Bearbeiten einer Versandhandelsbestellung aus dem Webshop

Kurz erklärt

Bestellungen aus dem Webshop, die mit der Lieferart Versand abgeschlossen werden, werden in IXOS als Aufträge in die Faktura importiert. Der Kunde erhält automatisch die Faktura-Erlaubnis.

Mit Eingang des Auftrags in IXOS wird bei entsprechender Einstellung im Modul Firmenstamm auf der Seite Webshop automatisch die Packliste für die vom Kunden bestellten Artikel am entsprechenden Arbeitsplatz ausgedruckt. Mehr dazu im Thema 'Externen Auftragspartner anlegen und bearbeiten'.

Die Packliste enthält u.a. im unteren Bereich den Infotext, den der Kunde ggf. im Webshop eingegeben hat. Preise sind nicht enthalten, weil diese im Webshop (nicht in IXOS) festgelegt werden.

Die Information 'Per Rechnung' und der zu zahlende Betrag werden nicht aufgedruckt, da die Fakturierung komplett im Webshop abgewickelt wird.

Externe Vorgangsnummer

Wird eine Webshop-Bestellung in IXOS angelegt (Versand oder per Abholung), so wird vom externen Webshop-System eine Vorgangsnummer mitgeliefert. Diese wird in IXOS weiter verarbeitet. Alternativ können Sie eine externe Vorgangsnummer manuell zu einem Vorgang eingeben. Diese Vorgangsnummer wird dann auf die Packliste gedruckt.

Bei einer Bestellung von Mauve wird die Bestellnummer als externe Vorgangsnummer übermittelt. Zur Abholung der Bestellung wird dem Kunden jedoch eine Auftragsnummer übermittelt. Wenn Sie hier eine Änderung wünschen, kontaktieren Sie bitte Mauve.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte auch Ihren Webshopanbieter.

Mehr dazu lesen Sie auch in 'Packliste drucken' 'Packliste drucken'

Mit Eingang der Bestellung werden bei eingestellter automatischer Bestandsbuchung Lagerartikel von einem ggf. angeschlossenen Kommissioniersystem sofort ausgelagert.

Anhand der externen Belegnummer aus dem Mauve System 3 können Sie die Bestellung in der Verkaufsverwaltung leicht ermitteln, falls Sie ihn bearbeiten möchten. Mehr dazu im Thema 'Suche nach Webshop Bestellungen anhand externer Auftragsnummer'.

In der Auftragsübersicht der Faktura können Sie mit Suchen - F2 im Fenster Filterkriterien für Aufträge gezielt nach Versandaufträgen aus dem Webshop suchen, sofern Sie eine Webshop-Lizenz haben.

Nutzen Sie dafür im Feld Auftragsart den Eintrag Nur Aufträge aus Webshop-Bestellungen.

Mehr dazu im Thema 'Aufträge filtern'.

Die Auftragsübersicht zeigt damit alle (Versand-)Aufträge aus dem Webshop.

Falls Sie im Modul Firmenstamm auf der Seite Webshop die Option Automatische Bestandsbuchung aktiviert haben, wird der Bestand beim Eingang des Auftrags in IXOS sofort automatisch abgebucht, sofern die Artikel an Lager sind. Der Auftrag wird damit in den Status geliefert gesetzt. Zudem ist der Auftrag als Vollfakturiert gekennzeichnet, da die Fakturierung komplett im Webshop abgewickelt wird. Falls die Artikel nicht an Lager sind, wird der Bestand erst beim Wareneingang der Nachlieferartikel gebucht, vorausgesetzt, Sie haben im Modul Firmenstamm auf der Seite Webshop die Option Auch beim Wareneingang aktiviert.

(Falls Sie beide Optionen nicht aktiviert haben, würde der Auftrag im Status In Bestellung / Teilw. auf Lager / Auf Lager bleiben, je nachdem ob alle oder ein Teil der Artikel auf Lager sind bzw. durch den Wareneingang auf Lager kommen. Mit NL auflösen - F7 könnten Sie den Auftrag dann weiter bearbeiten.)

Im Wareneingang können Sie für die Bestellware einer Versandbestellung die Wannenabfrage nutzen. Mehr dazu im Thema 'Packwanne im Wareneingang abfragen (Mauve Webshop)'.

Den Infotext, den der Kunde bei der Bestellung eingegeben hat, können Sie in der Auftragsübersicht mit Auswahl des Info-Icons einsehen.

Im Detailbereich wird bei automatischer Bestandsbuchung kein 'letzter Bearbeiter' eingetragen, da dieser Vorgang vom System importiert und automatisch abgeschlossen wurde. Falls keine automatische Bestandsbuchung eingestellt ist, wird der Bearbeiter der Nachlieferung bzw. des Wareneingangs übernommen.

In den Auftragsdetails, die Sie mit Details - F8 aufrufen, sehen Sie auf der Seite Lieferschein, dass ein interner Lieferschein I/xx erstellt wird, der jedoch nicht zum Ausdruck angeboten wird, da dies im Webshop erfolgt. Ein interner Lieferschein wird zum einen für vom Kunden bestellte Bestandsware und zum anderen beim Wareneingang von Nachlieferartikeln erstellt. Bei nicht automatischer Bestandsbuchung erfolgt die Lieferscheinerstellung erst bei Abholungsauflösung.

In der Artikelverwaltung in der Bestandskontrolle können Sie das automatische Abbuchen des Bestandes transparent nachvollziehen.

Falls Sie im Modul Firmenstamm auf der Seite Webshop die Option Automatische Bestandsbuchung deaktiviert haben, dann sehen Sie im Modul Offene Posten im Register Nachlieferungen den Auftrag mit der Lieferart Versand aus dem Webshop.

Falls Sie die Option Automatische Bestandsbuchung aktiviert haben, wird nur die Bestandsware beim Eingang des Auftrags in IXOS abgebucht und der Auftrag wird in den Status geliefert gesetzt. D.h. in diesem Fall sind keine offenen Posten vorhanden. Für Nachlieferartikel wird jedoch ein Vorgang in den Offenen Posten angelegt, welcher mit dem Wareneingang automatisch entfernt wird, sofern Sie die Option Auch im Wareneingang aktiviert haben.

Bei Aufträgen, die aus einem Webshop mit Versandhandel entstehen, wird die Verifizierung der Packungsinformationen nicht angeboten. Dies erledigen Sie beim Packen im Webshop.

Das Einlösen von Coupons im Webshop ist für den Kunden bei Lieferart Versand möglich, wird jedoch in IXOS nicht mit ausgewertet, da die Fakturierung des Versandauftrags im Webshop selbst erfolgt.

Zur besseren Identifizierung der Versandhandelsbestellung im Mauve-System weist der Lieferschein die externe Vorgangsnummer der Bestellung im Webshop aus.

Sonderfall: Lieferung von Ersatzartikeln

Bei Lieferung eines Ersatzartikels, einer Kleinpackung bzw. eines Importartikels kann kein automatischer Austausch im angelegten Webshop-Auftrag erfolgen. Auch der Auftrag in IXOS kann nicht automatisch geändert werden, da der Auftrag in IXOS den Status 'Vollfakturiert' hat.

Deshalb erhalten Sie eine Aufgabe im Modul Notes, mit der Information, dass ein Ersatzartikel für den Webshop-Auftrag geliefert wurde, verbunden mit der Aufforderung, den Fakturaauftrag zu korrigieren.

Wenn Sie in der Faktura die Abholung mit NL auflösen - F7 bzw. Lieferschein erstellen - F12 auflösen, wird der Ersatzartikel an der Kasse statt des ursprünglichen Artikels angezeigt und Sie können diesen übernehmen. Die Menge und den VK können Sie noch bearbeiten.

Falls Sie im Modul Firmenstamm in den Webshop-Einstellungen die Automatische Bestandsbuchung und Auch im Wareneingang aktiviert haben, bleibt der Auftrag auch nach Wareneingang des Ersatzartikels im Status Auf Lager. Er gilt also noch nicht als Geliefert.

In den Fakturadetails wird das gelbe Warndreieck für Ersatzartikel angezeigt.

Ersatzartikel werden nie automatisch bestandsgebucht, auch wenn es so eingestellt ist.

Mehr Informationen dazu finden Sie in folgenden Themen:

Weitere Info und Funktionen

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