Angehängte Dokumente oder Dateien verschlüsseln

Da zahlreiche Dokumente personenbezogene Daten enthalten, empfehlen wir, solche an eine E-Mail angehängten Dokumente oder Dateien zu verschlüsseln.

Manuell verschlüsseln

Sie können angehängte Dokumente oder Dateien manuell verschlüsseln, indem Sie in der zu versendenden E-Mail rechts außen auf das durchgestrichene Schloss-Symbol klicken und im Fenster Passwort E-Mail Anhänge im DropDown-Menü entweder ' Anhänge verschlüsselt als Downloadlink bereitstellen' oder ' Anhänge verschlüsselt direkt in der E-Mail senden' wählen.Geschlossen

 

Anschließend müssen Sie ein Passwort eingeben oder mit F5 ein Passwort generieren.

 

Für das Passwort werden folgende Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen verwendet:
123456789abcdefghijkmnpqrstuvwxyzABCDEFGHJKLMNPQRSTUVWXYZ! # $ % * + / : ; = ? @
Nicht verwendet werden die Ziffer 0, das Sonderzeichen - noch die Buchstaben kleines L, großes i, großes O und kleines o

 

Teilen Sie dem Kunden das Passwort separat (z.B. telefonisch) mit.

 

Automatisch verschlüsseln

Sie können den verschlüsselten Versand angehängter Dokumente oder Dateien für einzelne Kontakte einstellen. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. E-Mail-Anhänge an den Kontakt sollen immer passwortgeschützt versendet werden

    Vergeben Sie beim Kontakt in den Stammdaten ein Passwort für die E-Mail-Adresse (Standardkommunikation > E-Mail > [...] > Register Internet > E-Mail-Adresse.

  2. E-Mail-Anhänge an den Kontakt sollen immer als passwortgeschützter Downloadlink bereitgestellt werden

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Link und vergeben Sie ein Passwort für die E-Mail-Adresse (Standardkommunikation > E-Mail > [...] > Register Internet > E-Mail-Adresse.

 

Teilen Sie dem Kunden das Passwort auf einem separaten Weg mit. Damit kann dieser Kunde alle an ihn gesendeten Anhang-Dokumente und -Dateien öffnen.

Alle Dokumente oder Dateien werden beim Versenden einer Nachricht in das PDF-Format konvertiert, dann verschlüsselt und dann an die E-Mail angehängt.
Kopie-Empfänger benötigen zum Öffnen verschlüsselter Dateianhänge das Passwort des Haupt-Empfängers aus dem Feld (An).

Symbole in der Verschlüsselung und ihre Bedeutung

Anhang ist verschlüsselt

Anhang ist nicht verschlüsselt

Ein Passwort ist festgelegt und E-Mail-Anhänge werden automatisch verschlüsselt versendet. Öffnet in den Kontaktdetails das Fenster Neue Nachricht.
Ein Passwort ist festgelegt und E-Mail-Anhänge werden verschlüsselt als Downloadlink bereitgestellt.

Öffnet das Fenster Neue Nachricht zum Versenden einer E-Mail ohne verschlüsselte Anhänge

 

Sowohl das Symbol als auch die Funktionstaste E-Mail senden- Alt+F5 sind bei folgenden Kontakten in den Stammdaten sichtbar und aktiv: