GDPdU und Kassen-Nachschau

Mit diesem Modul können Sie einen Datenexport für eine Betriebsprüfung gemäß GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), für eine Kassen-Nachschau (auch: Kassennachschau) als auch den Export der TSE-Daten (TSE steht für technische Sicherheitseinrichtung) in ein Tar-Archiv sowie einen Export des Systemeinstellungs- und Änderungsprotokolls und der Verfahrensdokumentation anstoßen.

• Der GDPdU-Export ermöglicht den Z3-Zugriff, d.h. die 'Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten' durch Ihren Steuerprüfer. In der weiter unten referenzierten Beschreibung sind u.a. alle exportierten Daten aufgelistet.

  Mehr dazu im Thema 'GDPdU und Kassen-Nachschau im GDPdU-Format'.

• Die Kassen-Nachschau ist die Überprüfung der ordnungsgemäßen Führung von Bargeldgeschäften. Der Datenexport zur Kassen-Nachschau stellt ausschließlich die zur Kassennachschau benötigten Daten gemäß § 146b AO und Art. 97 § 30 EGAO Abs. 2 zur Verfügung. Exportiert werden Datensätze u.a. von Z-Bons, Totals, Rechnungen, Lieferscheinen, Ein- und Auszahlungen, Nummernlücken, Rezepten ohne Vorgang und optional auch Kassenbuchbuchungen. Die Möglichkeit des Exports dieser Daten ist ab 01.01.2018 gesetzlich vorgeschrieben und kann jederzeit von einem Steuerprüfer bzw. einer berechtigten Amtsperson von der Finanzverwaltung verlangt werden. Der Prüfer hat das Recht, im Rahmen dieser Kassen-Nachschau geprüfte Vorgangsdaten zur Nachkontrolle aus der Apotheke mitzunehmen. Formal ist der Steuerpflichtige für die Bereitstellung eines Datenträgers (USB-Stick) zuständig.

  Lesen Sie auch den Artikel sowie das Merkblatt zur Kassennachschau hier.

• Bis 31.12.2019 ist ein Export der Kassen-Nachschau im GDPdU-Format üblich. Ab 01.01.2020 kann der Steuerprüfer bzw. einer berechtigten Amtsperson von der Finanzverwaltung den Export der Kassen-Nachschau im Format nach DSFinV-K verlangen.
  • Den Export im GDPdU-Format stoßen Sie auf der Seite GDPdU an. Mehr dazu im Thema 'GDPdU und Kassen-Nachschau im GDPdU-Format'.
  • Den Export im Format nach DSFinV-K stoßen Sie auf der Seite Kassen-Nachschau an. Mehr dazu im Thema 'Kassen-Nachschau im Format nach DSFinV-K'.
• Das Sichern der TSE-Daten erfolgt in ein Tar-Archiv. Mehr dazu im Thema 'TSE-Tar'.
• Das Systemeinstellungs- und Änderungsprotokoll, welches mindestens 50 Seiten umfasst, enthält folgende Daten:
  • Apothekenstammdaten
  • Berechtigungseinstellungen aller Benutzer
  • Auflistung aller Systemeinstellungen (Konfigurationsparameter)
  • Aufstellung, wann die Apotheke ein Softwareupdate installiert bekommen hat

  Neben den aktuellen Einstellungen werden auch vorherige Einstellungen ausgewiesen, so dass das Protokoll nicht nur die bei Systeminstallation initial vorgenommen Einstellungen enthält, sondern auch eine Änderungshistorie. Die Änderungshistorie enthält neben dem Änderungsdatum auch den Bediener, der die Einstellungsänderung durchgeführt hat (bspw. ist dort auch ersichtlich, ob eine Einstellungsänderung per Fernwartung vom PHARMATECHNIK-Support vorgenommen wurde oder von einem Apothekenmitarbeiter).

  Mehr dazu in folgenden Themen:

  • 'Systemeinstellungs- und Änderungsprotokoll'
  • 'Systemeinstellungs- und Änderungsprotokoll und Verfahrensdokumentation drucken'

• Die Verfahrensdokumentation zur digitalen Betriebsprüfung nach GoBD beschreibt Aufbau, Arbeitsweise und Betrieb des Apothekenwarenwirtschaftssystems PHARMATECHNIK IXOS^PT. Die Dokumentation beschränkt sich hierbei auf die Aspekte von IXOS^PT, die bei einer Betriebsprüfung zum Systemverständnis der Module, Arbeitsweisen, Datenerzeugung und Datenspeicherung von Geschäftsvorfällen notwendig sind.

  Mehr dazu im Thema 'Systemeinstellungs- und Änderungsprotokoll und Verfahrensdokumentation drucken'.

 

Weitere Info und Funktionen

 

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