kartenterminal. Mehr dazu lesen Sie in Zahlung mit dem SumUp Solo Lite-Kartenterminal abwickeln.

Anleitung für den Boten

Um die Tour zu starten, benötigen Sie eine aktive Internetverbindung mit Ihrem Gerät. Alle weiteren Arbeitsschritte können Sie auch offline ausführen. Wir empfehlen jedoch, mit Ihrem Gerät online zu arbeiten.

Android-Betriebssystem: Lieferliste erstmalig öffnen und U5-Bote installieren

Öffnen Sie die Lieferliste entweder durch Einscannen des QR-Codes oder über den Link aus Ihrer E-Mail.
Der Link erscheint im Bildschirm und Sie werden gefragt, ob Sie den Link mit Ihrem Standard-Systembrowser oder mit der U5-Bote-App öffnen wollen.
Um die App zu verwenden, bestätigen Sie mit Installieren.

Das App-Icon wird auf Ihrem Startbildschirm abgelegt.
Geben Sie ggf. das Tourpasswort ein. Die Tour wird geöffnet. Im Bildschirm erscheint die Tourkarte mit den einzelnen Stationen, der Apothekenname, Botenname, die Anzahl der Stationen mit der berechneten Gesamtdauer und -entfernung der Tour sowie Datum, Startzeit und errechnete Tourende-Zeit. Außerdem kann hier ein Informationstext zur Tour aus IXOS angezeigt werden.

iOS-Betriebssystem: Lieferliste erstmalig öffnen

Öffnen Sie die Lieferliste entweder durch Einscannen des QR-Codes oder über den Link aus Ihrer E-Mail.
Geben Sie ggf. das Tourpasswort ein. Die Tour wird geöffnet. Im Bildschirm erscheint die Tourkarte mit den einzelnen Stationen, der Apothekenname, Botenname, die Anzahl der Stationen mit der berechneten Gesamtdauer und -entfernung der Tour sowie Datum, Startzeit und errechnete Tourende-Zeit. Außerdem kann hier ein Informationstext zur Tour aus IXOS angezeigt werden.

Tour starten, liefern und abschließen

Um die Tour zu starten, tippen Sie auf Start.

Ihre Kunden (Empfänger) werden je nach Einstellung in IXOS automatisch per SMS oder E-Mail über den Start und die voraussichtliche Zustellzeit informiert.

Bestätigen Sie den Start mit OK.

Die erste Tourstation erscheint:

Angezeigt werden neben der Nummer der Tourstation ggf. die Abweichung zur geplanten Lieferzeit (in unserem Beispiel eine Minute früher als geplant) sowie der Kundenname. Weitere mögliche Anzeigen sind Informationstexte und Rufnummern, siehe Direktanruf starten.

Tipps zur Navigation

	Tippen Sie auf das Auto-Button (oder Rad oder Fußgänger) oder auf die dunkelblaue Titelzeile, um die Tourkarte zu öffnen:
	Mit dem Plus-Button wird der Kartenausschnitt um die nächste anzufahrende Tourstation herum angezeigt:
	Mit dem Minus-Button gelangen Sie zurück in die Tourkartenübersicht.
	Mit dem Listen-Button gelangen Sie zurück zur aktuellen Tourstation bzw. Listenansicht.

An der Tourstation angekommen können Sie je nach Verkaufsart in IXOS die einzelnen Verkaufsschritte dokumentieren.

Button	Bedeutung
	Navigation zur Tourstation über die Navigationsapp Ihres Geräts.
	Öffnet die Hilfe zu den einzelnen Arbeitsschritten: Tippen Sie auf den Pfeil nach links, um zum Ausgangsfenster zurück zu kehren.
	Tour beenden (erst aktiv, wenn alle Stationen abgearbeitet sind)
	Unterschrift (bei verschreibungspflichtigen Artikeln oder Betäubungsmitteln obligatorisch, sonst optional)
	Zahlung an mobilem Endgerät (z.B. mit EC-Karte am SumUp Solo Lite-Kartenterminal)
	Barzahlung
	Kunde nicht angetroffen
	Botenrückmeldung (optional - auch mit vorgefertigten Texten, die an IXOS übertragen werden)
	Station abgeschlossen

Sind alle Angaben vollständig, tippen Sie auf den Station-abgeschlossen-Button.

Die nächste Tourstation erscheint. Ihre Eingaben werden an IXOS übermittelt.

Stationen mit verschreibungspflichtigen Artikeln oder Betäubungsmitteln können erst abgeschlossen werden, wenn der Kunde unterschrieben hat.
Sind alle Tourstationen abgefahren, so tippen Sie auf den Beenden-Button.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK, um die Tour abzuschließen. Wenn Sie die Routenführung zurück zur Apotheke nutzen wollen, tippen Sie auf den zugehörige Routen-Button.

Die Tour ist beendet und die letzten Daten werden an IXOS übertragen.

Kunde nicht angetroffen - erneut anfahren
In einer Tour, in der Sie den Kunden nicht angetroffen haben und erneut anfahren, tippen Sie auf den Pfeil rechts und klappen Sie die Tour erneut auf.

Tippen Sie auf den grünen Kunde-nicht-angetroffen-Button.

Danach können Sie alle Arbeitsschritte ausführen oder wiederholen.

Bereits abgeschlossene Tourstation erneut öffnen und ändern

In einer abgeschlossenen Tour (grau) tippen Sie auf den Pfeil rechts und klappen Sie die Tourstation erneut auf.

Tippen Sie auf den grünen Abgeschlossen-Button
.
Tippen Sie auf den Button aus demjenigen Arbeitsschritt, den Sie ändern möchten.

Besonderheit bei Heim- und Kliniklieferungen

Bei einer Heim- oder Kliniklieferung mit mehreren Kunden werden die einzelnen Kunden im Hinweis der Lieferliste mit aufgeführt. Bei nur einem Kunden wird dieser ebenfalls im Hinweis angezeigt.

Heimbewohner/Pflegedienstpatienten/Klinikpatienten mit Lieferung an das Heim//den Pflegedienst/die Klinik oder eine Heim-/Pflegedienst-/Klinikeinheit (abhängig vom Status der Checkbox Separate Belieferung in der Heim-/Pflegedienst-/Klinikstruktur) werden zu Gruppen zusammengeführt, die den anzufahrenden Tourstationen entsprechen. Die Digitale Lieferliste enthält zur besseren Übersichtlichkeit für den Boten lediglich die Gruppen und nicht sämtliche Endempfänger der einzelnen gruppierten Lieferungen. Handelt es sich bei einer Gruppe um eine Untereinheit eines Heims/Pflegedienstes bzw. einer Klinik, so wird als Tourstation der Heim-/Pflegedienst-/Klinikpfad (z. B. „Musterheim > Haus X > Station Y“) angezeigt.

Es werden evtl. hinterlegte Freitexte sowohl zur Gruppe als auch zu den einzelnen Empfängern angezeigt.

Mehr zum Gruppenkonzept lesen Sie hier.

Direktanruf starten

Sind in den Stammdaten eine oder mehrere Telefonnummern mit Bemerkungen hinterlegt und ist die Option "Kunde anrufen" aktiviert, so erscheinen die Rufnummern unterhalb der Kundenadresse.

Tippen Sie auf die gewünschte Rufnummer und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, um einen Anruf zu starten.

Weitere Informationen über Freitext und Zusatz

Beim Verkauf können Sie im Fenster Abholung/Lieferung das Feld Freitext und das Zusatzfeld mit Informationen füllen. Diese Texte erscheinen in der Lieferliste beim jeweils zugehörigen Kunden:

Mit der digitalen Lieferliste kann der Bote bei jeder Station eine Unterschrift hinterlegen. Zusätzlich kann die Apotheke über das Freitextfeld auf Hochpreisartikel oder Unterschriftenwunsch hinweisen.
Im Archiv kann dann eine Empfangsbestätigung mit der digitalen Unterschrift zur Dokumentation/Aufbewahrung ausgedruckt werden.

Hinweis „Rezept fehlt“ in der Lieferliste

Wird bei einem Verkauf an der Kasse ein fehlendes Rezept mit Rezept fehlt - F1 vermerkt, so erscheint dieser Hinweis auch in der Lieferliste beim zugehörigen Kunden:

Hinweis bei identischer Adresse

Werden bei einer Tour zwei Kunden mit identischer Adresse beliefert, so wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Tippen Sie auf das Kreuz rechts oben, um den Hinweis auszublenden.

Hinweis auf Filiale (Kürzel)

Werden bei einer Tour Stationen aus mehreren Filialen beliefert, so wird in der Tourstation dasjenige Filialapothekenkürzel angezeigt, aus der die Lieferung stammt.