Botendiensttour liefern und abrechnen

In der Übersicht Liefern/Abrechnen rechnen Sie alle Lieferpositionen einer Botentour in einem Schritt ab, sobald der Bote entweder mit der Lieferliste U5-Bote die Tour und Abrechnungsdaten an IXOS übertragen hat oder er mit den unterschriebenen Belegen und ggf. dem Geld für Abholungen in die Apotheke zurückkommt.

Das Abrechnen von Botenlieferungen sollte an einem Arbeitsplatz erfolgen, der als Kassenarbeitsplatz konfiguriert ist (mit Lizenz 'Kassenarbeitsplatz'), damit die Abrechnung im täglichen Ablauf in den Z-Bon und damit ins Kassenbuch eingeht. An Nebenarbeitsplätzen müssen Sie extra daran denken, dass Sie einen Z-Bon erstellen, welcher dann ins Kassenbuch eingeht. Empfehlung für Apotheken, die ein großes Aufkommen an Botenlieferungen haben und deshalb im Backoffice abrechnen und fehlende Rezepte bedrucken: Nutzen Sie einen Arbeitsplatz, der als Backoffice-Kasse konfiguriert ist. Mehr dazu im Thema 'Nutzung der Kasse'.

Wichtige Elemente des Fensters anzeigen ...

Die Übersicht Liefern/Abrechnen ist initial zweigeteilt in Tourdaten und Routenansicht. Wenn der Bote mit der Lieferliste U5-Bote arbeitet, sehen Sie die aktuell abgefahrenen und die noch offenen Stationen mit Lieferangaben und Kommentaren. Grün gekennzeichnet ist ein abgeschlossener Tour-Teil, blau ein noch zu beliefernder Tour-Teil.

Ist die Tour vom Boten vollständig abgeschlossen worden, so enthalten alle Stationen in der Tabellenansicht ein Icon "abgeschlossen" oder "nicht angetroffen"

Falls die Anzeige in der Übersicht durch eine Filterung eingeschränkt ist, wird im Register das Filter-Icon angezeigt. Mehr dazu im Thema 'Filtereinstellungen im Botendienst'.

Sie sehen folgende Informationen:

Touren-Übersicht
- Suchkriterien zum Auffinden von Touren
  - / - Klicken Sie die Buttons, um alle Touren aus- bzw. einzuklappen, d.h. die Lieferpositionen anzuzeigen bzw. auszublenden.
  - Lieferdatum von bis - Geben Sie einen Zeitraum für das gesuchte Lieferdatum ein.
  - Kunde - Geben Sie den Namen des gesuchten Kunden ein.
  - Nummer - Geben Sie die Belegnummer des Abholscheins von der Kasse oder der Faktura oder des Lieferscheins ein.
  - Buttons / - Selektieren Sie eine Lieferposition in einer Tour und verschieben Sie diese mit Klick auf die Buttons nach oben bzw. nach unten. Dadurch verändern Sie die Reihenfolge der Lieferungen in der Tour.
  - / - Klicken Sie diese Buttons, um die Touren-Übersicht zu maximieren bzw. zu optimieren. Dadurch wird die Lieferungen-Übersicht aus- bzw. eingeblendet.
- Tabelle Touren-Übersicht
  - / - Klicken Sie die Buttons, um die ausgewählte Tour auf- bzw. einzuklappen oder benutzen Sie die Pfeil-rechts-Taste zum Aufklappen und die Pfeil-links-Taste zum Zusammenklappen.
  - Icon Belegart der Lieferposition - Abholung, Lieferschein, Sammellieferschein, Auftrag, Botenaufgabe, übergreifender Verkauf durch andere F&P-Apotheke im Verbund
  - Tour/Kunde - Name der Tour bzw. des Kunden, an den geliefert wird. Hat ein Kunde eine abweichende Lieferadresse angegeben, so erscheint der zugehörige Adressat in Klammern.
  - Bote/Lieferadresse - Botenname bei Tourauswahl und Kundenadresse bei Tourstationsauswahl.
  - Filialtour (bei Filial- und Partnerverbünden) - Filialtour-Symbol mit Namen der Startapotheke. Bei Tourstationen, die von einer anderen Filiale angelegt wurden (ausgegraut) steht hier das Kürzel der Filiale.
  - Google-Kartensymbol - öffnet bei markierter Tour die gesamte Tour in einer Kartenansicht, bei markierter Tourstation den Adresspunkt in einem Kartenausschnitt. Die Ziffer gibt die Reihenfolge nach erfolgter Optimierung an.
  - Lieferzeitpunkt - Der im Verkaufsvorgang hinterlegte Lieferzeitpunkt, ggf. vom Kunden gewünscht
  - Hinweise - - es ist ein Hinweistext für den Boten hinterlegt, - es ist ein Hinweis für den Boten und der Bote hat einen Hinweis für die Apotheke über die Webanwendung gegeben, - der Bote hat einen Kommentar in der Webanwendung eingegeben. Die zugehörigen Tooltipps enthalten die zugehörigen Hinweistexte
  - Betrag - Zu zahlender Betrag
  - Dauer/Nr. - Dauer ist die Gesamt-Tourdauer, Nr. ist die Belegnummer der Tourstation
  - Stationen/Zeit - Gesamtanzahl der Tourstationen und Uhrzeit, an der der Bote diese Tourstation abgeschlossen hat
  - Lieferlistentyp und Information aus der Lieferliste - digitale Lieferliste , Lieferliste (Ausdruck) , Station abgeschlossen , Kunden nicht angetroffen
Detailbereich

Stationen

Icon - Packstatus der Station: Station vollständig gepackt, Station packbar, Station nicht packbar.
Kundenname
(Bei Heimbewohnern:) Heimpfad (Heimname und -einheit)
Adresse
Belegnummer

Positionen

Icon - Packstatus des Artikels: alle Positionen vollständig gepackt, gepackt, Ware vorrätig, reserviert aber noch nicht gepackt, Ware nicht vorrätig und noch nicht gepackt, Es wurde ein Ersatzartikel geliefert.
Icon Bestellstatus - Offene Bestellung, Gesendete Bestellung, Verfallartikel, Ladenhüter,
Liefermenge - Verkaufte Menge
Abgabemenge - Bereits abgegebene Menge
Artikelbezeichnung und andere Artikeldetails
Icon Lagerortinformation: Lager/Hauptalphabet, selbst angelegtes Lager auf höchster Ebene, Kommissioniersystem, Kommissioniersystem und weitere Lagerorte, Kühlraum, Kühlschrank, BtM-Schrank, Freiwahl, Sichtwahl, Rezeptur, mehr als ein Lagerort ist zugeordnet (Der Tooltip in den Lagerdaten, den Artikeltrefferlisten und an der Kasse zeigt alle zugeordneten Lagerorte.) Zusätzlich zu Hauptlagerorten sind auch Übervorratslagerorte zugeordnet: , , , , , , , , , , . Lagerort ist nicht Hauptlagerort, sondern nur Übervorratslagerort:
PZN - Pharmazentralnummer
Icon - Kühlartikel, Kühlkette, lichtempfindlich, feuchtigkeitsempfindlich, lageempfindlich, maximale Lagertemperatur, minimale Lagertemperatur
Icon - das Info-Icon wird angezeigt, wenn zum E-Rezept eine Information hinterlegt ist. Über das Info-Icon öffnet sich das Dialog-Fenster Informationen zum Rezept, wo Sie Informationen zum E-Rezept hinterlegen, einsehen oder bearbeiten können.
Icon - verifikationspflichtiger oder teilweise verifikationspflichtiger Artikel. Nur relevant, wenn im Firmenstamm auf der Seite securPharm die Checkbox Packungen verifizieren aktiviert ist.
Abnehmer - Kunde, welcher den Artikel gekauft hat

Informationen zur Lieferungen-Übersicht, welche Sie mit Lieferungen einblenden - Strg+F8 einsehen können, finden Sie im Hilfethema 'Botendiensttour planen und packen'.

Beachten Sie dabei, dass im Unterschied zum Register Planen/Packen im Register Liefern/Abrechnen nur die

gepackten Lieferungen angezeigt werden.

Botendiensttour liefern und abrechnen

Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie im Menü Verkauf das Modul Botendienst.
Im Register Liefern/Abrechnen sehen Sie alle Touren, welche an den Boten übergeben, aber noch nicht abgerechnet sind.
Selektieren Sie die abzurechnende Tour.
Wählen Sie Tour abrechnen - F12.
Das Fenster Tour abrechnen öffnet sich.
Bedrucken Sie ggf. nachgereichte Rezepte, ändern Sie ggf. den Lieferstatus pro Lieferposition, ändern Sie ggf. den erhaltenen Betrag pro Lieferposition.
Mehr dazu im Thema 'Tour abrechnen'.
Kassieren Sie das Geld vom Boten und schließen Sie die Abrechnung ab.

Damit haben Sie eine Botentour abgerechnet.

Durch das Scannen des Barcodes auf der Packliste/dem Abholschein finden Sie die entsprechende Lieferung in jeder Übersicht. Mehr dazu im Thema 'Belege für Botenlieferung ausdrucken'.

Wenn Sie in der Faktura einen Arztwechsel, eine Statusänderung (ohne Zuzahlungsänderung) oder einen IK-Wechsel vornehmen, so wird kein neuer Lieferschein erstellt und der Botendienstvorgang verbleibt im Register Liefern/Abrechnen. Wenn Sie eine Preisänderung vornehmen (z.B. einen Rabatt vergeben), ansonsten aber alle Positionen und Mengen der Botendienstlieferung gleich bleiben, so wird ein neuer Lieferschein erstellt, aber der Botendienstvorgang verbleibt ebenfalls im Register Liefern/Abrechnen.

Tour löschen

Markieren Sie die gewünschte Tour und wählen Sie Löschen - F4.

Nach dem Bestätigen einer Sicherheitsabfrage wird die Tour gelöscht.

Die darin enthaltenen Lieferpositionen werden in der Lieferungen-Übersicht zur weiteren Planung (im Register Planen/Packen) angezeigt.

Zusammenstellung der Botentour ändern

Solange der Bote die Lieferung noch nicht wirklich abgeholt hat, können Sie noch Lieferpositionen zur Tour hinzufügen oder entfernen oder die Tourzuordnung ändern.

Lieferposition hinzufügen
Öffnen Sie mit Lieferungen einblenden - Strg+F8 die Lieferungen-Übersicht, markieren Sie die hinzuzufügende Lieferung und ziehen diese per Drag&Drop in die Tour oder nutzen Sie die Funktion Zur Tour zuordnen - F7.

Mehr dazu im Thema 'Vorgang zu einer Tour zuordnen'.
Tourzuordnung ändern
Selektieren Sie die gewünschte Lieferposition in der Tour oder in der Lieferungen-Übersicht und wählen Sie Zur Tour zuordnen - F7.

Mehr dazu im Thema 'Vorgang zu einer Tour zuordnen'.
Lieferposition aus Tour löschen
Markieren Sie die gewünschte Lieferposition in der Tour und wählen Sie Löschen - F4.

Die Lieferposition wird aus der Tour entfernt und wieder in der Lieferungen-Übersicht zur weiteren Planung angezeigt. Sie können dies wie im Register Planen/Packen auch per Drag&Drop (aus der Touren-Übersicht in die Lieferungen-Übersicht) bewerkstelligen.

Wenn Sie die einzige Lieferposition aus der Tour entfernen, dann wird die Tour automatisch gelöscht.

Verkaufsvorgang zur Lieferposition einsehen

Wenn Sie eine Lieferposition bereits an den Boten übergeben haben, können Sie jederzeit die Daten des Verkaufs einsehen.

Markieren Sie dazu die Lieferposition und wählen Sie Verkaufsverwaltung - F8.

Die Verkaufsverwaltung wird geöffnet und der Vorgang ist markiert.

Bearbeiten von Aufträgen und Abholungen, welche bereits an den Boten übergeben wurden

Wenn Sie eine Lieferposition bereits an den Boten übergeben haben, dann kann der zugehörige Verkauf nur noch mit Einschränkungen geändert werden.

Aufträge
Wenn Sie einen Auftrag oder einen Teil eines Auftrags (mit dem Lieferschein) bereits an den Boten übergeben haben, dann müssen Sie die Möglichkeit zur Bearbeitung prüfen.

Falls die Ware noch in der Apotheke ist, dann können Sie die Bearbeitung fortsetzen. Ansonsten müssen Sie die Bearbeitung abbrechen, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Auf diese Notwendigkeit weist Sie eine Hinweismeldung hin, welche erscheint, wenn Sie einen bereits an den Boten übergebenen Auftrag aus der Faktura mit Bearbeiten - F5 bearbeiten möchten.

Falls Sie den Auftrag direkt aus dem Botendienst mit Verkaufsverwaltung - F8 und anschließendem Bearbeiten - F5 bearbeiten, erfolgt dieser Hinweis nicht, da Sie hier wissen, dass der Auftrag samt Lieferschein an den Boten übergeben wurde.
Abholungen
Wenn Sie eine Abholung aus einem Verkauf an der Kasse bereits an den Boten übergeben haben (Funktion An Boten übergeben - F12), dann können Sie den Verkauf grundsätzlich nicht mehr bearbeiten. Die Funktion Bearbeiten - F5 ist in dem Fall immer deaktiviert.

Artikeldetails einsehen

Markieren Sie im Artikel-Detailbereich einen Artikel und wählen Sie Artikeldetails - F8, um die Artikeldetails zu diesem Artikel einzublenden.

Lieferliste nachdrucken

Wählen Sie die Tour und wählen Sie Drucken - F9.

Die Lieferliste erscheint in der Druckvorschau.

Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um den Druck zu starten.

Mehr dazu im Thema 'Belege für Botenlieferung ausdrucken'.

Belege nachdrucken

Wählen Sie die Lieferposition und wählen Sie Drucken - F9.

Die Druckauswahl erscheint.

Mehr dazu im Thema 'Belege für Botenlieferung ausdrucken'.

Wählen Sie den gewünschten Beleg und schließen Sie mit Drucken / Senden - F12 ab, um den Druck zu starten.

Tourprotokoll anzeigen

Wählen Sie Tourprotokoll - F11, um sich das Tourprotokoll wahlweise der gesamten Tour oder der jeweiligen Tourstation zu erstellen. Darin enthalten sind die Angaben, die der Bote auf der Tour mit seinem digitalen Endgerät festgehalten hat, wie z.B. Zahlungsart, Unterschrift, Beginn und Ende der Tour und weitere Informationen wie z.B. Kommentare.

Sortierung der Tour zurücksetzen

Wenn Sie feststellen, dass die durch / Sortierung der Lieferpositionen festgelegte Lieferreihenfolge fehlerhaft ist, dann können Sie die Sortierung auf den Ausgangszustand, d.h. die initiale Sortierung zurücksetzen. Mehr dazu im Abschnitt 'Botendiensttour liefern und abrechnen'.

Markieren Sie dazu die Tour und wählen Sie Sortierung zurücksetzen - Strg+F11.

Aus- und Einblenden von Ansichten

Die Ansicht der Übersichten Planen/Packen und Liefern/Abrechnen können Sie anpassen, d.h. die Lieferungen- und Touren-Übersicht und die Artikel-Details ein- bzw. ausblenden. Die Funktionen wirken alternierend:

Lieferungen ausblenden/Lieferungen einblenden - Strg+F8
Touren ausblenden/Lieferungen einblenden - Strg+F7
Details ausblenden/Lieferungen einblenden - Strg+F6

Erneute Übertragung der Tourdaten nach Fehler

Falls Sie 'ApoTune' zur Optimierung Ihrer Botentour verwenden, steht Ihnen zusätzlich folgende Funktion zur Verfügung.

Falls der Übertragungsversuch der Daten an ApoTune aus dem Modul Botendienst im Register Planen/Packen fehlgeschlagen ist, können Sie die Übertragung der Tourdaten erneut anstoßen.

Wechseln Sie dazu in den Register Liefern/Abrechnen. Hier sehen Sie in der 2.Spalte nach dem Lieferzeitpunkt eine Kennzeichnung für die fehlgeschlagene Datenübertragung. Mehr dazu im Thema 'Botendiensttour liefern und abrechnen'.

Wählen Sie die Tour aus und wählen Sie An ApoTune senden - F11.

In ApoTune wird jede Tour mit einer spezifischen Kennung aus IXOS versehen, so dass sie eindeutig identifiziert werden kann. Mehrfachanlagen von Tour (bei mehrmaliger Übertragung) sind damit ausgeschlossen.

Weitere Info und Funktionen

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