Wareneingang buchen

Kurz erklärt

Nachdem Sie alle Artikel eines Wareneingangs erfasst haben, buchen Sie den Wareneingang, u.a. damit die gelieferten Artikel in den Bestand der Warenwirtschaft aufgenommen werden. Die Wareneingangsbuchung erfolgt separat für jeden Unterauftrag.

Im Kopfbereich sehen Sie folgende Informationen:

  • Name: Name des Lieferanten.
  • Icon - Der Wareneingang wird für eine gemeinsame Bestellung Ihrer Filial- bzw. Partnerapotheken durchgeführt. Mehr dazu im Thema 'Wareneingang für gemeinsamen Einkauf durchführen'.
  • Bestellzeit: Datum und Uhrzeit des Auftrages, wie sie in den Sendeparametern des Lieferanten hinterlegt ist. Wenn Sie einen Auftrag über die Funktion F3 - Neu erstellen, so erhält dieser keine Bestellzeit.
  • Lieferzeit: Datum und Uhrzeit der Lieferung.
  • A.-Art: Anzeige der Auftragsart.
  • Bestellwert: Wert der im ausgewählten Unterauftrag enthaltenen bestellten Artikel.
  • WE-Wert: Wert der im ausgewählten Unterauftrag erfassten Wareneingangspositionen.

Register für Unteraufträge:

Jeder Unterauftrag des Wareneingangs hat seine eigene Seite, auf die Sie mittels der Register zugreifen können. Möglich sind Abholungen, Automatenartikel, Freiwahlartikel, Sichtwahlartikel, Übrige Artikel.

Im Hauptbereich des Fensters können Sie die Buchungsdaten eingeben:

  • Nur Bestände buchen (Rechnung fehlt): Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert (=Voreinstellung), werden Bestands- und Wertbuchung durchgeführt.
    Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren , wird nur eine Bestandsbuchung durchgeführt. Alle Felder, die für eine Wertbuchung relevant sind, werden dann ausgeblendet bzw. sind nicht eingabefähig.
  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum: Geben Sie die Rechnungsnummer ein und korrigieren Sie ggf. das Rechnungsdatum. Nur aktiv, wenn das Kontrollkästchen Nur Bestände buchen nicht aktiviert wurde (=Voreinstellung).
  • Lieferscheinnummer, Lieferscheindatum: Geben Sie die Lieferscheinnummer ein und korrigieren Sie ggf. das Lieferscheindatum. Nur aktiv, wenn das Kontrollkästchen Nur Bestände buchen aktiviert wurde.

Alle weiteren Felder sind nur für eine Wertbuchung relevant. Sie werden nicht angezeigt, wenn Sie nur eine Bestandsbuchung durchführen wollen und dazu das Kontrollkästchen Nur Bestände buchen aktiviert haben.

  • Buchungswert: Buchungswert vor Steuer.
    • mit 19% VSt. - Anteil der Artikel, auf welche 19% MwSt. zu berechnen wäre, am Gesamtbuchungswert
    • mit 7% VSt. - Anteil der Artikel, auf welche 7% MwSt. zu berechnen wäre, am Gesamtbuchungswert
    • ohne VSt. - Anteil der Artikel, auf welche keine MwSt. zu berechnen wäre, am Gesamtbuchungswert
    • gesamt - Summe aller Buchungswerte vor Steuer. Dieser Wert muss mit dem Wert des Lieferantenlieferscheins übereinstimmen.

    Wählen Sie Buchungswert - F5, um die Werte direkt in den Feldern korrigieren zu können. Die Summe wird immer unter gesamt ausgewiesen.

  • Buchungsmodalitäten
    • Gebühren: Kosten, z.B. Kühlbox. Über den Button können Sie im Fenster Gebühren auswählenGeschlossen

      die anfallenden Gebühren differenziert auswählen, sofern Sie die Gebühren-Werte in den Lieferantenkonditionen hinterlegt haben. Mehr dazu im Thema 'Konditionsvereinbarungen - Gebühren'.
    • Skonto: Falls Sie Skonto erhalten, tragen Sie den Skontoprozentsatz ein. Wenn spezielle Konditionen Ihres Lieferanten hinterlegt sind, wird das Feld automatisch deaktiviert.
    • Valuta: Valutadatum, d.h. das Wertstellungsdatum des Zahlungseingangs. Wird standardmäßig mit dem Rechnungsdatum gleichgezogen; es kann aber ein abweichender Wert eingetragen werden.
    • Überweiser von: Anzeige des Direktlieferanten, von dem die Ware geliefert wurde. Diese Angabe haben Sie bereits beim Anlegen der Lieferung vorgenommen. Mehr dazu im Thema 'Lieferung erfassen'.
    • auf: Auswahl des Lieferanten, auf den die Umsätze gebucht werden sollen. Standardmäßig wird der in den Kontaktdaten des Lieferanten auf der Seite Lieferparameter eingetragene Überweiser-Großhandel vorgeblendet. Mehr dazu im Thema 'Lieferparameter'.

Im unteren Bereich des Fensters sehen Sie jeweils für die Lieferung und die Bestellung die Anzahl Positionen und den Gesamt-Buchungswert.

Wertbuchung und Bestandsbuchung

Beim Buchen eines Wareneingangs wird zwischen einer Wertbuchung und einer Bestandsbuchung unterschieden:

  • Wertbuchung: Aktualisiert die Einkaufspreise (Buchungs-EK, Durchschnitts-EK, Effektiver EK) und die kalkulierten Verkaufspreise des Wareneingangs. Die wertgebuchten Wareneingänge werden ins Archiv verschoben.
  • Bestandsbuchung: Verbucht die Bestände, ohne die Einkaufspreise/Verkaufspreise zu aktualisieren. Nehmen Sie eine Bestandsbuchung vor, wenn Ihnen die Rechnung des Lieferanten noch nicht vorliegt und daher auch die genauen Einkaufspreise nicht bekannt sind.
    Die bestandsgebuchten Wareneingänge werden auf die Seite Lieferungen verschoben. Sie können die Wareneingänge dort zu einem späteren Zeitpunkt per Wertbuchung abschließen.

Unteraufträge und Buchung des Wareneingangs

Jeder Unterauftrag wird separat verbucht. Wenn Sie also den ersten Unterauftrag verbucht haben, wird Ihnen sofort der nächste, noch nicht verbuchte Unterauftrag angezeigt.

Wenn alle Unteraufträge verbucht sind, schließt sich das Fenster Wareneingang buchen wieder.

Um einen Wareneingang zu buchen, starten Sie ggf. zunächst die Warenlogistik. Gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Seite Bestellungen.
  2. Wählen die gewünschte Bestellung aus.
  3. Drücken Sie Wareneingang - F12.
    Die Liste der im Wareneingang erfassten Artikel wird geöffnet.
    Sollten noch Artikel zu erfassen sein, können Sie dies jetzt tun.
  4. Drücken Sie Buchen - F12, um die Buchung auszulösen.
  5. Falls unbearbeitete Muss-Differenzen vorliegen, werden diese automatisch zur Bearbeitung angeboten. Mehr dazu im Thema 'Muss-Differenzen bearbeiten'.

    Kann-Differenzen werden standardmäßig nicht automatisch zur Bearbeitung angeboten. Sie können sich diese mit Differenzen bearbeiten - F11 anzeigen lassen oder eine automatische Hinweismeldung auf ggf. festgestellte Kann-Differenzen anzeigen lassen. Mehr dazu im Thema 'Kann-Differenzen bearbeiten'.

  6. Bearbeiten Sie ggf. vorliegende Differenzen und bestätigen Sie die Bearbeitung.

    Das Fenster Wareneingang buchen öffnet sich mit der ersten Unterauftrags-Seite, z.B. ‚Automatenartikel‘.

Um einen Wareneingang zu buchen, starten Sie ggf. zunächst die Warenlogistik. Gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Seite Bestellungen.
  2. Wählen die gewünschte Bestellung aus.
  3. Drücken Sie F12 - Wareneingang.
    Die Liste der im Wareneingang erfassten Artikel wird geöffnet.
    Sollten noch Artikel zu erfassen sein, können Sie dies jetzt tun.
  4. Drücken Sie F12 - Buchen, um die Buchung auszulösen.
  5. Falls unbearbeitete Muss-Differenzen vorliegen, werden diese automatisch zur Bearbeitung angeboten. Mehr dazu im Thema 'Muss-Differenzen bearbeiten'.

    Kann-Differenzen werden standardmäßig nicht automatisch zur Bearbeitung angeboten. Sie können sich diese mit Differenzen bearbeiten - F11 anzeigen lassen oder eine automatische Hinweismeldung auf ggf. festgestellte Kann-Differenzen anzeigen lassen. Mehr dazu im Thema 'Kann-Differenzen bearbeiten'.

  6. Bearbeiten Sie ggf. vorliegende Differenzen und bestätigen Sie die Bearbeitung.

    Das Fenster Wareneingang buchen öffnet sich mit der ersten Unterauftrags-Seite, z.B. ‚Automatenartikel‘.

Nun können Sie für den Wareneingang eine Wertbuchung oder Bestandsbuchung durchführen:

  1. Um eine Wertbuchung durchzuführen, lassen Sie das Kontrollkästchen Nur Bestände buchen (Rechnung fehlt) deaktiviert.
  2. Geben Sie dann Rechnungsnummer und Rechnungsdatum an.
  3. Gleichen Sie ggf. die Buchungswerte ab. Wählen Sie dazu Buchungswert - F5 und tragen Sie die auf der Rechnung ausgewiesenen Buchungswerte ein.
  4. Tragen Sie ggf. Gebühren, Skonto, Überweiser und Valuta ein.

  5. Wählen Sie Buchen - F12, um den Unterauftrag wertzubuchen. Ist der Buchungswert größer als der ABDA-EK, erhalten Sie eine Hinweismeldung, um fälschlich eingegebene Buchungswerte zu verhindern.

  6. Ist die Buchung abgeschlossen, wird Ihnen der nächste, noch nicht verbuchte Unterauftrag angezeigt. Sind alle Unteraufträge gebucht, schließt sich das Fenster.

Falls Sie für einen gelieferten Ersatzartikel einen Statistikübertrag gewünscht hatten, dann erfolgt nun die Bestätigung des Statistikübertrags mit der Möglichkeit, den Lagerstatus des gelieferten Artikels zu verändern. Mehr Informationen dazu erhalten Sie in folgenden Themen: 'Differenzart 'Ersatz- oder Nachfolgeartikel' bearbeiten' und 'Statistikübertrag aus der Artikelverwaltung'

  1. Um eine Bestandsbuchung durchzuführen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Bestände buchen.

    Bei einer Bestandsbuchung müssen bzw. können Sie nur Lieferscheinnummer und Lieferdatum angeben.

  2. Geben Sie dann Lieferscheinnummer und Lieferscheindatum an.
  3. Wählen Sie Buchen - F12, um den Unterauftrag mit seinem Bestand zu buchen.

    Wenn Sie mit dem IXOS-Dokumentenmanagementsystem (DMS) arbeiten, öffnet sich das Scan-Fenster automatisch. Sie können den Lieferschein scannen oder mit Importieren -F5 importieren. Der Lieferschein wird dann automatisch im DMS abgelegt. Mehr dazu finden Sie in den Themen Dokumente in Ordnerstruktur einordnen und Vorgangsdetails - Navigation aus dem DMS in IXOS-Vorgänge.

    Ohne DMS-Anbindung wird Ihnen danach der nächste, noch nicht verbuchte Unterauftrag angezeigt. Sind alle Unteraufträge gebucht, schließt sich das Fenster.

Nach einer Bestandsbuchung wird der betreffende Unterauftrag auf die Seite Lieferungen verschoben. Sobald Ihnen die Rechnung des betreffenden Lieferanten vorliegt und damit die genauen Einkaufspreise bekannt sind, müssen Sie die Wertbuchung für diesen Unterauftrag vornehmen.

Mehr dazu im Thema 'Wareneingang nachträglich wertbuchen'.

Arbeiten Sie mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO, dann können Sie bei einer Wertbuchung über die Funktion Zusatzinformationen - F11 zusätzlich den Bruttorechnungswert und die Zahlungsart übermitteln.

  • Der Bruttorechnungswert wird automatisch ermittelt und eingetragen.

  • Die Zahlart wird automatisch mit per Rechnung vorbelegt. Sofern in den Lieferanten-Kontakten ein Konto für Lastschrifteinzug hinterlegt ist, wird per Lastschrift eingetragen.

Bei einer Bestandsbuchung steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Mehr dazu im Thema 'Zusatzinformationen zur Buchung für ELO-DMS'.

 

Weitere Info und Funktionen

'Auftragsrabatte erfassen'