Filtersuche und Schnellsuche im DMS

Das IXOS-DMS bietet mehrere Möglichkeiten zur Dokumentensuche:

Darüber hinaus gibt es weitere separate Suchordner zum leichteren Wiederauffinden von Dokumenten. Mehr dazu im Thema 'Suchordner im DMS'.

Schnellsuche nach bestimmten Kriterien

Die Schnellsuche starten Sie in der Suchleiste im oberen Fensterteil.

  1. Geben Sie dazu einen Suchbegriff wie Dokumentnamen oder -nummer, Kundennamen, oder andere in den Dokumenten enthaltene Information ein.

    Der Stern (*) funktioniert als Platzhalter, um die Suche auszuweiten. Eingrenzen können Sie die Suche über die Ordner-Auswahlliste (alle, aktuelle, inklusive Unterordner).

  2. Starten Sie die Suche mit der Eingabetaste oder dem Lupensymbol. Mit dem Papierkorb setzen Sie die Suchparameter zurück und der Inhalt des markierten Ordners wird angezeigt.

In einem DMS, das in einem Partner- und Filialverbund betrieben wird, können Sie eingrenzen, wenn Sie nur im eigenen Mandanten suchen wollen:Geschlossen

Mit der Auswahl "eigener Mandant" suchen Sie nur im eigenen Mandanten. Mit der Auswahl "alle Ordner" suchen Sie auch mandantenübergreifend.

Suche im Ordner "aktive Dokumente"

  • Wenn Sie nur aktive Dokumente anzeigen möchten, wählen Sie aus der Ordneransicht den Ordner "aktive Dokumente" aus.

In der Trefferliste erscheinen alle Dokumente, die noch aktiv sind:

Suche mit Filtereinstellungen

  1. Wählen Sie Filtereinstellungen - F6.

  2. Stellen Sie die Filter wie gewünscht ein:

    • Dokumentenart auswählen: Klicken Sie auf [...], um die Liste der angelegten Dokumentenarten zu öffnen:

      Die Auswahlliste beinhaltet die aktiven, vorkonfigurierten und von Ihnen angepassten Dokumentenarten. Voreingestellt sind alle Dokumentenarten aktiviert. Mit dieser Auswahl suchen Sie in allen aktiven Dokumentenarten. Markierung entfernen - F5 deaktiviert alle Dokumentenarten. Darüber hinaus können Sie eine oder mehrere einzelne Dokumentenarten für die Filtereinstellung aktivieren oder deaktivieren.
    • Belegdatum von ... bis ... grenzt die Suche auf den eingegebenen Datumsraum ein. Standardmäßig ist ein Zeitraum von zwei Jahren zum aktuellen Datum voreingestellt.
    • Verfall von ... bis ... grenzt die Suche auf den spezifizierte Verfallsdatumsraum ein.
    • Betrag von .... bis ... sucht mit den eingegebenen Beträgen.
    • Kontakt [...] öffnet die Kontaktsuche. Damit grenzen Sie die Suche auf den ausgewählten Kontakt ein (siehe Kontakte suchen in der Kontaktverwaltung).
    • Relevant für das Finanzamt - ja, z.B., um alle relevanten Dokumente für den Steuerberater zu filtern. "Nein" filtert nach nicht-relevanten Einträgen und "leer" filtert nach allen Dokumenten unabhängig von deren Einstellung.
    • Dokument exportiert - hier können Sie exportierte oder noch nicht exportierte Dokumenten ein- oder ausschließen.
    • Dokument - hier können Sie Dokumente ein- oder ausschließen:
      • aktiv: aktive Dokumente
      • zuletzt archiviert: Dokumente, die in den letzten zwei Wochen archiviert wurden
      • archiviert: Dokumente, die länger als zwei Wochen archiviert sind
      • gelöscht: gelöschte Dokumente
      • Dropdown-Menü Dokumentenquelle: Hier können Sie nach Dokumenten filtern, die nur aus dem konfigurierten Postfach oder aus IXOS bzw. manuell importiert wurden
    • Stempel - hier können Sie nach Stempeln filtern; grundsätzlich nach "Mit Stempel" oder "Ohne Stempel" oder nach einem spezifischen Stempel wie z.B. "Bezahlt". Wenn Sie einen Stempel auswählen, erscheint darunter ein Eingabefenster, in dem Sie das Stempeldatum (von ... bis) eingeben können.
    • Signatur HBA - hier können Sie nach Dokumenten filtern, die signiert sind, bei denen eine Signatur aussteht oder die keine Signatur benötigen.
    • Mandanten: Alle sucht in allen im System enthaltenen Mandaten. Sind mehrere Mandanten konfiguriert, so können Sie aus der Auswahlliste der einzelnen Mandaten auswählen und darauf den Filter setzen.
  3. Bestätigen Sie mit OK - F12.
    Ihre gesetzten Filtereinstellungen werden oben im Suchbereich rechts angezeigt:

    Mit dem Papierkorb setzen Sie die Filtereinstellungen zurück. Mit dem Aktualisieren-Pfeil aktualisieren Sie die Trefferliste basierend auf den eingestellten Filterkriterien.

    Der Filter gilt jeweils nur für den ausgewählten Ordner.
    4. Im Suchergebnis werden nur Dokumente angezeigt, für die Sie mindestens eine Leseberechtigung besitzen. Mehr dazu im Thema 'DMS-Berechtigungen aktivieren und verwalten'.

Filter speichern

Sie können Ihre Filtereinstellungen speichern um mehrere Filterkonfigurationen schnell verfügbar zu haben.

  1. Wählen Sie Filtereinstellungen - F6 und machen Sie Ihre gewünschten Einstellungen.

  2. Wählen Sie Filter speichern - F1.

  3. Geben Sie eine Bezeichnung für den Filter ein, den Sie speichern möchten und bestätigen Sie mit OK - F12.

    Der Filter ist gespeichert und im Dropdown-Menü Filter auswählbar.

Filter verwalten

Gespeicherte Filter können Sie wie folgt verwalten:

  1. Wählen Sie Filtereinstellungen - F6.

  2. Wählen Sie Filter verwalten - F2.

  3. Markieren Sie einen Filter in der Liste und wählen Sie unter folgenden Möglichkeiten:

    • Als Standard setzen - F1: Setzt den Filter als Standard. Dieser ist vorab ausgewählt, wenn Sie die Filtereinstellungen aufrufen und wird in der Liste mit dem Symbol markiert.

    • Umbenennen - F2: Bietet die Möglichkeit, einen anderen Namen für den Filter einzugeben.

    • Löschen - F4: Löscht den Filter.