Konditionsvereinbarungen pflegen und einsehen

In den Kontaktdaten von Lieferanten können Sie über die Seite Konditionen Ihre Konditionsvereinbarungen mit diesen Lieferanten hinterlegen, einsehen und verändern.

Auf den Seiten der Konditionsvereinbarung sind alle möglichen Daten zu Konditionsvereinbarungen aufgelistet; jene, die Sie auf dem Formblatt des Lieferanten finden und auch jene, welche nicht explizit auf Formblättern ausgeführt werden.

Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, bei Verhandlungen oder bei Rückfragen an Ihren Lieferanten gezielt nach diesen Bedingungen fragen zu können. Das erleichtert Ihnen sowohl die Verhandlungen als auch die Pflege der Konditionsvereinbarungen in IXOS entsprechend der Formblätter zu Lieferantenkonditionen.

Wenn Sie in Ihrer Apotheke das Berechtigungskonzept zum Schutz bestimmter Funktionen umgesetzt haben, dann können Sie diese Funktion bzw. dieses Modul nur nutzen, wenn Sie die erforderliche Berechtigung dazu haben.

Zum Anzeigen und Bearbeiten von Konditionsvereinbarungen benötigen Sie die Berechtigung Leiter oder Konditionsverantwortlicher.

 

Auf der Seite Allgemein geben Sie zunächst die allgemeinen Daten wie den Gültigkeitsbeginn der Konditionsvereinbarung vor und ordnen diese zur Bestimmung des optimalen Lieferanten ggf. den Auftragsarten der Warenlogistik zu.

Weiterhin lassen sich die Vereinbarungen hier auf bestimmte Anbieter einschränken, die Art der Rechnungsstellung kann ausgewählt werden, sowie die Rx-Hochpreisgrenze, der Mindestbestellwert und die Mindestpackungszahl pro Auftrag. Die beiden letzten Werte werden beim Bestellen eines Warenkorbs geprüft. Mehr dazu im Thema 'Warenkorb bestellen'.

 

 

Auf der Seite Allgemein sehen Sie folgende Informationen bzw. übertragen diese direkt aus der mit dem Lieferanten geschlossenen Konditionsvereinbarung:

  • Anlagedatum - Datum, an welchem die Konditionsvereinbarung im System eingegeben wurde. Wird automatisch beim Speichern einer Neuanlage gefüllt.
  • Letzte Änderung - Datum, an welchem die Konditionsvereinbarung im System geändert wurde. Wird automatisch beim Speichern einer Änderung gefüllt.
  • Angelegt von - Name des Bedieners, welcher die Konditionsvereinbarung im System eingegeben hat. Wird automatisch beim Speichern einer Neuanlage gefüllt.
  • Geändert von - Name des Bedieners, welcher die Konditionsvereinbarung im System geändert hat. Wird automatisch beim Speichern einer Änderung gefüllt.
  • Gültig ab - Datum, an welchem die Konditionsvereinbarung gültig wird bzw. wurde.
    So können Sie bspw. vorbereitend zukünftige Konditionsvereinbarungen hinterlegen.
  • Bemerkung - Frei eingebbarer Bemerkungstext für die Konditionsvereinbarung.
  • Auftragsarten optimaler Lieferant - Auftragsarten, für die bei der Auswahl des optimalen Lieferanten in der Warenlogistik diese Konditionsvereinbarung verwendet werden soll. Sind mehrere Auftragsarten zugeordnet, so werden diese aufgeführt. Mehr dazu im Thema 'Auftragsarten auswählen'.
    Bei der Berechnung des effektiven EK zur Anzeige in Angebotstabellen gilt folgendes: Wenn für einen Lieferanten für mehrere Auftragsarten der gleiche effektive EK ermittelt wurde, dann wird die Auftragsart Normal-Auftrag bevorzugt und alle anderen Auftragsarten werden nicht berücksichtigt. Ist die Auftragsart Normal-Auftrag nicht hinterlegt, dann wird irgendeine andere hinterlegte Auftragsart gewählt, ohne Priorisierung.
  • Tabelle Einschränkung auf Anbieter
    • Name - Name des Anbieters, auf den die Konditionsvereinbarung zutrifft.
    • Anbieternr. - Anbieternummer
  • Rechnungsstellung - Art der Rechnungsstellung: Diese Einstellung steuert, ob für die Ermittlung des effektiven EK beim Verbuchen des Artikels die Konditionen angewendet werden (Sammelrechnung) oder nicht (Einzelrechnung). Auf der Sammelrechnung gehen alle Nachlässe (auch Verhandlungssache Angebote) als Nachvergütung auf der Rechnung ein. Auf der Einzelrechnung ist dagegen davon auszugehen, dass bereits der rabattierte Preis auf dieser Rechnung steht und verbucht wird. Eine wiederholte Anwendung der Konditionen wäre deshalb falsch.
  • Rx-Hochpreisschwelle - Wählen Sie hier die Preisbasis Apo-EK oder Anbieterpreis im Drop-Down Menü aus und geben den Betrag der Hochpreisschwelle ein.
  • Mindestbestellwert zum - Mindestbestellwert pro Auftrag: Wählen Sie hier die Preisbasis Apo-EK, Anbieterpreis oder Buchungs-EK im Drop-Down Menü aus und geben den Mindestbestellwert pro Auftrag ein.
  • Mindestpackungszahl - Wählen Sie hier, für welche Abgabebestimmung die Berechnung der Mindestpackungszahl gelten soll und geben die mindestens zu bestellenden Packungen pro Auftrag an.
    Die Mindestpackungszahl und der Mindestauftragswert werden beim Bestellen überprüft. Sollten die vereinbarten Auftragsschwellen unterschritten werden, dann erscheint beim manuellen Sendebereit-Stellen und beim aktiven Senden eine Hinweismeldung.

    Entscheiden Sie dann, ob Sie den Warenkorb dennoch bestellen möchten, oder ob Sie ggf. noch Artikel hinzufügen.

    Sollten Sie sich dafür entscheiden, den Warenkorb mit geringerer Mengen/Auftragswert zu bestellen, dann werden beim Verbuchen der Artikel dennoch die hinterlegten Lieferantenkonditionen zur Berechnung des effektiven EK angewendet.

    Bei automatischem Sendebereit-Stellen wird eine entsprechende Meldung im Infocenter angezeigt.

  • Durchschnittlicher Rx-Packungspreis pro Monat - Geben Sie hier den vereinbarten durchschnittlichen Rx-Packungspreis ein und wählen die Preisbasis Apo-EK oder Anbieterpreis im Drop-Down Menü aus.

  • Über die Info-Schaltfläche öffnet sich eine Umrechnungstabelle, in welcher die Handelsspanne in % angegeben ist.

  • Umsatzziel € pro Monat - geben Sie hier den Nettoumsatz ein, der bei diesem Lieferanten pro Monat erreicht werden soll.

 

Über die Auswahlleiste am oberen rechten Fensterrand können Sie zwischen den Kontakten der letzten Kontaktsuche wechseln. Die Daten des gewählten Kontaktes werden auf der Seite unten im Fenster angezeigt.

 

Konditionsvereinbarungen anlegen und bearbeiten

Ausgangssituation: Sie haben die Kontaktdaten des Lieferanten auf der Seite Konditionen geöffnet.

Wählen Sie zum Anlegen neuer Konditionsvereinbarungen die Funktion Neue Vereinb. - F3.

Wählen Sie zum Bearbeiten bestehender Konditionsvereinbarungen die Funktion Details - F8.

Änderungen sollten Sie immer nur an Kopien durchführen (Ausnahme: Korrektur von Eingabefehlern). Auf diese Weise entsteht im Laufe der Zeit ein Archiv, in dem man später z. B. die Rabatte vom letzten Jahr recherchieren kann.

 

Konditionsvereinbarung auf einzelne Anbieter einschränken

Haben Sie eine Konditionsvereinbarung mit Ihrem Lieferanten geschlossen, welche sich nur auf Artikel bestimmter Anbieter bezieht, so müssen Sie diese Anbieter unter Einschränkung auf Anbieter eintragen.

Fügen Sie einen Anbieter hinzu, indem Sie auf den Button klicken und den Anbieter aus dem Kontaktauswahl-Fenster heraussuchen.

Löschen Sie einen Anbieter aus der Liste, indem Sie ihn in der Liste markieren und auf den Button klicken.

 

Durchschnittlichen Rx-Packungspreis pro Monat hinterlegen

Haben Sie mit dem Großhandel einen durchschnittlichen Rx-Packungspreis vereinbart, können Sie diesen in den Konditionsvereinbarungen hinterlegen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie durch die Kennzeichnung in den Warenkörben darauf hingewiesen werden, wenn der vereinbarte durchschnittliche Rx-Packungspreis bei einer Bestellung überschritten wird.

Für die Berechnung wird entweder der Apo-EK oder der Anbieterpreis als Preisbasis herangezogen. Berücksichtigt werden alle Rx-Packungen, welche im aktuellen Monat gebucht wurden und sich aktuell in einer Bestellung oder in einem Warenkorb befinden. Gebuchte Gutschriften in diesem Monat werden abgezogen.

Hochpreiser und Warenkörbe ohne Abrufzeitpunkt, welche noch nicht sendebereit gestellt wurden, werden nicht bei der Berechnung mit einbezogen.

 

Geben Sie im Feld Durchschnittlicher Rx-Packungspreis pro Monatden vereinbarten durchschnittlichen Rx-Packungspreis ein und wählen per Drop-Down aus, ob der Apo-EK oder der Anbieterpreis als Preisbasis für die Berechnung herangezogen werden soll.

Da die Handelsspanne oft in % angegeben wird, steht Ihnen über die Info-Schaltfläche eine Umrechnungstabelle zur Verfügung.

Ab dem 15. des Monats, werden in der Warenkorbübersicht die Warenkörbe des Lieferanten mit einem Icon gekennzeichnet, wenn bei diesem Lieferanten der berechnete den hinterlegten durchschnittlichen Rx-Packungspreis überschreitet.

Der vereinbarte durchschnittliche Rx-Packungspreis wird überschritten.
Für diesen Warenkorb liegt eine Bestellabfrage vor und der vereinbarte durchschnittliche Rx-Packungspreis wird überschritten.

Möchten Sie sehen, wie hoch voraussichtlich der errechnete durchschnittliche Rx-Packungspreis ist, nutzen Sie die Funktion Durchschn. Packungspreis - Strg+F5. Bei diesem Wert handelt es sich um einen voraussichtlichen, ungefähren, also keinen exakten Wert!

Rx-Artikel, welche sich in Warenkörben ohne Abrufzeit befinden und noch nicht sendebereit gestellt wurden, werden bei der Berechnung des durchschnittlichen Rx-Packungspreises nicht berücksichtigt, da der Zeitpunkt der Bestellung unbekannt ist. In diesem Fall nutzen Sie ebenso die Funktion Durchschn. Packungspreis - Strg+F5.

 

Berechnung des aktuellen Umsatzes

Über die Funktion Einstellungen - Alt+F12 legen Sie fest, welche Bedingungen zur Berechnung des aktuellen Umsatzes berücksichtigt werden sollen. Die Einstellungen nehmen Sie auf der Seite Umsatzziel vor.

Mehr dazu im Thema 'Einstellungen für Lieferanten-Konditionen'.

Weitere Info und Funktionen

 

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