Kontakte suchen in der Kontaktverwaltung

Kurz erklärt

Im Modul Kontakte können Sie eine Kontaktsuche initiieren. Mit dieser Suchfunktion können Sie die Anzahl der angezeigten Kontakte eingrenzen oder auch gezielt einen bestimmten Kontakt ermitteln.

IXOS bietet initial die Standardsuche an, welche Sie bei Bedarf in eine phonetische Suche ausweiten können. Wenn Sie wünschen, dass die phonetische Suche apothekenweit standardmäßig ausgeführt wird, können Sie dieses Verhalten konfigurieren. Nutzen Sie dazu den Konfigurationsparameter 'Automatik'. Sie finden ihn in den Systemeinstellungen der Kontakte auf der Seite Phonetische Suche. Mehr dazu im Thema 'Phonetische Kontaktsuche'.

Kontakt öffnen durch Scannen der Kundenkarte oder Einlesen der Versichertenkarte

Durch das Scannen der Kundenkarte mit dem Handscanner wird der Kunde in der Kontaktverwaltung sofort angezeigt.

Durch das Einlesen der Versichertenkarte mit dem Chipkartenleser wird der Kunde bei übereinstimmenden Kontaktdaten ebenfalls sofort angezeigt. Bei abweichenden Daten, d.h. Differenzen zwischen den Daten auf der Versichertenkarte und in der Kontaktverwaltung wird zunächst das Fenster Kundendaten abgleichen aufgeblendet, damit Sie die Daten abgleichen können. Mehr dazu im Thema 'Kunde zuordnen mit Chipkartenleser'.

Kontakt suchen (Standardkontaktsuche)

Die Suchfunktion sucht stets nach dem gespeicherten Namen in den Kontaktrollen, die dem ausgewählten Navigationsleisteneintrag zugeordnet sind. Inaktive oder als verstorben gekennzeichnete Kontakte werden bei der Suche nicht berücksichtigt.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie den Navigationsleisteneintrag entsprechend des Kontaktes, den Sie suchen wollen, z.B. Kunde für Kunden oder Warenlogistik für Lieferanten, Anbieter und Außendienstmitarbeiter.
Geben Sie die Suchkriterien ein, z.B. die Anfangsbuchstaben des Kontaktnamens, oder Teile des Kontaktnamens mit Joker * markiert, z.B. *mann. Der Suchbegriff wird automatisch so behandelt, als hätten Sie an das Ende einen Joker * für ein beliebiges Wortende angefügt.
Der Fokus muss sich dabei nicht im Feld Name befinden.
Diese Funktion können Sie auch nutzen, wenn Sie bereits eine Kontaktsuche ausgeführt hatten, d.h. einen Suchbegriff eingegeben und mit Enter bestätigt hatten.
Oder: Drücken Sie F2 - Suchen oder klicken bzw. touchen Sie direkt in das Eingabefeld Name.
Der Fokus wird ins Feld Name gesetzt; evtl. angezeigte Kontakttrefferlisten werden gelöscht.
Drücken Sie Enter oder wählen Sie den Suchen-Button .
Die Suche startet.
Alle zum Suchbegriff passenden Kontakte werden ermittelt und als Trefferliste aufgeführt. Falls in der ausgewählten Kontaktrolle (entspricht Navigationsleisteneintrag) kein Treffer gefunden wurde, so öffnet sich eine Meldung, die Ihnen anbietet, die Suche auf alle Kontaktrollen auszuweiten.

Damit ist die Suche abgeschlossen.

Möchten Sie eine Kontaktsuche durchführen, so geben Sie bei der Kontaktsuche einfach die Anfangsbuchstaben des gewünschten Kontaktes ein, auch ohne dass sich der Fokus im Feld Name befindet. Diese Funktion können Sie auch nutzen, wenn Sie bereits eine Kontaktsuche ausgeführt hatten, d.h. einen Suchbegriff eingegeben und mit Enter bestätigt hatten. Der bereits eingegebene Suchbegriff wird automatisch gelöscht. Durch diese vereinfachte Sucheingabe sparen Sie sich das Markieren des vorher eingegebenen Suchbegriffs und beschleunigen damit Ihren Arbeitsablauf.

Ein inaktiver Kontakt taucht bei einer Standardsuche nicht in der Trefferliste auf. Sie können mit der Erweiterten Suche aber gezielt nach inaktiven Kontakten suchen.
Mehr dazu im Thema 'Erweiterte Kontaktsuche'.

Die Standardkontaktsuche kann auch bei Verwendung der Kundenvorschlagsliste an der Kasse benutzt werden. Mehr dazu im Thema 'Vorschlagsunterstütztes Erfassen von Kunden'.

Besonderheiten bei der Suche nach Lieferanten und Anbietern im Modul 'Kontakte':

Bei der Suche nach Lieferanten und Anbietern werden folgende Zeichen ignoriert bzw. speziell behandelt, um die Trefferwahrscheinlichkeit zu erhöhen:

Toleranz bzgl. Umlauten (bei Eingabe von z. B. von ä werden auch Namen mit ae gefunden)
Ignorieren sämtlicher Satzzeichen wie Punkt, Doppelpunkt, Komma etc.
Ignorieren von Leerzeichen, Bindestrichen, Pluszeichen, Klammern und Schrägstrichen
Ignorieren von Hochkommata und Apostrophen

Beachten Sie, dass bei der Suche auch der 2. oder 3. Name, welcher in den Lieferanten- bzw. Anbieterdaten hinterlegt ist, in die Suche einbezogen wird. Dies kann dazu führen, dass Treffer angezeigt werden, welche den Suchbegriff nicht enthalten.

Bei der Suche über die Artikelverwaltung wird exakt nach dem eingegebenen Suchbegriff gesucht.

Erweiterte Suche nutzen

Wenn Sie das Suchergebnis weiter eingrenzen möchten, dann wählen Sie in der Kontaktsuche die Funktion Erweiterte Suche - Strg+F2 und im Kontaktsuchfenstern die Funktion Erweiterte Suche - F10. Diese bietet Ihnen weitere Filterkriterien, wie beispielsweise auch die Suche nach der Straße.

Tipps für die Standardkontaktsuche

Joker und Platzhalter verwenden

Wenn Sie den Anfang eines Namens nicht kennen, geben Sie als erstes Zeichen des Suchbegriffs einen Joker * ein.
Beispiel: *mann findet alle Kontakte, deren Namen auf 'mann' enden.
Wenn Sie ein oder mehrere Zeichen des Namens nicht kennen, geben Sie statt der unbekannten Zeichen Fragezeichen ? ein.
Beispiel: Ho??mann findet alle Kontakte, deren Namen mit 'Ho' beginnen, dann zwei beliebige Zeichen enthalten, und auf 'mann' enden. Gefunden würde sowohl Herr Hoffmann, als auch Frau Holzmann.

Vornamen in die Suche einbeziehen

Sie können bei der Suche zusätzlich bzw. ausschließlich den Vornamen berücksichtigen und dadurch (z.B. bei häufig vorkommenden Namen) das Suchergebnis gezielt einschränken.

Geben Sie dazu einen Suchbegriff nach dem Muster 'Name, Vorname' ein.

Beispiel 1: Muster, He findet z.B. 'Muster, Heinz' und 'Mustermann, Herbert', nicht aber 'Musterfrau, Melanie'.

Beispiel 2: *, th findet alle Kundenkontakte, deren Vorname mit 'Th' beginnt.

Weitere Info und Funktionen

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