Belege für Botenlieferung ausdrucken
Markieren Sie im Modul Botendienst dazu die gewünschte Tourstation (im Register Planen/Packen oder Liefern/Abrechnen) und wählen Sie Drucken - F9.
Je nachdem, ob Sie einen Kassenvorgang mit 
Abholschein, einen 
Faktura-Auftrag oder einen 
Faktura-Lieferschein in der Übersicht auswählen, werden die zugehörigen Belege zum Ausdrucken angeboten.
Den Zeitpunkt zum Ausdrucken des Botenbons und der Botenetiketten für einen Verkauf an der Kasse können Sie konfigurieren, sofern Sie das Modul Botendienst nutzen. Initial ist das Ausdrucken bereits beim Verkauf eingestellt. Sie können die Belege jedoch auch erst beim Packen im Botendienst ausdrucken lassen.
Nutzen Sie dazu den Konfigurationsparameter Packen im Backoffice. Sie finden ihn in den Systemeinstellungen der Kasse, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Druckmöglichkeiten. Mehr dazu im Thema 'Packen im Backoffice'.
Bei einem Verkauf aus der Faktura werden die Belege immer beim Ausdrucken der Lieferscheine gedruckt, d.h. auch entweder bei Verkaufsabschluss oder im Botendienst beim Packen. Alle Belege können im Botendienst nachgedruckt werden.
Auch wenn Sie für Abholungen Ihren eigenen Nummernkreis zur Vergabe der Abholnummern verwenden möchten (Konfigurationsparameter 'Nummernkreis Abholung' = Eigene), dann wird bei Markierung des Verkaufs zur Botenlieferung der Zusatzbon, der Botenbon und die Packliste ausgedruckt.
Wichtige Elemente des Fensters
Beispiel: Druckauswahl für Vorgänge (mit Abholschein) aus der Kasse
Beispiel: Ausschnitt aus der Druckauswahl für Vorgänge aus der Kasse mit Teillieferung
Beispiel: Druckauswahl für Faktura-Aufträge
Beispiel: Druckauswahl für Faktura-Lieferscheine
Mehr Informationen zu allen nicht Botendienst-spezifischen Druckstücken erhalten Sie in folgendem Thema: 'Bons, Rezepte, Abholschein, Etiketten etc. drucken'
Für eine Botenlieferung können - zusätzlich zum Kassenbon bzw. der Lieferliste folgende Belege ausgedruckt werden:
- Botenbon
Wenn Sie mit dem Kunden die Lieferung per Bote vereinbaren, dann wird ein zusätzlicher Bon, der sogenannte Botenbon, automatisch auf der Bonrolle des Kassendruckers ausgedruckt. Den Botenbon können Sie an die Tüte antackern.
Ob und wie viele Botenbons gedruckt werden sollen, steuern Sie über die Konfigurationsparameter Druckanzahl Botenbon. Sie finden diese in den Systemeinstellungen der Kasse und der Faktura, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Druckmöglichkeiten. Standardmäßig wird an der Kasse ein Botenbon, in der Faktura jedoch kein Botenbon gedruckt. Mehr dazu in folgenden Themen: 'Druckanzahl Botenbon (Kasse)' und 'Druckanzahl Botenbon (Faktura)'
Dieser Botenbon enthält neben apothekenspezifischen Daten folgende für den Boten wichtige Angaben:
- Die Überschrift lautet Botenbon. Sie wird in größerer Schrift und fett gedruckt.
- Name, Anschrift des Kunden oder die abweichende Lieferanschrift, falls diese im Verkaufsvorgang ausgewählt bzw. eingegeben wurde
- Tourname und Lieferzeitpunkt (Datum und Uhrzeit).
-
Die in den Kundenkontakten hinterlegte oder eingegebene Telefonnummer und die Mobilfunknummer werden auf den Abschnitt für Boten gedruckt, oder falls dieser nicht konfiguriert ist, auf dem Abschnitt für Kunden.
Das erleichtert den Kontakt zum Kunden bei notwendigen Rückfragen wesentlich, besonders bei folgenden Szenarien:
- Räumen Sie bspw. längere Zeit nach Ausstellung der Abholung das Abholregal auf, so können Sie den Kunden direkt anrufen, um mit ihm das weitere Verfahren zu besprechen.
- Wird unerwartet ein anderer (Nachfolge-) Artikel geliefert oder der Artikel wird überhaupt nicht geliefert., so können Sie den Kunden kurz anrufen, um weiteres zu klären.
- Öffnet der Kunde bei Lieferung der Artikel die Tür nicht, so kann der Bote anrufen.
- An den Boten zu zahlender Betrag
- Lieferzeitpunkt
- Ggf. Freitext, in welchem Hinweise für den Boten gegeben werden, beispielsweise '3x klingeln' oder 'Ware kann auch in den Briefkasten gesteckt werden.'
Diese werden auf den Abschnitt für den Boten aufgedruckt, oder falls dieser nicht konfiguriert ist, auf dem Abschnitt für Kunden.
Achten Sie deshalb darauf, dass Sie hier nur Informationen eingeben, die der Kunde auch sehen soll! - Bedienername
- Die Bezeichnung unter dem Barcode lautet Botenlieferung: <Abholnummer>.Besonderheit in der Faktura
Bei einem Verkauf aus der Faktura wird anstelle der Abholnummer entweder die Lieferscheinnummer (wenn ein Lieferschein vorhanden ist) oder die Auftragsnummer aufgedruckt. Prüfen Sie dazu auch die Einstellungen im Konfigurationsparameter Packen im Backoffice (Systemeinstellungen
Verkauf Kasse 'Systemparameter' Druckmöglichkeiten).
Standardmäßig enthält der Botenbon nur den Abschnitt für Kunden, auf welchem der Bote die Zahlung der Ware quittiert.
Zusätzlich können Sie im Modul Druckformulare konfigurieren, dass der Botenabschnitt (Abschnitt für Boten) auf dem Botenbon enthalten sein soll, ob die Betragsquittierung auf dem Kundenabschnitt und auf dem Botenabschnitt gedruckt werden soll, ob bei nicht vorhandener Kundenzuordnung ein Platzhalter für den Kundennamen gedruckt und ob der Barcode und die Botenbon-Nr. mit aufgedruckt werden sollen. Mehr dazu im Thema 'Druckformulare konfigurieren'.
Auf diesem Abschnitt für den Boten wird u.a. vermerkt, wenn ein Rezept fehlt. Sollte dieser Abschnitt nicht mit gedruckt werden, erscheint dieser Hinweis beim Nachdruck des Botenabschnitts für den Kunden - nicht beim ersten Ausdruck des Abschnitts für den Kunden.
Wenn für den Botenbon der Botenabschnitt nicht gedruckt wird, dann erscheint der Lieferzeitpunkt im Kundenabschnitt.
Der Aufdruck auf dem Botenbon kann in vielen Positionen im Modul Druckformulare konfiguriert werden.
Diesen Abschnitt für Boten kann der Bote zusätzlich oder anstatt der im Modul Botendienst zu druckenden Lieferliste verwenden, um zu vermerken, ob ein fehlendes Rezept abgegeben wurde, um den erhaltenen Betrag zu vermerken und um den Kunden den Erhalt der Ware quittieren zu lassen.
Beispiel: Botenbon mit Ausweisung des Tournamens, des Lieferzeitpunktes und des BtM-Hinweises
Beispiel: Botenbon für BtM mit automatisch aufgedrucktem Hinweis zur persönlichen Überbringung
Sonderfall: Botenbon und Teillieferung
Wenn Sie nicht die vollständige verkaufte Menge der Artikel packen und damit eine Teillieferung auslösen, dann wird auf den Botenbon nur die offene Summe der tatsächlich gelieferten Artikel aufgedruckt. In der Druckvorschau in der Verkaufsverwaltung hingegen wird immer der Botenbon für die nächste Lieferung angezeigt.
Falls Sie bereits einen Botenbon gedruckt hatten und sich später für eine Teillieferung entscheiden, dann müssen Sie den Beleg mit Drucken - F9 nachdrucken. Im Fenster Druckauswahl wird dann der Ausdruck des Botenbons für die gepackte Botenlieferung (Teillieferung) und für die nächste Lieferung angeboten.
-
Botenempfangsbestätigung auf Bon/auf DIN A4
Wenn Sie eine Botenempfangsbestätigung für BtM-Artikel ausdrucken wollen, so können Sie den Druck beim Planen/Packen der Tour (oder auch danach in der Registerkarte "Liefern") starten. Sie können die Bestätigung wahlweise auf DIN A4 oder auf Bonrolle ausdrucken.
Wenn Sie Botenempfangsbestätigungen immer automatisch nach Verkaufsabschluss auf Bonrolle oder DIN A4 ausdrucken wollen, stellen Sie den Konfigurationsparameter "Empfangsbestätigung drucken" unter Systemeinstellungen > Verkauf > Kasse > Druckmöglichkeiten auf das entsprechende Format. Mehr dazu im Thema 'Empfangsbestätigung drucken'. Die Konfiguration des Ausdrucks ändern Sie wie in 'Druckformulare konfigurieren' beschrieben.
- Packliste
Zum Zusammenstellen der Ware dient die ebenfalls automatisch ausgedruckte Packliste, welche Sie bspw. ins Abholerregal legen. Nach dem Verpacken der Ware kann diese dem Kunden in die Tüte gelegt werden, damit er die Vollständigkeit der Lieferung überprüfen kann.
Auf dem Ausdruck der Packliste werden u.a. auch die PZN der Artikel, der Anbieter und der Gesamtbetrag der Lieferung ausgewiesen. Damit ist eine schnellere Zuordnung und eine bessere Vergleichbarkeit bei der Lieferung möglich.
Die Druckanzahl für die Packliste steuern Sie über den Konfigurationsparameter Druckanzahl Packliste. Sie finden ihn in den Systemeinstellungen der Kasse, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Druckmöglichkeiten. Standardmäßig wird eine Packliste gedruckt. Mehr dazu im Thema 'Druckanzahl Packliste'.
Wenn die Artikel dieser Packliste vollständig gepackt sind (Packen abschließen - F12 im Fenster Lieferung packen), kann sie nicht mehr nachgedruckt werden, da keine Mengen mehr offen sind. Für den Fall, dass diese Packliste dennoch nachgedruckt werden soll, wechseln Sie in die Verkaufsverwaltung, selektieren dort den Vorgängereintrag des Verkaufsvorgangs und drucken daraus die Packliste.
Wenn allerdings nur eine Teillieferung gepackt wurde, dann kann in der Verkaufsverwaltung auf dem letzten Eintrag nur die Packliste für die noch offenen Positionen gedruckt werden. Die vollständige Packliste ist hierbei auch wieder nur über den Vorgängereintrag zu drucken.
Verhalten speziell im Botendienst:
Bei Teillieferungen kann aus dem Botendienst immer nur die Packliste für die noch offenen Positionen gedruckt werden. Ein Druck der vollständigen Packliste aufgrund des Vorgängereintrags ist nicht möglich, da hier keine Vorgänger zu sehen sind.
Beispiel
Sonderfall: Packliste und Teillieferung
Wenn Sie nicht die vollständige verkaufte Menge der Artikel packen und damit eine Teillieferung auslösen, dann erscheinen nur die tatsächlich gelieferten Artikel auf der Packliste. (Diese können Sie dem Kunden in die Tüte legen.)
Falls Sie bereits eine Packliste gedruckt hatten und sich später für eine Teillieferung entscheiden, dann müssen Sie den Beleg mit Drucken - F9 nachdrucken. Im Fenster Druckauswahl wird dann der Ausdruck der Packliste für die Botenlieferung (Teillieferung) und für die nächste Lieferung angeboten.
Sonderfall: übergreifender Verkauf
In einem Verbund von Filial- und Partnerapotheken können Sie auch einen übergreifenden Verkauf per Bote liefern lassen. Die Packliste, welche in der abgebenden Apotheke gedruckt wird, weist mit der Aufschrift Packliste für Botenlieferung (F&P) auf den übergreifenden Verkauf hin.
Beispiel
- Botenetikett
Nach Abschluss eines Verkaufs mit Botenlieferung kann automatisch ein Botenetikett auf dem Etikettendrucker ausgedruckt und auf die Liefertüte aufgeklebt bzw. festgetackert werden.
Das Botenetikett enthält u.a. die Lieferadresse des Kunden, die Botentour mit Zeitangabe, die Angabe, ob ein Rezept nachzureichen ist und den zu zahlenden Betrag. Wird innerhalb des Fensters Lieferkonditionen eine vom Kunden unabhängige abweichende Lieferadresse eingestellt, so wird diese aufs Botenetikett gedruckt.
Ob und wie viele Botenetiketten gedruckt werden sollen, steuern Sie über die Konfigurationsparameter Druckanzahl Botenetikett. Sie finden diese in den Systemeinstellungen der Kasse und der Faktura, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Druckmöglichkeiten. Standardmäßig wird an der Kasse kein Botenetikett gedruckt, in der Faktura wird ein Botenetikett gedruckt. Mehr dazu in folgenden Themen: 'Druckanzahl Botenetikett (Kasse)' und 'Druckanzahl Botenetiketten (Faktura)'
Sollten Sie einen Dymo-Etikettendrucker einsetzen, so ist eine minimale zusätzliche technische Einstellung erforderlich. Wenden Sie sich hierfür bitte an Ihren PHARMATECHNIK-Vertriebsmitarbeiter.Beispiele
Sonderfall: Botenetikett und Teillieferung
Wenn Sie nicht die vollständige verkaufte Menge der Artikel packen und damit eine Teillieferung auslösen, dann wird auf das Botenetikett nur die offene Summe der tatsächlich gelieferten Artikel aufgedruckt.
Falls Sie bereits ein Botenetikett gedruckt hatten und sich später für eine Teillieferung entscheiden, dann müssen Sie den Beleg mit Drucken - F9 nachdrucken. Im Fenster Druckauswahl wird dann der Ausdruck des Botenetiketts für die gepackte Botenlieferung (Teillieferung) und für die nächste Lieferung angeboten.
- Zusatzbon
Als zusätzlichen Service für den Kunden wird bei Botenlieferungen automatisch ein Zusatzbon zum Kassenbon ausgedruckt. Diesen können Sie bei Botenlieferungen zu den Artikeln in die Tüte legen. Bei Verkäufen ohne Botenlieferung können Sie diesen, wenn erforderlich, auch aus der Verkaufsverwaltung nachdrucken.
Der Zusatzbon weist mit der Kassenbon-Nummer den Bezug zum Kassenbon aus. Er enthält alle Artikel, die in der Apotheke vorhanden waren und dem Kunden ggf. gleich abgegeben wurden und die zu liefernden Artikel, nach Subtotals sortiert, deren Preise und den Gesamtpreis.
Die Druckanzahl für den Zusatzbon steuern Sie über den Konfigurationsparameter Druckanzahl Zusatzbon. Sie finden ihn in den Systemeinstellungen der Kasse, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Druckmöglichkeiten. Standardmäßig wird ein Zusatzbon gedruckt. Mehr dazu im Thema 'Druckanzahl Zusatzbon'.
Mit dem Konfigurationsparameter Zusatzbon trotz bezahlter Botenlieferung drucken legen Sie fest, ob der Zusatzbon bei einer bezahlten Botenlieferung mit ausgedruckt werden soll. Mehr dazu im Thema 'Zusatzbon trotz bezahlter Botenlieferung drucken'.
Informationen zum Zusammenspiel von Kassen- und Zusatzbon finden Sie in folgendem Hilfethema: 'Generelles Zusammenspiel von Kassen- und Zusatzbon bei einem Verkauf an der Kasse mit Botenlieferung:'
Der Zusatz-Bon kann auch ohne Botenlieferung aus der Verkaufsverwaltung nachgedruckt werden, d.h. er ist für alle Kassenvorgänge verfügbar, auch wenn keine Nachlieferungen erforderlich sind.Beispiel
- Lieferliste ohne Artikelbezeichnung
Anhand der Lieferliste, welche im Format DIN A4 ausgedruckt wird, fährt der Bote die Tour ab, händigt die in Tüten verpackte Ware aus, sammelt ggf. fehlende Rezepte ein und lässt den Erhalt der Ware per Unterschrift bestätigen.
Die Lieferliste enthält u.a. den Namen und die Telefonnummern des Kunden, den Lieferzeitpunkt, den zu zahlenden Betrag, Gesamtsummen der zu zahlenden Beträge und der erwarteten Rezepte, ein Kennzeichen, ob die Ware geliefert werden konnte und ob fehlende Rezepte abgegeben wurden, den empfangenen Geldbetrag, die Belgnummer, eine Unterschriftszeile für den Kunden zur Bestätigung, dass er die Ware erhalten hat, und ggf. einen Freitext.
Da Botenlieferungen bei Abrechnen einer gesamten Tour im Modul Botendienst aufgelöst werden, wird der Barcode zum Scannen der Artikel nicht mehr aufgedruckt.
Mit dem Konfigurationsparameter Druckanzahl Lieferliste legen Sie fest, wie viele Lieferlisten für eine Botenlieferung gedruckt werden sollen. Mehr dazu im Thema 'Druckanzahl Lieferliste'.
Beispiel
Beispiel
Falls mehrere Lieferpositionen an ein und dieselbe Person an ein und dieselbe Adresse geliefert werden sollen, dann werden sie auf der Lieferliste zu einer Lieferposition zusammengeführt. Mehr dazu im Thema 'Zusammenfassen der Lieferungen an eine Person auf der Lieferliste'.
Lieferliste per Expertenkopie ändern
Im Modul Druckformulare erscheint die Lieferliste unter Botendienst mit dem Eintrag Botentour.
Sie können daraus mit Expertenkopie erstellen - Strg + F6 eine Expertenkopie erstellen und diese Ihren Wünschen entsprechend anpassen lassen.
Druckformulare aus Expertenkopien können von PHARMATECHNIK nicht mehr auf ihre gesetzliche Gültigkeit geprüft werden. Daher müssen Sie als Bearbeiter sicherstellen, dass die Ausdrucke alle vom Gesetzgeber geforderten Informationen liefern. Wenden Sie sich bei Fragen vertrauensvoll an Ihren PHARMATECHNIK-Vertriebsmitarbeiter.
Druckauswahl im Botendienst
Wenn Sie eine Botendienst-Tour erstellt haben, können Sie nach dem Zusammenstellen der Tour in der Registerkarte "Liefern/Abrechnen" die Tour markieren und mit Drucken - F9 die folgenden Lieferlisten ausdrucken. Haben Sie die Tour markiert, so erscheint die folgende Druckauswahl:
- Interne Lieferliste (Standard
enthält Adress- und Kundendaten und den zu zahlenden Betrag. Außerdem wird bei der Adresse mit aufgedruckt, aus welcher Filiale die Station stammt. - Interne Lieferliste mit Artikel
enthält zusätzlich zu den o.g. Daten auch den oder die Artikel aufgelistet.
Initial wird keine solche Lieferliste gedruckt. Mit dem Konfigurationsparameter 'Druckanzahl Lieferliste mit Artikel' legen Sie fest, wie viele interne Lieferlisten mit Ausweisung der Artikel alternativ zur Lieferliste ohne Artikeln für eine Botenlieferung gedruckt werden sollen.
Eine Lieferliste mit Ausweisung der Artikel dient nur apotheken-internen Zwecken! Ein Bote, welcher nicht zum pharmazeutischen Personal gehört, darf aus Datenschutzgründen nicht sehen, welche Artikel er an die Kunden ausliefert.Beispiel
- Lieferliste für Tourstation
Die Lieferliste pro Tourstation enthält eine patientengenaue Ausweisung der abzugebenden Artikel. Eine Lieferliste mit Zuordnung der abzugebenden Artikel pro Patient ist nur dann sinnvoll, wenn Sie ausschließlich Einheiten mit zugeordneten Kunden, wie bspw. in eine Heimstruktur oder einen Pflegedienst beliefern, wobei die Artikel für die Kunden alle gemeinsam in einer Kiste geliefert werden. Die Lieferliste ist in diesem Fall eine Hilfestellung für die Zuordnung der Medikamente zu den einzelnen Patienten.
Mit dem Konfigurationsparameter 'Druckanzahl Lieferliste für Tourstation' legen Sie fest, wie viele Lieferlisten pro Tourstation mit patientengenauer Ausweisung der abzugebenden Artikel gedruckt werden sollen. Standardmäßig ist dieser auf 0 eingestellt, d.h. es wird keine Lieferliste ausgedruckt.
Beispiel
Beispiel
Darüber hinaus können Sie eine Übersichtskarte der Tour für den Boten ausdrucken. Sie enthält die einzelnen Tourstationen in optimierter Reihenfolge
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Mit dem QR-Code hat der Bote die Möglichkeit, die Webanwendung Lieferliste Bote-U5 zu nutzen. Dazu benötigt er eine QR-Scan-App und das von IXOS vergebene Passwort für die Tour
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Mehr dazu im Thema 'Lieferliste U5-Bote im Botendienst'.
Wenn Sie eine Tourstation markieren, so erscheint das folgende Menü:
Mehr dazu im Thema 'Bons, Rezepte, Abholschein, Etiketten etc. drucken'.
