Mitarbeiter-Kontakte
Kurz erklärt
Auf der Seite Stammdaten tragen Sie die grundlegenden Daten des Mitarbeiters ein: Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer(n).
Wichtige Elemente des Fensters
Beispiel: Stammdaten eines Mitarbeiter-Kontaktes.
Über die Auswahlleiste am oberen rechten Fensterrand können Sie zwischen den Kontakten der letzten Kontaktsuche wechseln. Die Daten des gewählten Kontaktes werden auf der Seite unten im Fenster angezeigt.
Kontaktdaten
Die Angabe eines Namens ist verpflichtend.
Kontaktrolle
Sie geben die Kontaktrolle bereits beim Anlegen des Kontaktes vor, z.B. 'Kunde', 'Arzt' oder 'Lieferant'. Einem bereits bestehenden Kontakt können Sie ggf. zusätzliche Kontaktrollen zuweisen (z.B. einem Arztkontakt die Rolle 'Kunde').
Status
Über den Kontakt-Status können Sie angeben, ob der Kontakt aktiv ist oder nicht. Folgende Status stehen zur Verfügung:
- Aktiv
- Inaktiv: Setzen Sie einen Kontakt auf 'inaktiv', wenn Sie ihn z.B. zurzeit nicht verwenden möchten.
Der Kontakt wird daraufhin in der Standardkontaktsuche nicht mehr berücksichtigt. Über die Erweiterte Suche ist er jedoch noch zu finden und ggf. wieder zu aktivieren.
- Verstorben: Nur bei natürlichen Personen. Ein Kontakt mit Status 'verstorben' wird z.B. bei der Geburtstagsliste nicht mehr berücksichtigt.
Seinen eigenen Status kann man weder auf inaktiv noch auf verstorben setzen.
Wird ein Mitarbeiterkontakt auf Inaktiv oder Verstorben gesetzt, dann wird automatisch das dazugehörige Benutzerkonto deaktiviert, mit folgenden Auswirkungen:
- Das Bedienerreiter wird nicht mehr angezeigt, so dass man sich nicht mehr mit diesem Konto anmelden kann.
- Das Benutzerkonto wird im Feld Konto aktiv
deaktiviert und die Checkbox ist nicht eingabefähig.
Wird der Mitarbeiterkontakt wieder aktiviert, dann wird das Benutzerkonto nicht automatisch aktiviert, die Checkbox Konto aktiv ist jedoch eingabefähig.
Kontaktrolle 'Kunde' zusätzlich zuweisen:
Allen Kontakten, die nicht die Rolle 'Kunde' besitzen (z.B. Lieferanten), können Sie diese zusätzlich zuweisen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox 
Kunde.
Heim- und Krankenhaus-Kontakten wird die Rolle 'Kunde' automatisch zugewiesen.
Beispiel: Einem Lieferanten-Kontakt können Sie zusätzlich auch die Rolle 'Kunde' und 'Anbieter' zuweisen.
Kontaktrollen entfernen:
Sind einem Kontakt mehrere Kontaktrollen zugeordnet, können Sie einzelne Rollen wieder entfernen. Deaktivieren Sie dazu die Checkbox der zu entfernenden Rolle.
Die dem aktuell angezeigten Stammdatenfenster zugrunde liegende Rolle kann nicht gelöscht werden.
Beispiel:
Eine Rolle kann nur gelöscht werden, wenn keine relevanten Beziehungen - z.B. offene Abholungen - existieren. Existieren solche Beziehungen, werden Sie darauf hingewiesen.
Standardanschrift
Tragen Sie die Anschrift in die Felder Straße, Ort, Ortsteil, Postfach, etc. für den Kontakt ein.
Die Angaben werden automatisch auf die Seite Anschriften übernommen.
Mehr dazu im Thema 'Anschriften'.
Unterstützung bei der Eingabe von Adressdaten
Die Eingabe von Adressdaten ist eine Routinetätigkeit, bei der Sie im Modul Kontakte sowohl in den Stammdaten als auch in den Anschriften und auch bei der Schnellanlage von Kundenkontakten komfortabel unterstützt werden.
- Sobald Sie eine Postleitzahl in das Feld PLZ eintragen und ins Feld Ort wechseln, öffnet sich dort eine Auswahlliste mit den in Frage kommenden Ortsnamen. Wenn die Postleitzahl eindeutig einem Ort zugeordnet ist, wird dieser Ort direkt vorgeblendet.
- Sobald Sie ins Feld Ort einen Ortsnamen eintragen, wird eine Vorschlagsliste von Orten inklusive Postleitzahl entsprechend der eingegebenen Buchstaben angezeigt.
- Es ist auch möglich, im Feld Ort eine Postleitzahl einzutragen, um einen Ort zu finden.
An oberster Stelle der Auswahllisten stehen jeweils in schwarzer Schriftart die in Frage kommenden Orte aus Ihrer in IXOS gepflegten Kontaktdatenbasis, nach der Häufigkeit ihres Vorkommens absteigend sortiert. Sollten in der Kundendatenbank nur wenige passende Einträge vorhanden sein, werden unterhalb dieser Einträge weitere passende Orte in grauer Schrift aus der allgemeinen IXOS-internen Adressdatenbank gelistet. Werden in der Kundendatenbank mindestens 10 Einträge ermittelt, erscheinen keine weiteren Einträge in grauer Schrift. Die maximale Anzahl von Vorschlägen ist auf 50 begrenzt.
Standardkommunikation
Tragen Sie in die Felder Telefonnummer, Handynummer, E-Mail-Adresse etc. für den Kontakt ein.
Weitere Daten
Externe Mitarbeiter-Id - Vom System automatisch erzeugte Mitarbeiter-Identifikationsnummer zur Identifikation eines Mitarbeiters in einem Partner- und Filialverbund und ggf. für weitere betriebswirtschaftliche Auswertungen.
Konfiguration der Trefferliste
Mit der Funktion Einstellungen - Alt+F12 können Sie bspw. das Anstellungsdatum, die Platzierung und Bezeichnung des Bedienerreiters und die Personalnummer zur Anzeige in der Trefferliste konfigurieren. Mehr dazu im Thema 'Listenansichten - Tabellenkonfiguration'.
Weitere Infos & Funktionen