Artikel und Gutscheine neu anlegen

Sie können dem vorgegebenen Artikelstamm der ABDATA auch eigene Artikel hinzufügen oder ABDA-Artikel vorerfassen, die voraussichtlich mit einem der nächsten Preisänderungsdienste eingespielt werden.

 

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Wertgutscheine zu erfassen, welche Sie an Ihre Kunden verkaufen.

 

 

Im Fenster Neuanlage Artikel stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

  • Neuen Artikel anlegen - Aktivieren Sie diese Option, um einen selbst erfassten (eigenen) Artikel anzulegen.
  • ABDA-Artikel vorerfassen - Aktivieren Sie diese Option, um einen ABDA-Artikel vorzuerfassen.
  • Wertgutschein - Aktivieren Sie diese Option, um einen Wertgutschein anzulegen.
  • Artikelbezeichnung - Geben Sie eine Artikelbezeichnung bzw. die Bezeichnung für den Wertgutschein ein.
  • PZN - Wenn Sie einen ABDA-Artikel vorerfassen, müssen Sie hier dessen PZN eintragen.

    Es wird die nächste freie PZN des 7-stelligen Nummernkreises 8000000 – 8399999 vorgeschlagen. Die vorgeschlagene Nummer kann mit einer noch nicht belegten PZN aus dem Nummernkreis 8000000 – 8399999 überschrieben werden.

  • GTIN/EAN-Code - Zeigt die Global Trade Item Number bzw. die Europäische Artikel-Nummer.

    Die GTIN ermöglicht eine weltweit eindeutige Artikelidentifizierung; das Konzept integriert die EAN- und UPC-Codeschemata.

  • Mehrwertsteuer - Geben Sie an, welche Form der Mehrwertsteuer für den Artikel zu berechnen ist.
  • Darreichungsform - Klicken Sie auf den Browse-Button und wählen Sie die gewünschte Darreichungsform aus.
  • Packungsgröße/Einheit - Die Packungsgröße können Sie frei eintragen. Um die Einheit anzugeben, klicken Sie auf den Dropdown-Button und wählen Sie die gewünschte Einheit aus.
  • Normpackung - Klicken Sie auf den Browse-Button und wählen Sie die gewünschte Normpackung aus.

 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen neuen Artikel anzulegen:

  1. Starten Sie die Artikelverwaltung.
  2. Wählen Sie Neu - F3.
    Das Fenster Neuanlage Artikel öffnet sich.
  3. Aktivieren Sie die Option Neuen Artikel anlegen.
  4. Geben Sie im Feld Artikelbezeichnung den Namen für den neuen Artikel ein.
  5. Geben Sie die PZN ein bzw. ändern Sie die vorgeschlagene PZN aus dem vorgesehenen Nummernkreis für selbst angelegte Artikel.
  6. Nehmen Sie - falls gewünscht - Angaben zu Darreichungsform, Packungsgröße, Einheit , Normpackung und ggf. Hilfsmittelnummer oder Pflegehilfsmittelnummer vor.
    Besonderheiten bei Verwendung eigener Pflegehilfsmittelnummern:GeschlossenSie können maximal zehn Ziffern in das Feld eingeben. Bei weniger Ziffern wird das Feld mit führenden Nullen aufgefüllt.
  7. Wählen Sie OK - F12.
    Der neue Artikel wird mit Ihren Angaben angelegt. Die Ansicht wechselt zu den Artikel-Details auf die Seite 'ABDA-Basisinfo'.

  8. Vervollständigen Sie die Artikeldetails mit weiteren Informationen.

    Beispielsweise können Sie auf der Seite Preisgestaltung neben dem Eigenen VK auch die Unverbindliche Preisempfehlung (UVP) angeben. Je nach Verkaufsart werden diese Preise mit unterschiedlicher Priorisierung als Berechnungsgrundlage des Verkaufspreises herangezogen. Mehr dazu im Thema 'Bestimmung des Verkaufspreises'.

  9. Wählen Sie Info - F6, um eigene Informationen oder Produktinformationen und ggf. ein Bild des Artikels anzulegen.Geschlossen

    Falls der Austausch von selbst angelegten Artikeln konfiguriert ist und der Artikel verbundweit ausgeweitet ist, dann werden auch die Produkt-Info ausgetauscht. Änderungen sind dann auch in den Partner- und Filialapotheken möglich und für alle sichtbar. Außerdem können Sie in der App "Meine Apotheke" angezeigt werden.

  10. Selbst angelegte Artikel und vorerfasste ABDA-Artikel enthalten auf der Seite 'ABDA-Vertriebsinfo' die securPharm-relevanten Felder securPharm-Pilot, Hochladedatum und Verfalldatum Pflichtbetrieb. Tragen Sie die Daten wie gewünscht bzw. vorgesehen ein. Damit legen Sie fest, ob der Artikel nicht, teilweise oder voll verifikationspflichtig ist.

    11. Wählen Sie abschließend Speichern - F1, um Ihre Eingaben zu sichern.

 

Sie können eine Sonder-PZN in den Artikeldaten hinterlegen, um diese nicht bei jedem einzelnen Verkaufsvorgang eintragen zu müssen.

Ausgangssituation: Sie haben einen eigenen Artikel angelegt und die Artikeldaten werden angezeigt.

Gehen Sie vor wie folgt:

  1. Wählen Sie auf der Seite ABDA-Basisinfo unter Sonder-PZN für Rezeptabrechnung den Browse-Button hinter dem Feld Sonder-PZN.

    Die Trefferliste der Artikelsuche öffnet sich mit allen Artikeln mit Sonder-PZN.

  2. Übernehmen Sie die gewünschte Sonder-PZN in die Artikeldetails.

  3. Setzen Sie weiterhin noch mindestens die Apothekenpflicht, AMPreisVerordnung SGB V sowie Arzneimittel.

 

Beim Erfassen dieses Artikels in Rezeptverkäufen wird nun immer die hinterlegte Sonder-PZN zur korrekten Abrechnung/zur Bedruckung angeboten.

 

IXOS verhindert aktiv die Erfassung von Artikeln mit abgelaufener Sonder-PZN bei Verkaufsvorgängen auf E-Rezept, denn für die korrekte E-Rezeptabrechnung ist eine gültige Sonder-PZN erforderlich.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen ABDA-Artikel zu erfassen, bevor er mit dem Preisänderungsdienst in Ihrer Datenbank eingespielt wird:

  1. Starten Sie die Artikelverwaltung.
  2. Drücken Sie F3 - Neu.
    Das Fenster Neuanlage Artikel öffnet sich.
  3. Aktivieren Sie die Option ABDA-Artikel vorerfassen.
  4. Geben Sie im Feld Artikelbezeichnung den Namen für den ABDA-Artikel ein.
  5. Geben Sie die voraussichtliche PZN ein.
  6. Nehmen Sie - falls gewünscht - Angaben zu Darreichungsform, Packungsgröße, Einheit und Normpackung vor.
  7. Drücken Sie F12 - OK.
    Der ABDA-Artikel wird mit Ihren Angaben angelegt. Die Ansicht wechselt zu den Artikel-Details.

 

Als nächstes sollten Sie die Artikel-Details mit weiteren Informationen vervollständigen.

Drücken Sie abschließend F1 - Speichern, um Ihre Eingaben zu sichern.

Die Abrechnungsdaten sind bei E-Rezepten deutlich umfangreicher als bei Papierrezepten. Wenn nicht die gesamten abrechnungsrelevanten Daten zu einem Artikel vorliegen, kann der Artikel auf E-Rezept nicht abgerechnet werden. Daher verhindert IXOS die Abgabe von von der Apotheke manuell vorerfassten Artikeln, bis sie durch die ABDATA ausgeliefert und in die Artikeltaxe aufgenommen werden.
Sie werden durch eine Meldung darauf hingewiesen.

Wertgutscheine können Sie mit einem festen Wert oder ohne Angabe eines Wertes anlegen. Beim Anlegen ohne einen Wert (Verkaufspreis) geben Sie beim Verkauf des Gutscheins an der Kasse die Höhe des Gutscheinwertes entsprechend dem Kundenwunsch ein. Bei festen voreingestellten Werten sparen Sie sich diese Eingabe.

Empfehlung: Verlassen Sie sich auf Ihre Erfahrung bzgl. der Höhe des Gutscheinbetrags und legen Sie für alle Fälle immer einen Gutschein ohne festen Wert an.

Wertgutscheine werden immer als POR-Artikel angelegt.

 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Wertgutschein anzulegen:

  1. Starten Sie die Artikelverwaltung.
  2. Wählen Sie Neu - F3.
    Das Fenster Neuanlage Artikel öffnet sich.
  3. Aktivieren Sie die Option Wertgutschein.
  4. Geben Sie im Feld Artikelbezeichnung den Namen für den Wertgutschein ein.
  5. Geben Sie die PZN ein bzw. ändern Sie die vorgeschlagene PZN aus dem vorgesehenen Nummernkreis für selbst angelegte Artikel.
  6. Drücken Sie F12 - OK.
    Der neue Wertgutschein wird mit Ihren Angaben angelegt. Die Ansicht wechselt zu den Artikel-Details.
    Damit haben Sie zunächst einen wertneutralen Gutschein angelegt, für welchen Sie im Verkauf den Wert je nach Kundenwunsch angeben.

  7. Wechseln Sie auf die Seite Preisgestaltung, wenn Sie einen Gutschein mit festem Wert anlegen möchten. Ansonsten drücken Sie Esc, um die Ansicht zu verlassen oder fahren mit Schritt 9 fort.
  8. Geben Sie im Feld Eigener VK den gewünschten Betrag ein.

  9. Richten Sie ggf. auf der Seite Lagerdaten einen Kurzcode zum schnellen Erfassen des Gutscheins an der Kasse ein.

    Die Kennzeichnung als Wertgutschein erfolgt automatisch.

  10. Sichern Sie die Eingabe mit Speichern - F1.
  11. Ändern Sie ggf. noch die initial auf 3 Jahre eingestellte Gültigkeitsdauer für Wertgutscheine.

    Mehr dazu im Thema 'Aufdruck der Gültigkeit auf Wertgutscheinen konfigurieren'.

 

Damit haben Sie die Möglichkeit geschaffen, um in Verkaufsvorgängen Wertgutscheine an Ihre Kunden zu verkaufen.

Mehr dazu im Thema 'Wertgutscheine verkaufen'.

 

Das auf allen Wertgutscheinen aufgedruckte Gültigkeitsdatum können Sie mit dem Konfigurationsparameter Gültigkeitsdauer in Monaten konfigurieren. Sie finden ihn in den Systemeinstellungen der Kasse, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Gutscheine. Initial ist eine Gültigkeit von 36 Monaten eingestellt.

Wenn Sie keine Einschränkung der Gültigkeit zur Bedruckung auf dem Kassenbon wünschen, dann stellen Sie einen Wert von 0 Monaten ein.

Die Gültigkeit eines Gutscheins wird nicht vom System geprüft. Es liegt in Ihrem Ermessen, Ware auch noch nach Ablauf der Gültigkeitsfrist abzugeben. Mehr dazu im Thema 'Gültigkeitsdauer in Monaten (Gutscheine)'.

Den Nummernkreis für selbst angelegte Artikel stellen Sie mit den Konfigurationsparametern Nummernkreis für eigene PZN Beginn und Nummernkreis für eigene PZN Ende ein.

Sie finden beide in den Systemeinstellungen der Artikelverwaltung, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite PZN-Vergabe.

Standardmäßig ist ein Nummernkreis von 8000000 – 8399999 eingerichtet.

Mehr Informationen dazu finden Sie in folgenden Themen: 'Nummernkreis für eigene PZN Beginn' und 'Nummernkreis für eigene PZN Ende'

 

In einer Filialkette werden selbst angelegte Artikel generell - neben ABDA-Artikeln - nach der verbundweiten Ausweitung bei folgenden Anwendungsfällen berücksichtigt:

  • Anzeige von Beständen, Verfallsdaten und Lagerstatus der Artikel in der Artikelverwaltung und der Warenlogistik
  • Umlagerung (Berücksichtigung in liefernder und annehmender Apotheke)
  • Lagerausgleich
  • Umbuchung in anderen Warenkorb
  • Gemeinsamer Einkauf
  • Übernahme des Artikels an die Kasse (in einer Filiale, welche den Artikel nicht selbst angelegt hat)

Damit werden selbst angelegte Artikel vollständig in die automatischen Abläufe der Warenwirtschaft von Filialketten integriert.

 

Informationen für Filial- und Partnerapotheken

Mit der automatischen Synchronisation der Daten zwischen Filialapotheken innerhalb ca. 5 Minuten werden selbst angelegte Artikel selbstverständlich zeitnah in den Artikeldaten jeder Filiale hinterlegt.

Von der einfachen Suche nach Artikeln werden jedoch die selbst angelegten Artikel ausgeschlossen, die in anderen Filialen angelegt und noch nicht verbundweit ausgeweitet wurden.

Diese werden erst sichtbar und nutzbar in allen Filialen der Filialkette und können dort auch in einen Verkaufsvorgang übernommen, gemeinsam bestellt, umgelagert usw. werden, wenn sie verbundweit ausgeweitet wurden. Mehr dazu im Thema 'Artikeldetails einsehen und bearbeiten'.)

 

In der Erweiterten Suche: Artikelsuche können selbst angelegte Artikel über die Option Selbst angelegte Artikel anderen Filialen berücksichtigen jederzeit gefunden werden, auch ohne verbundweite Ausweitung. Mehr dazu im Thema 'Erweiterte Artikelsuche: Artikelsuche'.

 

Weitere Info und Funktionen

'Umgang mit Ärztemustern'

 

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