Benutzerkonto (Mitarbeiter)

Nachdem Sie für einen Mitarbeiter einen Kontakt angelegt haben, können Sie für ihn auf der Seite Benutzerkonto ein Benutzerkonto aktivieren. Dadurch wird ihm der Zugang zu IXOS prinzipiell ermöglicht.

Durch die Zuweisung eines Bedienerreiters und Vergabe einer Bedienerreiterbezeichnung kann der Benutzer an einem Kassenarbeitsplatz arbeiten.

Wenn Sie in Ihrer Apotheke das Berechtigungskonzept zum Schutz bestimmter Funktionen im Modul Arbeitsplatzschutz umgesetzt haben, dann können Sie - sofern Sie die Benutzerrolle 'Leiter' oder das Benutzerrecht 'Benutzerkonto bearbeiten und Rechte zuweisen' haben - eintragen, auf welche berechtigungsgeschützten IXOS-Module und Funktionen der ausgewählte Mitarbeiter Zugriff haben soll. Wenn Sie das Berechtigungskonzept nicht nutzen, dann hat der Mitarbeiter uneingeschränkten Zugriff auf IXOS; die Berechtigungen sind in diesem Fall nicht relevant.

Ihr eigenes Benutzerkonto erreichen Sie ebenso im Menü Systempflege über den Eintrag Mein Profil. Wechseln Sie auf die Seite Benutzerkonto, um die Konfiguration Ihres Benutzerkontos einzusehen.

Zum Bearbeiten von Benutzerkonten benötigen Sie - unabhängig vom Berechtigungskonzept - die Benutzerrolle Leiter oder das entsprechende Benutzerrecht Benutzerkonto bearbeiten, Benutzerkonto bearbeiten und nur Rollen zuweisen, Benutzerkonto bearbeiten und Rechte zuweisen. Wenden Sie sich ggf. an Ihren PHARMATECHNIK-Vertriebsmitarbeiter

Mit den Rechten haben Sie folgende Zugriffsmöglichkeiten:

Benutzerkonto bearbeiten - Sie können das Benutzerkonto Ihrer Mitarbeiter aktivieren bzw. deaktivieren, ihnen Bedienerreiter zuweisen, die Authentifizierung einrichten, Mitarbeiterdubletten mischen und Mitarbeiter löschen.
Benutzerkonto bearbeiten und Rechte zuweisen - Sie können das Benutzerkonto Ihrer Mitarbeiter aktivieren bzw. deaktivieren, ihnen Bedienerreiter zuweisen, die Authentifizierung einrichten, Mitarbeiterdubletten mischen und Mitarbeiter löschen. Zudem können Sie Mitarbeitern einzelne Rechte und somit auch sämtliche Rollen zuweisen.
Benutzerkonto bearbeiten und nur Rollen zuweisen - Sie können das Benutzerkonto Ihrer Mitarbeiter aktivieren bzw. deaktivieren, ihnen Bedienerreiter zuweisen, die Authentifizierung einrichten, Mitarbeiterdubletten mischen und Mitarbeiter löschen. Zudem können Sie Mitarbeitern sämtliche Rollen zuweisen.

Wichtige Elemente des Fensters anzeigen ...

Im Fenster sehen Sie folgende Informationen:

Wenn ein Kennwortschutz in der Apotheke eingestellt ist, dann sehen Sie rechts oben abhängig von Ihrer Berechtigung Folgendes:
- Für Sie ist die Bearbeitung der Daten gesperrt. - Sie haben weder die Berechtigung Leiter noch Benutzerverantwortlicher, um die Bedienerreiter, die Berechtigungen oder das Bedienerbild ändern zu können.
- Zum Bearbeiten bitte anmelden: Anmelden - Sie haben die Berechtigung, um die Bedienerreiter, die Berechtigungen oder das Bedienerbild ändern zu können. Klicken Sie auf den Button Anmelden, um sich zu authentifizieren.
  Nach dem Authentifizieren wird kein Text mehr angezeigt.

Konto aktiv - Eine aktivierte Checkbox zeigt an, dass für den Mitarbeiter ein Benutzerkonto angelegt ist.
Button Fingerabdruck - Klicken oder tippen Sie auf den Button oder wählen Sie Fingerabdrücke - F8, um die Fingerabdrücke des Mitarbeiters zu verwalten. Mehr dazu im Thema 'Fingerabdrücke verwalten'.
Die Farbe der Buttons bedeutet Folgendes: Es wurde noch kein Fingerabdruck gespeichert. Die gespeicherten Daten für den Fingerabdruck sind in Ordnung.
Benutzerbild - Klicken oder tippen Sie auf das Bild oder wählen Sie Bild auswählen - F7, um ein Benutzerbild zu hinterlegen. Mehr dazu im Thema 'Bedienerbild auswählen oder ändern'.
Bedienerreiter - Angabe von Position und Name (Bezeichnung) des zugewiesenen Bedienerreiters

Letzte Änderung - Datum der letzten Aktualisierung der Mitarbeiterdaten

Berechtigungen
- Suchfeld - Geben Sie einen Suchbegriff ein, um die Anzeige der Rechte einzuschränken. Mit der Tastenkombination Alt+F2 setzen Sie den Fokus in das Suchfeld.
- nur - Aktivieren Sie die Checkbox, um nur die Rechte anzuzeigen, welche für den Benutzer aktiviert sind.
- Auflistung der Rollen (linke Seite) und Rechte (rechte Seite)
  Diese Berechtigungen gelten für diesen Benutzer an allen Arbeitsplätzen für berechtigungsgeschützte Module und Funktionen.
  - In der Tabelle Rollen sind alle Berechtigungsrollen aufgelistet.
    - 'Aktivierung' - zugewiesene Rolle, durch die Zuweisung anderer Rollen aktivierte Rolle (nicht änderbar), nicht zugewiesene Rolle
    - fette Schrift - vordefinierte organisatorische Berechtigungsrolle (Leiter, Apotheker, PTA, PKA)
    - normale Schrift - vordefinierte tätigkeitsbezogene Berechtigungsrolle
    - kursive Schrift - selbstdefinierte Berechtigungsrolle
    - <Ziffer in Klammern> - Anzahl der enthaltenen Rechte
  - In der Tabelle Rechte sind alle Benutzerrechte in Rechtegruppen zusammengefasst. Die Rechtegruppen sind alphabetisch sortiert, ebenso die darunterliegenden Rechte.
    - Öffnen bzw. schließen Sie die Rechtegruppen, um die einzelnen Benutzerrechte anzuzeigen bzw. auszublenden.
    - 'Aktivierung' - zugewiesenes Recht oder Rechtegruppe mit vollständig aktivierten Rechten, Rechtegruppe mit aktivierten und nicht aktivierten Rechten, nicht aktiviertes Recht oder Rechtegruppe mit nicht aktivierten Rechten
      Mit der Checkbox im Tabellenkopf können Sie alle Rechte aktivieren oder deaktivieren. Die Checkbox zeigt an, dass ein Teil der Rechte bzw. Rechtegruppen aktiviert ist.
    - 'Status'
      - - freigeschaltetes Benutzerrecht bzw. Rechtegruppe, in der alle Benutzerrechte freigeschaltet sind
      - - nicht freigeschaltetes Benutzerrecht bzw. Rechtegruppe, in der kein Benutzerrecht freigeschaltet ist
      - - Rechtegruppe, in der mindestens ein Benutzerrecht freigeschaltet ist
    - Rechte - Der Tabellenkopf zeigt die Anzahl aktivierter Rechte, die Gesamtzahl der Rechte (z.B. 12/74) und die Anzahl manuell zugeordneter Rechte (nicht über eine Rolle zugeordnet). In der Spalte sind alle Benutzerrechte - in Rechtegruppen zusammengefasst - aufgelistet.
Info - Beschreibende Information zur ausgewählten Rolle bzw. zum ausgewählten Recht.

Über die Auswahlleiste am oberen rechten Fensterrand können Sie zwischen den Kontakten der letzten Kontaktsuche wechseln. Die Daten des gewählten Kontaktes werden auf der Seite unten im Fenster angezeigt.

Allgemeines

Sobald ein Mitarbeiter in der Apotheke eine der oben beschriebenen Berechtigungen hat, kann dieser - ggf. nach eigener Authentifizierung - die Benutzerkonten aller anderen Mitarbeiter wie gewünscht anpassen.

Sollten diese Berechtigungen in Ihrer Apotheke noch nicht vergeben worden sein, wenden Sie sich bitte an die PHARMATECHNIK-Hotline.

Klicken Sie zum Authentifizieren auf den Button Anmelden im Fenster rechts oben und authentifizieren Sie sich anschließend.

Mehr dazu im Thema 'Bediener an IXOS anmelden'.

Das Eingeben und Ändern von Fingerabdrücken und des Kennworts sind für den Leiter und Mitarbeiter mit dem Benutzerrecht Benutzerkonto bearbeiten sowie für den betreffenden Mitarbeiter nach der Authentifizierung (mit Kennwort) möglich.

Benutzerkonto aktivieren

Um für den Mitarbeiter ein Benutzerkonto anzulegen, aktivieren Sie die Checkbox Konto aktiv .

Damit ermöglichen Sie ihm prinzipiell den Zugriff auf IXOS.

Einem Mitarbeiter, welcher nur als Bote eingesetzt wird, würden Sie ggf. kein Benutzerkonto zuweisen, ihn aber als Mitarbeiter führen, damit er bspw. am Rabattmodell für alle Mitarbeiter teilnehmen kann.

Voraussetzung zum Aktivieren eines Benutzerkontos ist, dass der Mitarbeiterkontakt im Status Aktiv ist. Mehr dazu im Thema 'Mitarbeiter-Kontakte'.

Wenn an mindestens einem Arbeitsplatz im System ein Kennwortschutz eingerichtet wurde, dann wird für den Mitarbeiter ein Passwort automatisch erzeugt. Dieses kann mit Kennwort vergeben - F10 überschrieben werden, ohne das vorherige Kennwort eingeben zu müssen. Mehr dazu im Thema 'Mitarbeiter-Kennwort neu vergeben oder ändern'.

Benutzerkonto deaktivieren

Das Deaktivieren ist eine komfortable Möglichkeit, um Benutzerkonten, die vorübergehend nicht benötigt werden, mitsamt ihren Einstellungen zu behalten, aber keinen aktiven Zugriff darauf zu erlauben.

Grundsätzlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie keinen aktiv in IXOS arbeitenden Benutzer abmelden. Ansonsten entziehen Sie dem Benutzer während des Arbeitens den Zugriff auf IXOS. Ihr eigenes Benutzerkonto können Sie nicht deaktivieren.

Deaktivieren Sie die Checkbox Konto aktiv , um das Benutzerkonto zu deaktivieren.

Der Benutzer hat keinen Zugriff mehr auf IXOS. Seine geöffneten Kassenverkäufe werden automatisch auf den Benutzer mit dem nächsthöheren Bedienerreiter übertragen.

Der Bedienerreiter bleibt zunächst intern belegt, d.h. er wird zwar in IXOS nicht mehr mit der Benutzerbelegung angezeigt, aber er steht nicht für neue Benutzer zur Verfügung. Dies nutzen Sie bspw., wenn ein Mitarbeiter vorübergehend nicht in der Apotheke tätig ist, ein Wiedereinstieg aber geplant ist.

Wenn der Mitarbeiter jedoch voraussichtlich nicht zurückkehrt, sollten Sie den Bedienerreiter vor dem Deaktivieren des Benutzerkontos freigeben, um ihn für andere Benutzerkonten verwenden zu können.

Mehr dazu im Abschnitt 'Bedienerreiterbelegung löschen'.

Beachten Sie Folgendes:

Wird ein Mitarbeiterkontakt auf Inaktiv oder Verstorben gesetzt, dann wird automatisch das dazugehörige Benutzerkonto deaktiviert, mit folgenden Auswirkungen:

Das Bedienerreiter wird nicht mehr angezeigt, so dass man sich nicht mehr mit diesem Konto anmelden kann.
Das Benutzerkonto wird im Feld Konto aktiv deaktiviert und die Checkbox ist nicht eingabefähig.

Wird der Mitarbeiterkontakt wieder aktiviert, dann wird das Benutzerkonto nicht automatisch aktiviert, die Checkbox Konto aktiv ist jedoch eingabefähig.

Bedienerreiter zuweisen und benennen

Wenn Sie dem Benutzer einen Bedienerreiter und bei Verwendung des Berechtigungsschutzes die entsprechenden Rechte zuweisen, kann er auch alle kassenbezogenen Module bzw. Funktionen ausführen. Bedienerreiter sind für Kassenarbeitsplätze mit vordefinierten Farben versehen.

Gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie in der Liste Position eine Bedienerreiterposition aus. Es werden nur die freien Bedienerreiter angezeigt.
Tragen Sie im Feld Name eine Bezeichnung für den Bedienerreiter ein.

Es können bis zu 500 Bediener in bis zu 50 Ebenen eingetragen werden. Diese können bei Zuweisung eines Bedienerreiters einen farbigen Bedienerreiter am Kassenarbeitsplatz erhalten. Benutzer mit aktiviertem Benutzerkonto aber ohne Bedienerreiter können nur am Nebenarbeitsplatz arbeiten.

Bei der Auswahl eines anderen Bedieners am Nebenarbeitsplatz werden Mitarbeiter, für welche ein Benutzerkonto aktiviert wurde, jedoch kein Bedienerreiter zugewiesen wurde, auf der untersten Ebene ohne farbige Kennzeichnung angezeigt.

Falls einem Benutzer kein Bedienerreiter zugeordnet ist, dann kann er weder mit der Kasse arbeiten - die Kasse ist deaktiviert - noch aus der Verkaufsverwaltung oder dem Rezeptmanagement kassenbezogene Aktionen ausführen.

Bedienerreiterbelegung löschen

Sie können die Zuordnung eines Benutzerkontos zu einem Bedienerreiter löschen. Wählen Sie dazu im Feld Position den Eintrag keiner.
Die Zuordnung zum Bedienerreiter wird entfernt und das Konto wird deaktiviert.

Die offenen Verkäufe werden an einen anderen Benutzer übergeben und evtl. angemeldete Benutzer werden gesperrt.

Das Benutzerkonto selbst wird hierdurch nicht gelöscht; es wird lediglich deaktiviert.

Um den Benutzer auf Nebenarbeitsplätzen wieder verwenden zu können, müssen Sie das Konto manuell wieder aktivieren: Konto aktiv.

Berechtigungen eintragen

Um Berechtigungen vergeben zu können, ist die Berechtigungsrolle Leiter oder die Benutzerrecht Benutzerkonto bearbeiten und Rechte zuweisen bzw. Benutzerkonto bearbeiten und nur Rollen zuweisen erforderlich, unabhängig vom Kennwortschutz. Mehr dazu im Thema 'Arbeitsplatzschutz'.

Wenden Sie sich zur initialen Zuweisung dieser Rollen für den Apothekenleiter oder den verantwortlichen Mitarbeiter an Ihren PHARMATECHNIK-Vertriebsmitarbeiter.

Wenn Sie in Ihrer Apotheke das Berechtigungskonzept zum Schutz bestimmter Funktionen im Modul Arbeitsplatzschutz aktiviert oder eingeschränkt aktiviert haben, dann können Sie mit der Berechtigung 'Leiter' oder 'Benutzerkonto bearbeiten und Rechte zuweisen' auf folgende Weise Benutzerrechte vergeben:

Aktivieren Sie in der Auflistung der Rollen die dem Mitarbeiter zuzuweisende Rolle.
In der Tabelle Rechte werden alle mit dieser Rolle assoziierten Benutzerrechte mit einem Icon gekennzeichnet.
Aktivieren Sie in der Auflistung der Rechte die dem Mitarbeiter zuzuweisenden Rechte, welche den Zugriff auf berechtigungsgeschützte IXOS-Module und Funktionen gewähren.
Das Benutzerrecht wird mit einem Icon gekennzeichnet.

Die vordefinierten Berechtigungsrollen enthalten folgende Rechte ...

Organisatorische Berechtigungsrollen:
- Leiter - Enthält alle vordefinierten organisatorischen und tätigkeitsbezogenen Berechtigungsrollen.
- Apotheker (15 Rechte) = PTA + 3 (Rezepturen-)Rechte, u.a.
  - Gefahrstoffe starten
  - Kasse> Abschluss-/ Summenbon: Schichtbon erstellen sehen und drucken
  - Kasse> Abschluss-/ Summenbon: X-Bon erstellen
  - Kasse> Abschluss-/ Summenbon: Z- und S- Bon erstellen
  - Reports starten
  - Rezepturen: Herstellungsprotokoll freigeben
  - Rezepturen: Plausibilitätsprüfung freigeben
  - Rezepturen: Rezeptur mit freigegebenem Herstellungsprotokoll löschen
  - Warenlogistik: Archiv sehen und bearbeiten
  - Warenlogistik: Korrekturbuchung durchführen
- PTA (12 Rechte), u.a.
  - Gefahrstoffe starten
  - Kasse> Abschluss-/ Summenbon: Schichtbon erstellen sehen und drucken
  - Kasse> Abschluss-/ Summenbon: X-Bon erstellen
  - Kasse> Abschluss-/ Summenbon: Z- und S- Bon erstellen
  - Reports starten
  - Warenlogistik: Archiv sehen und bearbeiten
  - Warenlogistik: Korrekturbuchung durchführen
- PKA (10 Rechte)
  - Auswertungen: „Lieferantenumsätze“ durchführen
  - Inventur: Permanente Inventur verwalten
  - Reports starten
  - Warenlogistik: Archiv sehen und bearbeiten
  - Warenlogistik: Korrekturbuchung durchführen
Tätigkeitsbezogene Berechtigungsrollen:
- Umsatzverantwortlicher
  - Auswertungen: „Controlling Ampel“ konfigurieren
  - Auswertungen: „IBV“ durchführen
  - Auswertungen: „Lieferantenumsätze“ durchführen
  - Auswertungen: „Selbsterklärung für Notdienstfonds“ durchführen
  - Auswertungen: Rezeptabrechnung (ARZ)“ durchführen
  - Cockpit starten
  - Cockpit: Filialapotheke sehen
  - DATEV-Export starten
  - GDPdU-Export starten
  - Kasse>Abschluss-/Summenbon: J-Bon erstellen, sehen und drucken
  - Kasse>Abschluss-/Summenbon: M-Bon erstellen, sehen und drucken
  - Kasse>Abschluss-/Summenbon: Schicht-Bon erstellen, sehen und drucken
  - Kasse>Abschluss-/Summenbon: T-Bon erstellen, sehen und drucken
  - Kasse>Abschluss-/Summenbon: X-Bon erstellen
  - Kasse>Abschluss-/Summenbon: X-Bon sehen und drucken
  - Kasse>Abschluss-/Summenbon: Z- und S-Bon erstellen
  - Kasse>Abschluss-/Summenbon: Z- und S-Bon sehen und drucken
  - Kassenbuch starten
  - Reports starten
  - Reports: Umsatzrelevante Abfrage durchführen
  - Verkaufsverwaltung: Summen-/Abschlussbon-Details sehen
  - Warenlogisitk: Archiv sehen und bearbeiten
  - Warenlogistik: Korrekturbuchung durchführen
- Sortimentsverantwortlicher
  - Artikel: Bestand bearbeiten
  - Artikel: Dubletten bearbeiten
  - Artikel: PZN eines selbst angelegte oder vorerfassten Artikels ändern
  - Artikel: Selbst angelegten Artikel auf Verbund ausweiten
  - Artikel: Status bearbeiten
  - Inventur: Jahresinventur verwalten
  - Inventur: Lagerwertermittlung verwalten
  - Inventur: Permanente Inventur verwalten
  - Preise und Kalkulation starten
  - Sortimentssteuerung starten
- Konfigurationsverantwortlicher
  - Nachrichtentypen konfigurieren
  - Druckeinstellungen Dokumentenmanagementsystem
  - Druckformulare verwalten
  - Systemeinstellungen starten
  - Warenlogistik: Bestellmengenoptimierung starten und bearbeiten
  - Warenlogistik: Warenkorbermittlung starten und bearbeiten

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eigene Benutzerrollen selbst anzulegen und zu verwalten. Mehr dazu im Thema 'Benutzerrollen verwalten'.

Wenn Sie das Berechtigungskonzept nicht nutzen, dann besteht uneingeschränkten Zugriff auf IXOS; die Berechtigungen sind in diesem Fall nicht relevant.

Beschreibung einer Berechtigungsrolle bzw. eines Rechts einsehen

Im Detailbereich unter der Tabelle Rollen bzw. unter der Tabelle Rechte können Sie in den Info-Bereichen die Beschreibung einer Berechtigungsrolle bzw. eines Rechts einsehen. Nutzen Sie dazu den Scrollbalken an der rechten Seite:

Für Rollen bekommen Sie ausführliche Informationen über die Definition der organisatorischen oder tätigkeitsbezogenen Rolle, sowie die enthaltenen Rechte.
Für Rechte bekommen Sie ausführliche Informationen über die Definition des Rechts und mit welchen Rollen dieses Recht assoziiert ist.

Diese Information können Sie auch ohne die Rolle Leiter oder eines der Benutzerrechte Benutzerkonto bearbeiten ... einsehen. Felder, die Sie nicht bearbeiten können, sind deaktiviert, sofern ein Kennwortschutz eingestellt wurde.

Weitere Info und Funktionen

Tipps & Tricks: Rollen und Rechteverwaltung

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