Das IXOS-DMS bietet mehrere Möglichkeiten zur Dokumentensuche:
- Schnellsuche
- Suche im Ordner aktive Dokumente und
- Suche mit Filtereinstellungen
Darüber hinaus gibt es weitere separate Suchordner zum leichteren Wiederauffinden von Dokumenten. Mehr dazu im Thema 'Suchordner im DMS'.
Schnellsuche nach bestimmten Kriterien
Die Schnellsuche starten Sie in der Suchleiste im oberen Fensterteil. Geben Sie dazu einen Suchbegriff wie Dokumentnamen oder -nummer, Kundennamen, oder andere in den Dokumenten enthaltene Information ein. Der Stern (*) funktioniert als Platzhalter, um die Suche auszuweiten. Eingrenzen können Sie die Suche über die Ordner-Auswahlliste (alle, aktuelle, inklusive Unterordner).
Starten Sie die Suche mit der Eingabetaste oder dem Lupensymbol. Mit dem Papierkorb 
setzen Sie die Suchparameter zurück und der Inhalt des markierten Ordners wird angezeigt.
Mit der Auswahl "eigener Mandant" suchen Sie nur im eigenen Mandanten. Mit der Auswahl "alle Ordner" suchen Sie auch mandantenübergreifend.
Suche im Ordner "aktive Dokumente"
Wählen Sie aus der Ordneransicht den Ordner "aktive Dokumente" aus.
In der Trefferliste erscheinen alle Dokumente, die noch aktiv sind:
Dasselbe Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie mit der Filtereinstellung "aktiv" auf nur aktive Dokumente filtern wie unten beschrieben.
Suche mit Filtereinstellungen
Wählen Sie Filtereinstellungen - F6.
Folgende Filter können Sie setzen.
- Dokumentenart auswählen: Klicken Sie auf [...], um die Liste der angelegten Dokumentenarten zu öffnen:
Die Auswahlliste beinhaltet die aktiven, vorkonfigurierten und von Ihnen angepassten Dokumentenarten. Voreingestellt sind alle Dokumentenarten aktiviert. Mit dieser Auswahl suchen Sie in allen aktiven Dokumentenarten. Markierung entfernen - F5 deaktiviert alle Dokumentenarten. Darüber hinaus können Sie eine oder mehrere einzelne Dokumentenarten für die Filtereinstellung aktivieren oder deaktivieren. - Belegdatum von ... bis ... grenzt die Suche auf den eingegebenen Datumsraum ein.
- Verfall von ... bis ... grenzt die Suche auf den spezifizierte Verfallsdatumsraum ein.
- Betrag von .... bis ... sucht mit den eingegebenen Beträgen.
- Kontakt [...] öffnet die Kontaktsuche. Damit grenzen Sie die Suche auf den ausgewählten Kontakt ein (siehe
- Relevant für das Finanzamt - ja, z.B., um alle relevanten Dokumente für den Steuerberater zu filtern. "Nein" filtert nach nicht-relevanten Einträgen und "leer" filtert nach allen Dokumenten unabhängig von deren Einstellung.
- Dokument - hier können Sie aktive, archivierte und/oder gelöschte Dokumente einschließen oder ausschließen.
- Stempel - hier können Sie nach Stempeln filtern; grundsätzlich nach "Mit Stempel" oder "Ohne Stempel" oder nach einem spezifischen Stempel wie z.B. "Bezahlt". Wenn Sie einen Stempel auswählen, erscheint darunter ein Eingabefenster, in dem Sie das Stempeldatum (von ... bis) eingeben können.
- Mandanten: Alle sucht in allen im System enthaltenen Mandaten. Sind mehrere Mandanten konfiguriert, so können Sie aus der Auswahlliste der einzelnen Mandaten auswählen und darauf den Filter setzen.
Mit OK - F12 setzen Sie die Filter für den aktuell ausgewählten Ordner. Um eine Suche mit den Filterkriterien zu starten, geben Sie den Stern (*) ein und starten Sie die Suche mit der Eingabetaste oder dem Lupensymbol. Eingaben löschen - F4 setzt die Filtereinstellungen auf die Standardwerte zurück und mit Abbrechen - Esc schließen Sie das Fenster, ohne Einstellungen vorgenommen zu haben.
Ihre gesetzten Filtereinstellungen werden oben im Suchbereich rechts angezeigt:
Mit dem Papierkorb setzen Sie die Filtereinstellungen zurück. Mit dem Aktualisieren-Pfeil 
aktualisieren Sie die Trefferliste basierend auf den eingestellten Filterkriterien.
