IXOS-Dokumentenmanagementsystem ORBIZ

Mit dem IXOS Dokumententenmanagement bietet Ihnen PHARMATECHNIK eine vollwertige, revisionssichere und integrierte Dokumentenmanagement-Lösung an. Eine Lösung, mit der Sie sofort starten können. Sowohl in IXOS erzeugte Dokumente, als auch von extern eingescannte Unterlagen (z. B. Großhandelsrechnungen, Telefonrechnung, …) finden in einer übersichtlichen und bereits vorkonfigurierten Ordnerstruktur Platz, die Sie aber auch nach Ihren Vorstellungen anpassen können.

Das Dokumentenmanagementsystem IXOS ORBIZ haben wir in den folgenden Texten zur besseren Lesbarkeit häufig mit DMS abgekürzt.

DMS buchen und in Betrieb nehmen

Um dieses Zusatzmodul zu buchen, wechseln Sie in die Systempflege und rufen Sie Firmenstamm > Zusatzmodule auf. Auf dieser Seite finden Sie Informationen zum Dokumentenmanagementsystem. Mit Modul bestellen - F12 starten Sie den Bestellvorgang. Mit Produktseite öffnen - F5 gelangen Sie auf die PHARMATECHNIK-DMS-Seite. Mehr dazu lesen Sie in Zusatzmodule.

Eine FAQ-Seite mit häufig gestellten Fragen finden Sie hier:  'ORBIZ DMS – FAQ'.

Dokumentenmanagementsystem (DMS) starten

  1. Wählen Sie Büro > DMS-Dokumentenmanagement.

    Beim allerersten Start des Dokumentenmanagementsystem in IXOS erscheint ein Hinweisfenster, das Sie über automatisch konfigurierte Einstellungen informiert. Mehr zu den geänderten Einstellungen finden Sie hier Hinweismeldung auf automatisch konfigurierte Einstellungen.
  2. Bestätigen Sie den Hinweis mit OK.

    Das Hauptfenster öffnet sich.

Fensterbereiche

Das Hauptfenster besteht aus den folgenden Fensterbereichen:

Ordneransicht

In der Ordneransicht werden alle vorhandenen Dokumente in einer Baumstruktur angezeigt. Neu eingescannte Dokumente erscheinen dort im Eingangsordner oder im automatisch zugehörigen Zielordner. Die Sortierung erfolgt numerisch/alphabetisch. Order mit Ziffern in absteigender Reihenfolge (höchste zuerst), Ordner mit Buchstaben in aufsteigender Reihenfolge (A - Z). Sind in einem Ordner ein oder mehrere Dokumente enthalten, so erscheint dieses Symbol , und die Anzahl der aktiven Dokumente ist in Klammern dahinter angegeben.

Mehr dazu im Thema 'Ordner und Dokumente in der Ansicht der Ordnerstruktur verwalten'.

Suche

Im Feld Suche geben Sie einen Suchbegriff wie Dokumentnamen oder -nummer, Kundennamen, oder andere in den Dokumenten enthaltene Information ein. Der Stern (*) funktioniert als Platzhalter, um die Suche auszuweiten. Eingrenzen können Sie die Suche über die Ordner-Auswahlliste (alle, aktuelle, inklusive Unterordner).

Trefferliste mit Dokumentendetails

Die Trefferliste zeigt die gefundenen Dokumente in absteigender Reihenfolge an. Die Dokumente werden mit Datum und Kontaktzugehörigkeit des Dokuments und anderen Eigenschaften und je nach Konfiguration weiteren Metadaten aufgelistet.

Folgende Symbole kommen in der Trefferliste vor:

Es liegen eine Notiz zum Dokument vor
Dokument wurde gestempelt, siehe Dokumente stempeln
Dokument ist eine E-Rechnung, siehe E-Rechnungen im ORBIZ DMS

Im unteren Bereich finden Sie den Bereich Details.Dieser enthält folgende Informationen:

  • Registerkarte Verschlagwortung mit den Eingabefeldern Dokumentenart, Mandant, Kontakt, Belegdatum, Signatur HBA, Checkbox Finanzamt. Je nach Dokumentenart können weitere Eingabefelder dazukommen. Mehr dazu hier: Dokumente verschlagworten.

  • Registerkarte Notiz zur Eingabe zusätzlicher Anmerkungen zum Dokument. Geben Sie eine Notiz ein, erscheint ein Symbol in der Registerkartenbezeichnung:

  • Registerkarte Eigenschaften mit folgenden Informationen: Erstelldatum, Ersteller, Programm, Dateiname, Pfad, Exportiert, Verfall. Diese Dokumenteigenschaften können nicht verändert werden.

Mit F8 - Details ausblenden/einblenden können Sie den Detailbereich aus- und einblenden.

PDF-Ansichtsbereich

Im PDF-Ansichtsbereich wird das Dokument angezeigt. Sie können zum Dokument neue Seiten hinzufügen (einscannen oder importieren), Dokumentstempel setzen, Seiten löschen, drehen und verschieben und in das Dokument hinein- oder herauszoomen.

Bei mehrseitigen Dokumenten erscheint unterhalb des Dokuments eine Seitenvorschau, in der Sie mithilfes des Kontextmenüs Seiten verschieben, drehen und löschen können.

Anhänge

Hier erscheint bei mehrseitigen Dokumenten eine Seitenvorschau, in der Sie mithilfe des Kontextmenüs Seiten verschieben, drehen und löschen können.

Bei E-Rechnungen wird die XML-Datei als Anhang angezeigt. Wählen Sie diese Datei, öffnet sich die PDF-Version der Rechnung im externen PDF-Reader.

Mehr dazu im Thema 'Dokumente im PDF-Ansichtsbereich bearbeiten'.

Anzeige aktualisieren

Um die Anzeige zu aktualisieren, klicken Sie oben rechts im Bildschirm auf .

Funktionen im Hauptfenster

Die folgenden Funktionen stehen im Hauptfenster unten auf den Schaltflächen zur Verfügung:

Taste Funktion Beschreibung mehr dazu in
F1 Speichern speichert Dokument und zugehörige Änderungen  
F2 Suche setzt Cursor/Fokus in Suchfeld Filtersuche und Schnellsuche im DMS
F3 Neu öffnet das Scanfenster

Dokumente importieren

DMS-Einstellungen

F4 Dokument löschen löscht markiertes Dokument Dokumente löschen und wiederherstellen

F5

E-Mail senden

öffnet eine neue Nachricht, um das oder die markierten Dokumente per E-Mail zu versenden

E-Mail-Postfach

F6 Filtereinstellungen öffnet Filtereinstellungsdialog Filtersuche und Schnellsuche im DMS
F7 Vorgangsdetails springt auf den ursprünglichen Vorgang zurück, z. B. Wareneingang, wenn das Dokument ursprünglich im Wareneingang eingescannt wurde Vorgangsdetails - Navigation aus dem DMS in IXOS-Vorgänge
F8 Details ausblenden blendet Details in der Trefferliste aus  
F9 Drucken druckt ausgewähltes Dokument  
F10 Dokumentenhistorie zeigt den Verlauf der Änderungen eines Dokuments an Dokumentenhistorie
F11 Alle markieren/Markierung entfernen markiert alle Dokumente innerhalb der Trefferliste/nimmt Markierung zurück (auch markieren und mit Strg erweitern)  
F12 Archivieren archiviert ein Dokument Dokumente archivieren
Strg + F3 Datei importieren öffnet Windows-Explorer zum Auswählen einer PDF- oder XML-Datei Dokumente importieren
Strg + F4 Dokument aktivieren Aktiviert ein zuvor gelöschtes Dokument Dokumente löschen und wiederherstellen
Strg + F6 Kontaktdetails öffnet die zum Dokument zugehörigen Kontaktdetails in den Stammdaten
Strg + F8 Ordnerstruktur ausblenden/einblenden "ausblenden" blendet die Ordnerstruktur aus und vergrößert damit die Fensterbereiche Trefferliste und PDF-Ansicht - "einblenden" blendet die zuvor ausgeblendete Ordnerstruktur wieder ein  
Strg + F9 Export exportiert das ausgewählte Dokument/die ausgewählten Dokumente Dokumente exportieren
Strg + F10 Historie zeigt den Verlauf der Änderungen aller Dokumente an Historie
Strg + F12 Archivierung zurücksetzen macht den Archivierungsvorgang rückgängig Dokumente archivieren