Rechnungen / Kredite

Die Druckreihenfolge der Belege beim Rechnungsausdruck können Sie individuell nach Ihren Erfordernissen konfigurieren.

Nutzen Sie dafür die neuen Konfigurationsparameter in den Systemeinstellungen des
Verkaufs unter Faktura, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite
Druckmöglichkeiten:

• Standardsortierung bei Rechnungsstellung

  Mit diesem Konfigurationsparameter legen Sie fest, wie die Sortierung der Rechnungen bei der Rechnungsstellung und dem anschließenden Rechnungsdruck erfolgen soll.

  Standardmäßig werden die Rechnungen alphabetisch nach dem Rechnungsempfänger (bspw. für den Vergleich mit der Rechnungsübersicht) sortiert gedruckt. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, Rechnungen sortiert nach Kunde oder aufsteigend nach Belegnummer (bspw. für geordnetes Abheften der Rechnungen) sortiert zu drucken.

  Mit diesem Konfigurationsparameter stellen Sie die Standardsortierung für alle Rechnungsdrucke der Apotheke beim Rechnungsdruck ein, mit Ausnahme von Heimen. Für Heime gilt, dass standardmäßig nach Rechnungsempfänger sortiert wird; dies kann durch die Einstellungen in den Kontaktdetails von Heimen (und gesondert abzurechnenden Heimeinheiten) auf der Seite Struktur im Register Faktura im Register Rechnungsstellung bspw. auch auf die Standardsortierung geändert werden. Mehr dazu im Thema 'Fakturaeinstellungen vorgeben (Heim / Klinik)'.Mehr dazu im Thema 'Fakturaeinstellungen vorgeben (Heim / Klinik)'.

  Falls sich die Rechnungsadresse bis zur Erstellung einer Mahnung ändert, wird die geänderte Rechnungsadresse beim Erstellen der Mahnung berücksichtigt.

  Mehr dazu im Thema 'Standardsortierung bei Rechnungsstellung'.

• Standardsortierung der Rechnungskopien

  Mit diesem Konfigurationsparameter legen Sie fest, wie die Einsortierung der Rechnungskopien beim Rechnungsdruck erfolgen soll. Standardmäßig werden die Rechnungskopien nach der zugehörigen Rechnung einsortiert gedruckt.

  Sie können Rechnungskopien jedoch auch am Ende, d.h. nach allen Rechnungen drucken lassen, bspw. wenn die Kopien in der Apotheke verbleiben.

  Beachten Sie, dass die Anzahl der gewünschten Kopien je Kunde unterschiedlich sein kann.

  Beispiel 'einsortiert': Re 1, KpRe 1, KpRe 1, Re 2, KpRe 2, Re3, KpRe 3, KpRe 3.

  Beispiel 'am Ende': Re 1, Re 2, Re 3, KpRe 1, KpRe 1, KpRe 2, KpRe 3, KpRe 3.

  Mehr dazu im Thema 'Standardsortierung der Rechnungskopien'.

 

Auf Basis von Aufträgen können Sie mit Neu - F3 Rechnungen erstellen. Mehr dazu im Thema 'Neue Rechnung erstellen / Rechnungslauf durchführen'.

 

Sonderfall: Rechnungen im Status 'In Bearbeitung':

Wenn Sie die Rechnungserstellung im Rechnungstotal zurückgestellt haben, dann erhalten Sie eine Rechnung, die sich im Status In Bearbeitung befindet. Mehr dazu im Thema 'Rechnungs-Total: Rechnungen bearbeiten und abschließen'.

Um diese Rechnungen aus der Rechnungen/Kredite-Übersicht abzuschließen, d.h. zu erstellen, markieren Sie diese Rechnung(en) und wählen Sie Rechnung erstellen - F12.

Die in der Rechnungen/Kredite-Übersicht markierten Belege werden nach Auswahl der Funktion Rechnung erstellen - F12 im Rechnungs-Total aufgelistet und können dort wie gewohnt als Rechnung erstellt und ausgedruckt / per E-Mail versendet werden.

 

Den Rechnungszustellweg E-Mail können Sie manuell oder automatisch (kontaktbezogen) einstellen.

Manuell: Manuell können Sie bei jedem Rechnungsdruckvorgang für ein Druckstück als E-Mail senden - F9 wählen, dann wird das Druckstück an eine E-Mail an den Kontakten angehängt, die Sie dann über Drucken / Senden - F12 direkt versenden können. Ist beim Kontakt keine E-Mail-Adresse hinterlegt, werden Sie aufgefordert, eine Empfänger-E-Mail-Adresse einzugeben. Möchten Sie zurück zur Ausgabeart 'Ausdruck' wechseln, steht Ihnen die Funktion Dokument ausdrucken - F5 zur Verfügung.

Voraussetzung: Automatische Anzeige der Druckvorschau bei Rechnungsdruck in den Druckeinstellungen aktiv.

Vorkonfiguriert: Sie haben allerdings auch die Möglichkeit, in den Stammdaten für einen Kunden den Versand per E-Mail als bevorzugten Rechnungszustellweg zu hinterlegen. Über die Ergebnisverarbeitung ist dies in den Reports ebenfalls für mehrere Kunden auf einmal festlegbar. Umfasst ein Druckvorgang mindestens ein Druckstück, das automatisch per E-Mail versendet werden soll, wird die Druckvorschau ungeachtet der Druckeinstellungen immer aufgeblendet. Sie können in den Kundenkommunikationsdaten ebenfalls den verschlüsselten Versand von Anhängen einstellen. Mehr zur Verschlüsselung von Anhängen lesen Sie in Angehängte Dokumente oder Dateien verschlüsseln.

Voraussetzungen für vorkonfigurierten Rechnungsversand per E-Mail:

• In den Stammdaten der jeweiligen Kunden muss mindestens eine E-Mail-Adresse mit Nutzungstyp 'Standard' oder 'Rechnung' hinterlegt sein. Andernfalls wird ungeachtet des bevorzugten Zustellwegs gedruckt.

• Das Kontrollkästchen Rechnungen automatisch drucken / zustellen muss in Kontakte > Kunde > Faktura > Druckoptionen aktiviert sein.

Sofortrechnung: Bei Auswahl der Funktion Sofortrechnung bei Kassenverkauf an einen Kunden mit E-Mail als bevorzugtem Rechnungszustellweg wird die Rechnung automatisch an eine E-Mail angehängt und die Druckvorschau eingeblendet.

Erstellung einer Rechnung: Bei der Erstellung einer Rechnung in der Faktura an einen Kunden mit E-Mail als bevorzugtem Rechnungszustellweg wird die Rechnung automatisch an eine E-Mail angehängt und die Druckvorschau eingeblendet. Wie Sie Schritt für Schritt eine Rechnung erstellen oder einen Rechnungslauf durchführen, lesen Sie hier.

Rechnungslauf: Bei Durchführung eines Rechnungslaufes in der Faktura werden sämtliche Rechnungen, Sammelscheine und Kredite an Kunden mit E-Mail als bevorzugtem Rechnungszustellweg automatisch an eine E-Mail an den jeweiligen Kunden angehängt und die Druckvorschau wird eingeblendet.

In der Druckvorschau sehen Sie eine Baumstruktur mit einer Übersicht über die Druckstücke, die Ausgabe- und Dokumentenarten sowie die Drucker und Empfänger-E-Mail-Adressen. Markieren Sie ein Druckstück, um eine Dateivorschau anzuzeigen, den Zustellweg von Ausdruck zu E-Mail zu ändern (als E-Mail senden - F9) und umgekehrt (Dokument ausdrucken - F5) oder das Druckstück vom Vorgang auszuschließen. Markieren Sie eine E-Mail-Adresse, um den E-Mail-Text anzuzeigen und die Vorlage ggf. über E-Mail bearbeiten - F9 zu bearbeiten.

IXOS unterstützt komplexeste Rechnungslauf-Konstellationen mit unterschiedlichen Empfängern, Dokument- und Ausgabearten und ermöglicht etwa gleichzeitige Druck-, E-Mail-Versand-, DMS-Ablage- und PDF-Erstellungsvorgänge von Rechnungen, Rechnungskopien, Sammelscheinen, Einzelaufstellungen, Krediten und Mahnungen an unterschiedliche Kunden, Heime, Heimeinheiten und gesetzliche Betreuer. Übersichtlich bleibt der Vorgang dank der Baumstruktur in der Druckvorschau sowie der Ausgabe-Symbole und der abrufbaren Historie in der Übersicht Rechnungen / Kredite.

Beispiel-Druckvorschau: Sofortrechnung per E-Mail an gesetzlichen Betreuer, bei dem die E-Mail als bevorzugter Rechnungszustellweg hinterlegt ist.

 

Mehr zum Umgang mit der Druckvorschau lesen Sie hier.

Über die Möglichkeiten, einen Anhang zu verschlüsseln, lesen Sie hier.

Mehr zu E-Mails in IXOS und zum Einstellen der E-Mail-Vorlagen lesen Sie in E-Mail-Postfach und in E-Mail-Vorlagen und Druckformulare.

 

Rechnungen im Status In Bearbeitung und Erstellt können Sie bearbeiten, um bspw. noch Belege zu entfernen oder einen Rabatt zu vergeben.

Nutzen Sie dazu die Funktion Bearbeiten - F5.

 

Bei Rechnungen, die per Lastschriftverfahren beglichen werden, ist in den meisten Fällen davon auszugehen, dass diese beglichen werden.

Um Ihnen die Suche nach diesen Rechnungen zu erleichtern, wird nun in der Faktura im Register Rechnungen in der Spalte Last gekennzeichnet, ob eine Rechnung per Lastschriftverfahren beglichen werden soll. (Diese Daten werden aus den Kundendetails ausgelesen.)

 

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die Tabellenüberschrift Last, um die Rechnungen entsprechend dieser Kennzeichnung zu sortieren.
2. Markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste alle Rechnungen im Status Erstellt mit der Kennzeichnung für Lastschrifteinzug.
3. Wählen Sie Status - Strg + F11.

   Das Fenster Status wählen öffnet sich.

4. Aktivieren Sie Bezahlt.
5. Schließen Sie Ihre Eingabe mit OK - F12 ab.

 

Damit haben Sie sehr schnell alle erstellen Rechnungen, die per Lastschriftverfahren beglichen werden, als Bezahlt gekennzeichnet.

Anschließend könnten Sie die Rechnungen ggf. manuell in ein externes Lastschriftprogramm übernehmen.

Das Löschen einer Rechnung wird nur dann zugelassen, wenn sich die Rechnung im Status 'In Bearbeitung' oder 'Intern' befindet. Das heißt, dass Sie die Rechnung erst vorbereitend erfasst hatten, aber noch keine Rechnungsnummer vergeben wurde.

Markieren Sie die zu löschende Rechnung in der Übersicht und wählen Sie dann Löschen - F4.
Die Rechnung wird aus dem System gelöscht. Die ursprünglich in der Rechnung erfassten Aufträge bleiben unberührt.

Beachten Sie, dass die Auswahl der Rechnungen bei einer fortlaufenden Abarbeitung entsprechend der Belegnummer absteigend erfolgt, im Gegensatz zur alphabetischen Anzeige der Kunden in der Rechnungen-Übersicht. Wenn Sie mehrere Rechnungen eines Kunden nacheinander bearbeiten möchten, dann müssen Sie nach jedem Vorgang den Fokus manuell setzen, d.h. wieder den gewünschten Kunden auswählen.

 

Hat eine Rechnung bereits einen anderen Status als 'In Bearbeitung' oder 'Intern', dann lässt die Anwendung ein Löschen nicht mehr zu. Die Rechnung muss dann (nachvollziehbar) storniert werden.

Um Rechnung zu verwerfen, benötigen Sie das Recht Faktura: Rechnungen verwerfen.

Es ist standardmäßig der Rolle Leiter zugeordnet.

 

Markieren Sie die zu stornierende Rechnung in der Übersicht und wählen Sie dann Verwerfen - F7.
Sie werden gefragt, ob Sie die Rechnung wirklich verwerfen wollen.

Wählen Sie Ja.
Die Rechnung ist weiterhin zur Nachvollziehbarkeit in der Anwendung zu finden und hat den Status 'Storniert'. Stornierte Rechnungen werden in der Rechnungen-Übersicht grau kursiv dargestellt.

Die in der Rechnung erfassten Aufträge werden wieder freigegeben. Sie können diese in einer neuen Rechnung ggf. wieder zusammenstellen.

Die Rechnungen für Lastschriftvorgänge, welche bereits in eine SEPA-Datei exportiert wurden, erhalten den Status Bezahlt.

Sollte jedoch ein Verwerfen der Rechnung oder ein Rücksetzen des Zahlungseingangs in der Faktura nötig sein, so müssen Sie zunächst den Status Bezahlt zurücksetzen. Das erreichen Sie, indem Sie im Modul Zahlungsverkehr den Vorgang im Register Exportiert mit Nicht akzeptiert - F4 kennzeichnen. Mehr dazu im Thema 'Lastschriften verwalten'.

Da dies keine Zurückweisung von Ihrem Kreditinstitut ist, können Sie im Fenster Lastschrift erneut beauftragen keinen gemeldeten Rückgabecode angeben. Wählen Sie in diesem Fall Unbekannt.

Außerdem sollten Sie den Vorgang vorerst sperren, um ihn nicht versehentlich noch einmal zu beauftragen.

Die Lastschrift wird im Register Exportiert als fehlgeschlagen gekennzeichnet.

Im Register Offen wird der Vorgang als gesperrt angezeigt.

 

Wechseln Sie in die Faktura und entscheiden Sie sich je nach Zahlungssituation für einen der folgenden Wege:

• Verwerfen Sie die Rechnung mit Verwerfen - F7.
• Erstellen Sie eine neue Rechnung und vermerken Sie sofort mit Zahlungseingang - F11 den Zahlungseingang, falls das Kreditinstitut den Betrag bereits eingezogen hat.

In beiden Fällen wird der Lastschriftvorgang im Modul Zahlungsverkehr nicht mehr im Register Offen angezeigt.

Bei einer bereits bezahlten Rechnung müssen Sie nun mit Akzeptiert - F5 den erfolgten Lastschrifteinzug vermerken. Eine nicht bezahlte Rechnung kann im Status 'fehlgeschlagen' verbleiben.

Jeder Rechnung ist ein Kunden-Kontakt zugeordnet. Wenn Sie dessen Kontaktdetails einsehen und ggf. bearbeiten wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie eine Rechnung des betreffenden Kunden aus.
2. Drücken Sie F10 - Kundeninfo.
   Die Kontaktdetails werden geöffnet.
3. Rufen Sie die gewünschten Informationen ab.
   Kontaktbezogene Einstellungen für die Faktura machen Sie auf der Seite Zahlungsbedingungen - Faktura.
   Mehr dazu im Thema 'Faktura (Kunden)'.
4. Drücken Sie Esc, um die Kontaktdetails wieder zu schließen.
   Sie kehren zur Rechnungen/Kredite-Übersicht zurück.

 

Damit haben Sie die Kontakt-Details eingesehen und ggf. bearbeitet.

 

Für Rechnungen, die sich bereits im Status 'Freigabe zur Mahnung' befinden, können Sie direkt aus der Rechnungen/Kredite-Übersicht mit Mahnung erstellen - F12 Mahnungen erstellen.

Die in der Rechnungen/Kredite-Übersicht markierten Belege werden nach Auswahl der Funktion Mahnung erstellen - F12 im Mahnungs-Total aufgelistet und können dort wie gewohnt als Mahnung erstellt und ausgedruckt werden.