Besonderheiten beim Kasse-Faktura-Übergang

Unter Kasse-Faktura-Übergang versteht man den Faktura-Abschluss eines Totals.

Besonderheiten treten bspw. in folgenden Fällen auf:

wenn das Total an der Kasse aus mehreren Subtotals für verschiedene Kunden besteht
wenn der Kassenvorgang bereits abgeschlossen ist
Wenn an der Kasse bereits eine Vorauszahlung getätigt wurde

Faktura-Abschluss eines Totals mit mehreren Subtotals für verschiedene Kunden

Wenn an der Kasse ein Total mit mehreren Subtotals für verschiedene Kunden in die Faktura zu übergeben wird, d.h. mit Faktura - F11 oder Sofortrechnung - Strg+F11 abgeschlossen wird, dann entsteht pro Kunde ein Auftrag. Dieses Verhalten ist konfigurierbar.

Damit wird insbesondere das Übertragen der Vorgänge aus einem Stapel-Rezeptscan für eine große Anzahl von Heimbewohnern in die Faktura ermöglicht.

Wenn Sie für alle Kunden nur einen Auftrag erstellen möchten, deaktivieren Sie den Konfigurationsparameter ' '. Sie finden ihn in den Systemeinstellungen der Faktura, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Allgemeines zum Abverkauf.

Nach Abschluss des Totals mit Faktura - F11 wird für jeden Kunden ein Auftrag mit allen ihm zugeordneten Subtotals erstellt.

Nach Abschluss des Totals mit Sofortrechnung - Strg+ F11 wird für jeden Kunden ein Auftrag mit allen ihm zugeordneten Subtotals erstellt, sowie die Rechnung.

Falls Nachliefermengen für einen bzw. mehrere Kunden vorliegen, wird pro Kunde gefragt, ob die Rechnung über alle oder nur über die lieferbaren Artikel gestellt werden soll. Standardmäßig wird die Rechnung über alle Artikel gestellt.

Abweichend zur Druckreihenfolge für einen Auftrag mit mehreren Kunden werden beim Aufsplitten des Totals in einen Auftrag pro Kunde zunächst die Lieferscheine, Abholscheine/Packzettel und Botenbons/-etiketten gedruckt, anschließend alle Heimetiketten (gruppiert nach Kunden, unabhängig von der Reihenfolge der Subtotals) und abschließend alle Rezepte in der Reihenfolge der ursprünglichen Subtotals. Im Fall, dass ein Rezept fehlt, wird nun noch der Erinnerungsbon gedruckt.

Übertragung eines abgeschlossenen Kassenvorgangs in die Faktura

Einen bereits rechtskräftig abgeschlossenen Verkauf von Nachlieferartikeln an der Kasse, welchen Sie mit Zahlung Erst bei Abholung / Lieferung abgeschlossen haben, können Sie direkt bei der Abholungsauflösung mit Faktura - F11 oder Sofortrechnung - Strg+F11 in die Faktura übertragen, d.h. einen Auftrag bzw. einen Auftrag samt Rechnung erstellen. Das könnte bspw. nötig sein, wenn sich bei der Abholung der Artikel herausstellt, dass der Kunde immer per Rechnung bezahlt.

Einen Verkauf an der Kasse, der über ein Rezept mit Rezeptstatus 0 erfolgte, oder den Sie über Kredit - F12 abgeschlossen haben und für den noch keine Zahlung erfolgte, können Sie in der Verkaufsverwaltung mit Bearbeiten - F5 aktivieren und anschließend von der Kasse in die Faktura übertragen. Nutzen Sie dazu die Funktionen Faktura - F11 bzw. Sofortrechnung - Strg+F11.

Dabei wird der Kassenvorgang storniert und in der Faktura wird ein entsprechender Auftrag angelegt, unter Verwendung der bestehenden Preise (wegen bestehendem Kaufvertrag) und ggf. Übernahme von gedruckten Rezepten.

Ein Übertrag ist nur möglich, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

Es ist kein Testrezept vorhanden.
Es wurde weder ein Gutschein noch eine Bonusprämie eingelöst.
Es sind keine Verkaufs- und Rückkaufs-Subtotals kombiniert.
Es erfolgte in der Vorgangskette keine Kredit- oder Rechnungseinlösung, die auf eine vorgangsfremde Forderungsauflösung zurückgeht.
Es ist noch kein Zahlungseingang (Bar, Karte, Scheck, Bonuseinlösung, Gutschein, Kreditschein etc.) eingegangen/verbucht.
Ggf. vorhandene(r) Kreditschein(e) dürfen keinen Zahlungseingang aufweisen.
Sie aktivieren den gesamten Kassenvorgang, nicht nur ein Subtotal des Vorgangs.
Dies trifft auch zu, wenn Sie bspw. ein Rezept aus der Rezeptschuld oder über das Rezeptmanagement bearbeiten möchten. In dem Fall wird die Bearbeitung des gesamten Vorgangs aus der Verkaufsverwaltung empfohlen.

Auch eine Übertragung eines bereits ohne Zahlung abgeschlossenen Kassenvorgangs für verschiedene Kunden in die Faktura kann, wie oben beschrieben, aus der Verkaufsverwaltung angestoßen werden. Der Verlauf (Verlauf anzeigen - F11) der Vorgangskette stellt sich in der Verkaufsverwaltung wie folgt dar:

Der erste (unterste) Vorgang ist der Verkauf an der Kasse auf Reservierung.
Der zweite Vorgang ist die Bearbeitung (Aktivierung) des Verkaufs in der Verkaufsverwaltung.
Der dritte Vorgang ist die (interne) Stornierung der Verkaufspositionen in der Verkaufsverwaltung.
Die Vorgänge vier und fünf sind die aus den einzelnen Subtotals entstandenen Aufträge.

An der Kasse im Voraus geleistete Zahlung an Faktura übertragen

Kassenvorgänge, für deren Nachlieferartikel bereits Zahlungen geleistet wurden, können Sie beim Auflösen der Abholung oder beim Bearbeiten aus der Verkaufsverwaltung mit Faktura - F11 abschließen, sofern Ihr Rechnungsformular entsprechend konfiguriert ist. Nehmen Sie am Rechnungsformular ggf. erforderliche Aktualisierungen im Modul Druckformulare vor. Mehr dazu im Thema 'Druckformulare aktualisieren'.

Im Auftrag wird die Im Voraus geleistete Zahlung im Detailbereich ausgewiesen. Mehr dazu im Thema 'Aufträge'.

In der Rechnungen-Übersicht werden die Im Voraus geleistete Zahlung und der Betrag Zu zahlen im Detailbereich ausgewiesen. Mehr dazu im Thema 'Rechnungen / Kredite'.

Falls Sie bei einem Kunden einen Skontopreis (Skontopr.) hinterlegt haben, dann wird in der Spalte Offen der zu zahlende Betrag abzüglich Skonto ausgewiesen, so lange das Zahlungsziel mit Skontogewährung nicht überschritten wurde. Demzufolge ergibt sich eine Diskrepanz zwischen dem Betrag Offen und Zu zahlen.

Im Rechnungs-Total werden die Im Voraus geleistete Zahlung und der Betrag Zu zahlen im Detailbereich ausgewiesen. Mehr dazu im Thema 'Rechnungs-Total: Rechnungen bearbeiten und abschließen'.

Auf der Rechnung werden die im Voraus geleisteten Zahlungen, die unterhalb der Bruttosumme aufgeführt werden, von der Gesamtsumme abgezogen. Der verbleibende Zahlungsbetrag wird als Zu zahlen ausgewiesen.

Das angegebene Datum ist der Zeitpunkt des Faktura-Übergangs. Berücksichtigt werden alle bisher in einer Vorgangskette erfassten Zahlungen.

Falls Zahlungen bei einem übergreifenden Verkauf in einer anderen Filialapotheke getätigt wurden, so werden diese zusätzlich zu den in dieser Apotheke geleisteten Zahlungen aufgeführt.

Weitere Info und Funktionen

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