Einwilligungserklärung verwalten

Um die Daten eines Kunden speichern zu dürfen, müssen Sie dessen schriftliche Einwilligung vorliegen haben. Dabei gilt es folgende Anwendungsfälle zu unterscheiden:

• Der Kunde kann dem Speichern seiner 'normalen' personenbezogenen Daten wie bspw. Name und Anschrift, inklusive seiner gesundheitsrelevanten Daten wie bspw. der Erfassung seiner Erkrankungen zum Zweck des CAVE-Checks zustimmen. Diese Daten dürfen nur innerhalb der Apotheke bzw. innerhalb eines Filial- und Partnerapothekenverbundes gemäß der erteilten Einwilligung verwendet werden.

  Außerdem kann der Kunde in dieser Erklärung zustimmen oder ablehnen, Werbung per Handzettel, per Post, E-Mail oder Telefon zu erhalten.

  Unabhängig davon, ob beim Kunden der Kontaktaustausch in einem Verbund von Filial- und Partnerapotheken aktiviert ist, werden alle beteiligten Apotheken in der Einwilligungserklärung aufgeführt. Mit dem Speichern der personenbezogenen Daten stimmt der Kunde dadurch gleichzeitig dem Kontaktaustausch zu.

• Wird der Kunde zusätzlich über das Medikationsmanagement betreut, so muss er hierzu mit separater Einwilligungserklärung zustimmen, da entgegen der ausschließlichen Betreuung über die Apotheke hier eine Weitergabe von Daten an Dritte (z.B. Ärzte und Krankenhäuser) erfolgt.

Um diesen verschiedenen Möglichkeiten Rechnung zu tragen, muss die Einwilligungserklärung auf jeden Kunden abgestimmt werden.

Nutzen Sie dazu in den Kontaktdetails des Kunden auf der Seite Stammdaten die Funktion Einwillig. verwalten - F10.

Standardmäßig wird bei Neuanlage eines Kundenkontaktes sowie bei der Änderung personenbezogener Daten mit dem automatischen Aufblenden des Fenster Einwilligungserklärung verwalten die Möglichkeit zum Eintragen und Ausdrucken der ggf. erteilten Einwilligung des Kunden zur Speicherung personenbezogener Daten gegeben. Dieses Verhalten können Sie mit dem Konfigurationsparameter 'Hinweismeldung auf fehlende Einwilligungserklärung' konfigurieren, bspw. wenn Sie mit selbst angefertigten Einwilligungserklärungen arbeiten.

Wichtige Elemente des Fensters anzeigen ...

 

Im Fenster sehen Sie folgende Informationen:

• Personenbezogene Daten
  • Einwilligung zur Datenspeicherung ausgehändigt am - Aktivieren Sie diese Option, um zu dokumentieren, dass Sie dem Kunden die ausgedruckte Einwilligungserklärung zum Durchlesen mitgegeben haben. Tragen Sie das Datum ein.
    • Unterschrieben zurückerhalten - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Ihnen die vom Kunden unterschriebene Einwilligungserklärung vorliegt.
    • mit Werbung - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Kunde Werbung bspw. per Handzettel wünscht.
      • Per Post - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Kunde zusätzlich Werbung per Post wünscht.
      • Digital - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Kunde zusätzlich Werbung auf digitalem Weg (z.B. App oder Web) wünscht.
      • Per Telefon - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Kunde zusätzlich Werbung per Telefon wünscht.
  • Einwilligung zur Datenspeicherung nicht erteilt - Aktivieren Sie diese Option, um zu dokumentieren, dass der Kunde die Einwilligungserklärung abgelehnt oder nicht erteilt hat.
• Betreuungsrelevante Daten
  • Einwilligung zur Datenspeicherung ausgehändigt am - Aktivieren Sie diese Option, um zu dokumentieren, dass Sie dem Kunden die ausgedruckte Einwilligungserklärung zum Medikationsmanagement zum Durchlesen mitgegeben haben. Tragen Sie das Datum ein.
    • Unterschrieben zurückerhalten - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Ihnen die vom Kunden unterschriebene Einwilligungserklärung zum Medikationsmanagement vorliegt.
    • Medikationsmanagement - Die nicht editierbare Checkbox sagt aus, dass der Kunde damit der Speicherung seiner medikationsrelevanten Daten zustimmt.
  • Einwilligung zur Datenspeicherung nicht erteilt - Aktivieren Sie diese Option, um zu dokumentieren, dass der Kunde die Einwilligungserklärung zum Medikationsmanagement abgelehnt oder nicht erteilt hat.

Einwilligungserklärung verwalten

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Das Fenster Einwilligungserklärung verwalten öffnet sich nach folgenden Bedieneraktionen:
   • beim Anlegen eines neuen Kunden mit anschließendem Speichern der Daten
   • mit Aufruf der Funktion Einwillig. verwalten - F10 auf der Seite Stammdaten
   • mit Auswahl des // Statusbuttons zur Einwilligungserklärung auf der Seite Stammdaten am Feld Einwilligungserklärung
2. Falls der Kunde nicht möchte, dass seine betreuungsrelevanten Daten gespeichert werden, wählen Sie unter der Speicherung personenbezogener Daten aus, ob und wann (Datum) dem Kunden die Einwilligungserklärung zur Speicherung personenbezogener Daten ausgehändigt wurde, ob und welche Form der Werbung der Kunde wünschte und ob er diese Einwilligungserklärung unterschrieben und zurückgegeben hat.
3. Falls der Kunde einwilligt, dass seine betreuungsrelevanten Daten im Rahmen des Medikationsmanagements gespeichert werden, wählen Sie aus, ob und wann (Datum) dem Kunden die Einwilligungserklärung zur Speicherung betreuungsrelevanter Daten ausgehändigt und ob er diese Einwilligungserklärung unterschrieben und zurückgegeben hat.
4. Drucken Sie die Einwilligungserklärungen ggf. aus. Mehr dazu im Abschnitt 'Einwilligungserklärung ausdrucken'.
5. Wählen Sie Speichern & Schließen - F12, um die Daten zu speichern und das Fenster zu schließen.

Damit haben Sie die vom Kunden eingewilligten Datenspeicherungen im System hinterlegt.

Einwilligungserklärung ausdrucken

Beim Verwalten der Einwilligungserklärung können Sie diese gleich ausdrucken:

• Nutzen Sie die Funktion (Einwillig. drucken - F9), um die Einwilligungserklärung zur Speicherung personenbezogener Daten auszudrucken.
• Nutzen Sie die Funktion (Einwillig.-MM drucken - F10), um die Einwilligungserklärung zur Speicherung medikationsrelevanter Daten inkl. Vollmacht für eine evtl. automatische Rezeptanforderung beim Therapiearzt auszudrucken.
• Nutzen Sie die Funktion (Alles drucken - F11), um beide Einwilligungserklärungen auszudrucken.

Zum Ausdrucken der beiden Arten der Einwilligungserklärung können Sie von jeder Seite der Kontaktdetails auch die Druckfunktion Drucken - F9 mit nachfolgender Auswahl der Einträge Einwilligungserklärung ... nutzen. Mehr dazu im Thema 'Kontaktbezogene Ausdrucke erstellen'.

Bei der personenbezogenen Einwilligungserklärung werden alle Optionen zur Werbung (per Post, digital, Telefon) aufgeführt, sofern der Kunde bisher keine Einwilligungserklärung erteilt hatte. Bei bereits erteilter Einwilligungserklärung werden die Werbungsoptionen entsprechend der Einstellung in der Verwaltung der Einwilligungserklärung aufgedruckt.

Automatisches Einblenden der Einwilligungserklärung konfigurieren

Bei der Neuanlage von Kunden wird die Erstellung einer Einwilligungserklärung automatisch angeboten, sofern noch keine Einwilligungserklärung vorliegt.

Wenn Sie ein anderes Vorgehen, bspw. mit selbst erstellten Einwilligungserklärungen bevorzugen, dann deaktivieren Sie den Konfigurationsparameter Hinweismeldung Einwilligungserklärung. Sie finden ihn in den Systemeinstellungen der Beratung, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Einwilligungserklärung.

Mehr dazu im Thema 'Hinweismeldung auf fehlende Einwilligungserklärung'.

Weitere Info und Funktionen

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