IXOS-Dokumentenmanagementsystem ORBIZ

Mit dem IXOS Dokumententenmanagement bietet Ihnen PHARMATECHNIK eine vollwertige, revisionssichere und integrierte Dokumentenmanagement-Lösung an. Eine Lösung, mit der Sie sofort starten können. Sowohl in IXOS erzeugte Dokumente, als auch von extern eingescannte Unterlagen (z.B. Großhandelsrechnungen, Telefonrechnung, …) finden in einer übersichtlichen und bereits vorkonfigurierten Ordnerstruktur Platz, die Sie aber auch nach Ihren Vorstellungen anpassen können.

DMS buchen und in Betrieb nehmen

Um dieses Zusatzmodul zu buchen, wechseln Sie in die Systempflege und rufen Sie Firmenstamm > Zusatzmodule auf. Auf dieser Seite finden Sie Informationen zum Dokumentenmanagementsystem. Mit Modul bestellen - F12 starten Sie den Bestellvorgang. Mit Produktseite öffnen - F5 gelangen Sie auf die PHARMATECHNIK-DMS-Seite. Mehr dazu lesen Sie in Zusatzmodule.

 

Eine FAQ-Seite mit häufig gestellten Fragen finden Sie hier:  'FAQ - häufig gestellte Fragen zum DMS IXOS ORBIZ'

 

Dokumentenmanagementsystem (DMS) starten

Wählen Sie Büro > DMS-Dokumentenmanagement.

 

Das Hauptfenster öffnet sich.

 

 

Fensterbereiche

Das Hauptfenster besteht aus den folgenden vier Fensterbereichen:

 

1. Ordneransicht

In der Ordneransicht werden alle vorhandenen Dokumente in einer Baumstruktur angezeigt. Neu eingescannte Dokumente erscheinen dort im Eingangsordner oder im automatisch zugehörigen Zielordner. Die Sortierung erfolgt numerisch/alphabetisch. Order mit Ziffern in absteigender Reihenfolge (höchste zuerst), Ordner mit Buchstaben in aufsteigender Reihenfolge (A - Z). Sind in einem Ordner ein oder mehrere Dokumente enthalten, so erscheint dieses Symbol , und die Anzahl der aktiven Dokumente ist in Klammern dahinter angegeben.

Mehr dazu im Thema 'Ordner und Dokumente in der Ansicht der Ordnerstruktur verwalten'.

 

2. Suche

Im Feld Suche geben Sie einen Suchbegriff wie Dokumentnamen oder -nummer, Kundennamen, oder andere in den Dokumenten enthaltene Information ein. Der Stern (*) funktioniert als Platzhalter, um die Suche auszuweiten. Eingrenzen können Sie die Suche über die Ordner-Auswahlliste (alle, aktuelle, inklusive Unterordner).

• Starten Sie die Suche mit der Eingabetaste oder dem Lupensymbol.
• Grenzen Sie eine Suche genauer ein mit F6 - Filtereinstellungen. Mehr dazu im Thema 'Filtersuche und Schnellsuche im DMS'.
• Mit dem Papierkorb-Symbol setzen Sie die Suchparameter zurück.

 

3. Trefferliste mit Dokumentendetails

Die Trefferliste zeigt die gefundenen Dokumente in absteigender Reihenfolge an. Die Dokumente werden mit Datum und Kontaktzugehörigkeit des Dokuments und anderen Eigenschaften und je nach Konfiguration weiteren Metadaten aufgelistet.

Über das Kontextmenü

können Sie Dokumente exportieren, die Dokumentenhistorie anzeigen und 'Vorgangsdetails - Navigation aus dem DMS in IXOS-Vorgänge' 'Vorgangsdetails - Navigation aus dem DMS in IXOS-Vorgänge' öffnen.

 

Die Dokumentendetails können je nach Dokumentenart in der Registerkarte Verschlagwortung z. B. die folgenden Angaben enthalten:

• Dokumentenart, Mandant, Belegdatum, Belegnummer, Wert, relevant für das Finanzamt.

Diese Metadaten können Sie bearbeiten. Mehr dazu im Thema 'Verschlagwortung (Metadaten) bearbeiten oder ergänzen'.

 

Mit F8 - Details ausblenden/einblenden können Sie diesen Fensterteil ausblenden und wieder einblenden.

In der Registerkarte Notiz können Sie zusätzliche Anmerkungen zum Dokument eintragen. Geben Sie eine Notiz ein, dann erscheint ein Symbol vor der Notiz:

 

Die Registerkarte Eigenschaften enthält die folgenden Dokumenteigenschaften:

• Erstelldatum, Ersteller, Programm, Dateiname, Pfad, Exportiert, Verfall(sdatum)

Eigenschaften eines Dokumentes können in diesem Fensterteil nicht verändert werden.

 

4. PDF-Ansicht

In der PDF-Ansicht wird das PDF-Dokument angezeigt. Sie können zum Dokument neue Seiten hinzufügen (einscannen), Dokumentstempel setzen, Seiten hinzufügen und löschen, Seiten drehen und verschieben und in das Dokument hinein- oder herauszoomen.

 

Bei mehrseitigen Dokumenten erscheint unterhalb des Dokuments eine Seitenvorschau, in der Sie mithilfes des Kontextmenüs Seiten verschieben, drehen und löschen können.

Mehr dazu im Thema 'Dokumente in der PDF-Ansicht bearbeiten'.

 

Anzeige aktualisieren

Um die Anzeige zu aktualisieren, klicken Sie oben rechts im Bildschirm auf .

 

Funktionen im Hauptfenster

Die folgenden Funktionen stehen im Hauptfenster unten auf den Schaltflächen zur Verfügung:

Taste	Funktion	Beschreibung	mehr dazu in
F1	Speichern	speichert Dokument und zugehörige Änderungen
F2	Suche	setzt Cursor/Fokus in Suchfeld	'Filtersuche und Schnellsuche im DMS'
F3	Neu	öffnet das Scanfenster	'Dokumente scannen oder importieren' 'DMS-Einstellungen'
F4	Dokument löschen	löscht markiertes Dokument	'Dokumente löschen und wiederherstellen'
F5	E-Mail senden	öffnet eine neue Nachricht, um das oder die markierten Dokumente per E-Mail zu versenden	'E-Mail-Postfach'
F6	Filtereinstellungen	öffnet Filtereinstellungsdialog	'Filtersuche und Schnellsuche im DMS'
F7	Vorgangsdetails	springt auf den ursprünglichen Vorgang zurück, z. B. Wareneingang, wenn das Dokument ursprünglich im Wareneingang eingescannt wurde	'Vorgangsdetails - Navigation aus dem DMS in IXOS-Vorgänge'
F8	Details ausblenden	blendet Details in der Trefferliste aus
F9	Drucken	druckt ausgewähltes Dokument
F10	Dokumentenhistorie	zeigt den Verlauf der Änderungen eines Dokuments an	'Dokumentenhistorie'
F11	Alle markieren/Markierung entfernen	markiert alle Dokumente innerhalb der Trefferliste/nimmt Markierung zurück (auch markieren und mit Strg erweitern)
F12	Archivieren	archiviert ein Dokument	'Dokumente archivieren'
Strg + F3	Datei importieren	öffnet Windows-Explorer zum Auswählen einer PDF-Datei	'Dokumente scannen oder importieren'
Strg + F4	Dokument aktivieren	Aktiviert ein zuvor gelöschtes Dokument	'Dokumente löschen und wiederherstellen'
Strg + F6	Kontaktdetails	öffnet die zum Dokument zugehörigen Kontaktdetails in den Stammdaten
Strg + F8	Ordnerstruktur ausblenden/einblenden	"ausblenden" blendet die Ordnerstruktur aus und vergrößert damit die Fensterbereiche Trefferliste und PDF-Ansicht - "einblenden" blendet die zuvor ausgeblendete Ordnerstruktur wieder ein
Strg + F9	Export	exportiert das ausgewählte Dokument/die ausgewählten Dokumente	'Dokumente exportieren'
Strg + F10	Historie	zeigt den Verlauf der Änderungen aller Dokumente an	'Historie'
Strg + F12	Archivierung zurücksetzen	macht den Archivierungsvorgang rückgängig	'Dokumente archivieren'

 

 

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