Kassen-Nachschau im Format nach DSFinV-K

Kurz erklärt

Auf der Seite Kassen-Nachschau können Sie nach Vorgabe der Exportdaten die Kassen-Nachschau -Daten im Format nach DSFinV-K exportieren.

Für die Kassen-Nachschau wird dies ab dem 01.01.2020 im Rahmen der Kassensicherungsverordnung verlangt.

 

Für den Export geben Sie den Exportzeitraum und ein selbst gewähltes Passwort an, welches Sie bitte gesondert aufbewahren.

Durch dieses Passwort sind die exportierten Daten vor einem unerlaubten Zugriff nicht berechtigter Personen geschützt.

 

Die exportierten Daten werden im Verzeichnis Z:\Kassen-Nachschau_Export in einem Ordner Kassen-Nachschau_DSFinV_Export<Jahreszahl_Monat_Tag> abgelegt, wobei sich die Datumsangabe auf den Startzeitpunkt des Exportzeitraumes bezieht.

Dieser Ordner enthält auch die Anleitung zum Einsehen der exportierten Daten für Ihren Steuerprüfer bzw. eine berechtigte Amtsperson von der Finanzverwaltung. Das Systemeinstellungs- und Änderungsprotokoll und die Verfahrensdokumentation werden ebenfalls in diesem Exportordner abgelegt.

Sollten Sie den Export mit gleichem Startdatum wiederholen, dann wird der Ordner überschrieben.

Verfahren Sie mit den Daten im Format nach DSFinV-K wie im beigefügten Begleitdokument IXOS-DSFinV-K-Exportdaten.pdf dargestellt.
Begleitdokument in Acrobat Reader öffnen …

 

Beachten Sie, dass mit dem neuen Verfahren alle Kassenvorgänge protokolliert werden. Dies betrifft nicht nur regulär abgeschlossene Verkäufe mit gedruckten Belegen (Kassenbon usw.), sondern auch Abbrüche von erfassten Verkäufen, die zum Zweck der Preisauskunft erfasst wurden, Abbrüche nach einer Aktivierung zum Zweck der Rezeptkontrolle und 'technische' Abbrüche, die durch den Übergang eines Verkaufs an der Kasse in die Faktura zustande kommen. Details dazu entnehmen Sie bitte dem oben erwähnten Begleitdokument IXOS-DSFinV-K-Exportdaten.pdf.

 

Zum Öffnen des Moduls GDPdU und Kassen-Nachschau benötigen Sie die Berechtigung Leiter oder Umsatzverantwortlicher.

Sie erreichen das Modul GDPdU und Kassen-Nachschau im IXOS-Desktop und in der IXOS Menüleiste im Menü Büro.

 

 

Tipps zur Handhabung

• Passwörter sollten immer in verschlossenen Umschlägen aufbewahrt werden.
• Datenträger und Umschläge mit Passwörtern sollten immer streng getrennt aufbewahrt und gehandhabt werden, niemals miteinander!
• Wir verwenden für die Daten eine starke Verschlüsselung (AES256). Es gibt keine Möglichkeit, ohne Passwort an die Daten zu gelangen!

 

Voraussetzung

Voraussetzung für den Datenexport ist, dass Sie den S-Bon (oder auch die Z-Bons aller Kassen- und Nebenarbeitsplätze) gezogen haben, für die Sie vom angegebenen Zeitraum Daten exportieren möchten. Da der Datenexport für die Kassen-Nachschau den aktuellen Tag mit einbeziehen kann, ziehen Sie bei Bedarf sofort einen Z-Bon.

Wählen Sie dazu an der Kasse die Funktion Abschluss-/ Summenbon - Alt + F9 und im sich nachfolgend öffnenden Fenster Auswahl Abschluss-/Summenbon wählen Sie Z-Bon.

Mehr dazu im Thema 'Kassenabschluss durchführen - Abschlussbons erstellen'.

 

Daten zur Kassen-Nachschau im DSFinV-K - Format exportieren

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie das Modul GDPdU und Kassen-Nachschau.
2. Wechseln Sie auf die Seite Kassen-Nachschau.
3. Geben Sie den Exportzeitraum an. Stellen Sie für den Datenexport zur Kassen-Nachschau ggf. das Datum unter bis einschließlich auf den aktuellen Tag.

   Üblicherweise werden nur die Daten des aktuellen Tages exportiert. Der Exportzeitraum darf jedoch maximal 1 Jahr betragen. Kassen-Nachschau-Daten können bis zum aktuellen Tag exportiert werden.

   Es werden nur Daten exportiert, die mit IXOS erzeugt wurden, also bspw. keine Daten aus Datenübernahmen.

4. Geben Sie ein selbst gewähltes Passwort ein und notieren Sie sich dieses, um später Zugriff auf die exportierten Daten zu haben.

   Beachten Sie dabei folgende Regeln: Das Passwort muss mindestens 11 Zeichen lang sein und mindestens 4 von folgenden 5 Zeichenarten enthalten:

   • Ziffern
   • Kleinbuchstaben
   • Großbuchstaben
   • Umlaute
   • Sonderzeichen @€-!#$%^&§°*?_~()
5. Wählen Sie Daten exportieren - F12.
   

   Die Daten zur Kassennachschau werden als gepackte Datei Kassen-Nachschau-DSFinV.7z in das Verzeichnis Z:\Kassen-Nachschau_Export in einen Ordner Kassen-Nachschau_DSFinV_Export<Jahreszahl_Monat_Tag> auf Ihre Festplatte geschrieben. Zusätzlich enthält dieses Verzeichnis das Begleitdokument für den Steuerprüfer.

 

Damit haben Sie die Daten zur Kassen-Nachschau im DSFinV-K - Format exportiert.

Um diese Daten interpretieren zu können, liefert das Begleitdokument hilfreiche Informationen. Das Begleitdokument können Sie auch hier mit dem Acrobat Reader öffnen.

 

Daten zur Kassen-Nachschau einsehen

Wenn Sie die Daten exportiert haben, dann können Sie diese einsehen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Windows-Explorer und navigieren Sie in das Verzeichnis Z:\Kassen-Nachschau_Export.
2. Öffnen Sie in diesem Verzeichnis den gewünschten Ordner Kassen-Nachschau_DSFinV_Export<Jahreszahl_Monat_Tag>.
3. Doppelklicken Sie die Batch-Datei entpacken.bat, um die Datei Kassen-Nachschau-DSFinV.7z zu entpacken.

   Die Batch-Datei fordert nun interaktiv zur Eingabe zweier Werte auf.

4. Geben Sie das Passwort zur Entschlüsselung ein, welches Sie beim Datenexport vergeben haben.
5. Geben Sie das Zielverzeichnis ein, in das die entschlüsselten Dateien geschrieben werden sollen. Dieses Verzeichnis wird beim Entpacken automatisch angelegt, wenn es nicht schon vorhanden ist.
6. Bestätigen Sie die Eingabe mit der ENTER-Taste.

   Wenn das Entpacken beendet ist, fordert die Batch-Datei zur Bestätigung mit der ENTER-Taste auf.

   Im Zielverzeichnis liegen nun bis zu 15 verschiedene *.csv-Dateien mit den exportierten Werten.

7. Öffnen Sie die Dateien mit einem CSV-verarbeitenden Programm, z.B. Microsoft Excel.

   In der Datei index.xml sowie der daraus erzeugten druck- und lesbare PDF-Version index.pdf sind die Entitäten wie auch die Datenfelder der CSV-Dateien beschrieben.

 

Damit haben Sie die Daten zur Kassen-Nachschau eingesehen.

 

Anmerkung

Beachten Sie, dass mit dem neuen Verfahren des Exports der Kassen-Nachschau im Format nach DSFinV-K alle Kassenvorgänge protokolliert werden. Dies betrifft nicht nur regulär abgeschlossene Verkäufe mit gedruckten Belegen (Kassenbon usw.), sondern auch Abbrüche von erfassten Verkäufen, die zum Zweck der Preisauskunft erfasst wurden, Abbrüche nach einer Bearbeitung zum Zweck der Rezeptkontrolle und Abbrüche nach einer Bearbeitung, um sich einen Kassenvorgang "nur anzuschauen". Details dazu entnehmen Sie bitte der beim Export der Daten im Exportverzeichnis bereitgestellten Begleitdokumentation IXOS-DSFinV-K-Exportdaten.pdf.

 

Protokollierung von bereinigten Vorgängen

Falls bei der abschließenden Buchung eines Totals nach der Vergabe der Belegnummer und der Signierung des Vorgangs bei der TSE Fehler auftreten sollten, stellt IXOS sicher, dass der Vorgang ordnungsgemäß abgeschlossen wird. Die hierbei zwangsläufig entstandenen Lücken sowohl in der Nummernfolge der TSE-Transaktionen als auch in der Nummernfolge der IXOS-Kassenbons werden protokolliert beim Datenexport mit ausgegeben. Im Begleitdokument für den Steuerprüfer wird dies plausibilisiert.

 

Weitere Info und Funktionen

'Kassensicherungsverordnung'

 

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