Arbeitsabläufe in der Warenlogistik
Kurz erklärt
Sie sind völlig frei, ob Sie sich puristisch auf die reinen Bestellfunktionen - Warenkorb, Bestellungen, Wareneingang - konzentrieren, oder ob Sie auch zusätzliche Funktionen wie den Merkzettel nutzen möchten.
Die Abläufe der Warenlogistik unterscheiden sich natürlich entsprechend der Art der Lagerhaltung, mit welcher Sie die Apotheke betreiben. Bei Lagerhaltung POR müssen Sie die Artikel manuell in Warenkörben erfassen, während bei Lagerhaltung POS der Bestellautomatismus zur optimalen Lagerhaltung und zur Lieferantenoptimierung greift. Mehr dazu im Thema 'Der automatische Bestellprozess'.
Trotz dieses Bestellautomatismus können Sie jedoch zusätzlich, wie in diesem Thema beschrieben, auch manuell POS Artikel bestellen.
Bei beiden Arten der Lagerhaltung müssen Sie zwingend unbearbeitete Rückmeldungen und Muss-Differenzen bearbeiten. Die Bearbeitung von Bestellabfragen sowie Kann-Differenzen ist Ihnen freigestellt, unterstützt Sie jedoch bei der Optimierung Ihrer Bestellung.
Dies sind nun die wesentlichen Schritte in der Warenlogistik im Überblick:
Schritt 1: Notiz auf dem Merkzettel anlegen
Wenn Sie sich z.B. einige Wochen vor der eigentlichen Saison einige Saisonartikel auf Lager legen möchten, können Sie auf dem Merkzettel der Warenlogistik eine Bestellnotiz anlegen und darauf den Artikel (oder auch mehrere) vorsorglich erfassen. So wissen Sie, dass diese Artikel bei Gelegenheit bestellt werden müssen. Im Gegensatz zu Papierzetteln kann diese elektronische Notiz auch nicht verloren gehen.
Artikel, die auf einem Merkzettel erfasst sind, gehen nicht in die Bestellmengenoptimierung ein, sie dienen lediglich als Information für Sie.
Mehr dazu im Thema 'Artikel erfassen in Bestellnotiz'.
Artikel, welche zur Zeit nicht lieferbar sind, können Sie in einer sogenannten Defektnotiz erfassen. Defektnotizen werden in regelmäßigen konfigurierbaren Zeitabständen in Warenkörbe verschoben, um einen erneuten Bestellversuch zu unternehmen.
Bieten Lieferanten die Online-Anfrage/Bestellung an, so wird vor dem Verschieben der Position in einen Warenkorb die Lieferfähigkeit geprüft und die Position ggf. in den Warenkorb des lieferfähigen Lieferanten verschoben.
Mehr dazu im Thema 'Die Bestellnotiz 'Defekte''.
Schritt 2: Vom Merkzettel zum Warenkorb
Ein Warenkorb ist eine Zusammenstellung von Artikeln, die Sie bei einem ausgewählten Lieferanten bestellen wollen. Wenn Sie in den Kontaktdetails Ihrer Lieferanten (Anwendung Kontakte) feste Bestell- und Lieferzeiten eingetragen haben, wird für jeden Bestellzeitpunkt automatisch ein Warenkorb erstellt, in dem Sie Artikel erfassen können.
Sie können in der Warenkorbansicht mit der Funktion F3 - Neu weitere Warenkörbe erstellen und in diesen Artikel erfassen.
Sie können aber auch eine Bestellnotiz vom Merkzettel in einen Warenkorb umwandeln und somit die vorerfassten Artikel komfortabel bestellen.
Damit aus einer Notiz ein Warenkorb wird, müssen Sie der Bestellnotiz einen Lieferanten zuordnen. Die Artikel der Bestellnotiz werden danach automatisch vom Merkzettel in den als nächstes zu bestellenden Warenkorb des gewählten Lieferanten übertragen.
Wenn für den ausgewählten Lieferanten noch kein Warenkorb besteht, wird für die Artikel aus der Bestellnotiz ein neuer Warenkorb angelegt.
Wurden die Artikel in einem Warenkorb automatisch oder manuell erfasst, so kann das System zur Unterstützung einer optimalen Bestellung Bestellabfragen generieren, wenn dies konfiguriert ist. Liegen Bestellabfragen des Systems vor, so sollten Sie diese zunächst bearbeiten. Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.
Mehr dazu im Thema 'Bestellabfragen'.
Schritt 3: Vom Warenkorb zur Bestellung
Um den Inhalt eines Warenkorbs beim zugeordneten Lieferanten zu bestellen, senden Sie den Warenkorb manuell mit Bestellen - F12, oder Sie lassen den Warenkorb entsprechend der von Ihnen eingestellten Bestell- und Lieferzeiten automatisch senden bzw. abholen.
Der gesendete Warenkorb wird in die Liste der Bestellungen übertragen und gilt damit als bestellt.
Mehr dazu im Thema 'Warenkorb bestellen'.
Schritt 3a: Rückmeldungen bearbeiten
Wenn nach dem Bestellen 
unbearbeitete Rückmeldungen des Großhandels vorliegen, müssen Sie diese in der Liste der Bestellungen als nächstes bearbeiten.
Mehr dazu im Thema 'Rückmeldungen bearbeiten'.
Schritt 4: Gelieferte Artikel im Wareneingang erfassen und buchen
Wenn eine Lieferung eintrifft, rufen Sie in der Warenlogistik die zugehörige Bestellung auf. Hier können Sie den Wareneingang durchführen und für jeden bestellten Artikel die tatsächlich gelieferte Menge sowie ggf. weitere gelieferte Artikel erfassen.
Mehr dazu im Thema 'Wareneingang durchführen'.
Sind alle gelieferten Artikel erfasst, müssen Sie ggf. sogenannte 'Muss-Differenzen' bearbeiten, die das System nicht automatisch auflösen kann. Sogenannte 'Kann-Differenzen' sollten Sie bearbeite; das müssen Sie jedoch nicht zwingend.
Mehr dazu im Thema 'Differenzen bearbeiten'.
Liegen keine Differenzen (mehr) vor, buchen Sie den Wareneingang. Damit ist die Bestellung abgeschlossen und im Fall einer Bestandsbuchung im Register Buchung gespeichert. Im Falle einer Wertbuchung wird der Vorgang direkt im Register Archiv gespeichert.
Mehr dazu im Thema 'Wareneingang buchen'.
Schritt 4a: Gelieferte Artikel retournieren
Wenn Sie gelieferte Artikel zurückgeben möchten, dann erfassen Sie diese im Register Retouren. Ist die Gutschrift einer Retoure eingetroffen, so erfassen Sie diese ebenfalls in diesem Register und verbuchen sie. Damit wird der Vorgang im Register Archiv gespeichert.
Mehr dazu im Thema 'Retourenpositionen erfassen und bearbeiten'.
Schritt 5: Automatische Archivierung
Eine abgeschlossene Bestellung wird automatisch ins Archiv übertragen. Dort können Sie sie später wieder aufrufen und einsehen.
Weitere Info und Funktionen
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