Auffülllisten anlegen und bearbeiten

Kurz erklärt

Auf Basis der eingetragenen Zuordnungen von Artikeln zu (Haupt-)Lagerorten und Übervorratslagerorten können beim Abverkauf der Artikel Listen zum Vervollständigen der Packungsmengen an den Hauptlagerorten ermittelt werden, die sogenannten Auffülllisten. Vereinfachend werden die Hauptlagerorte hier nur als Lagerorte bezeichnet.

Im Fenster Auffülllisten bearbeiten sehen Sie eine Übersicht über die Einstellungen der Auffüllliste sowie eine Tabelle mit allen aufzufüllenden Artikeln sowie Details zum Auffüllen.

Lesen Sie im Thema 'Arten von Auffülllisten' nach, nach welchen Gesichtspunkten Auffülllisten erstellt werden können.

Wichtige Elemente des Fensters anzeigen ...

In der Kopfzeile sehen Sie folgende Informationen:

Bezeichnung der Auffüllliste
Auffüllzeitraum - Zeitintervall, in welchem die Auffüllliste abgearbeitet werden sollte. Dabei gibt 'Auffüllen nach Bedarf' an, dass Sie keine Erinnerung durch eine Notes-Aufgabe hinterlegt haben. Alle anderen Zeitintervalle werden aus der Terminserie einer hinterlegten Notes-Aufgabe generiert.
Bearbeiter - In der Auffüllliste angegebener Bearbeiter.
Status
- neu - neue Auffüllliste (ggf. mit neu aufzufüllenden Artikeln; wird ständig aktualisiert)
- gedruckt - Auffüllliste gedruckt
- neu, Druck vorhanden - Nach dem Druck der Auffüllliste wird diese Liste erzeugt und und ggf. mit neu aufzufüllenden Artikeln aktualisiert. Ermöglicht zu erkennen, ob die entsprechende gedruckte Liste bereits "veraltet" ist.

Im Filterbereich geben Sie die Kriterien zum Zusammenstellen der Auffüllliste vor. Sie sehen folgende Informationen:

Bezeichnung der Auffüllliste
Artikelselektion - Bezeichnung der Artikelauswahl, welche mit dieser Auffüllliste erfasst werden.
Hauptlagerorte (Filter) - Eingestellter Filter über die mit der Auffüllliste erfassten Hauptlagerorte
Artikel auffüllen ab - Anzahl abgegebener Packungen, welche maßgeblich dafür ist, ob ein Artikel auf der Auffüllliste erscheint.
Wenn Sie einen Wert in dieses Feld eintragen, müssen Sie auch das folgende Feld füllen.
abg.Pck. - Auswahl an Lagerorten, die maßgeblich dafür ist, ob ein Artikel auf der Auffüllliste erscheint. Folgende Auswahl ist möglich:
- <keine Angabe> - Es wird auf die Einstellung „auffüllen ab“ in den Artikeldetails der Artikel zugegriffen. Bei dieser Einstellung greifen die auf Artikelebene bei den Hauptlagerorten hinterlegten Werte im Feld „auffüllen ab […] abg. Pck“. Wurde dort also bspw. eine 5 eingetragen, erscheint der Artikel erst dann auf der Auffüllliste, wenn er am entsprechenden Lagerort mindestens 5 Mal abgegeben wurde. Wurde bei einem Artikellagerort kein Wert hinterlegt, erscheint er bereits ab der 1. abg. Pck. auf der Auffüllliste.
- über alle Lagerorte - Es wird auf die Gesamtabgabemenge über alle Lagerorte zugegriffen. Bei dieser Einstellung erscheint ein Artikel auf der Auffüllliste, sobald er insgesamt mindestens 5-mal abgegeben wurde. Die Verteilung über die Hauptlagerorte spielt hierbei keine Rolle.
- an jedem Lagerort - An jedem aktuell zugeordneten Lagerort wurde der Artikel in der angegebenen Anzahl abverkauft.
- an mindestens einem Lagerort - An mindestens einem der zugeordneten Lagerorte wurde der Artikel in der angegebenen Anzahl abverkauft.
Wenn Sie einen Wert in diesem Feld selektieren, müssen Sie auch das vorherige Feld füllen.
Bearbeiter - Für die Bearbeitung der Auffüllliste angegebener Bearbeiter.
Vertretung - Für die Bearbeitung der Auffüllliste angegebener vertretenden Bearbeiter.
Notes-Aufgabe - Bezeichnung der angelegten Notes-Aufgabe.
- - Wählen Sie diesen Button, um eine Notes-Aufgabe anzulegen.
- - Wählen Sie diesen Button, um die angelegte Notes-Aufgabe zu löschen.
- - Kennzeichnung, dass für die Liste eine Notes-Aufgabe angelegt wurde, die den Bearbeiter und Vertreter an das Auffüllen erinnert.
Notiz - Bemerkungstext, welcher auf die Auffüllliste gedruckt werden soll.
Suchbegriff - Geben Sie einen Suchbegriff für eine Auffüllliste ein, um einen Artikel (ggf. anhand der PZN) in der nachfolgenden Tabelle zu suchen).
nur auffüllbare Artikel - Selektieren Sie diese Option, um in der Auffüllliste nur aufzufüllende Artikel anzuzeigen, welche einen Bestand im Übervorratslagerort haben, so dass die Hauptlagerorte (teilweise) aufgefüllt werden können.
alle Artikel - Selektieren Sie diese Option, um in der Auffüllliste alle aufzufüllenden Artikel anzuzeigen, unabhängig davon, ob Bestand im Übervorratslagerort verfügbar ist.

Im Hauptfenster sehen Sie die Liste der aufzufüllenden Artikel mit folgenden Informationen:

Checkbox - Möglichkeit zur Selektion für weiterführende Funktionen
Artikelbezeichnung des Artikels
DAR - Darreichungsform-Kennzeichen.
Einheit - Packungsgrößenangabe in Menge und Einheit.
NP - Normpackungsgröße.
PZN - Pharmazentralnummer.
Anbieter - Anbieter des Artikels
Abg. Gesamt - Gesamte Abgaben von allen Lagerorten sowohl in neuen als auch gedruckten Auffülllisten sowie nicht zuordenbare Abgaben
ÜV-Bestand - Vermutlicher Bestand im Übervorratslager
aufzufüllen - Aufzufüllende Gesamtmenge an allen Lagerorten dieser Auffüllliste

Im Detailbereich sehen Sie die Liste der Lagerorte zum markierten Artikel mit folgenden Informationen:

Lagerort des Artikels (in schwarzer Schrift dargestellte Lagerorte sind in dieser Auffüllliste enthalten; in grauer Schrift dargestellte Lagerorte sind NICHT in dieser Auffüllliste enthalten
Kapazität - Fassungsvermögen des Lagerortes
aufzufüllen - aufzufüllende Menge
aufgefüllt - auffüllbare Menge
Grund - ggf. beim Bearbeiten eingetragenen Grund der Bearbeitung

Gesamtliste

Für die von PHARMATECHNIK vorkonfigurierte Gesamtliste (alle aufzufüllenden Übervorratsartikel) (und auch für alle selbst angelegten Auffülllisten) können Sie einen Bearbeiter und eine Vertretung festlegen sowie mit Klick auf den Stift-Button eine (serielle) Notes-Aufgabe im Modul Notes anlegen.

Auffüllliste anlegen

Gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie in der Übersicht der Auffülllisten Neu - F3.
Es wird eine neue Auffüllliste angelegt.
Mit Auswahl einer anderen Auffüllliste und Kopieren - F5 wird die Ursprungsliste samt ihrer Einstellungen kopiert und Sie können diese abändern.
Geben Sie eine Bezeichnung für die Liste ein.
Die gewünschte Artikelselektion ermitteln Sie nach Auswahl des Browse-Buttons. Sie können einzelne Artikel zusammenstellen oder Artikel, welche Sie über eine Reportabfrage auswählen. Beispiele für Artikelselektionen wären 'alle Sichtwahlartikel' oder 'alle Aktionsartikel'. Dabei werden immer nur Übervorratsartikel berücksichtigt. Standardmäßig sind in der Liste alle Übervorratsartikel enthalten.

Mehr dazu im Thema 'Artikelselektion auswählen (Auffülllisten)'.
Mit dem Filter über die Hauptlagerorte selektieren Sie die gewünschten Lagerorte aus der Lagerortauswahl.

Die Selektion eines übergeordneten Hauptlagerortes bewirkt NICHT gleichzeitig die Selektion der untergeordneten Lagerorte. Sie müssen alle gewünschten Hauptlagerorte selektieren.
Durch den Filter Artikel auffüllen ab ... abg. Pck. stellen Sie für diese Liste ein, welche Anzahl abgegebener Packungen maßgeblich dafür ist, ob ein Artikel auf der Liste erscheint. Im nachfolgenden Feld können Sie den Lagerortbezug der erfolgten Abgaben festlegen:
- über alle Lagerorte - Insgesamt muss die im vorherigen Feld angegebene Anzahl Artikel abgegeben worden sein.
- an jedem Lagerort - An jedem am Artikel festgelegten Lagerort muss mindestens die im vorherigen Feld angegebene Anzahl Artikel abgegeben worden sein.
- an mindestens einem Lagerort - An mindestens einem am Artikel festgelegten Lagerort muss mindestens die im vorherigen Feld angegebene Anzahl Artikel abgegeben worden sein.
Mit diesen Einstellungen können Sie beim Bearbeiten einer Auffüllliste die ggf. in den Artikeldaten der einzelnen Artikel gesetzten Werte übersteuern. Nutzen Sie diese Filtermöglichkeit bspw. auch für Situationen, in denen nicht genügend Zeit zum Auffüllen aller Artikel zur Verfügung steht und reduzieren Sie so die Anzahl auf die unbedingt aufzufüllenden Artikel (bspw. durch Vorgabe einer größeren Anzahl abverkaufter Packungen).

Nur die in der Liste angezeigten Artikel erscheinen auf dem Ausdruck der Auffüllliste.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einen Bearbeiter und eine Vertretung sowie eine Notiz einzugeben.
Am Feld Notes-Aufgabe legen Sie mit Klick auf den Stift-Button eine (serielle) Notes-Aufgabe im Modul Notes an.
Das Fenster Aufgabenserie bearbeiten öffnet sich.
Initial ist als Serie eingestellt, dass das Abarbeiten der Auffüllliste jeden Arbeitstag von 9 Uhr bis 15 Uhr ansteht. Wenn Sie dies ändern möchten, wählen Sie Serientyp - F6 und stellen im Fenster Serientyp eine andere Serie ein.
Mehr dazu im Thema 'Serientyp anlegen und bearbeiten'.
Speichern Sie die Einstellungen für die neue Auffüllliste mit Speichern - F1.

Damit haben Sie eine neue Auffüllliste angelegt.

Artikeldetails einsehen

Wählen Sie Details - F8, um die Artikeldetails zum in der Liste selektierten Artikel einzusehen.

Sofortiges Auffüllen einzelner Artikel

Falls Sie Artikel sehr dringend außer der Reihe auffüllen möchten, dann markieren Sie diese in der Liste und wählen den Kontextmenü-Eintrag Artikel bearbeiten oder Artikel bearbeiten - F11.

Mehr dazu im Thema 'Artikel bearbeiten / Manuell auffüllen'.

Artikel erledigen

Mit Artikel erledigen - F12 ist es in einer gedruckten Auffüllliste möglich, einen bzw. mehrere Artikel gleichzeitig zu erledigen. D.h., die in den Details in der Spalte aufgefüllt angezeigte Menge aller Lagerorte dieser Auffüllliste und ggf. auch die nicht zuordenbaren Abgaben werden als aufgefüllt (d.h. 'erledigt') betrachtet. Der Artikel wird dabei aus dieser Auffüllliste entfernt.

In den Details in der Spalte aufgefüllt wird die vom System berechnete Anzahl Packungen des Artikels gezeigt, die an diesem Lagerort im Rahmen dieser Auffüllliste vermutlich aufgefüllt werden können. Falls zu einem Artikel mehr abgegeben als aufgefüllt wurde, wird die noch aufzufüllende Menge in einer neuen Auffüllliste dokumentiert. Hierbei werden je Hauptlagerort die Werte aufzufüllen und aufgefüllt einander gegenübergestellt.

Mit Artikel bearbeiten - F11 ist es im Gegensatz zu Artikel erledigen - F12 möglich, die angezeigten Werte in der Spalte aufgefüllt anzupassen, bevor der Artikel als aufgefüllt / 'erledigt' betrachtet wird. Artikel bearbeiten - F11 ist auch in einer neuen Auffüllliste möglich, jedoch kann immer nur ein Artikel bearbeitet werden. Mehr dazu im Thema 'Artikel bearbeiten / Manuell auffüllen'.

Falls beim eigentlichen Auffüllen der Artikel einer Auffüllliste Abweichungen von den gedruckten Werten auftreten, dann können Sie diese auf dem Ausdruck vermerken. Nach dem Auffüllen sollten Sie dann in IXOS in der Auffüllliste über Artikel bearbeiten - F11 diese Abweichungen dokumentieren. Die restlichen Artikel, die wie angegeben aufgefüllt wurden, können dann über Auffüllliste erledigen - F10 in einem Zug auf aufgefüllt / 'erledigt' gesetzt werden.

Alternativ könnten Sie auch Artikel für Artikel erledigen oder bearbeiten, falls erforderlich.

Übervorratsmenge reicht nicht zum Auffüllen

Wenn die Menge im Übervorratslagerort nicht ausreicht, um alle Hauptlagerorte vollständig zu befüllen, wird nur die im Übervorratslagerort verfügbare Menge in die Auffüllliste aufgenommen, die restlichen aufzufüllenden Mengen werden in eine neue Auffüllliste übernommen.

Beispiel:

Calendumed hat einen Bestand von 7 Packungen.

In der Auffüllliste sind insgesamt 4 Abgaben (über alle Lagerorte) im Feld Abg. Gesamt verzeichnet:

2 Abgaben aus der Sichtwahl Kasse 1 in den Details unter aufzufüllen,
1 Abgabe aus der Sichtwahl Kasse 2 in den Details unter aufzufüllen
1 Abgabe unter Nicht zuordenbare Abgabe in den Details unterhalb der Lagerorte.

Der Bestand im Übervorrat in der Spalte ÜV-Bestand berechnet sich nun wie folgt:

ÜV-Bestand = akt. Gesamt-Bestand – (Summe der Kapazitäten – Abg. Gesamt)

ÜV-Bestand = 7 - (5+5-4) = 1

Im Übervorrat ist nur noch 1 Packung verfügbar. Deshalb kann nur 1 Packung aufgefüllt werden. Diese wird vom System einem Hauptlagerort zugeordnet (hier: Sichtwahl Kasse 1 in den Details unter aufgefüllt.

Die verbleibende aufzufüllende Menge von 3 Packungen wird nach dem Drucken und Erledigen der Auffüllliste in eine neue Auffüllliste übernommen.

Auffüllliste bearbeiten – Sonderfälle

Beim Bearbeiten einer Auffüllliste können folgende Sonderfälle auftreten:

Gedruckte Auffüllliste konnte nicht zeitnah abgearbeitet werden

Falls eine Auffüllliste bereits gedruckt wurde, aber nicht zeitnah bearbeitet werden konnte, ist es sinnvoll, vor dem Auffüllen die neue Auffüllliste (im Status neu, Druck vorhanden) zu kontrollieren, ob zwischenzeitlich viele weitere Artikel / Packungen abgegeben wurden und nun noch zusätzlich aufgefüllt werden müssten.

Ist dies der Fall, empfehlen wir, die bereits gedruckte Auffüllliste zu verwerfen mit Auffüllliste verwerfen - Alt+F10 und dann die neue Auffüllliste zu drucken.
Gedruckte Auffüllliste konnte nur teilweise abgearbeitet werden

Falls eine Auffüllliste nach Artikeln nur teilweise abgearbeitet werden konnte, dann empfehlen wir folgendes Vorgehen:
- Falls Abweichungen von den gedruckten Werten beim Auffüllen auf dem Ausdruck vermerkt wurden, dann sollten diese zuerst über Artikel bearbeiten - F11 dokumentiert werden.
- Die übrigen Artikel, die wie im Ausdruck angegeben aufgefüllt werden konnten, können nun selektiert und mit Artikel erledigen - F12 auf aufgefüllt / 'erledigt' gesetzt werden.
- Die Artikel, die in der Auffüllliste verbleiben, wurden bisher nicht aufgefüllt. Hier empfiehlt es sich, die restliche Auffüllliste mit Auffüllliste verwerfen - Alt+F10 zu verwerfen und später, wenn tatsächlich Zeit zum Auffüllen ist, die neue Auffüllliste zu drucken und zu bearbeiten.
Falls mit der Auffüllliste nach Lagerorten gearbeitet wurde, ist die Dokumentation des Teilauffüllens leider weniger komfortabel. Hier müssen die einzelnen Artikel über Artikel bearbeiten - F11 bearbeitet werden. Hier kann aber ggf. anhand des Suchbegriffes (z.B. durch Eingabe der PZN) ein Artikel leichter gefunden werden.

Es empfiehlt sich nicht, das Auffüllen und die Dokumentation des Auffüllens über Stunden hinzuziehen. Problematisch ist dies vor allem dann, wenn mehrere Mitarbeiter auffüllen und mit mehreren Auffülllisten gearbeitet wird. In einem solchen Fall, "veralten" gedruckte Auffülllisten relativ schnell.
Umorganisation des Lagers

Die Apotheke räumt die Lagerorte um. Im alten Lagerort befinden sich z. B. 5 Packungen, diese werden in den neuen Lagerort umgeräumt, dort sollen zukünftig 10 Packungen stehen und zukünftig über die Auffüllliste aufgefüllt werden. Aus Zeitgründen wird der Lagerort nicht komplett mit Packungen aufgefüllt, diese Artikel sollen am nächsten Tag mit den anderen Übervorratsartikeln aufgefüllt werden.

Tragen Sie für diesen Artikel am neuen Lagerort im Fenster Lagerort zuordnen die Kapazität 10 ein und korrigieren Sie mit Bestand korrigieren - F7 den Vermutl. Bestand von 10 auf 5 Packungen. Der Artikel wird dann mit 5 Packungen in die Auffüllliste aufgenommen.

Bevor sie Ihr (komplettes) Lager umräumen, ist es sinnvoll, die bisherigen Auffülllisten abzuarbeiten bzw. bestehende Auffülllisten als komplett erledigt zu setzen mit Auffüllliste komplett - Strg+F10.
Storno eines verkauften Übervorratsartikels

Der Verkauf eines Übervorratsartikels führt dazu, dass dieser Artikel als aufzufüllender Artikel auf der Auffüllliste aufgeführt wird. Wird dieser Verkauf storniert (z.B. Artikelrückgabe), dann bleibt der Artikel auf der Auffüllliste weiter vorhanden und im Fenster Lagerorte zuordnen werden die abgegebenen Mengen für diesen Lagerort neu, gedruckt, Summe und Gesamt NICHT durch den Storno angepasst.

Hintergrund:

IXOS kann zu diesem Zeitpunkt nicht entscheiden, ob der zurückgenommene Artikel tatsächlich wieder an den entsprechenden Hauptlagerort zurückgelegt wird, oder zu einem späteren Zeitpunkt ggf. vernichtet / abgeschrieben wird.

Daher muss hier manuell der Vermutl. Bestand korrigiert werden, wenn der Artikel tatsächlich an einen Hauptlagerorte zurückgelegt wird.

Weitere Info und Funktionen

Tipps & Tricks: Auffülllisten

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