RX 4.0

Die Funktion RX 4.0 ist ein Optimierungsmechanismus zwischen den Kriterien Lieferfähigkeit an Ihre Kunden und Lagerbreite Ihres Warenlagers. Sie erhalten Vorschläge zur Umstellung Ihres Lagers im Bereich der verschreibungspflichtigen Artikel mit dem Ziel einer optimalen Lieferfähigkeit an Ihre Kunden bei minimierter Lagerbreite. Als Annahme wird davon ausgegangen, dass es in Zukunft nicht zu wesentlichen Strukturveränderungen kommen wird, so dass sich das Verschreibungsverhalten nicht ändert.

Anhand der Einstellungen zur RX 4.0 Sortimentssteuerung wird auf Basis von Wirkstoffgruppen analysiert, welche Artikel bspw. aufgrund von Rabattvertragsänderungen und mit dem Ziel einer optimalen Lieferfähigkeit und Lagerbreite ein- bzw. ausgelistet werden können bzw. sollten.

Vielfältige Optimierungsmechanismen und von Ihnen aktivierbare selbst regulierende und selbst lernende Automatismen führen dazu, dass Sie mit RX 4.0 eine autonome Warenwirtschaft betreiben können.

 

Eine optimale Lieferfähigkeit wird durch die Verringerung von Besorgungen erreicht. Die Lagerbreite wird minimiert, indem der Lagerwert optimiert, d.h. möglichst verringert wird. Diese beiden gegenläufigen Kriterien werden unter Berücksichtigung von Rabattvereinbarungen der GKV-Kostenträger (anhand der Vergleichsartikelsuchen) analysiert und die optimale Lösung wird in Form von Umstellungsvorschlägen - Einlistungen und Auslistungen - innerhalb der einzelnen Wirkstoffgruppen präsentiert.

Eine Reduzierung der Lagerbreite wird erst dann vorgenommen, wenn eine Umstellung ohne Konsequenzen für die Lieferfähigkeit möglich ist.

 

Die Optimierung über RX 4.0 erfolgt automatisch einmal täglich (in der Nacht). Zudem wird täglich eine Überprüfung auf die Lieferfähigkeit der Lieferanten für die einzulistenden Artikel per Online-Verfügbarkeitsanfrage ausgeführt, sofern Sie anstehende und abgeschlossene Umstellungsaktionen haben und diese innerhalb der letzten 2 Monate ausgeführt wurden. Die Online-Verfügbarkeitsanfrage kann ebenfalls manuell im Bearbeitungsmodus der Analyseübersicht ausgeführt werden.

Artikel in Umstellung werden bei weiteren Analysen berücksichtigt, wobei die Artikel so betrachtet werden, als ob die eingeleiteten Umstellungsaktionen bereits abgeschlossen wären.

 

Das Ergebnis wird beim Start des Moduls RX 4.0 Sortimentssteuerung in der Analyseübersicht in der Ansicht RX 4.0 angezeigt.

Wir empfehlen Ihnen, die Ergebnisse der Funktion RX 4.0 1-2 Mal im Monat einzusehen, zu bewerten und ggf. Umstellungsmaßnahmen ausführen zu lassen, um die Breite Ihres Lagers und Ihre Lieferfähigkeit an Ihre Kunden zu optimieren.

Im Modul RX 4.0 Sortimentssteuerung ist die Ansicht RX 4.0 in der Analyseübersicht entweder bereits geöffnet oder Sie öffnen diese aus der Analyseübersicht, Ansicht Bevorzugtes Sortiment mit der Funktion RX 4.0 - F10.

In den Einstellungen können Sie auf der Seite Bevorz. Sortiment festlegen, in welcher Ansicht die Analyseübersicht beim Start der RX 4.0 Sortimentssteuerung angezeigt werden soll. Mehr dazu im Thema 'Bevorzugtes Sortiment einstellen'.

 

 

Optimierungsmechanismen in RX 4.0

Die Parameter der Optimierung sind folgende:

• Lagerkosten
• Zuzahlung/Mehrkosten für Kunden
• Kunden mit Dauermedikation
  • Stammkunden, die im Auswertungszeitraum zweimal den Artikel bezogen haben.
  • N3-Dauermedikationen mit Abgaben in den letzten 120 Tagen
• Falls konfiguriert: Bevorzugtes Sortiment (Anbieterbevorzugung)

 

Zentrale Themen mit RX 4.0 sind folgende:

• Die Einstellung der AMOs zum Einlisten und Auslisten von Artikeln in den festgelegten Preisstufen.
  Initial ist für Preisstufe 1 (0,01-5,00 €) eine AMO-Grenze zum Einlisten von 0.333, d.h. 2 Verkäufe in 6 Monaten, eingestellt. Sie können die Einlistgrenze senken, indem Sie den Wert auf 0,167, d.h. bereits ab 1 Verkauf in 6 Monaten, einstellen. Beachten Sie, dass der AMO positionsbezogen, nicht packungsbezogen berechnet wird. Mehr dazu im Thema 'Weiterverarbeitung'.
• Die Bereitschaft Ihrer Kunden, auch andere wirkstoffgleiche Artikel zu akzeptieren, welche sie bisher noch nicht erhalten hatten. Aktivieren Sie bei geringer Akzeptanz Ihrer Kunden die Option unter 'Kundenartikel im GKV-Rezept bevorzugen'. Mehr dazu im Thema 'Unterstützung'.

 

Einige Einstellungen der Sortimentssteuerung werden mit RX 4.0 nicht berücksichtigt, andere sind fest implementiert. Mehr dazu im Thema 'RX 4.0 Sortimentssteuerung einstellen'.

Das Verhalten ist wie folgt:

• Umstellungsquoten werden bei der Funktion RX 4.0 nicht berücksichtigt.
• Die Einstellungen von bevorzugten Sortimenten gehen mit geringer Priorität in die Analyse ein.
• Artikel-Ausschlüsse werden bei der Analyse beachtet.
• Neben den in den Einstellungen festgelegten Artikel-Ausschlüssen werden folgende Artikel standardmäßig nicht berücksichtigt:
  • Extern geblisterte Artikel
  • Artikel aus lagerneutralen Lieferungen

• Die Bewertung zur Umstellung von Artikeln wird auf Basis aller Daten vorgenommen, es sei denn die Artikel sind aufgrund abgespeicherter Filtereinstellungen ausgeblendet. Bei nicht gespeicherter Filterung werden alle Artikel einbezogen.

• Artikel, welche Sie explizit auf 'Zurückstellen - Strg-F7' gesetzt haben, werden für die Umstellung nicht berücksichtigt. Dies betrifft die gesamte Wirkstoffgruppe.
• Bei nicht verschreibungspflichtigen Artikeln werden nur ungewollte Besorgungen in die Analyse einbezogen. Außerdem erfolgt hier keine Ladenhüterbetrachtung.

 

Außerdem werden folgende Artikel bei der Optimierung dem fixem AMO zugeordnet, so dass sie nicht umgestellt werden:

• Artikel mit einer Privatrezept-Quote > 70%
• Dauermedikationen mit N3-Packungsgrößen, sofern die Einstellung Kundenartikel im GKV-Rezept bevorzugen aktiviert ist. Mehr dazu im Thema 'Unterstützung'.
• Artikel, bei denen die aut idem-Quote oder das Kennzeichen 'Pharmazeutische Bedenken' bei GKV-Verkäufen größer gleich 50% ist (gilt erst ab 3 Verkäufen)
• Artikel, für die beim Verkauf das Sonderkennzeichen 'Wunscharzneimittel' gesetzt wurde

 

Mit RX 4.0 werden Vorschläge zur Optimierung Ihres Lagers ermittelt. Falls mehrere gleichwertige Lösungen als Vorschläge in Frage kämen, werden sie mit folgender Priorität bewertet:

• Lieferfähigkeit
• Geringste Umstellung im Lager
• Namensgleiche Importe bevorzugt
• Gleiche Darreichungsform wie auszulistender Artikel
• Gleiche Packungsgröße wie auszulistender Artikel
• Preisgünstige Importe
• Größter gewichteter AMO
• Geringste Lagerkosten (auf Basis Apo-EK)
• Anzahl der bisherigen Verkäufe (aktueller AMO)

 

Weitere Mechanismen und Automatismen in RX 4.0

• Mechanismen beim Einlisten:
  • Falls in der Wirkstoffgruppe keine Auslistung oder eine Auslistung mit geringem Abgabepotential empfohlen wird, dann werden ermittelte 'Einlister' sofort eingelistet - nicht 'schleichend' per Statistikübertrag - weil sie sofort gebraucht werden.

    Für diese sofortigen Einlistungen können Sie einen festen Lieferanten einstellen, ansonsten wird der optimale Lieferant gemäß Warenkorbermittlungsmodell verwendet. Mehr dazu im Thema 'Weiterverarbeitung'.

  • Eine verzögerte Einlistung wird durch den Übertrag der Statistik des auszulistenden Artikels auf den einzulistenden Artikel erreicht. In der Bestelloptimierung wird dann sowohl der Bedarf als auch der Bestand der gesamten Statistikübertragsgruppe herangezogen. Der Statistikübertrag wird jedoch nach 3 Monaten - d.h. nach erfolgter Umstellung - zurückgenommen, um die Artikel nicht dauerhaft miteinander in Beziehung zu setzen.
  • Bei Stückelungen wird für den AMO die taxierte Menge herangezogen, um ein zu schnelles Einlisten zu vermeiden.
  • Mit der automatischen Einlistungsüberwachung von Einlistungen in Umstellung wird geprüft, ob die Artikel noch das Potential aufweisen, das sie bei der Umstellung hatten (AMO (max.) größer gleich 0,2) und ob die Sortimentssteuerung aufgrund neuer Bewertungen das Auslisten vorschlägt. In beiden Fällen würde das geplante Einlisten nicht ausgeführt werden. Falls für die korrespondierende Auslistung ebenfalls die gegenteilige Aktion geplant ist, d.h. der Artikel soll eingelistet werden, so wird die Auslistung ebenfalls nicht ausgeführt.
  • Mit dem Schutz der (geplanten) Einlistungen wird sichergestellt, dass eingelistete Artikel oder Artikel, welche zur Einlistung vorgeschlagen und in Umstellung sind, erst bei signifikantem Anstieg der Besorgerrate in der Wirkstoffgruppe (bspw. durch Änderung der Rabattverträge, Anstieg des Preises) wieder ausgelistet werden bzw. die geplante Einlistung rückgängig gemacht wird. Diese Artikel werden für bestimmte Zeitspannen gezielt aus der Analyseübersicht ausgeblendet. Mit der Filteroption Artikel ohne Aktion anzeigen können Sie diese jedoch anzeigen lassen. Mehr dazu im Thema 'Filterkriterien festlegen'.
  • Mit bis zu 3 Preisstaffeln für verschiedene Artikelselektionen können Sie neben den Standard- bzw. eigenen Umstellungsvorschlägen spezielle AMO-Grenzen für Einlistungen (auch Auslistungen) festlegen. So steuern Sie bspw., dass Neueinlistungen oder Artikel von Premiumkunden gleich nach der ersten Bestellung eingelistet werden. Mehr dazu im Thema 'Weiterverarbeitung - Artikelspezifische Umstellungen'.
  • Bei Einlistungen wird der ggf. hinterlegte Notdienstbestand / Bereitschaftsbestand der Auslistung übertragen. Falls mehrere Artikel eingelistet werden, dann erfolgt die Übertragung auf den Artikel mit dem größten AMO (max.).
  • Wenn Sie Wert darauf legen, dass Sie bevorzugt Originale an Lager haben, dann können Sie dieses Verhalten aktivieren. Mehr dazu im Thema 'Automatische Lageroptimierung'.
  • Beim Einlisten können Sie für alle Artikel (bis auf festzulegende Ausnahmen) den Lagerort Hauptalphabet bzw. bei Nutzung eines Kommissioniersystems den Lagerort KS setzen. Mehr dazu im Thema 'Weiterverarbeitung - Einlisten'.
• Mechanismen beim Auslisten:

  • Ein Artikel mit Kennzeichnung 'Dauersortiment' wird nur dann ausgelistet, wenn eine korrespondierende Einlistung ermittelt werden konnte. Diese erhält automatisch das Kennzeichen 'Dauersortiment'.

  • Wenn eine ganze Gruppe ausgelistet wird, dann werden das Dauersortiment und Notfalldepot-Artikel mit dem besten AMO (max.) behalten.
  • Eine Gruppe wird nicht komplett ausgelistet, wenn eins der folgenden Kriterien erfüllt ist:

    • AMO (max.) > 0 und Stammkunde (zweimal gekauft)

    • AMO (max.) > 0 für N3-Packungen (letzte 120 Tage)

    • AMO gewichtet (max.) > 0 und AMO (max.) > Auslistgrenze

    • AMO gewichtet (max.) > 0 und AMO (max.) = Auslistgrenze und Verkäufe liegen nicht im letzten Viertel des Auswertungszeitraums

    wobei AMO gewichtet (max.) = Maximum aus AMO (max.) und gewichtetem AMO

  • Wird ein Artikel mit Notdienstbestand oder Bereitschaftsbestand ausgelistet und ein Ersatzartikel wird dafür eingelistet, so wird der Notdienstbestand bzw. der Bereitschaftsbestand in die Artikeldetails des eingelisteten Artikels übertragen.

  • Auslistungen bleiben bestehen, wenn die min. Restlaufzeit bis Verfall angebrochen ist.

  • Neuanlagenschutz: Wenn für einen Stammkunden ein neuer Artikel an Lager genommen wird oder wenn die RX 4.0-Automatik einen neuen Artikel an Lager nimmt, dann wird dieser 4 Monate lang nicht ausgelistet. Beachten Sie, dass dies nur reine zur Auslistung vorgeschlagene Artikel betrifft, die nicht durch andere Artikel ersetzt werden sollen. Auslistungen mit Ersetzungen werden nur so lange geschützt, wenn sie innerhalb von 90 Tagen nicht mehr als 2 Besorgungen verursachen.
• Mechanismen beim Retournieren:
  • Falls ein Artikel ausgelistet wird, dann wird er in folgenden Fällen direkt retourniert:
    • AMO (max.) von 0
    • AMO (max.) < 0,2 und mehr als 1 umstellungspflichtigen Verkauf

    • AMO (max.) < 0,4 und die Abverkäufe der Auslistung erfolgten vor 4,5 Monaten (25% des Auswertungszeitraums),

  • Es erfolgt eine Überwachung entsprechend der einstellbaren min. Restlaufzeit bis Verfall des Artikels. Wenn die Verfallzeit unter die Restlaufzeit fällt, dann wird keine Retoure vorgeschlagen, sondern der Artikel erhält das Auslaufkennzeichen. Falls die Restlaufzeit 0 Monate beträgt oder auf 0 Monate eingestellt wurde, werden Artikel nicht daraufhin überprüft. Bei Artikeln ohne eingetragenes Verfalldatum wird ggf. ein Retournieren vorgeschlagen, da die Restlaufzeit als sehr groß angenommen wird.
  • Artikel werden bzgl. der Preisgrenze des eingestellten Apo-EK hinsichtlich des Retournierens überwacht.
  • Falls Artikel in Umstellung aus der Retoure entfernt werden, bspw. abverkauft werden, dann erhalten Sie das Auslaufkennzeichen, um nicht wieder nachbestellt zu werden.
  • Falls Sie den Artikel aus einer retournierten Retoure vom Großhandel wieder zurück erhalten und diesen aus dem retournierten Retourenauftrag löschen, erhalten Sie eine Abfragemeldung, ob Sie den Artikel mit Auslaufkennzeichen wieder an Lager legen möchten. Wenn Sie dem zustimmen, wird der Artikel in eine Auslaufaktion aufgenommen, so dass er nicht wieder zur Auslistung als Retoure vorgeschlagen wird.
  • Mit der automatischen Retourenüberwachung wird automatisch kontrolliert, ob Artikel in Umstellung, die zur Auslistung vorgeschlagen wurden, sofort retourniert werden sollten (bspw. aufgrund Rabattvertragsänderung) oder ob sie nicht mehr retourniert werden sollten (bspw. aufgrund zu geringer Restlaufzeit des Verfalls).

    So wird rechtzeitig vor Unterschreiten der konfigurierten Verfall-Restlaufzeit eine Auslistung retourniert. Allerdings wird nur dann kurz vor der Verfallgrenze retourniert, wenn die Retouren-Einstellung konservativ retournieren aktiviert ist. Ansonsten werden bei aktivierter automatischer Retourenüberwachung und bei konservativer automatischer Lageroptimierung jeden Morgen alle Analyse-Treffer, die retourniert werden sollen, umgesetzt - unabhängig von der Verfallgrenze. 'Unterstützung - Automatik'

    Wenn die Restlaufzeit unterschritten ist, dann wird nur noch das Auslaufkennzeichen gesetzt.

    Sie müssen nun auf folgende Dinge achten:

    • Verfallüberwachung: Alle Artikel, die kurz vor Verfall stehen, sollten Sie rechtzeitig von Lager nehmen und abschreiben.

    • Überwachung von „Ladenhütern“, deren Verfall unter die Restlaufzeit gefallen ist.

      Für die Überwachung von verschreibungspflichtigen Ladenhütern steht Ihnen der Report RX 4.0 - Ladenhüterüberwachung in der Ergebniskategorie Artikel unter RX 4.0 zur Verfügung.

      Dieser zeigt alle auszulistenden Artikel, deren Verfall unter die Restlaufzeit gefallen ist, weshalb sie nicht mehr automatisch retourniert werden. Die Auslistung kann sich dabei in Umstellung befinden oder zurückgestellt sein oder sich noch als noch nicht umgesetzter Umstellungsvorschlag in der Analyse befinden.

      Für diese auszulistenden Artikel können Sie nun entscheiden, ob Sie den Artikel dennoch retournieren möchten. Mehr dazu im Thema 'RX 4.0 Sortimentssteuerung im Modul Reports'.

    In den Einstellungen auf der Seite 'Unterstützung - Überwachung' können Sie die automatische Retourenüberwachung deaktivieren.

  • Artikel, welche Sie auf keinen Fall retournieren möchten, können Sie in den Einstellungen auf der Seite 'Weiterverarbeitung - Artikelspezifische Umstellungen' per Artikelselektion aus Retouren ausschließen. Dies gilt sowohl für die automatische Retourenüberwachung als auch bei der Bearbeitung der Analysevorschläge.
  • Wenn Sie auf der Seite 'Weiterverarbeitung - Auslisten' eingestellt haben, dass die zu retournierenden Artikel zunächst in einen Rückkauf-Auftrag umgebucht werden sollen, dann erhalten diese Artikel gleichzeitig das Kennzeichen 'Bevorzugt abzugeben', so dass sie in Vorschlagslisten priorisiert angezeigt werden und ggf. vor der Retoure noch abverkauft werden können.
  • Lagerartikel, die aufgrund der RX 4.0 Sortimentssteuerung ausgelistet werden sollen und daher in einem Retouren-Rückkauf-Auftrag erfasst, später aber auf einen Bestand von 0 abverkauft werden, werden automatisch aus dem Retouren-Rückkauf-Auftrag gelöscht und auf Lagerstatus Negativartikel gesetzt.
  • Bei vielen Großhändlern kann bis 6 Monate nach Lieferung verlustfrei retourniert werden. Stellen Sie den entsprechenden Zeitraum in Monaten in den Einstellungen der RX 4.0 Sortimentssteuerung auf der Seite Weiterverarbeitung im Register Auslisten mit dem Feld verlustfreie Retoure innerhalb ... Monate nach Lieferung ein. Ab 7 Tage vor Ablauf dieses Datums wird eine Retoure vorgenommen, wenn das letzte Bestelldatum mindestens 7 Tage zurückliegt. In der automatischen Retourenüberwachung wird dieses Kriterium daraufhin in die Entscheidung für eine Retoure einbezogen.

    Damit entfällt die Notwendigkeit, die Reportabfrage Bx Periodische GH-Retoure als Ergänzung zur Sortimentssteuerung zu betrachten (siehe nächster Punkt).

  • Falls Sie das im vorherigen Punkt beschriebene Feld verlustfreie Retoure innerhalb ... Monate nach Lieferung nicht nutzen und statt dessen im Modul Reports die Artikelabfrage Bx Periodische GH-Retoure nutzen und regelmäßig die Umstellungsvorschläge der RX 4.0 Sortimentssteuerung umsetzen, dann ist es sinnvoll, das Feld Sortimentssteuerung-Status auf Auslistung in Umstellung einzuschränken, da sonst ggf. zu viele Artikel retourniert werden. Dadurch ist eine verlustfreie Retoure nach 6 Monaten gewährleistet. Dies ist eine empfehlenswerte Ergänzung zur automatischen Retourenüberwachung.

    Falls Sie die automatische Retourenüberwachung deaktiviert haben, dann sollten Sie in jedem Fall entsprechend der Artikelabfrage Bx Periodische GH-Retoure mit der Einstellung Sortimentssteuerung-Status auf Auslistung in Umstellung retournieren.

    Beispiel:

    

• Automatische Defektüberwachung:
  • Folgende Wirkungsweise liegt zugrunde: Sobald Sie einen Artikel als Defektartikel kennzeichnen, kann automatisch der optimale Ersatzartikel ausgewählt werden. Die Statistik des defekten Lagerartikels wird auf den Ersatzartikel übertragen. Der Artikel bleibt Lagerartikel mit einem Bestand von 0. Der Ersatzartikel wird eingelistet, d.h. auf POS gesetzt und automatisch bestellt. Sobald der Defektartikel wieder lieferbar ist, erhält der Ersatzartikel das Auslaufkennzeichen und der Statistikübertrag wird entfernt. Ausgenommen sind BtMs, Blutprodukte, Impfstoffe und Kühlartikel.

    In den Einstellungen auf der Seite 'Unterstützung' können Sie diesen Automatismus gezielt aktivieren.

    Mehr dazu im Thema 'Automatische Defektüberwachung'.

• Automatische Überwachung von Artikeln, welche Sie wegen zu kurzem Verfalldatums retourniert haben.

  Folgende Wirkungsweise liegt zugrunde: Sobald Sie einen Lagerartikel mit dem Retourengrund 'Verfall zu kurz' retourniert haben und in der Abfrage 'Lagerartikel ohne Bestand' die Auswahl 'Keine weitere Aktion' veranlassen (ihn bspw. nicht in einem anderen Warenkorb bestellen), greift die automatische 'Verfall-zu-kurz'-Überwachung des Artikels. Der Artikel bleibt Lagerartikel mit einem Bestand von 0. Für Artikel, die unter die EK-Grenze fallen, wird ein Ersatzartikel ermittelt, und der Ersatzartikel wird automatisch für die eingestellte Zeit bis zur Neuanfrage des retournierten Artikels eingelistet. Nach Neuanfrage und mit Einlistung des vorher retournierten Artikels wird der Ersatzartikel automatisch wieder ausgelistet. Die Bestellung eines Ersatzartikels für Artikel, die unter die EK-Grenze fallen, können Sie deaktivieren. Für Artikel oberhalb der EK-Grenze, für OTC-Artikel, BtMs, Blutprodukte, Impfstoffe und Kühlartikel wird nie ein Ersatzartikel bestellt, jedoch immer nach der eingestellten Zeitspanne eine Neuanfrage gestartet.

  In den Einstellungen auf der Seite 'Unterstützung' können Sie diesen Automatismus gezielt aktivieren.

• Beachten Sie folgendes, wenn Sie die automatische Retouren-, Defekt- und 'Verfall zu kurz'-Überwachung aktiviert haben und selbstständig POS-0 Listen (alle Lagerartikel mit Bestand=0) für die Bestellung führen: Passen Sie die Reportsabfrage für die POS-0-Liste dahingehend an, dass Sie mit Hilfe des Feldes Sortimentssteuerung-Status alle Artikel, bei denen die Auslistung in Umstellung ist, aus der Abfrage ausschließen, damit diese NICHT bestellt werden.
• Mit Aktivierung der automatischen Lageroptimierung übernimmt die Sortimentssteuerung die komplette Kontrolle über Ein-und Auslistungen für alle Artikel, die den Kriterien des Standardfilters genügen. Damit stellen Sie Ihr System auf die sogenannte autonome Warenwirtschaft um. Mehr dazu im Thema 'Automatische Lageroptimierung'.
• Nutzung der Online‐Verfügbarkeitsanfrage
  • Es werden alle geplanten Einlistungen beim Lieferanten angefragt.
    Beispiel:

    

    Beispiel: Der Artikel ist lieferbar.

    

    Beispiel: Der Artikel ist nicht lieferbar.

  • Wenn eine Einlistung nicht lieferfähig ist, aber ein gleichwertiger Ersatz vorhanden wäre, dann wird dieser angefragt.
    Beispiel:

    

    Beispiel: Der gleichwertige Ersatz wird angefragt.

    Die Darreichungsform wird bei gleichwertigen Ergebnissen als Kriterium herangezogen.

    Beispiel:

    

    Beispiel: Das Präparat mit DAR=SMT würde nicht als Ersatz für die TAB eingelistet werden.

  • Empfehlung ist, nicht lieferfähige Gruppen über Filtereinstellung ein- bzw. auszublenden
  • Online-Verfügbarkeitsanfrage wird nur dann automatisch ausgeführt, wenn anstehende und abgeschlossene Umstellungsaktionen vorhanden sind und diese innerhalb der letzten 2 Monate ausgeführt wurden.
  •  
• Dienstleistungen werden mit RX 4.0 generell ausgeschlossen.
• Filialübergreifende Verkäufe innerhalb des Apothekenverbundes werden berücksichtigt.
• Wirkstoffgruppen, die mit Ende des ersten 1/4 des gewählten Auswertungszeitraums, d.h für die letzten 3/4 des Auswertungszeitraums, keinen weiteren Verkauf aufweisen, werden nicht in der 'normalen' Ansicht der Analyseübersicht angezeigt. Mit der Filteroption Artikel ohne Aktion anzeigen können Sie diese jedoch anzeigen lassen. Mehr dazu im Thema 'Filterkriterien festlegen'.

  Beispiel: Bei 6 Monaten Auswertungszeitraum wäre das kein Verkauf in den letzten 4,5 Monaten.

• Notfalldepot: Sie haben 2 Möglichkeiten, ein Notfalldepot zu pflegen:
  1. Sie setzen bei den gewünschten Artikeln das Kennzeichen 'Dauersortiment'. Damit fallen diese Artikel allerdings aus der Retourenüberwachung heraus.
  2. Sie überlassen RX 4.0 die Kontrolle über das Notfalldepot. Dieses stellt automatisch sicher, dass immer mindestens 1 Artikel aus den 'Empfehlungen für die Bestückung des Notfalldepots in der Apotheke gemäß § 15 Abs. 1 ApBetrO' an Lager ist.

 

Mechanismen zur Selbstregulierung und Selbstreflexion der RX 4.0 Sortimentssteuerung

Die RX 4.0 Sortimentssteuerung ist als selbstlernendes und selbstregulierendes System angelegt, welches sich der Praxis durch Selbstreflexion anpasst. In Situationen, in denen die implementierten Automatismen nicht das gewünschte Ergebnis bringen, so dass aus der Besorgerhistorie hervorgeht, dass Artikel ungewollt häufig besorgt werden müssen, reagiert das System wie folgt:

• Wenn bei aktivierter automatischer Lageroptimierung ein Artikel und damit die gesamte Wirkstoffgruppe zurückgestellt wurde, kann es dazu kommen, dass ein anderer Artikel der Wirkstoffgruppe ungewollt oft besorgt werden muss (1x in den letzten 30 Tagen und 2x in den letzten 100 Tagen bzw. 2x in den letzten 130 Tagen bei N3-Packungen, wobei sein AMO größer gleich der Einlistgrenze ist).

  Die Selbstregulierung des Systems legt den ungewollt oft besorgten Artikel nun an Lager.

• Wenn die Defektautomatik zu spät aktiviert wurde, wobei Lagerartikel bereits vorher defekt waren, werden diese von der Defektautomatik normalerweise nicht mehr berücksichtigt. Mehr dazu im Thema 'Automatische Defektüberwachung'.

  Die Selbstregulierung des Systems überprüft nun auch diese defekten Artikel und bezieht sie in die Defektautomatik ein, d.h. sie werden automatisch als Defektartikel angelegt. Der Alternativartikel wird an Lager gelegt, wenn er oft genug besorgt wurde (1x in den letzten 30 Tagen und 2x in den letzten 100 Tagen bzw. 2x in den letzten 130 Tagen bei N3-Packungen, wobei sein AMO größer gleich der Einlistgrenze ist), bis der Defektartikel wieder lieferfähig ist.

• Bei aktivierter Defektautomatik kann es vorkommen, dass ein zur Einlistung geplanter Artikel nicht lieferfähig ist.

  Die Selbstregulierung des Systems legt ihn dann automatisch als Lagerartikel mit Bestand 0 und als Defektartikel an, sofern sein Apo-EK innerhalb der EK-Grenze für die Defektautomatik liegt. Der zu oft ungewollt besorgte Artikel (1x in den letzten 30 Tagen und 2x in den letzten 100 Tagen bzw. 2x in den letzten 130 Tagen bei N3-Packungen, wobei sein AMO größer gleich der Einlistgrenze ist) wird eingelistet.

• Wenn ein Artikel in Umstellung zur Einlistung ist, diese jedoch durch die Auslistung eines anderen Artikels noch verzögert wird, kann es zu ungewollt häufigen Besorgungen eines anderen Artikels oder des zur Einlistung geplanten Artikels kommen (1x in den letzten 30 Tagen und 2x in den letzten 100 Tagen bzw. 2x in den letzten 130 Tagen bei N3-Packungen, wobei sein AMO größer gleich der Einlistgrenze ist).

  Die Selbstregulierung des Systems setzt in diesem Fall die Verzögerung der Einlistung außer Kraft und der zur Einlistung vorgesehene Artikel wird sofort eingelistet, so dass er den Bedarf so schnell wie möglich decken kann.

 

Umstellung des Lagers anhand der Funktion RX 4.0

Das prinzipielle Vorgehen ist wie folgt:

1. Öffnen Sie im Menü Sortiment das Modul RX 4.0 Sortimentssteuerung.

   Falls in den Einstellungen zur RX 4.0 Sortimentssteuerung kein bevorzugtes Sortiment hinterlegt wurde, öffnet sich direkt die Analyseübersicht in der Ansicht RX 4.0.

   Ansonsten öffnet sich die Analyseübersicht in der Ansicht Bevorzugtes Sortiment. Wählen Sie in dem Fall RX 4.0 - F10.

2. Aus allen Übersichten der RX 4.0 Sortimentssteuerung können Sie mit Einstellungen - Alt+F12 die Einstellungen für die RX 4.0 Sortimentssteuerung vornehmen und die Startansicht der Analyseübersicht festlegen - Bevorzugtes Sortiment oder RX 4.0.

   Mehr dazu im Thema 'RX 4.0 Sortimentssteuerung einstellen'.

   Wechseln Sie aus den Einstellungen mit der Esc-Taste zur Analyseübersicht.

3. Aufgrund der vorgenommenen Einstellungen werden in der Analyseübersicht, Ansicht RX 4.0 alle Wirkstoffgruppen mit Artikeln angezeigt, welche zur Lagerumstellung vorgesehen sind.

   Mehr dazu im Thema 'Analyseübersicht (RX 4.0)'.

4. Filtern Sie ggf. mit Filterkriterien - F4 die Anzeige der aufgeführten Wirkstoffgruppen, um Ihr Lager schrittweise umzustellen.

   Mehr dazu im Thema 'Filterkriterien festlegen'.

5. Bewerten Sie in der Analyseübersicht die vorgeschlagenen Aktionen für jede Wirkstoffgruppe und führen Sie diese - nach Markierung der Wirkstoffgruppe(n) - entweder direkt aus mit Aktionen durchführen - Strg+F12 oder bearbeiten Sie diese vor der Ausführung mit Bearbeiten - F12.

   Mehr dazu im Thema 'Analyseübersicht (Bevorzugtes Sortiment)'.

6. Sehen Sie im Register Artikel in Umstellung alle Artikel ein, für welche die für die Umstellung vorgesehenen weiterführenden Aktionen noch nicht abgeschlossen sind.

   Mehr dazu im Thema 'Artikel in Umstellung'.

7. Im Register Abgeschlossene Umstellungen sehen Sie alle Artikel ein, für welche die Umstellung bereits abgeschlossen ist.

   Mehr dazu im Thema 'Abgeschlossene Umstellungen'.

8. Im Register Zurückgestellte Umstellungen sehen Sie Artikel, deren Wirkstoffgruppen Sie speziell gekennzeichnet haben, um sie für die Lagerumstellung nicht mehr anzeigen zu lassen, bspw. weil Sie diese im Moment nicht ersetzen oder an Lager nehmen möchten. Die automatische Analyse dieser zurückgestellten Wirkstoffgruppen unterbinden Sie damit nicht. Diese Artikel können Sie jederzeit wieder anzeigen lassen und damit möglicherweise auch in die Lagerumstellung einbeziehen.

   Mehr dazu im Thema 'Nicht mehr analysieren/Zurückgestellte Umstellungen'.

 

Weitere Info und Funktionen

 

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