FAQ - häufig gestellte Fragen zum DMS IXOS ORBIZ

Sie müssen über ein IXOS-Apothekenmanagementsystem verfügen und einen Rezeptscanner angeschlossen haben.

Wenn Sie mit eigenem Briefpapier arbeiten, dann werden beim Drucken keine Briefkopf- und Fußzeileninformationen wie z.B. Bankverbindungen, eigene Adressen, Logos etc. im DMS abgelegt, sondern nur der jeweilige Briefinhalt.

Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob die fehlende Kopf- und Fußzeileninformation benötigt wird.

Falls diese Information benötigt wird, finden sie hier eine Beschreibung, wie Sie PDF-Dateien mit Ihrem Briefkopf erstellen können:

Rechnungen auf Briefpapier - als Ausdruck oder als PDF

Dokumentieren Sie die von Ihnen verwendete Vorgehensweise in ihrer Verfahrensdokumentation zum Thema "ersetzender Scan".

1. Öffnen Sie Systempflege > Firmenstamm > Zusatzmodule.

2. Gehen Sie auf DMS (Dokumentenmanagement). Verbrauchsdaten zeigt Ihnen den Speicherplatzverbrauch und die Anzahl der abgelegten Dokumentseiten an:
   

1. Unabhängig von der digitalen oder sonstigen Archivierung empfiehlt PHARMATECHNIK GmbH & Co. KG, die zusätzliche Aufbewahrung der Originalunterlagen insbesondere für folgende Dokumentarten zu prüfen:

• Amtliche, insbesondere notarielle Urkunden, Erklärungen und Verträge

• Jahresabschlüsse

• Eröffnungsbilanz

• Verträge über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen

• Förderbescheide

• Original-Vollmachten

• Dokumente mit Beglaubigungsvermerken, Apostillen, Siegeln, Prägestempeln, Wasserzeichen oder mit sonstiger besonderer Heftung und Kennzeichnung

• Dokumente, bei denen die Papierform der persönlichen Beweissicherung dient

• Original unterschriebene Dokumente sowie alle sonstigen Dokumente, für die die rechts- und revisionssichere Archivierung nicht zugelassen ist

2. Diese Dokumente dürfen im IXOS-DMS gescannt werden. Sie sollten jedoch keinesfalls vernichtet werden.

3. Selbstverständlich steht es dem Apotheker unabhängig davon frei, Dokumente gleich welcher Art nach der digitalen Archivierung zusätzlich in Originalform aufzubewahren.

   Das vollständige Dokument "Unverbindliche Hinweise zum Umgang mit Original-Papierdokumenten im Zusammenhang mit deren Archivierung im IXOS-DMS" finden Sie hier.

"Ersetzendes Scannen bezeichnet den Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten zur elektronischen Weiterverarbeitung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals."
(Quelle: BSI [Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik], BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“

Gesetzliche Regelungen

1. Maßgeblich für die Aufbewahrung von Unterlagen von Kaufleuten sind insbesondere, aber nicht ausschließlich, die folgenden Vorschriften (Stand Oktober 2020): - §§ 146, 147 AO (Abgabenordnung) - §§ 239, 257 HGB (Handelsgesetzbuch) - § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG (Umsatzsteuergesetz)

2. Vorbehaltlich diverser Ausnahmen lässt die Abgabenordnung (§ 147 Abs. 2 AO) zu, dass Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten (i) mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, und (ii) während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

3. PHARMATECHNIK empfiehlt, dass der Apotheker qualifizierten Rat von seinem Rechtsanwalt sowie Steuerberater zu seinen Archivierungspflichten und einzuhaltenden Fristen einholt.

   Das vollständige Dokument "Unverbindliche Hinweise zum Umgang mit Original-Papierdokumenten im Zusammenhang mit deren Archivierung im IXOS-DMS" finden Sie hier

Weitere allgemeine Grundsätze

1. GoBD
   
   Bei der Archivierung von Dokumenten müssen stets die Grundsätze der Unveränderbarkeit, der Ordnung, der Vollständigkeit sowie der Nachvollziehbarkeit sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, Stand 1. Januar 2020) berücksichtigt werden.

2. Betriebsprüfungen
   
   Im Fall von Betriebsprüfungen muss dem Betriebsprüfer Zugang zu sämtlichen Unterlagen, auch den digital gespeicherten, gewährt werden können.

3. Beachtung allgemeiner Regelwerke
   Beachtung der Regeln der DIN ISO/IEC 27001 zur Informationssicherheit (Anforderungen für das Einrichten, Realisieren, Betreiben und Optimieren eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems.

   Das vollständige Dokument "Unverbindliche Hinweise zum Umgang mit Original-Papierdokumenten im Zusammenhang mit deren Archivierung im IXOS-DMS" finden Sie hier

Entfernen Sie den Passwortschutz, bevor Sie die PDF-Datei importieren. Passwortgeschützte Dateien können nicht in das DMS geladen werden.

Dokumente können wie folgt abgelegt werden:

• Erstelltes Dokument in Word/Excel als pdf auf dem Apothekenlaufwerk abspeichern.

• Ins DMS wechseln.

• Dort Import - Strg+F3 wählen, das Dokument auswählen und importieren.

Mehr dazu im Thema 'Dokumente scannen oder importieren'.

Aktuell gibt es noch keine Anbindungen an externe Programme. Es ist jedoch möglich, die Dokumente zu exportieren und diese dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Mehr dazu im Thema 'Dokumente exportieren'.

Aktuell gibt es noch keine Mailserveranbindung. Um per Mail eingegangene Dokumente einzubinden, nutzen Sie den Import. Um Dokumente zu versenden, nutzen Sie den Export. Mehr dazu lesen Sie in den Themen 'Dokumente scannen oder importieren' und 'Dokumente exportieren'

Das DMS ist ein IXOS-Modul und wird über das Backupkonzept von IXOS abgedeckt. Die Dokumente liegen in einer deutschen Cloud.

Elektronische Rechnungen, die als PDF-Dateien vorliegen, können Sie mit Import - Strg+F3 direkt importieren. Mehr dazu im Thema 'Dokumente scannen oder importieren'.

Sie können in den Druckeinstellungen der Druckformulare festlegen, dass Summenbons (S-Bons) auch weiterhin gedruckt werden. Mehr dazu lesen Sie in 'Druckeinstellungen - Übersicht' unter "Arbeitsplatz".

Exportieren Sie alle Dokumente aus dem DMS über das Kontextmenü ("Dokumente des Ordners und aller Unterordner"), bevor Sie die Apotheke abgeben oder schließen. Mehr dazu im Thema 'Dokumente exportieren'.

1. Stellen Sie beim Arbeiten im Filialverbund über die Filtereinstellungen und die Suche sicher, dass der Dokumenten-Export nur für den eigenen Mandanten erfolgt.

2. Wir empfehlen, den Dokumenten-Export jeweils lokal durchzuführen - entweder vor-Ort in der Filiale oder per IXOS Remote. Nur so ist sichergestellt, dass beim Steuerbüro die Daten/Dokumente korrekt dem jeweiligen Mandanten zugeordnet werden können, da der Export dann auf dem jeweiligen Apothekenlaufwerk abgelegt wird.

3. Sie können über die Gesamtansicht in ORBIZ ebenfalls pro Mandanten exportieren. Dann wird der Export allerdings für jeden Mandanten auf dem Apothekenlaufwerk derjenigen Apotheke abgelegt, von der aus Sie sich angemeldet haben.