Quittungen und Einzelaufstellungen für Heime erstellen
Kurz erklärt
Auch das Drucken oder Nachdrucken von Quittungen und Einzelaufstellungen aus der Rechnungen/Kredite-Übersicht der Faktura ist jederzeit möglich.
Adressat der Rechnung ist das Heim oder die gesondert abzurechnende Heimeinheit; Adressaten der Quittungen sind die Heimbewohner bzw. deren eingetragene Rechnungsempfänger.
Bei Einzelaufstellungen 'gesamt' für Rechnungen je Heimbewohner inklusive deren Artikel ist der Adressat das Heim, Absender ist die Apotheke.
Bei Einzelaufstellungen 'je Kunde' für Rechnungen für jeden einzelnen Heimbewohner inklusive deren Artikel ist der Adressat der Rechnung das Heim; Adressaten der Einzelaufstellungen sind die Heimbewohner bzw. deren eingetragene Rechnungsempfänger, Absender ist die Apotheke.
Beachten Sie, dass Quittungen und Einzelaufstellungen auf Basis von erstellten Rechnungen erstellt werden. D.h. hier wirken die Einstellungen zur Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen mit Summe 0! Wenn also unter Druckoptionen die Option Lieferscheine mit Summe 0 auf Rechnung drucken deaktiviert ist, dann erscheinen diese Lieferscheine nicht auf der Rechnung und demzufolge auch nicht auf der Quittung bzw. Einzelaufstellung. Wenn die Option Rechnungen mit Summe 0 erzeugen deaktiviert ist, dann erscheinen diese Rechnungen auch nicht auf der Quittung bzw. Einzelaufstellung.
Falls Sie die Quittung bzw. Einzelaufstellung zum Nachweis der Medikationen eines Kunden nutzen möchten, dann stellen Sie sicher, dass die o.g. Optionen aktiviert sind.
Ein sicherer Nachweis der Medikationen erfolgt über das Modul Medikationsmanagement. Falls Sie dieses nicht nutzen, können Sie auch auf den Sammelschein Lieferschein oder die Liste Einkäufe insgesamt ausweichen, um einen Nachweis der Medikationen zu erhalten.
Vorbereitende Einstellungen
In den Kontaktdetails des betreffenden Heimes müssen folgende Informationen hinterlegt bzw. Einstellungen vorgenommen werden:
- Stammdaten: Unter 'Weitere Daten' müssen Sie die Angaben des Heims zu Handelsregister etc. eintragen.
Mehr dazu im Thema 'Heimkontakte und Klinikkontakte anlegen'. - Struktur: Im Detailbereich im Register Faktura muss unter Rechnungsstellung die Anzahl Quittungen (ungleich 0) für den automatischen Quittungsdruck eingegeben werden. Dies kann übergeordnet für das gesamte Heim und zusätzlich noch für spezielle gesondert anzurechnende Heimeinheiten erfolgen.
Mehr dazu im Thema 'Fakturaeinstellungen vorgeben (Heim / Klinik)'. - Struktur: Im Detailbereich im Register Faktura muss unter Rechnungsstellung eingestellt werden, ob automatisch Einzelaufstellungen für das gesamte Heim (gesamt) oder für die einzelnen Kunden (je Kunde) erstellt und ausgedruckt werden sollen.
Mehr dazu im Thema 'Fakturaeinstellungen vorgeben (Heim / Klinik)'. - Zahlungsverkehr: Hinterlegen Sie mindestens eine Bankverbindung des Heims und kennzeichnen Sie diese als Konto für den automatischen Quittungsdruck.
Mehr dazu im Thema 'Zahlungsverkehr für Heime bzw. Kliniken'.
Im Modul Druckformulare können Sie für Quittungen über Details - F8 einstellen, dass diese alphabetisch nach Artikeln sortiert werden sollen. Initial werden Quittungen nach Lieferscheinnummer sortiert.
Mehr dazu im Thema 'Druckformular für Quittungen konfigurieren'.
In den Systemeinstellungen der Faktura können Sie im Konfigurationsparameter Automatischer Quittungsdruck für Heime systemweit einstellen, ob beim automatischen Ausdruck von Quittungen bei der Rechnungserstellung jede Quittung direkt nach der zugehörigen Rechnung einsortiert werden soll, oder ob alle Quittungen gemeinsam am Ende des Rechnungsdrucks ausgedruckt werden sollen.
Nutzen Sie dies insbesondere dann, wenn Sie die Quittungen auf anderem Druckerpapier als die Rechnungen ausdrucken möchten (bspw. auf preiswerterem Papier bzw. auf keinem Apothekenbriefpapier wegen des Absenders (Apotheke anstatt Heim)):
- Falls Sie die Quittungen für Kunden auf anderem Druckerpapier ausdrucken möchten und die Quittungen sollen nach der zugehörigen Rechnung einsortiert sein, dann können Sie über die Druckeinstellungen für Quittungen eine andere Papierquelle (Papierschacht) auswählen, als für Rechnungen.
- Insbesondere wenn Sie keinen Drucker mit unterschiedlichen Papierschächten haben und für den Ausdruck der Quittungen für Kunden anderes Druckerpapier verwenden möchten, dann bietet es sich an, alle Quittungen am Ende des Rechnungsdrucks auszudrucken.
Wählen Sie dafür den Eintrag am Ende.
Bei der Rechnungsstellung und dem automatischen Ausdruck der Belege wird daraufhin nach dem Ausdruck der Rechnungen ein Meldungsfenster aufgeblendet, welches Sie darauf hinweist, dass Sie jetzt das Druckerpapier wechseln können, um nach Bestätigung der Meldung mit dem Ausdruck der Quittungen fortzufahren.
Mehr dazu im Thema 'Automatischer Quittungsdruck für Heime'.
Quittungen für das belieferte Heim drucken
Quittungen können beim Erstellen einer Rechnung automatisch gedruckt werden. Die Voraussetzungen sind oben beschrieben. Mehr dazu im Thema 'Rechnungen für Heime bzw. Kliniken anlegen'.
Außerdem können Quittungen in der Rechnungen / Kredite-Übersicht über die Druckauswahl aus- bzw. nachgedruckt werden. Mehr dazu im Thema 'Drucken in der Rechnungen/Kredite-Übersicht'.
Das Drucken von Quittungen ist eine Dienstleistung für das belieferte Heim. Bei gedruckten Quittungen sind ggf. steuerrechtliche Vorgaben zu beachten. Folgende Informationen werden auf der Quittung ausgewiesen:
- Briefkopf: Name und Anschrift des Heimes
- Adressatenbereich: Name und Anschrift des Patienten
- Fußzeilenbereich: Bankverbindung(en), sowie Handelsregister, etc. des Heimes
- Zusätzliche Informationen: Beliefernde Apotheke, Abrechnungszeitraum
Die Quittung weist keine Quittungsnummer aus. Sie kann vom belieferten Heim bei Bedarf per Hand auf dem Ausdruck vermerkt werden.
Wenn Sie die Rechnungen sowie die Quittung(en) gedruckt haben, leiten Sie beides an das betreffende Heim weiter.
Der Ausdruck der Quittungen erfolgt 'im Hintergrund', so dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz weiterarbeiten können.
Beispiel: Quittung für ein Heim
Die Quittung enthält als Absender das Heim, als Adressaten der Heimbewohner bzw. dessen Rechnungsempfänger, den Heimbewohner als Leistungsempfänger, falls ein anderer Rechnungsempfänger als der Heimbewohner eingetragen ist.
Darunter werden die Lieferscheine samt Lieferscheinnummer gefolgt von der Liste der gelieferten Artikel aufgeführt.
Unter der Aufstellung erscheint die Apotheke mit Anschrift, welche die Rechnung gestellt hat. Im Fall einer filialübergreifenden Fakturierung ist das die fakturierende Apotheke.
Einzelaufstellungen für das belieferte Heim drucken
Bei Einzelaufstellungen sind keine steuerrechtlichen Vorgaben zu beachten. Sie können überall dort verwendet werden, wo eine einfache Auflistung aller auf Rechnungen aufgeführten Posten benötigt wird. Sie weist im Briefkopf den Namen und die Anschrift Ihrer Apotheke als Absender aus.
Einzelaufstellungen können beim Erstellen einer Rechnung automatisch gedruckt werden. Die Voraussetzungen sind oben beschrieben. Mehr dazu im Thema 'Rechnungen für Heime bzw. Kliniken anlegen'.
Außerdem können Quittungen in der Rechnungen / Kredite-Übersicht über die Druckauswahl ausgedruckt werden. Mehr dazu im Thema 'Drucken in der Rechnungen/Kredite-Übersicht'.
In der Einzelaufstellung finden Sie auch stets einen Verweis auf die zugrundeliegende Rechnung bzw. den Sammelschein.
Nicht ausgegeben wird ein Mehrwertsteuerausweis.
Beispiel: Einzelaufstellungen für Heime
Wenn bei dem Heim bzw. der Heimeinheit die Rechnung für das gesamte Heim bzw. die Heimeinheit, kein Sammelschein für die Rechnungen jedoch eine Einzelaufstellung erstellt wird, dann wird eine Einzelaufstellung aus der Rechnung erzeugt und erhält die Überschrift: "Einzelaufstellung zu Rechnung Nr. xx".
Wenn die Rechnung jedoch 'je Kunde', kein Sammelschein für die Rechnungen jedoch eine Einzelaufstellung erstellt wird, lautet die Überschrift "Einzelaufstellung zu Sammelschein Nr. SR/xx".
Weitere Info und Funktionen
