Rückmeldungen bearbeiten

Kurz erklärt

Nach dem Bestellen eines Warenkorbs oder dem Absetzen einer Online-Bestellung erhalten Sie zu Ihren bestellten Artikeln ggf. Rückmeldungen des Lieferanten, z.B. weil Positionen aus der Bestellung nicht lieferbar sind. Bei Online-Anbietern wird automatisch eine Online-Anfrage zu Fehlmengen gestellt und als Icon zur Lieferbarkeit angezeigt. Des weiteren erhalten Sie eine Rückmeldung, wenn die Übertragung der Bestellung nicht fehlerfrei ablief.

Rückmeldungen haben direkte Auswirkungen auf Bestellungen. Mehr dazu im Thema 'Bestellung bearbeiten'.

Wenn offene Rückmeldungen vorliegen, müssen Sie diese zunächst bearbeiten. Erst danach ist es möglich, den Wareneingang durchzuführen.

Wichtige Elemente des Fensters anzeigen

Im Kopfbereich des Fensters werden Ihnen die wichtigsten Informationen zur aktuell bearbeiteten Bestellung angezeigt.

Icon - Es wurde bereits ein Wareneingang erfasst.
Icons - Die Bestellung enthält mindestens eine Position, die vom Lieferanten nachgeliefert werden muss oder auf einem anderen Lieferschein aufgeführt ist. Es liegen unbearbeitete Rückmeldungen vor. Bei der Übertragung dieses Auftrags ist ein Fehler aufgetreten
Name des zugeordneten Lieferanten.

Icons

	gemeinsame Bestellung
	Online-Bestellung
	Bestellung über die Einkaufskooperation DIREKTplus/apokontor
	Klicken oder touchen Sie auf das Info-Icon, um die vorliegende Bestellinformation einzusehen

Bestellzeit - Zeigt Bestelldatum und –zeit des Auftrages.
Lieferzeit - Lieferzeit bzw. -datum des Auftrags, wie in spezifischen Rückmeldungen der Lieferanten gemeldet (MSV3) oder in den 'Lieferparameter' des Lieferanten hinterlegt.
Falls vom MSV3-Lieferanten keine Lieferzeit gemeldet wird, dann wird ausgehend vom aktuellen Zeitpunkt für den gewählten Lieferanten der zeitlich nächste Lieferzeitpunkt angezeigt. Beispiel: Bei aktueller Uhrzeit 16:00 und Lieferuhrzeiten des Lieferanten 13:00 und 15:00 würde also "heute nicht" angezeigt werden.
Auch wenn als Rückmeldung nur Verbundlieferung oder Dispolieferung möglich ist, wird "heute nicht" angezeigt; da der Anwender sonst übersehen könnte, dass lt. GH über Verbund geliefert wird. Wenn beim Lieferanten keine Regellieferzeit hinterlegt ist, wird ebenso „heute nicht“ angezeigt.
Best.-Nr. - Bestellnummer einer MSV3-Bestellung
A.-Art - Auftragsart. Standard ist der Normal-Auftrag. Mögliche Werte: <keine Anzeige>(Normal-Auftrag), SO (Sonder-Auftrag), ST (Stapel-Auftrag), VR (Vorratskauf), ZT (Zeit-Auftrag)
Pos - Anzahl der Bestellpositionen, die noch zu liefern sind.
Wert - Gesamt-Einkaufswert der Positionen, die noch zu liefern sind.
Icon - Für die Bestellung wurde ein manueller Rabatt berechnet.

Die vorliegenden Rückmeldungen werden als Liste angezeigt.

auch lieferbare Artikel anzeigen - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen oberhalb der Tabelle, um auch sofort lieferbare Artikel einzublenden. So können Sie auch zu diesen die Tourinformationen einsehen.

Artikelbezeichnung und weitere Artikeldetails.

DAR - Darreichungsform-Kennzeichen
Einheit - Packungsgrößenangabe in Menge und Einheit
NP - Normpackungsgröße

Importinformation: Originalpräparat, EU-Import (Reimport) oder Hilfstaxe.
Icon Artikelinformationen - Zeigt, ob zu einem Artikel Artikelinformationen, bspw. Bestellinformationen vorliegen. Doppelklicken Sie das Icon, um die Artikelinformationen anzuzeigen.
Symbol 'Vertriebsinformation': Zum Artikel liegt ein Angebot vor. Artikel ist nur über den Anbieter zu beziehen. Artikel enthält einen versorgungsrelevanten Wirkstoff. Artikel enthält einen versorgungsrelevanten Wirkstoff und zum Artikel liegt ein Angebot vor. Artikel enthält einen versorgungsrelevanten Wirkstoff und ist nur über den Anbieter zu beziehen.
PZN
Symbol - Bestellung(en) wegen Nachlieferung oder Terminnotiz ohne direkten Kundenbezug. Bestellung(en) wegen Nachlieferung per Botendienst ohne direkten Kundenbezug. Bestellung(en) wegen Nachlieferung per Post ohne direkten Kundenbezug. Falls mehrere Artikel in einer Position enthalten sind, welche mehrere der o.g. Kennzeichen enthalten, so erfolgt eine Priorisierung in der Reihenfolge der Aufzählung.
Bestellt: Die gewünschte Bestellmenge.
Fehlm.: Zeigt die zurückgemeldete Fehlmenge.
Lieferm.: Zeigt die Liefermenge des gemeldeten Originalartikels.
Begründung für den Defekt.
Symbole für Lieferfähigkeit der Großhändler und Direktlieferanten:

Informationen zur Onlineanfrage und Onlinebestellung
Bei Rückmeldungen bezieht sich das Icon auf die angezeigte Fehlmenge. Ein grünes Icon bedeutet bei Rückmeldungen, dass der Artikel von einem anderen Lieferanten lieferbar ist.

Unter der Rückmeldungsliste finden Sie folgende Informationen:

Bestand
Anbieter
Reservierte Menge -In Verkaufsvorgängen reservierte Menge
Letzte Liefermenge - Menge der letzten Lieferung
Letzter Lieferant - Lieferant der letzten Lieferung dieses Artikels
Letztes Lieferdatum - Datum der letzten Lieferung
Rückmeldung
- Liefer-Mg. - Menge des bestellten Artikels, die vom Lieferanten sofort geliefert werden kann.
- Verb.-Mg. - Menge des bestellten Artikels, die vom Lieferanten nur über Verbund geliefert werden kann.
- Dispo-Mg. - Menge des bestellten Artikels, die vom Lieferanten disponiert/nachgeliefert wird.
- Tour - Tourinformation des Lieferanten zu der sofort lieferbaren Menge
- Tour-Verb. - Tourinformation des Lieferanten zu der über Verbund lieferbaren Menge
- ErsatzPZN - PZN des zu liefernden Ersatzartikels
- Lieferzeit - Regellieferzeit des Lieferanten, der mit dem betreffenden Online-Dienstanbieter verknüpft ist. Beachten Sie: Vom aktuellen Zeitpunkt ausgehend, wird für den gewählten Lieferanten der zeitlich nächste Lieferzeitpunkt angezeigt. Beispiel: Bei aktueller Uhrzeit 16:00 und Lieferuhrzeiten des Lieferanten 13:00 und 15:00 würde also "heute nicht" angezeigt werden.
  Auch wenn als Rückmeldung nur Verbundlieferung oder Dispolieferung möglich ist, wird "heute nicht" angezeigt; da der Anwender sonst übersehen könnte, dass lt. GH über Verbund geliefert wird.
  Wenn beim Lieferanten keine Regellieferzeit hinterlegt ist, wird ebenso „heute nicht“ angezeigt.
- Verb.-Lieferzeit - Gemeldete Lieferzeit der Verbundlieferung
- Liefervorgabe - Aktivieren Sie ggf. eines der Kontrollkästchen, wenn die Lieferung auf diese Art erfolgen darf. Verbund (Artikel darf im Verbund geliefert werden), Nachlieferung (Artikel darf per Nachlieferung geliefert werden), Dispo (Artikel darf disponiert werden.)
- Defektgrund/Fehlerinfo/Zusatzinfo - Anzeige ergänzender Informationen zur Rückmeldung auf die Bestellung für die betreffende Artikelposition, insbesondere Defektgrund bzw. Fehlerinfo

Direkte Auswirkungen einer Rückmeldung

Wenn eine Rückmeldung des Lieferanten eingeht, hat dies ggf. direkte Auswirkungen auf die zugrundeliegende Bestellung und die darin angezeigten Bestellmengen. Im Fenster der Bestellung sehen Sie folgendes:

Die gemeldeten Fehlmengen werden bei der Offenen Menge berücksichtigt.
Die Icons für unbearbeitete Rückmeldungen () werden in der Bestellungen-Übersicht und bei den Rückmeldungen angezeigt.
Bei Rückmeldungen haben Sie die Möglichkeit, direkt Vergleichsartikel zum nicht lieferbaren Artikel zu ermitteln und zu bestellen. Mehr dazu im Thema 'Vergleichsartikelsuche und -bestellung in Rückmeldungen'.
Abhängig von den Systemeinstellungen werden nicht vollständig lieferbare Artikel, d.h Fehlmengen - auch Teilmengen, ganz aus der Bestellung entfernt. Diese Einstellung nehmen Sie im Konfigurationsparameter 'Fehlmengen automatisch umbuchen' vor. Sie haben hier die Möglichkeit, nicht oder nicht vollständig lieferbare Artikelmengen automatisch zum Lieferanten mit der nächsten Lieferzeit oder mit dem nächsten Anruf oder in die Defektnotiz umzubuchen. Sie finden den Konfigurationsparameter in den Systemeinstellungen der Warenlogistik, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Artikel bestellen.
Wurden die teilweise nicht lieferbaren Artikelmengen auf diese Weise automatisch umgebucht, so erscheint keine offene Rückmeldung vom ursprünglichen Lieferanten. Abhängig vom Konfigurationsparameter 'Artikel bestellen' kann die automatisch bearbeitete Rückmeldung für vollständig nicht lieferbare Artikel jedoch angezeigt werden.
Beispiel: Artikel ist nicht lieferbar, aber die Rückmeldung ist nicht offen (keine rotes Icon, kein Kontrollkästchen vor der Position), weil der Artikel automatisch umgebucht wurde
Abhängig von den Systemeinstellungen wird die Bestellung als Ganzes entfernt, wenn kein Artikel lieferbar ist.
Diese Einstellung nehmen Sie im Konfigurationsparameter 'Artikel bestellen' vor. Standardmäßig ist der Konfigurationsparameter aktiviert, d.h. wenn ein Lieferant zu einem Artikel die Rückmeldung sendet, dass dieser aktuell nicht lieferbar ist, wird der betreffende Artikel trotzdem in der Bestellung angezeigt. Sollen solche vollständig nicht lieferbare Artikel in der Bestellung gar nicht angezeigt werden, deaktivieren Sie diesen Konfigurationsparameter. Sie finden den Konfigurationsparameter in den Systemeinstellungen der Warenlogistik, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Artikel bestellen.
Beispiel: Artikel ist nicht lieferbar, er wird aber trotzdem angezeigt
Es werden nur die lieferbaren Positionen gezählt und unter Pos angezeigt.
Wird ein Ersatz- oder Nachfolgeartikel angekündigt, legt die Warenlogistik für diesen automatisch eine neue Bestellposition an. Vorteil: Sie sehen sofort nach Eintreffen der Rückmeldung, welche Mengen jeweils für Original- und abgabefähige Artikel geliefert werden.
Icons kennzeichnen Original- und Ersatzartikel . Tooltipps bei den Icons zeigen Ihnen den Bezug auf die jeweils andere Position.
Meldet der Lieferant bereits in seiner Rückmeldung, dass er über eine Niederlassung liefert (z.B. Rückmeldung = 'VB Musterniederlassung'), wird der Artikel automatisch mit der Verbundmenge in einen anderen Warenkorb umgebucht. Siehe dazu auch den Abschnitt 'Positionen bei Verbund bestellen'.
Falls für eine Bestellung der mit dem Lieferanten vereinbarte Mindestbestellwert oder die Mindestpackungszahl unterschritten wurde, wird beim Bestellversuch von IXOS eine Hinweismeldung eingeblendet. Voraussetzung dafür ist, dass Sie den Mindestbestellwert und die Mindestpackungszahl in den Konditionsvereinbarungen auf der Seite Allgemein hinterlegt haben. Mehr dazu im Thema 'Konditionsvereinbarungen pflegen und einsehen'.

Beispiel:

Falls Sie mit dem Lieferanten einen Mindestbestellwert vereinbart haben, dieser jedoch nicht in IXOS hinterlegt ist, dann erhalten Sie erst in der Rückmeldung vom Lieferanten einen Hinweis auf den unterschrittenen Mindestbestellwert.
Wenn der MSV3-Lieferant in der Rückmeldung zur gesamten Bestellung einen Fehler meldet, so wird dieser im Meldungstext präzise ausgewiesen. Auf diese Weise können Sie zielgerichtet mit dem Lieferanten kommunizieren, um den Fehler zu beheben. Die Fehlermeldungen enthalten jeweils den Fehlercode und einen fachlichen Fehlertext.

Beispiele für MSV3-Rückmeldungen zur Bestellung:
Beachten Sie folgendes zur Anzeige der Lieferzeit in Verbindung mit der Rückmeldung des Lieferanten:
- Sendet der Lieferant Lieferzeiten mit seinen Rückmeldungen, werden diese im Feld Lieferzeit dargestellt. Die Lieferzeit der Bestellung wird in diesem Fall durch die empfangenen Daten aktualisiert und in der Rückmeldung in der Kopfzeile und in der Bestellansicht angezeigt, unabhängig davon, welche eigenen Lieferzeiten Sie in den Vertragsdaten eingepflegt haben.
- Meldet der Lieferant jedoch keine Lieferzeiten zurück, bleibt das Feld Lieferzeit in den Rückmeldungen leer.
  In der Kopfzeile der Rückmeldung und in der Bestellansicht wird dann weiterhin auf die beim Lieferanten eingepflegte Lieferzeit zugegriffen.
  Im Fall, dass der Bestellschluss noch nicht abgelaufen ist, wird hier jedoch die nächstmögliche Lieferzeit angezeigt, auch wenn die Bestellzeit bereits abgelaufen ist.

Rückmeldungen zur Bestellung bearbeiten

Um die Rückmeldungen des Lieferanten zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie in der Warenlogistik die Seite Bestellungen .
Die Liste der Bestellungen wird angezeigt.
Wenn zu einer Bestellung offene Rückmeldungen vorliegen, erkennen Sie dies am Icon. Falls bereits bei der Übertragung Probleme auftraten, erkennen Sie dies am Icon
Selektieren Sie die Bestellung und wählen Sie Rückmeldungen - F12.
Das Fenster Rückmeldungen öffnet sich.

Wenn für eine Bestellung keine zu bearbeitenden Rückmeldungen mehr vorliegen, können Sie die Rückmeldungen mit Rückmeldungen - Strg + F9 einsehen.

Liegt eine Rückmeldung in Form einer Fehlermeldung bezüglich der Übertragung vor, schließen Sie das Fenster mit Rückmeldung schließen - F12, um die Kenntnisnahme dieser Meldung zu bestätigen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Position, deren Rückmeldung Sie bearbeiten möchten.
Um mehrere Positionen gleichzeitig zum Bearbeiten zu markieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen am Anfang jeder gewünschten Positionszeile. Um alle Positionen zu markieren bzw. zu demarkieren, drücken Sie Alle markieren / Alle demarkieren - F5.
Achten Sie dabei auf die Icons zur Lieferfähigkeit und ggf. auf die dazu angebotenen Tooltipps, in denen die lieferfähigen Anbieter ausgewiesen sind.
Bereits bearbeitete Rückmeldungen werden in der Liste angezeigt, können aber nicht mehr zum Bearbeiten ausgewählt werden.
Nicht lieferbare Positionen können Sie auf einen anderen Auftrag oder Lieferanten oder in die Defektnotiz umbuchen. Wählen Sie dazu Fehlmenge umbuchen - F10. Wählen Sie dann aus, wohin die Fehlmenge umgebucht werden soll.
Mehr dazu im Thema 'Lieferantenwechsel: Einzelne Positionen umbuchen'.
Sind alle Rückmeldungen bearbeitet, drücken Sie abschließend Esc, um das Fenster Rückmeldungen zu schließen.

Vorgehen bei fehlender Rückmeldung für eine Online-Bestellung

Wenn keine Rückmeldungen empfangen werden konnten, wird automatisch 30 Minuten lang versucht, Rückmeldungen abzufragen.

Bei einer passiv gesendeten Bestellung erscheint eine Infocentermeldung, bei aktiv gesendeter Bestellung eine Hinweismeldung, die darüber informiert, dass IXOS automatisch den Status der Bestellung überprüft. Darüber hinaus sehen Sie das Icon Bei der Übertragung dieses Auftrags ist ein Fehler aufgetreten.

Wählen Sie Rückmeld. abrufen - Strg+F7, um die Rückmeldung vom Lieferanten manuell abzurufen. Diese Funktion steht auch nach der 30-minütigen automatischen Abfragezeit zur Verfügung, wenn zu dem Artikel noch keine Rückmeldung empfangen wurde.

Je nachdem, ob die wiederholte automatische bzw. manuelle Anfrage bzgl. einer Rückmeldung vom Lieferanten erfolgreich ist, ergeben sich folgende Möglichkeiten des weiteren Vorgehens:

Sollte der Lieferant innerhalb von 30 Minuten eine Rückmeldung zur Bestellung schicken, erscheint bei automatischer Abfrage eine Meldung im Infocenter, die Sie über den Erfolg der Bestellung und den Erhalt von Rückmeldungen informiert.
Beim manuellen Abruf der Rückmeldung öffnet sich automatisch das Rückmeldungsfenster.
Falls innerhalb von 30 Minuten keine Rückmeldung vom Lieferanten erfolgt und die Verbindung - auch bei manueller Abfrage - nicht zustande kommt, wird bei automatischer Abfrage in einer Infocenter-Meldung mitgeteilt, dass IXOS den Status der Bestellung nicht überprüfen konnte.
Bei manueller Anfrage erscheint eine Hinweismeldung.
Nehmen Sie Kontakt in dem Fall zum Lieferanten auf und klären Sie bitte den Status der Bestellung.
Bestellen Sie in diesem nicht bestätigten Sendestatus nicht ohne Rücksprache erneut beim Lieferanten, um unbeabsichtigte Mehrfachbestellungen und damit Retouren zu vermeiden!
Falls der Lieferant meldet, dass ihm Ihre Bestellidentifikation (MSV3-ID) nicht bekannt ist - dabei beachtet er die letzten 7 Tage ab dem aktuellen Zeitpunkt - wird die Bestellung bei automatischer Abfrage erneut automatisch im nächsten Bestellfenster abgesetzt, weil davon ausgegangen wird, dass die Bestellung nicht angenommen wurde.
Bei einer manuellen Abfrage erscheint eine Hinweismeldung, in welcher Sie entscheiden können, ob Sie die Bestellung nochmals senden möchten oder die Rückmeldung auf bearbeitet setzen möchten.

Weitere Info und Funktionen

'Symbole der Warenlogistik'