Einwilligungserklärung verwalten

Um die Daten eines Kunden speichern zu dürfen, müssen Sie dessen schriftliche Einwilligung vorliegen haben. Dabei gilt es folgende Anwendungsfälle zu unterscheiden:

Der Kunde kann dem Speichern seiner 'normalen' personenbezogenen Daten wie bspw. Name und Anschrift, inklusive seiner gesundheitsrelevanten Daten wie bspw. der Erfassung seiner Erkrankungen zum Zweck des CAVE-Checks zustimmen. Diese Daten dürfen nur innerhalb der Apotheke bzw. innerhalb eines Filial- und Partnerapothekenverbundes gemäß der erteilten Einwilligung verwendet werden.
Außerdem kann der Kunde in dieser Erklärung zustimmen oder ablehnen, Werbung per Handzettel, per Post, E-Mail oder Telefon zu erhalten.
Unabhängig davon, ob beim Kunden der Kontaktaustausch in einem Verbund von Filial- und Partnerapotheken aktiviert ist, werden alle beteiligten Apotheken in der Einwilligungserklärung aufgeführt. Mit dem Speichern der personenbezogenen Daten stimmt der Kunde dadurch gleichzeitig dem Kontaktaustausch zu.
Wird der Kunde zusätzlich über das Medikationsmanagement betreut, so muss er zusätzlich hierzu zustimmen, da entgegen der ausschließlichen Betreuung über die Apotheke hier eine Weitergabe von betreuungsrelevanten Daten an Dritte (z.B. Ärzte und Krankenhäuser) erfolgt.

Um diesen verschiedenen Möglichkeiten Rechnung zu tragen, muss die Einwilligungserklärung auf jeden Kunden abgestimmt werden.

Nutzen Sie dazu in den Kontaktdetails des Kunden auf der Seite Stammdaten die Funktion Einwillig. verwalten - F10.

Die in IXOS vorinstallierten Erklärungen sind als Vorlagen zu verstehen, die bei Bedarf von Ihnen den konkreten Belangen angepasst werden müssen. Es ist Aufgabe des Datenschutzverantwortlichen in Ihrer Apotheke, insbesondere bei selbst erstellten Erklärungen, sicherzustellen, dass die Formulierungen auf den Erklärungen datenschutzrechtlich dem konkreten Umgang mit personenbezogenen Daten in der Apotheke und in IXOS entsprechen.

Aktuell geht man bei Einwilligungserklärungen von einer pauschalen Gültigkeit von bis zu 2 Jahren aus. Danach sollte auch eine noch vorhandene Einwilligung aktualisiert werden. Bei Wegfall der Rechtsgrundlage sind die Daten zu löschen - sofern sie nicht zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Anforderungen benötigt werden (z.B. Steuerrecht bis zu 10 Jahre). Allerdings sind die Daten in diesem Fall gegen eine Verwendung auf der Anwendungsoberfläche dauerhaft zu sperren, d.h. in IXOS auf den Status 'Gesperrt' zu setzen.

Standardmäßig wird bei Neuanlage eines Kundenkontaktes sowie bei der Änderung personenbezogener Daten mit dem automatischen Aufblenden des Fensters Einwilligungserklärung verwalten die Möglichkeit zum Eintragen und Ablegen der ggf. erteilten Einwilligung des Kunden zur Speicherung personenbezogener Daten gegeben. Dieses Verhalten können Sie mit dem Konfigurationsparameter 'Hinweismeldung auf fehlende Einwilligungserklärung' konfigurieren, bspw. wenn Sie mit selbst angefertigten Einwilligungserklärungen arbeiten.