Einwilligungserklärung verwalten

Um die Daten eines Kunden speichern zu dürfen, müssen Sie dessen schriftliche Einwilligung vorliegen haben. Dabei gilt es folgende Anwendungsfälle zu unterscheiden:

• Der Kunde kann dem Speichern seiner „normalen“ personenbezogenen Daten wie bspw. Name und Anschrift, inklusive seiner gesundheitsrelevanten Daten wie bspw. der Erfassung seiner Erkrankungen zum Zweck des CAVE-Checks zustimmen. Diese Daten dürfen nur innerhalb der Apotheke bzw. innerhalb eines Filial- und Partnerapothekenverbundes gemäß der erteilten Einwilligung verwendet werden.

  Außerdem kann der Kunde in dieser Erklärung zustimmen oder ablehnen, Werbung digital, telefonisch oder per Post zu erhalten.

  

  

• Stimmt der Kunde dem Kontaktaustausch im Verbund oder in einem Teilverbund zu, können Sie die Zustimmung in IXOS abbilden. Die beteiligten Apotheken werden folglich in der Einwilligungserklärung aufgeführt, sofern die Liste der beteiligten Apotheken nicht durch einen Freitext ersetzt wurde.

  

• Wird der Kunde zusätzlich über das Medikationsmanagement betreut, so muss er zusätzlich hierzu zustimmen, da entgegen der ausschließlichen Betreuung über die Apotheke hier eine Weitergabe von betreuungsrelevanten Daten an Dritte (z. B. Ärzte und Krankenhäuser) erfolgt.

  

Um diesen verschiedenen Möglichkeiten Rechnung zu tragen, muss die Einwilligungserklärung auf jeden Kunden abgestimmt werden.

Standardmäßig wird bei Neuanlage eines Kundenkontaktes sowie bei der Änderung personenbezogener Daten mit dem automatischen Aufblenden des Fensters Einwilligungserklärung verwalten die Möglichkeit zum Eintragen und Ablegen der ggf. erteilten Einwilligung des Kunden zur Speicherung personenbezogener Daten gegeben. Dieses Verhalten können Sie mit dem Konfigurationsparameter 'Hinweismeldung auf fehlende Einwilligungserklärung' konfigurieren, bspw. wenn Sie mit selbst angefertigten Einwilligungserklärungen arbeiten und diese nicht in IXOS verwalten möchten.

Wichtige Elemente des Fensters

• Personenbezogene Daten

  • Einwilligung zur Datenspeicherung - Aktivieren Sie diese Option, um zu dokumentieren, dass Sie dem Kunden die Einwilligungserklärung zum Durchlesen zur Verfügung gestellt haben.

    • ausgehändigt am - Tragen Sie das Datum der Bereitstellung ein.

    • Status - ein Icon zeigt den aktuellen Unterzeichnungsstatus an:

      • - Die Einwilligungserklärung über personenbezogene Daten wurde vom Kunden unterschrieben.

      • - Die Einwilligungserklärung über personenbezogene Daten wurde ausgehändigt, ist aber vom Kunden noch nicht unterschrieben.

      • - Es liegt bereits eine erteilte, unterschriebene Einwilligungserklärung vor, diese ist aber zu aktualisieren bzw. erneut zu unterschreiben.

    • Version - Datum der ausgehändigten Version und ggf. Kürzel der Filial- oder Partnerapotheke, die die Version verwaltet.

    • unterschrieben - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Ihnen die vom Kunden unterschriebene Einwilligungserklärung vorliegt.

      • durch gesetzlichen Vertreter - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn ein gesetzlicher Vertreter für den Kunden unterschrieben hat. Ist der gesetzliche Vertreter als Kontakt gespeichert, können Sie diesen über den Browse-Button auswählen und zuordnen. Alternativ muss der Name und Vorname des gesetzlichen Vertreters im Eingabefeld eingetragen werden.

    • mit Werbung - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Kunde jeglicher Art von Werbung zustimmt. Werbung kann in diesem Fall auf jede der darunter genannten Wegen erfolgen. Stimmt der Kunde dem Erhalt von Werbung auf allen Kommunikationswegen zu, wählen Sie die Option alle Kommunikationswege aus. Falls der Kunde nur Werbung auf bestimmten Wegen zustimmen möchte, wählen Sie die Option nur und aktivieren Sie die jeweilige(n) Checkbox(en).

    • betreuungsrelevante Daten - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Kunde zusätzlich der Speicherung von betreuungsrelevanten Daten (z.B. im Rahmen des Medikationsmanagements) zustimmt.

  • Kontakt austauschen (nur in Apothekenverbünden mit Kontaktaustausch) - Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Kunde dem Kontaktaustausch zustimmt und die Kontaktdaten des Kunden im Filial- und Partnerapothekenverbund ausgetauscht werden sollen. Es werden sämtliche Stammdaten ausgetauscht. Wenn für Ihren Apothekenverbund Teilverbunde konfiguriert sind, können Sie im Dropdown-Menü auswählen, ob der Kontakt mit dem gesamten Verbund oder mit dem Teilverbund ausgetauscht werden soll.

    Bei Kunden (nicht juristischen Kontakten) ist der Kontaktaustausch initial deaktiviert. Diese Vorbelegung kann mit dem Konfigurationsparameter Kontaktaustausch automatisch zulassen geändert werden.

    Beachten Sie, dass der Kontaktaustausch nur bei Kunden ohne weitere Kontaktrolle sowie Heimen oder Kliniken rückgängig gemacht werden kann.

  • Einwilligung zur Datenspeicherung nicht erteilt - Aktivieren Sie diese Option, um zu dokumentieren, dass der Kunde die Einwilligungserklärung abgelehnt oder nicht erteilt hat.

  Ein gelbes Warndreieck in der oberen rechten Ecke mit dem Hinweis „Datenschutzeinstellungen prüfen!“ macht Sie darauf aufmerksam, dass unter Systempflege > Systemeinstellungen > Beratung: Kontakte > Datenschutz mindestens ein Konfigurationsparameter den Höchstwert aufweist und/oder kein Datenschutzbeauftragter im Firmenstamm angegeben wurde. Prüfen Sie daher Ihre Datenschutzeinstellungen und passen Sie diese ggf. an. Der Tooltipp liefert Ihnen genauere Informationen. Mehr dazu lesen Sie im Tipps & Tricks-Artikel „Datenschutz-Einstellungen“.

Einwilligungserklärung verwalten

1. Öffnen Sie das Fenster Einwilligungserklärung verwalten auf einem der folgenden Wege:

   • mit Aufruf der Funktion Einwillig. verwalten - F10 in Beratung > Kontakte > Kontaktdetails > Stammdaten

   • mit Auswahl des //// Statusbuttons zur Einwilligungserklärung in Beratung > Kontakte > Kontaktdetails > Stammdaten am Feld Einwilligungserklärung oder im Fenster Kundendaten übernehmen

   • mit Auswahl des Statusbuttons /// zur Einwilligungserklärung in der Trefferliste der Kontaktsuche, falls die Spalte „Einwilligungserklärung (Icon)“ konfiguriert ist

2. Falls der Kunde der Speicherung seiner personenbezogenen Daten einwilligt, wählen Sie die Option Einwilligung zur Datenspeicherung aus. Geben Sie zudem an, ob der Kunde zusätzlich dem Erhalt von Werbung zustimmt und auf welchem Weg und ob der Kunde einwilligt, dass seine betreuungsrelevanten Daten im Rahmen des Medikationsmanagements gespeichert werden. In Apothekenverbünden mit Kontaktaustausch können Sie zusätzlich festlegen, ob der Kundenkontakt unter den Filial- und Partnerapotheken ausgetauscht werden soll.

   Die Einwilligungserklärung wird entsprechend angepasst.

3. Stellen Sie die Einwilligungserklärung dem Kunden zur Unterzeichnung bereit:

   • Digitale Kundenunterschrift

     Wählen Sie Digitale Unterschrift - F8 und gehen Sie vor wie in Digitale Kundenunterschrift beschrieben. Um das unterschriebene Dokument einzusehen, klicken Sie auf das DMS- oder PDF-Symbol neben dem Feld Einwilligungserklärung.

   • Einwilligungserklärung ausdrucken

     Nutzen Sie die Funktion (Einwillig. drucken - F9), um die Einwilligungserklärung zur Speicherung personenbezogener Daten und ggf. zur Speicherung betreuungsrelevanter Daten inkl. Vollmacht für eine evtl. automatische Rezeptanforderung beim Therapiearzt, zum Erhalt von Werbung und zum Kontaktaustausch auszudrucken.

     Wenn Sie angepasste Einwilligungserklärungen verwenden, wählen Sie jeweils Einwillig. drucken - F9, um die Einwilligungserklärung auszudrucken.

     Geben Sie bei der aufblendenden Abfrage an, ob Sie die Einwilligungserklärung lediglich gedruckt oder bereits unterschrieben zurückerhalten haben. Der Status der Einwilligungserklärung wird entsprechend aktualisiert.
     Als Datum der Aushändigung wird beim Ausdruck aus Kontakte-Trefferlisten und aus dem Modul Reports automatisch das Druckdatum eingetragen.

4. Wenn Sie die Einwilligungserklärung nicht ausgehändigt, sondern lediglich angepasst haben, speichern Sie die Änderungen mit Speichern & Schließen - F12.

Automatisches Einblenden der Einwilligungserklärung konfigurieren

Bei der Neuanlage von Kunden wird die Erstellung einer Einwilligungserklärung automatisch angeboten, sofern noch keine Einwilligungserklärung vorliegt.

Wenn Sie ein anderes Vorgehen, bspw. mit selbst erstellten Einwilligungserklärungen bevorzugen und diese nicht in IXOS verwalten, dann deaktivieren Sie den Konfigurationsparameter Hinweismeldung auf fehlende Einwilligungserklärung. Sie finden ihn unter Systemeinstellungen>Beratung>„Systemparameter“>Datenschutz.

Mehr dazu im Thema 'Hinweismeldung auf fehlende Einwilligungserklärung'.

Widerruf der Einwilligung abbilden

1. Öffnen Sie das Fenster Einwilligungserklärung verwalten auf einem der folgenden Wege:

   • mit Aufruf der Funktion Einwillig. verwalten - F10 in Beratung > Kontakte > Kontaktdetails > Stammdaten

   • mit Auswahl des Statusbuttons zur Einwilligungserklärung in Beratung > Kontakte > Kontaktdetails > Stammdaten am Feld Einwilligungserklärung

   • mit Auswahl des Statusbuttons /// zur Einwilligungserklärung in der Trefferliste der Kontaktsuche, falls die Spalte „Einwilligungserklärung (Icon)“ konfiguriert ist

2. Wählen Sie die Option Einwilligung zur Datenspeicherung nicht erteilt aus.

3. Speichern Sie mit Speichern & Schließen - F12.

   IXOS bietet Ihnen – außer im Rahmen von Verkaufsvorgängen – an, den Kontakt entsprechend zu sperren.

4. Sie haben folgende Möglichkeiten:

   1. Wählen Sie Ja, um den Kontakt mit sofortiger Wirkung zu sperren.

   2. Wählen Sie Nein, um den Kontakt zu einem späteren Zeitpunkt zu sperren.

      Es empfiehlt sich, die Kundenkontakte mit nicht erteilter Einwilligung regelmäßig mithilfe der Reports auszuwerten und per Massendatenverarbeitung zu sperren. Dafür steht Ihnen die vordefinierte Abfrage „Einwilligungserklärung“ zur Verfügung.

   3. Wählen Sie Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.

Weitere Info und Funktionen

Tipps & Tricks: Einwilligungserklärung anpassen

Aktualisierung der Einwilligungserklärung