DMS-Einstellungen

Hier konfigurieren Sie das Postfach für den automatischen Import von E-Rechnungen ins ORBIZ DMS, siehe E-Rechnungen im ORBIZ DMS, und machen weitere Einstellungen für ORBIZ DMS.

E-Mail Eingang - IMAP konfigurieren

Voraussetzung

Sie haben ein E-Mail-Postfach für E-Rechnungen bei Ihrem Provider oder bei einem E-Mail-Anbieter angelegt.

Konfiguration

Wählen Sie Systemeinstellungen > Büro > DMS.
Wählen Sie den Navigationseintrag E-Mail Eingang - IMAP.
Geben Sie E-Mail Adresse, Benutzerkennung, Benutzer Passwort und Serveradresse dessen E-Mail-Postfachs an, von dem Daten eingelesen werden sollen. Der Serverport ist bereits vorbelegt. Diese Einstellung funktioniert in den meisten Fällen. Falls Sie einen anderen Serverport benötigen, löschen Sie den vorbelegten Wert und tragen Sie den neuen Wert ein.
IMAP ist ein technischer Standard, mit dem E-Mails von einem Server abgerufen werden und von verschiedenen Systemen genutzt werden können. Die E-Mail bleibt auf dem ursprünglichen Server erhalten. IXOS unterstützt ausschließlich den IMAP-Standard zum Abrufen von E-Mails.
Falls Sie sich bei der Einrichtung aus Sicherheitsgründen bei Ihrem E-Mail-Provider anmelden müssen, öffnet das Dialogfenster E-Mail-Konto verbinden mit der Anmeldemaske Ihres E-Mail-Providers. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.
Um die Ablage unerwünschter E-Mails im ORBIZ DMS zu verhindern, können Sie optional im Feld E-Mail Weiterleitung eine weitere E-Mail-Adresse eingeben. An diese werden dann alle E-Mails weitergeleitet, die keine E-Rechnungen enthalten oder in denen keine E-Rechnung erkannt wurde.
Wenn Sie nicht möchten, dass ins DMS importierte E-Mails nach 30 Tagen in den Papierkorb des Postfachs verschoben werden, deaktivieren Sie die Checkbox Postfach nach DMS-Import bereinigen.

Einstellungen für ORBIZ DMS tätigen

Wählen Sie Systemeinstellungen > Büro > DMS.
Wählen Sie den Navigationseintrag Einstellungen.

Machen Sie Ihre gewünschten Einstellungen. Folgende Tabelle zeigt die Einstellmöglichkeiten::

Bereich	Einstellung
Warenlogistik	Scan-Vorbelegung (WL): Wählen Sie, ob als Vorbelegung beim Scannen Nur Vorderseiten oder Vorder- u. Rückseiten eingestellt sein soll. Standardmäßig ist der Scan der Vorder- u. Rückseiten eingestellt, um eine vorgabenkonforme Arbeitsweise zu sichern. Beleg nach Wareneingang/Retourenbuchung scannen: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass nach Buchen eines Wareneingangs die zugehörigen Belege oder die Retourenbuchung gescannt werden sollen, dann aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen . MSV 3-Lieferscheine automatisch übernehmen: Übernimmt die Lieferscheine automatisch in das DMS. Diese Option ist aktiv voreingestellt. Scandialog zusätzlich öffnen: Wenn Sie die MSV 3-Lieferscheine zusätzlich scannen wollen, dann aktivieren Sie diese Option, um den Scandialog zu öffnen.
Kasse	Scan-Vorbelegung (Kasse): Wählen Sie hier, ob als Vorbelegung beim Scannen Nur Vorderseiten oder Vorder- u. Rückseiten eingestellt sein soll. Standardmäßig ist der Scan der Vorder- u. Rückseiten eingestellt, um eine vorgabenkonforme Arbeitsweise zu sichern. Auszahlungsbeleg scannen: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bei einer Auszahlung an der Kasse ein Beleg zur Kassenauszahlung gescannt wird, dann aktivieren Sie diese Option. Einzahlungsbeleg scannen: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bei einer Einzahlung an der Kasse ein Beleg zur Kasseneinzahlung gescannt wird, dann aktivieren Sie diese Option. Tagesabschlussbelege scannen: Aktivieren Sie diese Option, um beim Erstellen des Tagesabschlusses relevante Dokumente per Scan dem Abschluss hinzufügen zu können und im DMS nur ein Tagesabschlussdokument zu haben.

Bereich

Einstellung

Warenlogistik

Scan-Vorbelegung (WL): Wählen Sie, ob als Vorbelegung beim Scannen Nur Vorderseiten oder Vorder- u. Rückseiten eingestellt sein soll. Standardmäßig ist der Scan der Vorder- u. Rückseiten eingestellt, um eine vorgabenkonforme Arbeitsweise zu sichern.
Beleg nach Wareneingang/Retourenbuchung scannen: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass nach Buchen eines Wareneingangs die zugehörigen Belege oder die Retourenbuchung gescannt werden sollen, dann aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen .
MSV 3-Lieferscheine automatisch übernehmen: Übernimmt die Lieferscheine automatisch in das DMS. Diese Option ist aktiv voreingestellt.
Scandialog zusätzlich öffnen: Wenn Sie die MSV 3-Lieferscheine zusätzlich scannen wollen, dann aktivieren Sie diese Option, um den Scandialog zu öffnen.

Kasse

Scan-Vorbelegung (Kasse): Wählen Sie hier, ob als Vorbelegung beim Scannen Nur Vorderseiten oder Vorder- u. Rückseiten eingestellt sein soll. Standardmäßig ist der Scan der Vorder- u. Rückseiten eingestellt, um eine vorgabenkonforme Arbeitsweise zu sichern.
Auszahlungsbeleg scannen: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bei einer Auszahlung an der Kasse ein Beleg zur Kassenauszahlung gescannt wird, dann aktivieren Sie diese Option.
Einzahlungsbeleg scannen: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bei einer Einzahlung an der Kasse ein Beleg zur Kasseneinzahlung gescannt wird, dann aktivieren Sie diese Option.
Tagesabschlussbelege scannen: Aktivieren Sie diese Option, um beim Erstellen des Tagesabschlusses relevante Dokumente per Scan dem Abschluss hinzufügen zu können und im DMS nur ein Tagesabschlussdokument zu haben.