Dokumente scannen oder importieren

Mit der Scan- oder der Importfunktion können Sie Dokumente in das DMS übernehmen. Der Scanvorgang erlaubt das Einscannen eines Dokumentes (auch mehrerer Seiten). Beim Import können Sie ein oder mehrere Dokumente gleichzeitig in das DMS importieren. In beiden Fällen werden die Dokumente gescannt. Bei der Dokumentenart Kostenrechnung wird das Dokument durch den Scanvorgang automatisch mit Metadaten versehen wie der Dokumentenart oder z. B. dem Kundennamen, wenn dieser in Ihrer Kundendatenbank bereits angelegt ist. Dann wird das Dokument automatisch diesem Kunden zugeordnet und im DMS wird ein neues Verzeichnis mit entsprechenden Unterordnern angelegt. Andernfalls erscheint das Dokument im Eingang des DMS.

Wir empfehlen, vor dem Scan oder Import sicherzustellen, dass der zum Dokument zugehörige Kontakt bereits angelegt ist.

Scannen (mit Verschlagwortung)

  1. Legen Sie das Dokument in den Scanner. Das Scan-Fenster öffnet sich.
  2. Überprüfen Sie die Seite(n) des Dokuments.
  3. Wählen Sie eine Dokumentenart aus. Drücken Sie F12 - OK.

 

Importieren einer Einzeldatei

  1. Wählen Sie Strg+F3 - Datei importieren.

  2. Wählen Sie eine Dokumentenart aus.

  3. Wählen Sie die zu importierende Datei aus, bestätigen Sie mit Öffnen, dann mit OK. Bestätigen Sie dann die Dokumentenart für den Import.

 

Dokumente beim Scan oder Import verschlagworten

Sie können Dokumente direkt beim Import oder beim Scannen verschlagworten und so mit den zugehörigen Metadaten versehen.

  1. Wählen Sie im Scan- oder Importfenster die zugehörige Dokumentenart aus.

  2. Wählen Sie dann Verschlagwortung - F6.

  3. Tragen Sie die entsprechenden Daten ein und bestätigen Sie mit OK - F12. Das Dokument wird direkt in die Dokumentenstruktur einsortiert.

 

Automatische Verschlagwortung beim Dokument-Scannen in anderen IXOS-Modulen

Wenn Sie in der Warenlogistik, der Verkaufsverwaltung oder der Faktura Dokumente mit einem IXOS-Bezug einscannen, dann werden die darin enthaltenen Metadaten automatisch in die Verschlagwortung mit übernommen und anschließend in der Dokumentenstruktur an der zugehörigen Stelle abgelegt.Geschlossen

 

Importieren mehrerer Dateien

  1. Wählen Sie Strg+F3 - Datei importieren.

  2. Das Auswahlfenster "Dokumentenart für Datei-Import wählen" erscheint.Geschlossen

    Hier können Sie entscheiden, ob IXOS die Dokumentenart automatisch ermitteln soll oder ob Sie das Dokument einer spezifischen Dokumentenart zuweisen wollen ("Auswahl Dokumentenart"). Wählen Sie aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK-F12.

  3. Ein Meldungsfenster erscheint:Geschlossen
  4. Wählen Sie OK.
Das DMS prüft beim Import, ob ein Dokument ggf. bereits vorhanden ist (Dublette). Sollten Dokumente bereits in das DMS importiert worden sein, so erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Das Dokument wird im DMS abgelegt. Den Ablageort sehen Sie im Verzeichnisbaum links. Das Dokument ist in der Trefferliste (Mitte) markiert und rechts in der PDF-Ansicht sehen Sie das Dokument selber bzw. dessen Inhalt.

 

Für die Dokumentenart "Kostenrechnung" gilt, dass alle beim Scannen erkannten Dokumentinhalte diesem Dokument automatisch zugeordnet werden. Sie erscheinen dann in der Detailansicht in der Registerkarte Verschlagwortung:

Prüfen Sie die beim Scan- oder Importvorgang immer die automatisch übernommenen Metadaten in der Verschlagwortung, bevor Sie das Dokument weiter verarbeiten.

 

Konzept-Link-SymbolLesen Sie auch ...