Bestellung in IXOS bearbeiten (App)

Eine eingehende Bestellung erscheint

• an allen Arbeitsplätzen der Apotheke durch Aufblenden des Fensters Heutige Aufgaben signalisiert. Mehr dazu im Thema 'Signalisierung von Aufgaben des aktuellen Tages'.

  und

• in der Bestell-Liste.

Wenn Sie an bestimmten Arbeitsplätzen nicht mehr über jede eingehende Bestellung informiert werden möchten, dann deaktivieren Sie den Konfigurationsparameter Bestellung beim Eintreffen erinnern für diese Arbeitsplätze. Sie finden ihn in den Systemeinstellungen von Notes, Gültigkeitsbereich 'Arbeitsplatz' auf der Seite Einstellungen.

Für ein Rezeptfoto ist eine automatische Erkennung der Kunden- und Artikeldaten wie beim Rezeptscan bei ausreichend guter Bildqualität der Bestellung möglich. Sollte die Bildqualität nicht genügen, müssen Sie die Daten manuell vom Rezeptfoto übernehmen.

 

 

Im Detailbereich von Bestellungen aus der App 'Meine Apotheke' sehen Sie Informationen zur jeweiligen Bestellung:

• Rezeptfoto - Abbildung des Rezepts, sofern der Kunde ein Rezeptfoto geschickt hat.

  Vollständig bearbeitete Rezepte sind mit dem 'Erledigt'-Icon gekennzeichnet. Rezepten, welche nicht bearbeitet wurden, fehlt diese Kennzeichnung.

   

  Rezeptfoto drehen

  Um ein Rezeptfoto zu drehen, wählen Sie oder in 90-Grad-Schritten.

  Das ist notwendig, um die Daten des Rezepts in der anschließenden Darstellung im Rezeptscan-Fenster lesen zu können.

  

  Mit der linken Maustaste blenden Sie die Schnellansicht des Bildes ein, bei Auswahl von Details - F8 wird das Fenster Bestellung anzeigen mit der Abbildung des Rezeptfotos geöffnet.

• Info - F6 - öffnet ein Fenster, in das Sie Freitext zur Bearbeitung für interne Zwecke eingeben können. Dieser Text wird nicht an den Kunden gesendet.

  Mitteilung senden - F7 - nur bei Bestellungen aus der App "Meine Apotheke" oder der gematik-App:
  Geben Sie in die Mitteilungszeile unten eine Nachricht an den Kunden ein. Zeilenumbrüche erstellen Sie mit Strg+Eingabetaste (Enter). Um die Nachricht sofort abzuschicken, drücken Sie nur die Eingabetaste.

  

  Alternativ können Sie Mitteilung senden - F7 wählen.

  Mit Strg+F7 können Sie ein Mitteilungsfenster öffnen, Ihre Mitteilung eingeben und mit F12 absenden.

  Mit Erledigt setzen -F10 können Sie aktive Vorgänge in erledigte Bestellungen verschieben. Müssen Sie eine erledigte Bestellung z.B. erneut intern prüfen, so wählen Sie Unerledigt setzen -F10, um diesen Vorgang zurück in die aktiven Bestellungen zu verschieben.

  Ausführen - F12 öffnet bei rezeptpflichtigen Artikeln das Rezeptfenster, ansonsten das Kassenfenster zur weiteren Bearbeitung. Ist ein Artikel nicht vorrätig, so erscheint ein Fenster, mit dem Sie dem Kunden eine Mitteilung zukommen lassen können (Mitteilung senden - F12). Die Bestellung erscheint danach unter der Kategorie "Erledigt". Eventuelle Nachrichten erhalten automatisch den Status "gelesen".

• Drucken - F9 druckt das Rezeptbild.

• Details: Enthält Kundennamen und ggf. Mobilfunkrufnummer sowie Rezeptdetails. Außerdem werden vorhandene Infotexte der Apotheke und der ggf. zugeordnete Bearbeiter angezeigt und es ist sichtbar, ob vorhandene Nachrichten gelesen wurden oder nicht.

 

Bestellung in IXOS ausführen (Rezeptfoto)

1. Wählen Sie Ausführen - F12.

2. Der Dialog Rezeptdaten prüfen erscheint. Überprüfen und korrigieren Sie ggf. Daten und bestätigen Sie mit OK - F12.

3. Das Rezeptscan-Fenster erscheint. Überprüfen und korrigieren Sie auch hier ggf. die Eingaben und wählen Sie dann Freigeben und Übernehmen - F12, um die Bestellung an die Kasse zu übertragen.

4. Das Fenster Kasse öffnet sich.

5. Schließen Sie den Verkauf wie gewohnt ab.

 

E-Rezept-Bestellung aus der App "Meine Apotheke" ausführen

1. Wählen Sie Ausführen - F12.

2. Das Fenster E-Rezept wird geöffnet. Überprüfen und korrigieren Sie ggf. Angaben. Wählen Sie dann Freigeben und Übernehmen - F12.

3. Das Fenster Kasse öffnet sich.

4. Schließen Sie den Verkauf wie gewohnt ab.

5. Danach erscheint die Bestellung in der Bestell-Liste unter der Rubrik Erledigt.

Nachlieferungen

Falls die Bestellung ganz oder teilweise nicht vorrätig ist oder wenn eine vollständige Bestellung abgeholt werden kann, so erscheint das Mitteilungsfenster.

Mit Mitteilung Senden – F12 können Sie dem Verfasser der Bestellung eine Mitteilung auf sein Handy senden:

Mit Abbrechen schließen Sie das Fenster, ohne eine Aktion auszuführen.

 

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Bei einer eingehenden Bestellung öffnet sich das Fenster Heutige Aufgaben.

   Die Bestellung eines Kunden über die App Meine Apotheke ist mit dem Icon gekennzeichnet.

   

2. Markieren Sie den Eintrag mit der aktuellen Bestellung und wählen Sie Aufgaben öffnen.

   Das Modul Notes wird geöffnet und die Bestellung ist bereits selektiert.

   Im Detailbereich sehen Sie unter Bestellung allgemeine Daten zur Bestellung sowie ggf. eine Kurzinformation bzgl. Rezeptfotos und den einzeln bestellten Artikeln.

   

   Im Detailbereich sehen Sie unter Rezeptfoto eine Abbildung des Rezepts, sofern der Kunde ein Rezeptfoto geschickt hat.

   Bei ausreichend guter Bildqualität wird das Foto automatisch justiert. Falls die Bildqualität nicht genügt und diese Justierung nicht erfolgen kann, bspw. das Foto 'auf der Seite oder dem Kopf steht', können Sie es mit Auswahl der / Buttons in Schritten von 90 Grad drehen.

   Diese ggf. manuelle Justierung ist notwendig, um die Daten des Rezepts in der anschließenden Darstellung im Rezeptscan-Fenster lesen zu können.

   

   Mit der linken Maustaste blenden Sie die Schnellansicht des Bildes ein, bei Auswahl von Details - F8 wird das Fenster Bestellung anzeigen mit der Abbildung des Rezeptfotos geöffnet. Mehr dazu im Thema 'Rezeptansicht einblenden'.

   Mit Drucken - F9 können Sie das Rezeptbild auf einem DIN A4-Drucker ausdrucken, um den Ausdruck bspw. für die Endkontrolle der bereitgestellten Bestellung zu verwenden. Mehr dazu im Thema 'Rezeptbilder ausdrucken (Connect)'.

   Mit Bearbeiten - F5 könnten Sie die Formalien der Bestellung bearbeiten, um die Bestellung bspw. einem bestimmten Mitarbeiter zuzuweisen.

   Mehr dazu im Thema 'Termin oder Aufgabe anlegen und bearbeiten'.

3. Wenn Sie eine Textmitteilung an den Kunden senden möchten, wählen Sie Mitteilung senden - F7. Mehr dazu im Thema 'Benachrichtigungen an Kunden senden (App)'.
4. Um die Bestellung selbst zu bearbeiten, wählen Sie Ausführen - F12. Je nach Art der Bestellung fahren Sie wie folgt fort:
   1. Bei einer Bestellung von Artikeln ohne Rezeptfoto fahren Sie mit Schritt 8 fort.
   2. Bei einer Bestellung von Artikeln mit Rezeptfoto öffnet sich das Fenster Rezeptdaten prüfen.

5. Hier (bei einer App-Bestellung) müssen Sie IMMER das Rezeptdatum prüfen, deshalb ist es gelb hinterlegt. Es ist immer mit dem aktuellen Datum vorbelegt.

   Passen Sie das Datum ggf. auf das aufgedruckte Datum an und wählen Sie OK - F12.
   

   Mehr dazu im Thema 'Rezeptdaten prüfen'.

6. Das Fenster Rezept-Scan öffnet sich.
   
   Beispiel: Rezeptdaten automatisch erkannt und übernommen
   

    

   Gehen Sie wie folgt vor und beachten Sie dabei Folgendes:

   • Kontaktdaten
     • Die Kontaktdaten werden bei ausreichender Bildqualität automatisch übernommen.
     • Falls die Bildqualität nicht genügt, wird als Kunde der Bestellende übernommen, da initial angenommen wird, dass der Bestellende in den Kontaktdaten der Apotheke bekannt ist. In dem Fall sind die Kontaktdaten IMMER grün hinterlegt.

       Beachten Sie, dass der Bestellende nicht zwangsläufig der Kunde auf dem Rezept sein muss. Suchen Sie den Kunden des Rezepts ggf. aus den Kontaktdaten heraus oder legen Sie ggf. einen neuen Kunden an.

     Bei Neuanlage eines Kunden wird die Einwilligungserklärung standardmäßig zum Ausdruck eingeblendet.

   • Der Rezeptstatus ist bei ungenügender Bildqualität IMMER GKV-Rezept. Ändern Sie dies ggf. auf den zutreffenden Rezeptstatus.
   • Verordnung
     • Bei ausreichender Bildqualität des Rezeptfotos werden die Artikeldaten automatisch in den Verordnungsbereich übernommen. Der verordnete Artikel ist jedoch immer gelb hinterlegt, um zu kennzeichnen, dass Sie die Übereinstimmung mit der Verordnung noch einmal überprüfen sollten.
     • Bei nicht ausreichender Bildqualität des Rezeptfotos erfassen Sie die verordneten Artikel MANUELL anhand des angezeigten Verordnungsbereiches des Rezepts.

     Es erfolgen automatisch alle notwendigen Prüfungen der Verordnung (Rabatt, aut idem, Import, usw.).

     Der Reservierungsmodus ist automatisch aktiv (Funktion Reservierung - F5), weil der Kunde nicht in der Offizin ist.

7. Wählen Sie nach der Prüfung des Rezepts An Kasse übernehmen - F12.
8. Falls der Kunde im Rahmen des Medikationsmanagements betreut wird, öffnet sich das Fenster Medikationsdetails.

   Geben Sie die Medikationsdetails ein, speichern und übernehmen Sie die Eingaben.

   Beachten Sie, dass Angaben zur Bedarfsdosierung und zur frei eingebbaren Dosierung nicht in die App 'Meine Apotheke' übernommen werden.

   

9. An der Kasse wird die gesamte Bestellung angezeigt, d.h. sowohl ein Rezeptverkauf als auch ein Normalverkauf aufgrund der gesendeten PZNs/gescannten Packungen, sofern diese in der Bestellung enthalten waren.

   Von letzteren wird der Rezeptstatus abgefragt, falls es sich um rezeptpflichtige Artikel handelt.

   Außerdem ist der Kunde vorbelegt. Da bei solch einer Bestellung der Kunde nicht in der Offizin ist, wird der Reservierungsbutton auf 'Kunde nicht anwesend' gesetzt. Dadurch werden alle erfassten Artikel als Nachlieferartikel gekennzeichnet.

10. Wechseln Sie ins Total.

    Das Fenster Zahlung und Lieferung öffnet sich.

11. Geben Sie die gewünschte Zahlung und die Lieferbedingungen, bspw. per Bote, an.

    Als Zahlungsart ist immer Barzahlung vorbelegt, sofern in den Kundendaten nicht Faktura hinterlegt ist.

    Bestätigen Sie mit OK - F12.

12. Bestätigen Sie den Gegeben-Betrag mit Enter.

    Das Fenster Kassenbon digital verwalten öffnet sich.

    

    Wenn Sie den Kassenbon als PDF-Datei digital an "Meine Apotheke" (Web und App) übermitteln wollen, wählen Sie OK - F12.

    Falls dem Verkauf mehrere Kunden mit einem Zugang für "Meine Apotheke" zugeordnet sind, können Sie einen Kunden auswählen, an den der gesamte Kassenbon geschickt wird. Klären Sie mit dem Kunden eventuelle Datenschutzfragen und bestätigen Sie danach den Hinweis zum Datenschutz mit OK.

    

    

    Der Kunde erhält den Kassenbon in "Meine Apotheke" App oder Web. Mehr dazu im Thema 'Kunde erhält digitalen Kassenbon'.

    Falls Sie den herkömmlichen Ausdruck des Kassenbons wünschen, wählen Sie Drucken - F9.

13. Schließen Sie den Verkauf wie gewohnt ab.

    Das Modul Notes wird wieder aufgeblendet.

    Falls eine Meldung an den Kunden im Fenster Meldung senden angeboten wird, können Sie noch einen Informationstext ergänzen, den generierten Text ggf. ändern oder löschen. Mehr dazu im Thema 'Benachrichtigungen an Kunden senden (App)'.

    Die Bestellung wird unter Aufgaben: Erledigt abgelegt. In den Details ist die Bestellung als Erledigt gekennzeichnet, wenn die Ware vorrätig ist. .

    

    Wenn es sich um Nachlieferartikel handelt, dann wird die Bestellung als Bestellt gekennzeichnet; erst beim Wareneingang der vollständigen Menge der Nachlieferartikel wechselt der Status in Erledigt.

    

     

    Im Detailbereich im Register Rezeptfoto ist das Bild mit einem Icon als erledigt gekennzeichnet. Rezepten, welche nicht bearbeitet wurden, fehlt diese Kennzeichnung.

    Zur Bearbeitung derselben wählen Sie erneut Ausführen - F12. Es werden nur die 'offenen' Rezepte an die Kasse übernommen, die bereits bearbeiteten erscheinen nicht mehr.

    

    Sollte bereits die gesamte Bestellung bearbeitet sein und Sie wählen Ausführen - F12, erscheint folgende Meldung:

    

    Im Detailbereich im Register Mitteilungen sehen Sie alle bereits den App-Kunden gesendeten Textmitteilungen mit Detailangaben.

    

     

    In der App des Kunden wird die Bestellung mit dem grünen Statusicon als abholbereit gekennzeichnet, sofern die Ware vollständig vorrätig ist. Falls die Ware erst bestellt werden muss, verbleibt die Bestellung zunächst im Status 'nicht abholbereit' und wechselt erst nach dem Wareneingang der Nachlieferartikel in den Status 'abholbereit'.

14. Mit Verkaufsverwaltung - F10 wechseln Sie in die Verkaufsverwaltung, um ggf. Änderungen am bereits abgeschlossenen Verkauf (Abholung) vorzunehmen.

    

15. Wenn der Kunde in der Offizin erscheint, lösen Sie die Abholung an der Kasse auf (Abholung - F5), übergeben die Ware und kassieren das Geld.

    Damit ist der Vorgang für die Apotheke abgeschlossen.

    In der App des Kunden wird die Bestellung unter Mein Bereich aufgelistet.

Eine Bestellung kann in Notes auch ohne Abarbeitung auf Erledigt gesetzt werden, wenn bspw. parallel ein Anruf erfolgte und die Bestellung bereits aufgenommen wurde. In dem Fall ist jedoch keine Verzweigung zur Verkaufsverwaltung möglich. Bei dieser Aktion und beim Löschen einer App-Bestellung aus Notes wird automatisch das Versenden einer Mitteilung an den App-Kunden angeboten. Mehr dazu im Thema 'Benachrichtigungen an Kunden senden (App)'. In der App des Kunden wird die ggf. gesendete Mitteilung angezeigt, sowie diese Bestellung mit einem Hinweis (Diese Bestellung wurde ohne Abverkauf geschlossen.) direkt in Historie meiner Bestellungen verschoben.

 

 

Weitere Info und Funktionen

 

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