Botendiensttour planen und packen

Ausgangssituation: Sie haben Verkäufe abgewickelt, welche per Botendienst ausgeliefert werden sollen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Menü Verkauf das Modul Botendienst.

   Im Register Planen/Packen sehen Sie alle Lieferungen, Touren und Detailinformationen zu den darin enthaltenen Artikeln.

2. Legen Sie mit Ständige Touren - F3 oder Einmalige Tour anlegen - Strg+F3 eine neue Botentour an, wenn die gewünschte Tour noch nicht angelegt ist.

   Mehr dazu im Thema 'Botentour anlegen und bearbeiten'.

3. Nutzen Sie ggf. die automatische Zuordnung von Verkäufen zu Touren und stellen Sie die Kriterien dafür ein.

   Mehr dazu im Thema 'Automatischer Tourvorschlag'.

4. Ordnen Sie der Tour Lieferpositionen zu, sofern noch keine automatische Tourzuordnung erfolgte.

   Mehr dazu im Thema 'Vorgang zu einer Tour zuordnen'.

5. Wenn gewünscht, können Sie mit Neue Botenaufgabe - Strg+F5 eine Aufgabe hinterlegen, welche der Bote außerdem auf der Tour erledigen sollte.

   Mehr dazu im Thema 'Botenaufgabe anlegen'.

6. Legen Sie bei Bedarf ständige Botenaufgabe an, welche Sie mit oder ohne Tourzuordnung einstellen können. Mehr dazu im Thema 'Ständige Botenaufgabe anlegen und bearbeiten'.
7. Optimieren Sie die Tour mit Tour optimieren - F12. Die Reihenfolge der Tourstationen wird auf die kürzeste Route berechnet und angezeigt.
   Tour vor dem Optimieren:
   
   Tour nach dem Optimieren:
   
   
   

Bei Botentouren im Filialverbund beginnen Touren immer an der Startapotheke. Nach Tour optimieren erscheinen zuerst die Abholstationen in aufsteigender Entfernung, dann folgen die Tourstationen.

1. Doppelklicken Sie die Tour oder wählen Sie Lieferung packen - F6 (mit Fokus auf der Tour oder einer Lieferposition innerhalb der Tour), wenn Sie die Tour geplant haben. Erfassen/ scannen Sie alle zu liefernden Artikel und verpacken Sie diese in die Tüten.

   Mehr dazu im Thema 'Lieferung packen'.

   Falls für enthaltene Lieferungen noch keine Lieferscheine oder Botenetiketten erzeugt und gedruckt wurden, dann werden diese jetzt erzeugt und gedruckt.

   Sie können die Lieferpositionen beim Zusammenstellen der Tour packen (wie hier beschrieben) oder auch vor / nach dem Anlegen einer Tour.

2. Wählen Sie An Bote übergeben - F12, wenn die Tour vollständig zusammengepackt ist und der Bote demnächst zur Abholung kommt. Ist keine Boten-E-Mail-Adresse eingegeben, so erscheint der QR-Code 
   .
   
   Scannen Sie in dem Fall den Code mit dem Botengerät ein oder drucken Sie den Code zur Übergabe an den Boten aus. Das Tourpasswort wird automatisch mit übergeben.
3. Haben Sie eine Boten-E-Mail-Adresse eingegeben, so wird die Tour in die Übersicht Liefern/Abrechnen verschoben und der Bote erhält per E-Mail einen Link, um die Tourdaten abrufen zu können. Mehr dazu im Thema 'Lieferliste U5-Bote im Botendienst'.

Damit haben Sie eine Botentour geplant und alle Lieferpositionen in Tüten verpackt.

Durch das Scannen des Barcodes auf der Packliste/dem Abholschein finden Sie die entsprechende Lieferung in jeder Übersicht. Mehr dazu im Thema 'Belege für Botenlieferung ausdrucken'.

Falls der Lieferzeitpunkt der Botentour bei Übergabe an den Boten noch nicht erreicht ist, wird automatisch eine neue unbeplante Botentour für diesen Lieferzeitpunkt im Register Planen/Packen angelegt. So können Sie jederzeit eine Botentour zwischenschieben, ohne manuell eine neue Tour für diesen Lieferzeitpunkt anlegen zu müssen.

Automatisches Packen bedeutet Packen ohne Packkontrolle, d.h. ohne manuelles Erfassen oder scannen der Packungen beim Packen. Damit entfallen alle Schritte zum manuellen Packen mit Lieferung packen - F6 im oberen Kapitel. Sie erhalten jedoch keine Unterstützung für Ersatzartikel oder die Auslagerung aus dem Kommissioniersystem und Sie haben keine Packkontrolle durch das Scannen der Artikel.

Damit liegt die Verantwortung für die Vollständigkeit und die Abgabe der korrekten Artikel bei Ihnen.

Es werden folgende Anwendungsfälle unterschieden:

• Rechtzeitiges Packen der Lagerware ohne Übergabe der Lieferung an den Boten:

  Sie können Touren im Status 'nicht gepackt' sofort mit Automatisch Packen - Alt+F12 ohne Packkontrolle packen, um das Packen der Lagerware und der ggf. eingetroffenen Nachlieferartikel rechtzeitig zu beginnen. Dabei werden alle Lager- und Nachlieferartikel als gepackt gekennzeichnet (die Menge der abgegebenen Positionen wird entsprechend der Anzahl der verkauften Packungen erhöht). Die Tour bleibt als 'vollständig gepackt' im Register Planen/Packen. Damit können Nachlieferartikel gleich direkt aus der ggf. bereits eingetroffenen Lieferkiste (ohne vorherigen Wareneingang) dazugepackt werden oder aber erst später, falls die Ware noch nicht eingetroffen ist. Und es können auch noch Lieferungen von weiteren Verkäufen in die Tour aufgenommen werden.

• Packen der Ware mit Übergabe der Lieferung an den Boten:

  Sie können Touren im Status 'nicht gepackt' sofort mit An Bote übergeben - F12 ohne Packkontrolle packen.

  Beachten Sie dabei Folgendes bzgl. des Lieferverhaltens für die Tour, welches Sie beim Verkauf an der Kasse eingestellt haben: Gesamtlieferung - Sie müssen alle Artikel (sowohl Lager- als auch Nachlieferartikel) in der verkauften Menge vollständig verpackt haben. Ein Anwendungsfall wäre bspw. wenn Sie alle als Nachlieferartikel gekennzeichneten Positionen gleich aus der Lieferkiste in die Tüten verteilt haben, ohne sie im System einzubuchen. Teillieferung - Sie dürfen nur die Lagerartikel in der verkauften Menge vollständig verpackt haben. (Nachlieferartikel werden bei Teillieferungen beim automatischen Packen in eine spätere Tour einsortiert.) Mehr dazu im Thema 'Sonderfall: Teillieferungen'.

   

  Es erscheint folgende Hinweismeldung:

  

  Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Manuell packen - Das Fenster 'Lieferung packen' zum manuellen Packen der einzelnen Lieferpositionen der Tour öffnet sich. Mehr dazu im Thema 'Lieferung packen'.
  • Automatisch packen - Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Artikel für die Tour entsprechend dem beim Verkauf eingestellten Lieferverhalten gepackt haben. Bestätigen Sie folgende Abfrage mit Ja:

    

    Bei Gesamtlieferung wird Tour mit allen enthaltenen Artikeln fertiggestellt und an den Boten übergeben. Sie erscheint im Register Liefern/Abrechnen.

    Falls Sie Teillieferung eingestellt hatten, werden nur alle Lagerartikel für die Tour fertiggestellt und erscheinen mit der Tour im Register Liefern/Abrechnen.

    Die Nachlieferartikel der Teillieferung werden in eine spätere Tour entsprechend der Tourvorbereitungszeit der Bestellware einsortiert und verbleiben somit im Register Planen/Packen.)

    Es werden Lieferscheine für die Lieferungen erzeugt und gedruckt, für die noch keine Lieferscheine gedruckt wurden. Die Druckvorschau wird jedoch in diesem Fall nicht angezeigt.

    Auch hier wird die Lieferliste ausgedruckt.

Sobald Sie die Funktion Lieferung packen - F6 oder gleich An Boten übergeben - F12 (mit anschließendem 'automatischem' Packen) auswählen, wird automatisch der Botenbon aufgelöst.

Wenn Sie Touren mit der Option Teillieferung angelegt haben, dann erfolgt bei Verkäufen mit Lager- und Bestellware an der Kasse der automatische Tourvorschlag wie folgt:

Der gesamte Verkauf wird entsprechend der Tourvorbereitungszeit der Lagerware zugeordnet; NICHT entsprechend der Tourvorbereitungszeit der Bestellware.

Beim Packen haben Sie nun folgende Möglichkeiten:

• Packkontrolle mit Lieferung packen - F6:

  Scannen Sie die lieferfähigen Packungen oder tragen Sie die zu liefernde Anzahl manuell ein.

  Schließen Sie den Packvorgang mit Packen abschließen - F12 ab und beantworten Sie die Abfrage zur Teillieferung mit Ja.

  Die Lagerware verbleibt gepackt in der Lieferung und kann an den Boten übergeben werden; die Bestellware wird in die nächste Tour entsprechend der Tourvorbereitungszeit der Bestellware einsortiert.

• Ohne Packkontrolle mit An Bote übergeben - F12:

  Nach Bestätigen des 'automatischen' Packens geschieht Folgendes:

  • Die Lagerware wird als vollständig gepackt und an den Boten übergeben gekennzeichnet und die Lieferung wird im Register Liefern/Abrechnen angezeigt.
  • Die Bestellware wird in die nächste Tour entsprechend der Tourvorbereitungszeit der Bestellware einsortiert.

Anwendungsfall: Wenn der Kunde kurz vor der Abfahrt des Boten in der Apotheke erscheint und seine Bestellung mitnehmen möchte, können Sie die Lieferung gleich manuell aufzulösen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Kasse und scannen Sie den Botenbon.

   Die Abholung wird an der Kasse angezeigt.

   

2. Lösen Sie die Abholung wie gewohnt auf, kassieren ggf. das noch nicht bezahlte Geld und geben dem Kunden direkt die Ware.

Beachten Sie, dass diese Vorgehensweise für Verkäufe aus der Faktura nicht unterstützt wird.

Auch die Artikel aus einem übergreifenden Verkauf können Sie per Bote liefern lassen. Das heißt, der Kunde erwirbt die bei Ihnen nicht (vollständig) vorrätige Ware in Ihrer Apotheke und lässt sie sich aus einer anderen Apotheke im Filial- und Partnerverbund von einem Boten liefern.

Die Lieferung bzw. Tourposition wird in diesem Fall mit dem Icon zur Kennzeichnung des (übergreifenden) Verkaufs durch eine andere F&P-Apotheke im Verbund versehen.

Mehr dazu im Thema 'Übergreifenden Verkauf per Bote liefern lassen'.

Markieren Sie die gewünschte Tour und wählen Sie Löschen - F4.

Nach dem Bestätigen einer Sicherheitsabfrage wird die Tour gelöscht.

Die darin enthaltenen Lieferpositionen werden in der Lieferungen-Übersicht zur weiteren Planung angezeigt.

Markieren Sie die gewünschte Lieferposition in der Tour und wählen Sie Löschen - F4.

Die Lieferposition wird aus der Tour entfernt und wieder in der Lieferungen-Übersicht zur weiteren Planung angezeigt.

Wenn Sie die einzige Lieferposition aus der Tour entfernen, dann erscheint die Tour wieder 'unbeplant'.

Selektieren Sie die gewünschte Tour und wählen Sie Bearbeiten - F5.

Das Fenster Botentour bearbeiten öffnet sich.

Mehr dazu im Thema 'Botentour anlegen und bearbeiten'.

Mit Bearbeiten - F5 können Sie ständige Botenaufgaben für den aktuellen Tag bearbeiten. Hierbei kann sowohl der Hinweis wie auch die Lieferadresse verändert werden. Die 'Vorlage' der ständigen Botenaufgabe wird dadurch jedoch nicht verändert. Die nächste automatisch erzeugte ständige Botenaufgabe entspricht wieder der hinterlegten unveränderten Botenaufgabe.

Mehr dazu im Thema 'Ständige Botenaufgabe anlegen und bearbeiten'.

Wenn Sie feststellen, dass die durch / Sortierung der Lieferpositionen festgelegte Lieferreihenfolge fehlerhaft ist, dann können Sie die Sortierung auf den Ausgangszustand, d.h. die initiale Sortierung zurücksetzen. Mehr dazu im Abschnitt 'Initiale Sortierung der Lieferpositionen'.

Markieren Sie dazu die Tour und wählen Sie Sortierung zurücksetzen - Strg+F11.

Sie können für Abholungen und Faktura-Vorgänge das Kennzeichen zur Botenlieferung entfernen, wenn der Kunde oder das Heim die Ware doch selbst abholt. Und es besteht die Möglichkeit, eine andere Lieferadresse auswählen oder anzugeben, wenn die Kunden dies wünschen.

• Bei noch nicht gepackten Abholungen können Sie über Bearbeiten - F5 im Fenster Abholung / Lieferung die Lieferart ändern, indem Sie bspw. die Option Abholung selektieren. Bei Bedarf wäre es auch möglich, eine andere Lieferadresse auszuwählen.

  Mehr dazu im Thema 'Abholungen, Boten- und Postlieferungen'.

• Bereits gepackte Abholungen können über Auspacken - Alt+F6 wieder ausgepackt werden (und direkt wieder in die Warenwirtschaft eingebucht werden)und anschließend kann über Bearbeiten - F5 im Fenster Abholung / Lieferung die Lieferart oder die Lieferadresse geändert werden.
• Bei Aufträgen und Lieferscheinen können Sie über Bearbeiten - F5 im Fenster Lieferkonditionen mit Nicht per Bote liefern - F4 die Kennzeichnung zur Botenlieferung entfernen. Mehr dazu im Thema 'Aufträge per Bote liefern lassen'.

Über Tourpackliste drucken - F9 können Sie eine kundenunabhängige Liste aller ungepackten Lagerartikel, die für die Tour benötigt werden, als Hilfestellung zum Zusammensuchen der Ware drucken.

Bereits gepackte Tourstationen können zur weiteren Bearbeitung über Auspacken - Alt+F8 wieder ausgepackt werden.

Wenn Sie eine Lieferposition ändern möchten, bspw. die Menge ändern, markieren Sie diese und wählen Sie Verkaufsverwaltung - F8.

Die Verkaufsverwaltung wird geöffnet und der Vorgang ist markiert.

Ändern Sie den Verkauf wie gewünscht und schließen Sie ihn wieder ab.

Die geänderte Lieferposition wird automatisch mit dem Kennzeichen für den Botendienst versehen, sofern dieses nicht entfernt wurde, und erscheint wieder in der in der Lieferungen-Übersicht oder in der ursprünglichen Tour.

Markieren Sie im Artikel-Detailbereich einen Artikel und wählen Sie Artikeldetails - F8, um die Artikeldetails zu diesem Artikel einzublenden.

Die Ansicht der Übersichten Planen/Packen und Liefern/Abrechnen können Sie anpassen, d.h. die Lieferungen- und Touren-Übersicht und die Artikel-Details ein- bzw. ausblenden. Die Funktionen wirken alternierend:

• Lieferungen ausblenden/Lieferungen einblenden - Strg+F8
• Touren ausblenden/Lieferungen einblenden - Strg+F7
• Details ausblenden/Lieferungen einblenden - Strg+F6

Die Sortierung der Lieferpositionen in der Lieferungen- und in der Touren-Übersicht erfolgt initial nach folgendem Schema:

1. Postleitzahl PLZ
2. Ort + Ortsteil
3. Straße + Nr.
4. Name

Die Sortierung in der Touren-Übersicht sollte beim Planen der Tour ggf. entsprechend der Route des Boten mit den / Buttons oder per Drag&Drop angepasst werden.