Artikel und Gutscheine neu anlegen

Sie können dem vorgegebenen Artikelstamm der ABDATA auch eigene Artikel hinzufügen oder ABDA-Artikel vorerfassen, die voraussichtlich mit einem der nächsten Preisänderungsdienste eingespielt werden.

Bei selbst angelegten (eigenen Artikeln können Sie eine Sonder-PZN für die Rezeptabrechnung in den Artikeldaten hinterlegen. Außerdem können Sie eigene Produktinformationen (Text und Bild) hinzufügen sowie bei Pflegehilfsmitteln eine eigene Pflegehilfsmittelnummer eingeben.
Bei einem ABDA-Artikel, den Sie vorerfassen, ist Ihnen die PZN unter Umständen bereits bekannt. Anhand dieser PZN und der Prüfziffer wird bei einem Einspielen eines der nächsten Preisänderungsdienste der Artikel erkannt und mit den ABDA-Daten überschrieben.
Falls Ihnen die PZN vom Großhandel gemeldet wurde, kann es vorkommen, dass die PZN eine ungültige Prüfziffer liefert. In dem Fall können Sie entscheiden, ob Sie den Artikel mit dieser PZN anlegen möchten, bspw. um ihn unter dieser PZN beim Großhändler zu bestellen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Wertgutscheine zu erfassen, welche Sie an Ihre Kunden verkaufen.

  1. Starten Sie die Artikelverwaltung.

  2. Wählen Sie Neu - F3.

    Das Fenster Neuanlage Artikel öffnet sich.

  3. Aktivieren Sie die Option Neuen Artikel anlegen.

  4. Geben Sie im Feld Artikelbezeichnung den Namen für den neuen Artikel ein.

  5. Passen Sie die vorgeschlagene PZN aus dem vorgesehenen Nummernkreis für selbst angelegte Artikel ggf. an.

    Es wird standardmäßig die nächste freie PZN des Nummernkreises 08000000 – 08399999 vorgeschlagen. Die vorgeschlagene Nummer kann mit einer noch nicht belegten PZN aus dem Nummernkreis 08000000 – 08399999 überschrieben werden.

    Den Nummernkreis für selbst angelegte Artikel stellen Sie mit den Konfigurationsparametern Nummernkreis für eigene PZN Beginn und Nummernkreis für eigene PZN Ende ein.

    Mehr dazu lesen Sie in Nummernkreis für eigene PZN Beginn und Nummernkreis für eigene PZN Ende.

  6. Nehmen Sie - falls gewünscht - Angaben zu Darreichungsform, Packungsgröße, Einheit und Normpackung vor.

  7. Wählen Sie OK - F12.

    Der neue Artikel wird mit Ihren Angaben angelegt. Die Ansicht wechselt zu den Artikel-Details auf die Seite 'ABDA-Basisinfo'.

  8. Vervollständigen Sie die Artikeldetails mit weiteren Informationen.

    Beispielsweise können Sie auf der Seite Preisgestaltung neben dem Eigenen VK auch die Unverbindliche Preisempfehlung (UVP) angeben. Je nach Verkaufsart werden diese Preise mit unterschiedlicher Priorisierung als Berechnungsgrundlage des Verkaufspreises herangezogen. Mehr dazu im Thema 'Bestimmung des Verkaufspreises'.

    Sie können eine Sonder-PZN in den Artikeldaten hinterlegen, um diese nicht bei jedem einzelnen Verkaufsvorgang eintragen zu müssen. Wählen Sie auf der Seite ABDA-Basisinfo unter Sonder-PZN für Rezeptabrechnung den Browse-Button hinter dem Feld Sonder-PZN. Wählen Sie in der Trefferliste der Artikelsuche die gewünschte Sonder-PZN aus und übernehmen diese in die Artikeldetails.

    Setzen Sie weiterhin noch mindestens die Apothekenpflicht, AMPreisVerordnung SGB V sowie Arzneimittel.

    Beim Erfassen dieses Artikels in Rezeptverkäufen wird immer die hinterlegte Sonder-PZN zur korrekten Abrechnung/zur Bedruckung angeboten.

    IXOS verhindert aktiv die Erfassung von Artikeln mit abgelaufener Sonder-PZN bei Verkaufsvorgängen auf E-Rezept, denn für die korrekte E-Rezeptabrechnung ist eine gültige Sonder-PZN erforderlich.

  9. Wählen Sie Info - F6, um eigene Informationen oder Produktinformationen und ggf. ein Bild des Artikels anzulegen.


    Falls der Austausch von selbst angelegten Artikeln konfiguriert ist und der Artikel verbundweit ausgeweitet ist, dann werden auch die Produkt-Info ausgetauscht. Änderungen sind dann auch in den Partner- und Filialapotheken möglich und für alle sichtbar. Außerdem können Sie in der App "Meine Apotheke" angezeigt werden.

  10. Selbst angelegte Artikel und vorerfasste ABDA-Artikel enthalten auf der Seite 'ABDA-Vertriebsinfo' die securPharm-relevanten Felder securPharm-Pilot, Hochladedatum und Verfalldatum Pflichtbetrieb. Tragen Sie die Daten wie gewünscht bzw. vorgesehen ein. Damit legen Sie fest, ob der Artikel nicht, teilweise oder voll verifikationspflichtig ist.

    11. Wählen Sie abschließend Speichern - F1, um Ihre Eingaben zu sichern.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen ABDA-Artikel zu erfassen, bevor er mit dem Preisänderungsdienst in Ihrer Datenbank eingespielt wird:

  1. Starten Sie die Artikelverwaltung.

  2. Drücken Sie F3 - Neu.

    Das Fenster Neuanlage Artikel öffnet sich.

  3. Aktivieren Sie die Option ABDA-Artikel vorerfassen.

  4. Geben Sie im Feld Artikelbezeichnung den Namen für den ABDA-Artikel ein.

  5. Geben Sie die voraussichtliche PZN ein.

  6. Nehmen Sie - falls gewünscht - Angaben zu Darreichungsform, Packungsgröße, Einheit und Normpackung vor.

  7. Drücken Sie F12 - OK.

    Der ABDA-Artikel wird mit Ihren Angaben angelegt. Die Ansicht wechselt zu den Artikel-Details.

Als nächstes sollten Sie die Artikel-Details mit weiteren Informationen vervollständigen.

Drücken Sie abschließend F1 - Speichern, um Ihre Eingaben zu sichern.

Die Abrechnungsdaten sind bei E-Rezepten deutlich umfangreicher als bei Papierrezepten. Wenn nicht die gesamten abrechnungsrelevanten Daten zu einem Artikel vorliegen, kann der Artikel auf E-Rezept nicht abgerechnet werden. Daher verhindert IXOS die Abgabe von von der Apotheke manuell vorerfassten Artikeln, bis sie durch die ABDATA ausgeliefert und in die Artikeltaxe aufgenommen werden.
Sie werden durch eine Meldung darauf hingewiesen.

Wie Sie einen Wertgutschein anlegen, lesen Sie hier.

In Filial- oder Partnerapotheken werden selbst angelegte Artikel generell - neben ABDA-Artikeln - nach der verbundweiten Ausweitung bei folgenden Anwendungsfällen berücksichtigt:

  • Anzeige von Beständen, Verfallsdaten und Lagerstatus der Artikel in der Artikelverwaltung und der Warenlogistik
  • Umlagerung (Berücksichtigung in liefernder und annehmender Apotheke)
  • Lagerausgleich
  • Umbuchung in anderen Warenkorb
  • Gemeinsamer Einkauf
  • Übernahme des Artikels an die Kasse (in einer Filiale, welche den Artikel nicht selbst angelegt hat)

Mit der automatischen Synchronisation der Daten zwischen Filialapotheken innerhalb ca. 5 Minuten werden selbst angelegte Artikel selbstverständlich zeitnah in den Artikeldaten jeder Filiale hinterlegt.

Von der einfachen Suche nach Artikeln werden jedoch die selbst angelegten Artikel ausgeschlossen, die in anderen Filialen angelegt und noch nicht verbundweit ausgeweitet wurden.

Diese werden erst sichtbar und nutzbar in allen Filialen des Verbundes und können dort auch in einen Verkaufsvorgang übernommen, gemeinsam bestellt, umgelagert usw. werden, wenn sie verbundweit ausgeweitet wurden. Mehr dazu im Thema 'Artikeldetails einsehen und bearbeiten'.)

In der Erweiterten Suche: Artikelsuche können selbst angelegte Artikel über die Option Selbst angelegte Artikel anderen Filialen berücksichtigen jederzeit gefunden werden, auch ohne verbundweite Ausweitung. Mehr dazu im Thema 'Erweiterte Artikelsuche: Artikelsuche'.

 

Weitere Info und Funktionen

'Umgang mit Ärztemustern'