Auslandsfaktura (umsatzsteuerfreie Rechnungen)

Sowohl der innergemeinschaftliche europäische Warenverkehr zwischen Unternehmen als auch Lieferungen an Seeschiffe sind prinzipiell von der deutschen Umsatzsteuer befreit. In IXOS haben Sie die Möglichkeit, Verkäufe an diese Kunden umsatzsteuerfrei abzuwickeln und dies auf den Rechnungen an diese Kunden entsprechend auszuweisen. Lassen Sie sich vom Kunden glaubhaft versichern bzw. belegen, dass er umsatzsteuerbefreit ist.

Aufgrund der Kennzeichnung zur Umsatzsteuerbefreiung und der korrekt eingetragenen und registrierten Umsatzsteueridentifikationsnummer Ihrer Apotheke sowie Ihrer EU-Kunden wird für die umsatzsteuerbefreiten Kunden eine umsatzsteuerfreie Rechnung mit Verweis auf die Steuerfreiheit nach § 6a UStG bzw. § 8 UStG gestellt.

Umsatzsteuerfreie Rechnungen werden auf eigene DATEV-Konten gebucht und für die GDPdU passend exportiert, unterschieden nach dem Grund der Steuerfreiheit.

Kalkulierte Preise und Rabatte über Rabattmodelle oder aufgrund manueller Vergabe sind vom Umstand der Umsatzsteuerfreiheit nicht betroffen. Sie werden auf Netto-Preise bezogen.

Beachten Sie bei Verkäufen auf GKV-Rezept Folgendes:

Die deutschen gesetzlichen Kostenträger sind in Deutschland angesiedelt, weshalb sie als Leistungsempfänger nicht von der deutschen Umsatzsteuer befreit sind.

D.h. bei Verkäufen auf GKV-Rezept ersparen weder kundenspezifische noch individuelle Gründe (z.B. Ausfuhrbestätigung) einem ausländischen oder steuerbefreiten Kunden die deutsche Umsatzsteuer. Insbesondere die Zuzahlung verringert sich nicht. GKV-Subtotals werden deshalb generell nicht in umsatzsteuerfreie Rechnungen oder in Steuerrückzahlungen einbezogen.

 

Falls Sie keine umsatzsteuerfreien Verkäufe abwickeln möchten, sondern Umsatzsteuerrückzahlungen über ein Dienstleistungsunternehmen ("Tax-Refund"-Unternehmen) abwickeln lassen, nutzen Sie die Tax Free - Bons als Hilfe beim Eintragen der Angaben in die entsprechenden Formulare oder in ein Terminal des Tax-Refund-Unternehmens.

Falls Sie Umsatzsteuerrückzahlungen an Ihre Kunden nach Vorlage der Ausfuhrbescheinigung vornehmen möchten, nutzen Sie die Funktion der Auszahlung an der Kasse auf ein speziell dafür angelegtes DATEV-Konto.

Dieses Vorgehen und das Konto müssen Sie eng mit Ihrem Steuerberater bzw. Ihrer Buchhaltung abstimmen.

Die Möglichkeit zum Erstellen von umsatzsteuerfreien Rechnungen wird als kostenpflichtige Funktion mit der Lizenz 'Faktura Profi' angeboten. Wenden Sie sich bei Interesse an Ihren PHARMATECHNIK-Vertriebsmitarbeiter.

In diesem Hilfethema werden die einzelnen Aspekte zum Erstellen umsatzsteuerfreier Rechnungen zusammenfassend beschrieben. Informationen zur Abwicklung von Tax Free-Verkäufen finden Sie in folgendem Hilfethema: 'Verkauf mit Tax-Refund (Tax-Free) abwickeln'

Europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Für innergemeinschaftlichen europäischen Warenverkehr zwischen Unternehmen, d.h. Lieferungen an ein Unternehmen eines anderen EU-Landes, ist nach § 6a UStG keine deutsche Umsatzsteuer fällig. Dafür muss der Kunde (Firma) eine Adresse außerhalb Deutschlands in der EU vorweisen und eine Umsatzsteuernummer der EU (EU-USt-IdNr.) haben.

Ebenso sind nach § 8 UStG Lieferungen an die See- und Luftschifffahrt prinzipiell von der deutschen Umsatzsteuer befreit.

Außerdem muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Ihrer Apotheke auch zur Nutzung für den europäischen Warenverkehr registriert worden sein.

Informieren Sie sich dazu ggf. beim Bundeszentralamt für Steuern.

Für Ihre europäischen Kunden können Sie dann umsatzsteuerfreie Rechnungen erstellen, welche neben dem Hinweis auf die Steuerfreiheit wegen innergemeinschaftlicher Lieferung und § 6a UStG auch die EU-USt-IdNr. sowohl des Kunden als auch Ihrer Apotheke ausweisen.

 

Kennzeichnung der Apotheken-USt-IdNr. für die Nutzung im europäischen Warenverkehr

Eine Voraussetzung für die Abwicklung umsatzsteuerfreier Verkäufe mit ausländischen Kunden ist, dass Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auch zur Nutzung für den europäischen Warenverkehr registriert wurde. Dies müssen Sie bei den zuständigen Behörden veranlassen.

Wenn dies erfolgt ist, dann vermerken Sie die Registrierung im Modul Firmenstamm auf der Seite Finanzen hinter Ihrer USt-IdNr. mit dem Kontrollkästchen Euro-Adresse eingerichtet.

Bei der Rechnungsstellung an ausländische Kunden wird dann geprüft, ob Sie dieses Kennzeichen gesetzt haben. Wenn dem nicht so ist, können Sie für ausländische Kunden keine umsatzsteuerfreie Rechnung erstellen.

Mehr dazu im Thema 'Finanzen'.

 

Umsatzsteuerbefreiung in den Kontaktdaten eintragen

Um Lieferungen an diese Kunden umsatzsteuerfrei zu fakturieren, müssen Sie in den Stammdaten des Kunden im Feld USt-Ausweisung a.R (Umsatzsteuer-Ausweisung auf der Rechnung) die Umsatzsteuerbefreiung eintragen. Das System prüft sofort, ob notwendige Voraussetzungen geschaffen sind und signalisiert das Fehlen der Voraussetzungen mit einem Warndreieck.

Lassen Sie sich vom Kunden glaubhaft versichern bzw. belegen, dass er umsatzsteuerbefreit ist.

Es stehen folgende Möglichkeiten der Umsatzsteuerbefreiung zur Verfügung:

Sollte die eine der o.g. Voraussetzungen nicht erfüllt sein, wird ein Warndreieck hinter dem Feld angezeigt. Der Tooltipp zeigt an, welche Kriterien noch nicht erfüllt sind.

Mehr dazu im Thema 'Kundenkontakte - Stammdaten'.

 

USt-IdNr. eines Auslandskunden überprüfen lassen

Die europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (EU-USt-IdNr.) des Kunden kann und sollte überprüft werden, weil Sie als Apotheker für die fehlende Umsatzsteuer aufkommen müssen, wenn Ihr Kunde versäumt, sie abzuführen.

Sowohl Deutschland als auch die EU bieten zu diesem Zweck einen online-Service an, welcher in IXOS genutzt wird, um die EU-USt-IdNr. des Kunden zu überprüfen.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte auch, dass das Feld 'USt-ID' im Modul Kontakte auf der Seite Stammdaten als auch im Firmenstamm auf der Seite Finanzen umbenannt wurde in USt-IdNr. Die ist die korrekte veröffentlichte Bezeichnung vom 'Bundeszentralamt für Steuern'.

 

Nutzen Sie zur Prüfung der europäischen USt-IdNr. den Button hinter dem Feld USt-IdNr.. Deutsche USt-IdNr.s können nicht geprüft werden.

Folgende Prüfzustände sind möglich:

 

Mit entsprechenden Hinweismeldungen werden Sie auf eine empfohlene Prüfung und auf ungültige USt-IdNr.s hingewiesen.

Unterschiedliche Schreibweisen der USt-IdNr. werden in IXOS unterstützt, bspw. folgende:

Im Tooltipp des Prüfbuttons wird der Prüfstatus sowie der Zeitpunkt der letzten Prüfung angezeigt.

Mehr dazu im Thema 'USt-ID eines Auslandskunden überprüfen lassen'.

 

Umsatzsteuerfreie Rechnungen erstellen

Die Erstellung umsatzsteuerfreien Rechnungen erfolgt analog zur Erstellung normaler Rechnungen. Mehr dazu im Thema 'Neue Rechnung erstellen / Rechnungslauf durchführen'.

Bei der Erstellung von Rechnungen wird nun im Rechnungs-Total geprüft, ob Sie die Lizenz 'Faktura Profi' für Ihre Apotheke freigeschaltet ist. Falls dies nicht der Fall sein sollte, dann werden die umsatzsteuerfreien Rechnungen nicht zur Erstellung angeboten. Sie werden durchgestrichen dargestellt und Sie erhalten eine entsprechende Hinweismeldung.

Beispiel: Rechnungstotal ohne Lizenz 'Faktura-Profi' und ohne SEPA-Mandat

 

Beachten Sie außerdem folgende Besonderheiten:

 

Beispiele für umsatzsteuerfreie Rechnungen

Auf umsatzsteuerfreien Rechnungen werden die Nettosummen ausgewiesen sowie der Zusatz, welche Art der Umsatzsteuerbefreiung vorliegt:

Bei Heimbelieferung wird davon ausgegangen, dass sich das Heim in Deutschland befindet. Deshalb werden auf Quittungen die Länder in den Adressdaten nicht ausgewiesen.

Falls Sie ausländische Heime beliefern und auf Quittungen die Länder aufdrucken möchten, können Sie die Funktion zum Erstellen einer veränderbaren Expertenkopie des Quittungsdruckformulars nutzen, welches Sie in der Kontaktverwaltung dem Heim zuweisen..

 

Erstellung einer 'Zusammenfassenden Meldung'

Für innergemeinschaftlichen Warenverkehr zwischen Unternehmen, d.h. Lieferungen an ein Unternehmen eines anderen EU-Landes, ist nach § 6a UStG keine deutsche Umsatzsteuer fällig.

Entsprechende Lieferungen muss die Apotheke der Finanzverwaltung in der "Zusammenfassenden Meldung" (ZM) monatlich elektronisch übermitteln. Die Zusammenfassenden Meldung ist seit 2007 zwingend elektronisch abzugeben, bspw. in Elster-online.

Im Modul Auswertungen können Sie die Zusammenfassende Meldung (geschäftlicher EU-Warenverkehr) mit Durchführen - F12 erstellen.

Im Fenster Zusammenfassende Meldung (geschäftlicher EU-Warenverkehr) können Sie den Auswertungszeitraum auswählen. Es wird je Kunde (je USt-IdNr.) eine Zeile mit der Summe im Zeitraum angezeigt. Mit Daten exportieren - F12 werden die Datensätze in eine CSV-Datei exportiert.

Ablageort ist Z:\Apotheke\ZusammenfassendeMeldung. Der Dateiname lautet ZM-<YYYY-MM>.csv" mit YYYY für die Jahres- und MM für die Monatszahl des exportierten Monats. Nach dem erfolgreichen Export wird ein entsprechende Hinweismeldung angezeigt.

Mehr dazu im Thema 'Zusammenfassende Meldung'.

 

Umsatzsteuerrückzahlungen an Kunden vornehmen

Falls Sie Umsatzsteuerrückzahlungen an Ihre Kunden nach Vorlage der Ausfuhrbescheinigung vornehmen möchten, nutzen Sie die Funktion der Auszahlung an der Kasse auf ein speziell dafür angelegtes selbstdefiniertes DATEV-Konto.

Kopieren Sie die vorgelegte Ausfuhrbescheinigung des Kunden und legen Sie diese Ihrem Steuerberater bei Lieferung der DATEV-Daten vor.

Erstatten Sie keine Umsatzsteuer zurück, wenn Sie keinen Ausfuhrbeleg dafür vorweisen können. Von einigen Finanzverwaltungen werden solche Vorgänge systematisch geprüft.

 

DATEV: Buchung und Datenexport umsatzsteuerfreier Rechnungen

Bei Geschäften mit umsatzsteuerbefreiten Kunden (Seeschiffe) und mit Geschäftskunden aus dem EU-Ausland werden die Datensätze mit folgenden Konten für DATEV erzeugt und exportiert.

Mehr dazu im Thema 'DATEV'.

 

GDPdU-Export der Daten

Aufgrund der umsatzsteuerfreien Rechnungen entstehen neue Buchungssätze entsprechend steuerrechtlich Vorgaben beim GDPdU-Export. Auf diese wird im Begleitdokument für den GDPdU-Export eingegangen.

Mehr dazu im Thema 'GDPdU und Kassen-Nachschau'.

 

Weitere Info und Funktionen

 

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