Rückmeldungen bearbeiten

Kurz erklärt

Nach dem Bestellen eines Warenkorbs oder dem Absetzen einer Online-Bestellung erhalten Sie zu Ihren bestellten Artikeln ggf. Rückmeldungen des Lieferanten, z.B. weil Positionen aus der Bestellung nicht lieferbar sind. Bei Online-Anbietern wird automatisch eine Online-Anfrage zu Fehlmengen gestellt und als Icon zur Lieferbarkeit angezeigt. Des weiteren erhalten Sie eine Rückmeldung, wenn die Übertragung der Bestellung nicht fehlerfrei ablief.

Rückmeldungen haben direkte Auswirkungen auf Bestellungen. Mehr dazu im Thema 'Bestellung bearbeiten'.

Wenn offene Rückmeldungen vorliegen, müssen Sie diese zunächst bearbeiten. Erst danach ist es möglich, den Wareneingang durchzuführen.

 

 

Im Kopfbereich des Fensters werden Ihnen die wichtigsten Informationen zur aktuell bearbeiteten Bestellung angezeigt.

  • Icon - Es wurde bereits ein Wareneingang erfasst.
  • Icons - Die Bestellung enthält mindestens eine Position, die vom Lieferanten nachgeliefert werden muss oder auf einem anderen Lieferschein aufgeführt ist. Es liegen unbearbeitete Rückmeldungen vor. Bei der Übertragung dieses Auftrags ist ein Fehler aufgetreten
  • Name des zugeordneten Lieferanten.

  • Icons

    gemeinsame Bestellung

    Online-Bestellung

    Bestellung über die Einkaufskooperation DIREKTplus/apokontor

    Klicken oder touchen Sie auf das Info-Icon, um die vorliegende Bestellinformation einzusehen
  • Bestellzeit - Zeigt Bestelldatum und –zeit des Auftrages.
  • Lieferzeit - Lieferzeit bzw. -datum des Auftrags, wie in spezifischen Rückmeldungen der Lieferanten gemeldet (MSV3) oder in den 'Lieferparameter' des Lieferanten hinterlegt.

    Falls vom MSV3-Lieferanten keine Lieferzeit gemeldet wird, dann wird ausgehend vom aktuellen Zeitpunkt für den gewählten Lieferanten der zeitlich nächste Lieferzeitpunkt angezeigt. Beispiel: Bei aktueller Uhrzeit 16:00 und Lieferuhrzeiten des Lieferanten 13:00 und 15:00 würde also "heute nicht" angezeigt werden.

    Auch wenn als Rückmeldung nur Verbundlieferung oder Dispolieferung möglich ist, wird "heute nicht" angezeigt; da der Anwender sonst übersehen könnte, dass lt. GH über Verbund geliefert wird. Wenn beim Lieferanten keine Regellieferzeit hinterlegt ist, wird ebenso „heute nicht“ angezeigt.

  • Best.-Nr. - Bestellnummer einer MSV3-Bestellung
  • A.-Art - Auftragsart. Standard ist der Normal-Auftrag. Mögliche Werte: <keine Anzeige>(Normal-Auftrag), SO (Sonder-Auftrag), ST (Stapel-Auftrag), VR (Vorratskauf), ZT (Zeit-Auftrag)
  • Pos - Anzahl der Bestellpositionen, die noch zu liefern sind.
  • Wert - Gesamt-Einkaufswert der Positionen, die noch zu liefern sind.
  • Icon - Für die Bestellung wurde ein manueller Rabatt berechnet.

 

Die vorliegenden Rückmeldungen werden als Liste angezeigt.

  • auch lieferbare Artikel anzeigen - Aktivieren Sie die Checkbox oberhalb der Tabelle, um auch sofort lieferbare Artikel einzublenden. So können Sie auch zu diesen die Tourinformationen einsehen.
  • Artikelbezeichnung und weitere Artikeldetails.
  • DAR - Darreichungsform-Kennzeichen.
  • Einheit - Packungsgrößenangabe in Menge und Einheit.
  • NP - Normpackungsgröße.
  • Importinformation: Originalpräparat, EU-Import (Reimport) oder Hilfstaxe.
  • Icon Artikelinformationen - Zeigt, ob zu einem Artikel Artikelinformationen, bspw. Bestellinformationen vorliegen. Doppelklicken Sie das Icon, um die Artikelinformationen anzuzeigen.
  • Symbol 'Vertriebsinformation': Zum Artikel liegt ein Angebot vor. Artikel ist nur über den Anbieter zu beziehen. Artikel enthält einen versorgungsrelevanten Wirkstoff. Artikel enthält einen versorgungsrelevanten Wirkstoff und zum Artikel liegt ein Angebot vor. Artikel enthält einen versorgungsrelevanten Wirkstoff und ist nur über den Anbieter zu beziehen.
  • PZN
  • Symbol - Bestellung(en) wegen Nachlieferung oder Terminnotiz ohne direkten Kundenbezug.   Bestellung(en) wegen Nachlieferung per Botendienst ohne direkten Kundenbezug.   Bestellung(en) wegen Nachlieferung per Post ohne direkten Kundenbezug. Falls mehrere Artikel in einer Position enthalten sind, welche mehrere der o.g. Kennzeichen enthalten, so erfolgt eine Priorisierung in der Reihenfolge der Aufzählung.
  • Bestellt: Die gewünschte Bestellmenge.
  • Fehlm.: Zeigt die zurückgemeldete Fehlmenge.
  • Lieferm.: Zeigt die Liefermenge des gemeldeten Originalartikels.
  • Begründung für den Defekt.

  • Symbole für Lieferbarkeit

    Artikel ist in der angefragten Menge lieferbar Artikel ist in der angefragten Menge im Verbund lieferbar
    Artikel ist mit einer Teilmenge lieferbar Artikel ist mit einer Teilmenge im Verbund lieferbar
    Artikel ist nicht lieferbar Artikel ist per Nachlieferung lieferbar
    Artikel ist per Dispo lieferbar Es wird ein Ersatzartikel geliefert
    Es besteht keine Verbindung zum Online-Anbieter    

     

    Der Tooltipp zeigt, bei welchem Lieferanten der Artikel lieferbar ist.

  • Bei Rückmeldungen bezieht sich das Icon auf die angezeigte Fehlmenge. Ein grünes Icon bedeutet bei Rückmeldungen, dass der Artikel von einem anderen Lieferanten lieferbar ist.

 

Unter der Rückmeldungsliste finden Sie folgende Informationen:

  • Bestand
  • Anbieter
  • Reservierte Menge -In Verkaufsvorgängen reservierte Menge
  • Letzte Liefermenge - Menge der letzten Lieferung
  • Letzter Lieferant - Lieferant der letzten Lieferung dieses Artikels
  • Letztes Lieferdatum - Datum der letzten Lieferung
  • Rückmeldung
    • Liefer-Mg. - Menge des bestellten Artikels, die vom Lieferanten sofort geliefert werden kann.
    • Verb.-Mg. - Menge des bestellten Artikels, die vom Lieferanten nur über Verbund geliefert werden kann.
    • Dispo-Mg. - Menge des bestellten Artikels, die vom Lieferanten disponiert/nachgeliefert wird.
    • Tour - Tourinformation des Lieferanten zu der sofort lieferbaren Menge
    • Tour-Verb. - Tourinformation des Lieferanten zu der über Verbund lieferbaren Menge
    • ErsatzPZN - PZN des zu liefernden Ersatzartikels
    • Lieferzeit - Regellieferzeit des Lieferanten, der mit dem betreffenden Online-Dienstanbieter verknüpft ist. Beachten Sie: Vom aktuellen Zeitpunkt ausgehend, wird für den gewählten Lieferanten der zeitlich nächste Lieferzeitpunkt angezeigt. Beispiel: Bei aktueller Uhrzeit 16:00 und Lieferuhrzeiten des Lieferanten 13:00 und 15:00 würde also "heute nicht" angezeigt werden.

      Auch wenn als Rückmeldung nur Verbundlieferung oder Dispolieferung möglich ist, wird "heute nicht" angezeigt; da der Anwender sonst übersehen könnte, dass lt. GH über Verbund geliefert wird.

      Wenn beim Lieferanten keine Regellieferzeit hinterlegt ist, wird ebenso „heute nicht“ angezeigt.

    • Verb.-Lieferzeit - Gemeldete Lieferzeit der Verbundlieferung
    • Liefervorgabe - Aktivieren Sie ggf. eine der Checkboxen, wenn die Lieferung auf diese Art erfolgen darf. Verbund (Artikel darf im Verbund geliefert werden), Nachlieferung (Artikel darf per Nachlieferung geliefert werden), Dispo (Artikel darf disponiert werden.)
    • Defektgrund/Fehlerinfo/Zusatzinfo - Anzeige ergänzender Informationen zur Rückmeldung auf die Bestellung für die betreffende Artikelposition, insbesondere Defektgrund bzw. Fehlerinfo

 

Direkte Auswirkungen einer Rückmeldung

Wenn eine Rückmeldung des Lieferanten eingeht, hat dies ggf. direkte Auswirkungen auf die zugrundeliegende Bestellung und die darin angezeigten Bestellmengen. Im Fenster der Bestellung sehen Sie folgendes:

 

Um die Rückmeldungen des Lieferanten zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie in der Warenlogistik die Seite Bestellungen .
    Die Liste der Bestellungen wird angezeigt.
    Wenn zu einer Bestellung offene Rückmeldungen vorliegen, erkennen Sie dies am Icon. Falls bereits bei der Übertragung Probleme auftraten, erkennen Sie dies am Icon

  2. Selektieren Sie die Bestellung und wählen Sie Rückmeldungen - F12.
    Das Fenster Rückmeldungen öffnet sich.

    Wenn für eine Bestellung keine zu bearbeitenden Rückmeldungen mehr vorliegen, können Sie die Rückmeldungen mit Rückmeldungen - Strg + F9 einsehen.

    Liegt eine Rückmeldung in Form einer Fehlermeldung bezüglich der Übertragung vor, schließen Sie das Fenster mit Rückmeldung schließen - F12, um die Kenntnisnahme dieser Meldung zu bestätigen.

  3. Aktivieren Sie die Checkbox der Position, deren Rückmeldung Sie bearbeiten möchten.
    Um mehrere Positionen gleichzeitig zum Bearbeiten zu markieren, aktivieren Sie die Checkbox am Anfang jeder gewünschten Positionszeile. Um alle Positionen zu markieren bzw. zu demarkieren, drücken Sie Alle markieren / Alle demarkieren - F5.

    Achten Sie dabei auf die Icons zur Lieferfähigkeit und ggf. auf die dazu angebotenen Tooltipps, in denen die lieferfähigen Anbieter ausgewiesen sind.

    Bereits bearbeitete Rückmeldungen werden in der Liste angezeigt, können aber nicht mehr zum Bearbeiten ausgewählt werden.

  4. Nicht lieferbare Positionen können Sie auf einen anderen Auftrag oder Lieferanten oder in die Defektnotiz umbuchen. Wählen Sie dazu Fehlmenge umbuchen - F10. Wählen Sie dann aus, wohin die Fehlmenge umgebucht werden soll.
    Mehr dazu im Thema 'Lieferantenwechsel: Einzelne Positionen umbuchen'.
  5. Sind alle Rückmeldungen bearbeitet, drücken Sie abschließend Esc, um das Fenster Rückmeldungen zu schließen.

 

Für Bestellrückmeldungen vom Typ Normal und Verbund wurde bei Verfügbarkeitsanfragen und Bestellungen eine neue Kennzeichnung zur Tourabweichung auf Positionsebene eingeführt.

Zu einer Meldung über eine Tourabweichung kommt es, wenn z.B. Kühlware oder Betäubungsmittel nicht mit der nächsten Normal- bzw. Verbund-Tour geliefert werden, sondern mit der nächsten späteren Tour, mit der dieser Artikeltyp geliefert werden kann.

Als Begründung wird in diesem Fall Tourabweichung angezeigt.

 

Bei unbearbeiteten Rückmeldungen für aktiv gesendete Onlinebestellungen wird automatisch bei anderen Lieferanten angefragt, ob diese lieferfähig sind.

Rückmeldungen zu Online-Bestellungen weisen insbesondere im Detailbereich ausführlichere Informationen aus. Dabei ist die Liefermenge entweder die Menge des bestellten oder des Ersatzartikels. Deshalb wird keine Ersatzmenge ausgewiesen.

Wenn Sie eine Online- oder MSV3-Rückmeldung erhalten, entscheiden Sie durch Aktivieren der Checkboxen unter Liefervorgabe ggf., ob der Artikel per Verbund, Nachlieferung oder Dispo geliefert werden darf.

Nutzen Sie zum Bestätigen und Senden der aktivierten Liefervorgabe an den Lieferanten die Funktion Erneut Senden - F7.

 

Standardmäßig werden Rückmeldungen für sofort lieferbare Positionen nicht angezeigt, um die Tabelle übersichtlich zu halten. Sie haben die Möglichkeit, durch Aktivieren der Checkbox auch lieferbare Artikel anzeigen oberhalb der Tabelle alle Artikel mit dem zugehörigen Rückmeldungstext anzeigen zu lassen. Auf diese Weise erhalten Sie bspw. die Tourinformationen auch für die sofort lieferbaren Artikel. In der Spalte Begründung werden Sie mit dem Hinweis 'siehe Info' auf die Informationen im Detailbereich hingewiesen.

 

Statt Fehlmengen auf andere Warenkörbe, Lieferanten o.ä. umzubuchen, können Sie eine gemeldete Fehlmenge auch als solche akzeptieren.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Selektieren Sie die betreffende Rückmeldung zum Bearbeiten.
  2. Wählen Sie dann Fehlmenge akzeptieren - F11.
    Es erscheint eine Abfrage, ob Sie die Fehlmenge tatsächlich akzeptieren und dadurch die Rückmeldung als bearbeitet kennzeichnen möchten.
  3. Wählen Sie Ja, falls Sie die Rückmeldung akzeptieren möchten.

    Die Rückmeldung wird als bearbeitet gekennzeichnet. Es entsteht somit durch die Lieferung im Wareneingang keine Differenz.

 

Wenn es für unbearbeitete Rückmeldungen aktuelle Angebote zur ausgewählten Position gibt, wird die Funktion Angebote vorhanden aktiviert.

Wählen Sie Angebote - Strg + F9, um sich die Angebote anzeigen zu lassen und die Position ggf. auf einen anderen Lieferanten umzubuchen.

Mehr dazu im Thema 'Angebote berücksichtigen'.

 

Mit Lagerinfo F&P - Strg + F8 können Sie Informationen zum Artikel in anderen Filialen einsehen, wie bspw. Lagerbestände. Mehr dazu im Thema 'Lagerinformationen der Filialen & Partner einsehen'.

 

Wenn die Rückmeldung der Position(en) angibt, dass der Lieferant den Artikel bei einer seiner Filialen beschaffen kann, dann enthält das Feld Begründung die Meldung'000xVB möglich', wobei x für die Anzahl der mit dem Verbund lieferbaren Menge steht, z.B. '0002VB möglich'.

Mehr dazu im Thema 'Positionen bei einer Verbundniederlassung bestellen'.

 

Wenn Sie die Rückmeldungen ausdrucken möchten, wählen Sie Drucken - F9.

Zunächst öffnet sich die Druckvorschau. Mehr dazu im Thema 'Druckeinstellungen bearbeiten'.

 

Sie können zum Artikel einer Rückmeldungsposition einen Infotext anlegen bzw. einen bereits angelegten einsehen.

Selektieren Sie dazu die betreffende Rückmeldungsposition.

Wählen Sie dann Info - F6.
Das Fenster Informationstexte öffnet sich.

Mehr dazu im Thema 'Artikel-Info einsehen und anlegen'.

 

Sie können für Artikel, für die eine Rückmeldung vorliegt, eine Online-Anfrage/Bestellung durchführen. Artikel, deren Rückmeldung 'lieferbar' lautet, können in einen Warenkorb des lieferfähigen Lieferanten verschoben werden.

Wählen Sie dazu Online Anfrage - Alt+F6 bzw. Online Bestellung - Alt+F7.

Sollten mehrere Lieferanten lieferfähig sein, wird der bevorzugte Lieferant verwendet.

Weitere Informationen zur Online-Anfrage finden Sie im Thema 'Online-Anfrage und -Bestellung in der Warenlogistik'.

 

Wenn keine Rückmeldungen empfangen werden konnten, wird automatisch 30 Minuten lang versucht, Rückmeldungen abzufragen.

Bei einer passiv gesendeten Bestellung erscheint eine Infocentermeldung, bei aktiv gesendeter Bestellung eine Hinweismeldung, die darüber informiert, dass IXOS automatisch den Status der Bestellung überprüft. Darüber hinaus sehen Sie das Icon Bei der Übertragung dieses Auftrags ist ein Fehler aufgetreten.

 

Wählen Sie Rückmeld. abrufen - Strg+F7, um die Rückmeldung vom Lieferanten manuell abzurufen. Diese Funktion steht auch nach der 30-minütigen automatischen Abfragezeit zur Verfügung, wenn zu dem Artikel noch keine Rückmeldung empfangen wurde.

 

Je nachdem, ob die wiederholte automatische bzw. manuelle Anfrage bzgl. einer Rückmeldung vom Lieferanten erfolgreich ist, ergeben sich folgende Möglichkeiten des weiteren Vorgehens:

  • Sollte der Lieferant innerhalb von 30 Minuten eine Rückmeldung zur Bestellung schicken, erscheint bei automatischer Abfrage eine Meldung im Infocenter, die Sie über den Erfolg der Bestellung und den Erhalt von Rückmeldungen informiert.

    Beim manuellen Abruf der Rückmeldung öffnet sich automatisch das Rückmeldungsfenster.

  • Falls innerhalb von 30 Minuten keine Rückmeldung vom Lieferanten erfolgt und die Verbindung - auch bei manueller Abfrage - nicht zustande kommt, wird bei automatischer Abfrage in einer Infocenter-Meldung mitgeteilt, dass IXOS den Status der Bestellung nicht überprüfen konnte.

    Bei manueller Anfrage erscheint eine Hinweismeldung.

    Nehmen Sie Kontakt in dem Fall zum Lieferanten auf und klären Sie bitte den Status der Bestellung.

    Bestellen Sie in diesem nicht bestätigten Sendestatus nicht ohne Rücksprache erneut beim Lieferanten, um unbeabsichtigte Mehrfachbestellungen und damit Retouren zu vermeiden!

  • Falls der Lieferant meldet, dass ihm Ihre Bestellidentifikation (MSV3-ID) nicht bekannt ist - dabei beachtet er die letzten 7 Tage ab dem aktuellen Zeitpunkt - wird die Bestellung bei automatischer Abfrage erneut automatisch im nächsten Bestellfenster abgesetzt, weil davon ausgegangen wird, dass die Bestellung nicht angenommen wurde.

    Bei einer manuellen Abfrage erscheint eine Hinweismeldung, in welcher Sie entscheiden können, ob Sie die Bestellung nochmals senden möchten oder die Rückmeldung auf bearbeitet setzen möchten.

 

Weitere Info und Funktionen

'Symbole der Warenlogistik'

 

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