Um Dokumente mit wenig Aufwand in eine Ordnerstruktur einzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:
- Stellen Sie vor dem Einscannen oder Importieren sicher, dass der zum Dokument zugehörige Kontakt in Ihren Kontaktdaten oder im Adressbuch bereits angelegt ist. Legen Sie ihn ggf. neu an.
- Prüfen Sie den Inhalt der Felder in der Registerkarte Verschlagwortung und füllen Sie diese ggf. vollständig aus. Sind alle Pflichtfelder vollständig ausgefüllt, so wird das Dokument automatisch in den zugehörigen Ordner in der Dokumentenstruktur eingehängt.
Die Ablagelogik ist abhängig vom Dokumententypen und kann z. B. wie folgt aussehen:
<Standardordner, z.B. Warenlogistik> - <Buchstabe des Kundennamen - <Kundenname> - <Dokumentenart> - <Jahr> - <Monat> - "Dokument"
Unser Beispiel eines Lieferscheins der Firma Meier vom September 2020:
Wenn Sie die Verschlagwortung eines Dokuments ändern wie z. B. den Kontakt oder die Dokumentenart, dann wird das Dokument automatisch in der Struktur "umgehängt".
Auch innerhalb geschützter Ordner
können Sie die Verschlagwortung eines Dokuments ändern.
Auch innerhalb geschützter Ordner
können Sie die Verschlagwortung eines Dokuments ändern.
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