Kundenkontakte - Stammdaten

Die Eingabe von Adressdaten ist eine Routinetätigkeit, bei der Sie im Modul Kontakte sowohl in den Stammdaten als auch in den Anschriften und auch bei der Schnellanlage von Kundenkontakten komfortabel unterstützt werden.

• Sobald Sie eine Postleitzahl in das Feld PLZ eintragen und ins Feld Ort wechseln, öffnet sich dort eine Auswahlliste mit den in Frage kommenden Ortsnamen. Wenn die Postleitzahl eindeutig einem Ort zugeordnet ist, wird dieser Ort direkt vorgeblendet.

  

• Sobald Sie ins Feld Ort einen Ortsnamen eintragen, wird eine Vorschlagsliste von Orten inklusive Postleitzahl entsprechend der eingegebenen Buchstaben angezeigt.

  

• Es ist auch möglich, im Feld Ort eine Postleitzahl einzutragen, um einen Ort zu finden.

An oberster Stelle der Auswahllisten stehen jeweils in schwarzer Schriftart die in Frage kommenden Orte aus Ihrer in IXOS gepflegten Kontaktdatenbasis, nach der Häufigkeit ihres Vorkommens absteigend sortiert. Sollten in der Kundendatenbank nur wenige passende Einträge vorhanden sein, werden unterhalb dieser Einträge weitere passende Orte in grauer Schrift aus der allgemeinen IXOS-internen Adressdatenbank gelistet. Werden in der Kundendatenbank mindestens 10 Einträge ermittelt, erscheinen keine weiteren Einträge in grauer Schrift. Die maximale Anzahl von Vorschlägen ist auf 50 begrenzt.

Register Telekommunikation

Tragen Sie hier Telefon-, Telefax- oder Mobilfunkrufnummern ein und stellen Sie eine Standardrufnummer sowie ggf. Rufnummern für Rechnungen und Lieferungen ein.

Register Internet

Tragen Sie hier eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Standard, für Rechnungen, für Lieferungen) und ggf. eine Homepage des Kunden ein.

Wenn Sie für eine E-Mail-Adresse ein Passwort vergeben (), dann werden angehängte Dateien und Dokumente automatisch in das PDF-Format konvertiert und verschlüsselt versendet. Stellen Sie sicher, dass der Adressat zum Öffnen der Dokumente über das Passwort verfügt.

Sie können die Anhänge alternativ zum E-Mail-Anhang ebenfalls über einen Downloadlink an den Empfänger senden (). Aktivieren Sie hierzu die Checkbox Link und vergeben Sie ein Passwort, da Dateien über einen Downloadlink immer verschlüsselt versendet werden. Stellen Sie sicher, dass der Adressat zum Öffnen der Dokumente über das Passwort verfügt.

• Kontakt austauschen - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn die Kontaktdaten des Kunden im Filial- und Partnerapothekenverbund ausgetauscht werden sollen.

  Bei Kunden (nicht juristischen Kontakten) ist der Kontaktaustausch initial deaktiviert. Diese Vorbelegung kann mit dem Konfigurationsparameter Kontaktaustausch automatisch zulassen geändert werden bzw. geändert worden sein!

  Aktivieren Sie die Checkbox nur dann, wenn der Kunde durch eine aktuelle Einwilligungserklärung dem apothekenübergreifenden Austausch seiner Daten zugestimmt hat. Mehr dazu im Thema 'Kontaktaustausch'.
  Bitte beachten Sie, dass der Kontaktaustausch nur bei Kunden ohne weitere Kontaktrolle sowie Heimen oder Kliniken rückgängig gemacht werden kann.

  Sollte ein juristischer Kontakt auch die Kontaktrolle 'Person' haben, so hat eine Änderung dieser Einstellung (Kontaktaustausch) direkte Auswirkung auf die andere Kontaktrolle. D.h. wenn der juristische Kontakt der Firma ausgetauscht wird, dann wird auch der Kundenkontakt ausgetauscht.

• Herkunft - Apotheke, in welcher der Kontakt angelegt wurde.
• Geändert am / durch - Datum der letzten Änderung und Mitarbeiter, welcher die Änderung durchgeführt hat.

• Kundennummer:

  • erstes Feld: Kürzel der Filiale, falls der Kontakt von einer anderen Filiale stammt. Nur relevant in Filialapotheken.

  • zweites Feld: Kundennummer des Kontaktes. Bei Kundenneuanlage wird automatisch immer die nächste freie Kundennummer vergeben, basierend auf der zuletzt vergebenen Kundennummer in der Apotheke. Innerhalb der Apotheken, die Kunden austauschen, wird eine Kundennummer bei Kundenneuanlage nur einmal vergeben. Dabei ist die Nutzung bestimmter Kundennummernbereiche pro Apotheke möglich. Beispiel:
    - Apotheke A vergibt manuell die Kundennummer 1.000.000 -> automatische Vergabe von Kundennummern bei weiteren Kundenneuanlagen in Apotheke A: 1.000.001, 1.000.002, ...
    - Apotheke B vergibt manuell die Kundennummer 2.000.000 -> automatische Vergabe von Kundennummern bei weiteren Kundenneuanlagen in Apotheke B: 2.000.001, 2.000.002, ... Die Abstände sollten dabei groß genug gewählt werden, um eine Überlappung nach einer bestimmten Zeit ausschließen zu können.

• USt-IdNr.: Nur bei juristischen Kontakten eingabefähig (Kunde ist Firma). Zeigt die Umsatzsteuer-ID des Kontakts als EU-weite Kennzeichnung eines Umsatzsteuerpflichtigen.

  Falls Sie innergemeinschaftlichen Warenverkehr zwischen Unternehmen, d.h. Lieferungen an ein Unternehmen eines anderen EU-Landes, betreiben, beachten Sie die Hinweise zur EU-USt-ID. Mehr dazu im Thema 'USt-ID eines Auslandskunden überprüfen lassen'.

• Einwilligungserklärung: Anzeige des Status der Einwilligungserklärung über personenbezogene Daten. Klicken oder tippen Sie auf den Button, um das Fenster Einwilligungserklärung verwalten zu öffnen.

  • - Die Einwilligungserklärung über personenbezogene Daten wurde ausgehändigt und vom Kunden unterschrieben.

  • - Die Einwilligungserklärung über personenbezogene Daten wurde ausgehändigt, ist aber vom Kunden noch nicht unterschrieben.

  • - Die Einwilligungserklärung über personenbezogene Daten wurde noch nicht an den Kunden ausgehändigt.

  Mehr dazu im Thema 'Einwilligungserklärung verwalten'.

• Faktura-Erlaubnis:
  Aktivieren Sie die Checkbox, um für den Kontakt das Fakturieren von Verkäufen zu ermöglichen. Ist die Faktura-Erlaubnis nicht aktiviert , werden Sie beim Fakturieren von Verkäufen darauf hingewiesen; Sie können die Erlaubnis dann noch aktivieren.

  Für Kundenkontakte von Heimen, Heimeinheiten und Heimbewohnern wird die Fakturaerlaubnis automatisch aktiviert. Bei Heimbewohnern ist Voraussetzung, dass ihre Adresse mit der Adresse der übergeordneten Heimeinheit bzw. des Heimes übereinstimmt.

• Rechnung bevorzugt als: Im ausklappbaren Auswahl-Menü können Sie zwischen 'Ausdruck' (Standard) und 'E-Mail' wählen. Diese Einstellung greift nur bei aktivierter Checkbox 'Rechnung automatisch drucken / zustellen' in den kundenbezogenen Fakturaeinstellungen. Der manuelle Nachdruck bereits erstellter Rechnungen ist von dieser Einstellung nicht betroffen und bleibt auf Ausdruck voreingestellt. Der Zustellweg lässt sich in der sich öffnenden Druckvorschau allerdings über als E-Mail senden - F9 bzw. Dokument ausdrucken - F5 ändern. Wenn Sie den Rechnungsversand per E-Mail auswählen und zum Kunden oder Rechnungsempfänger keine E-Mail-Adresse mit Nutzungstyp 'Standard' oder 'Rechnung' hinterlegt ist, wird ein Warndreieck angezeigt und Rechnungen werden als Ausdruck zugestellt.

  Ist einem Kunden ein gesetzlicher Betreuer als Rechnungsempfänger zugeordnet, wird der beim Betreuer hinterlegte, bevorzugte Rechnungszustellweg berücksichtigt.

  Ist der Kunde Heimbewohner, werden standardmäßig die Heimeinstellungen zur Rechnungsstellung, bei Heimeinheiten mit gesonderter Rechnungsstellung die Heimeinheit-Einstellungen und bei Bewohnern mit gesonderter Rechnungsstellung die für den Kontakt hinterlegten Einstellungen angewendet.

  Bei übergreifend fakturierenden Filial- und Partnerapotheken wird bei aktiviertem Kontaktaustausch die in einer Apotheke vorgenommene Einstellung automatisch in den anderen übernommen.

  Mehr zum Rechnungsversand per E-Mail lesen Sie in Rechnungen per E-Mail versenden.

  Richten sich Dokumente an Privatpersonen, fallen sie unter die DSGVO und den besonderen Schutz von Gesundheitsdaten. Sie als Apotheke müssen beim Versand per E-Mail selbst dafür sorgen, dass Sie diese durch Verschlüsselung einhalten.
• USt-Ausweisung a.R.: Umsatzsteuer-Ausweisung auf Rechnung: Dies Liste ist nur dann eingabefähig, wenn die Faktura-Erlaubnis bereits aktiviert ist.

  • Normale Rechnung (Brutto-Einzelpreise, z.B. für Privatkunden) - Dies entspricht der bisherigen Rechnung mit Brutto-Preisen.

  • Rechnung mit Netto-Einzelpreisen (z.B. für Firmenkunden) - Dies entspricht der bisherigen Rechnung mit Netto-Preisen.

  • USt-befreit (Seeschiff)

    Nach § 8 UStG sind Lieferungen an die See- und Luftschifffahrt prinzipiell von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Lassen Sie sich ggf. vom Kunden glaubhaft versichern bzw. belegen, dass dies für den Kunden zutrifft.

    Bei Auswahl dieser Option wird geprüft, ob Ihre Apotheke die kostenpflichtige Lizenz 'Faktura Profi' erworben hat und ob der Kontakt die rechtlich erforderliche Kontaktrolle 'Firma' hat. Sollte dies nicht der Fall sein, wird ein Warndreieck angezeigt. Selektieren Sie für den Kunden die Kontaktrolle Firma und/oder erwerben Sie die Lizenz.

    Mehr dazu im Thema 'Auslandsfaktura (umsatzsteuerfreie Rechnungen)'.

  • USt-frei wegen geschäftlichen EU-Warenverkehrs

    Bei Auswahl dieser Option wird geprüft, ob Ihre Apotheke die kostenpflichtige Lizenz 'Faktura Profi' erworben hat und ob Sie bei diesem Kontakt eine USt-IdNr. vergeben haben, welche für die Rechnungsstellung verwendet wird. Sollte dies nicht der Fall sein, wird ein Warndreieck angezeigt. Geben Sie die USt-IdNr. ein und/oder erwerben Sie die Lizenz.

    Mehr dazu im Thema 'Auslandsfaktura (umsatzsteuerfreie Rechnungen)'.

  • USt-frei: Sonstige

    Diese Fälle sind z.B. Ausfuhr aus der EU (insbesondere Postversand), Verkauf an NATO-Soldaten (SOFA bzw. UTAP) oder Sonderfälle wie der umsatzsteuerfreie Verkauf aufgrund einer Sondergenehmigung (z.B. an das EU-Parlament).

    Beachten Sie, dass auf den entsprechenden umsatzsteuerfreien Rechnungen keine konkrete Angabe des Grundes erfolgt. Diesen müssten Sie in der Fußzeile der Rechnung bei Rechnungserstellung selbst angeben.

    Mehr dazu im Thema 'Umsatzsteuerfreie Rechnungen aus sonstigen Gründen'.

• Getrennte Statistik: Verkäufe an diesen Kunden werden nicht in die normale Verkaufsstatistik geschrieben.

  Aktivieren Sie die Checkbox, um die Verkäufe an diesen Kunden nicht mit in Ihre Verkaufsstatistik aufzunehmen.

  Verkäufe an diesen Kunden fließen NICHT in die Bestelloptimierung der Apotheke, d.h. sie werden nicht bei der Berechnung der Bedarfsmengen berücksichtigt.

  Sofern Sie auf der Seite Spezifische Daten die Option Lagerneutrale Lieferung aktiviert haben, ist hier keine Aktivierung notwendig. Diese Verkäufe werden automatisch in einer getrennten Statistik geführt. Mehr dazu lesen Sie hier: 'Lagerneutrale Lieferung'

  Setzen Sie dieses Kennzeichen, dann führt dies nicht dazu, dass alle vorhergegangenen Verkäufe an diesen Kunden aus der normalen Verkaufsstatistik in die sonstige Statistik überführt werden. Erst die auf diese Änderung folgenden Verkäufe werden in die sonstige Statistik überführt.

  Beispiel: Sie haben Artikel für eine Partnerapotheke, die nicht Teil eines IXOS-Verbundes ist, eingekauft und wollen diese Artikel an diese Apotheke per Fakturaauftrag weitergeben. In diesem Fall möchten Sie nicht, dass die Ware in Ihre Verkaufsstatistik eingeht, da dies z.B. in der Bestellmengenoptimierung zu verfälschten Ergebnissen führen würde.

In den Kontaktdetails eines Kunden- sowie Laufkundenkontaktes werden offene Posten über das Kundeninformations-Icon für offene Posten signalisiert, sofern diese vorhanden sind. Über die Funktionstaste Offene Posten - F5 können Sie die offenen Posten anzeigen und bearbeiten.

Sie erhalten damit eine Zusammenstellung über Vorablieferungen, Abholungen und Bestellungen (Nachlieferungen) und Fakturabelege, die noch nicht abgeschlossen sind. Damit sparen Sie sich das Aufrufen der einzelnen Funktionen zu diesen offenen Posten.

Mehr dazu im Thema 'Offene Posten'.