Die Dokumentenhistorie zeigt Ihnen jede auf einem Dokument durchgeführte Aktion wie Erstellen, Lesen und jede Form der Änderung eines Dokumentes an. Änderungen wie z.B. das Einfügen einer Seite, Drehen, Stempeln o.ä. erzeugen eine Dokumentenversion. Darüber hinaus sehen Sie, was von wem geändert wurde und durch welchen Vorgang diese Änderung ausgelöst worden ist.
Voraussetzung: Sie verfügen über das Recht "DMS verwalten" ( 'Rechte im Dokumentenmanagementsystem').
Die Dokumentenhistorie öffnen Sie mit
:
Sortieren
Die Dokumente werden tabellarisch angezeigt. Zum Sortieren klicken Sie auf die Spaltenüberschriften (aufsteigend/absteigend):
- Datum: Dokumentdatum und Uhrzeit, beginnend mit dem Erstelldatum und der Erstelluhrzeit
- Dokumentenart siehe Dokumentenarten in der DMS-Verwaltung
- Kontakt Kunde, Lieferant o.ä.
- Dokument Dokumentennummer
- Vorgang ausgeführte Aktion auf dem Dokument (Angezeigte Änderungen:
- Änderung durchgeführte Änderung am Dokument.
- Geändert von: Name desjenigen, der das Dokument geändert hat.
Suchen in der Historie
Im Kopfbereich der Historie können Sie Ihre Suche eingrenzen, z. B. nach Datumsbereich und nach Vorgangsart, im Beispiel vom 1.10.2020 mit der Vorgangsart "gelöscht":
Suchfenster
Das im Beispiel gefunden Dokument ist markiert.
Stellen Sie sicher, dass in den Filtereinstellungen auch gelöschte Dokumente aktiv sind. Wählen Sie Dokument anzeigen - F10, und das Dokument erscheint in der Dokumentansicht.
Detailansicht in der Historie
Im unteren Fensterbereich erscheint die Detailansicht des ausgewählten Dokuments mit dem Erstelldatum, dem vollständigen Dateinamen, dem Ersteller und dem Pfad, unter dem das Dokument abgelegt ist. Wurde das Dokument per E-Mail versendet, so erscheint hier auch die zugehörige E-Mail-Adresse.
Darüber hinaus wird die Änderung - vorher - nachher - angezeigt:
Wurde das Dokument nach DATEV exportiert, so erscheint hier ebenfalls ein entsprechender Hinweis:
