Dokumente löschen und wiederherstellen

Sie können markierte Dokumente in der Listenansicht löschen. Dabei wird unterschieden zwischen endgültig gelöschten Dokumenten und ausgeblendeten Dokumenten.

Voraussetzung

Sie verfügen über die entsprechenden Rechte ( 'Rechte im Dokumentenmanagementsystem').

Dokumente löschen vs. ausblenden

Ob Sie ein Dokument komplett löschen oder nur ausblenden können, hängt davon ab, ob Metadaten vorhanden sind:

  • Nur Dokumente im Posteingang können Sie komplett löschen.

  • Korrekt einsortierte Dokumente mit vollständig vorhandenen Metadaten können Sie nicht löschen, sondern nur ausblenden.

Dokumente löschen oder ausblenden

  1. Wählen Sie das Dokument im ORBIZ DMS.

  2. Wählen Sie Dokument löschen - F4 und bestätigen Sie mit Ja.

    Je nachdem, ob das Dokument mit vollständigen Metadaten versehen ist, können Sie das Dokument endgültig löschen oder ausblenden. Eine entsprechende Meldung erscheint.
Ein endgültig gelöschtes Dokument kann nicht wieder aktiviert werden.

Gelöschte (ausgeblendete) Dokumente anzeigen

  1. Wählen Sie Filtereinstellungen - F6.

  2. Aktivieren Sie die Checkbox gelöscht:

    Ausgeblendete Dokumente erscheinen in roter Schrift:

Gelöschte (ausgeblendete) Dokumente wieder aktivieren

  1. Markieren Sie das zuvor gelöschte Dokument.
  2. Drücken Sie Strg + F4 - Dokument aktivieren und bestätigen Sie mit Ja.
Das zuvor gelöschte Dokument erscheint wieder in der DMS-Ablage in schwarzer Schrift.

Automatisches Löschen

Dokumente werden automatisch gelöscht, wenn ihr Verfallsdatum (Dokument auswählen, Details > Eigenschaften > Verfall) erreicht ist:

Das Verfallsdatum wird anhand des Belegdatums und der Speicherzeit der Dokumentenart berechnet, siehe Dokumentenart verwalten.