Gemeinsamen Warenkorb anlegen, bearbeiten, bestellen

Kurz erklärt

Mit Neuer gem. Warenkorb - Strg+F3 legen Sie in der Warenkorb-Übersicht der Warenlogistik einen neuen gemeinsamen Warenkorb an. Der gemeinsame Warenkorb ist die Basis für eine gemeinsame Artikelbestellung in der gesamten Filialkette.

Wichtige Elemente des Fensters anzeigen ...

Beispiel: Artikel in einem gemeinsamem Warenkorb erfassen.

Das Fenster zum Anlegen der Warenkorbpositionen ist für Standard-Warenkörbe und gemeinsame Warenkörbe in den grundsätzlichen Funktionen und Informationen gleich.

Mehr dazu im Thema ' '.

Dispozeit: Bei gemeinsamen Warenkörben können Sie hier eine Dispozeit in Tagen eintragen. Dies ist die Zeitspanne, für welche alle angeschlossenen Filialapotheken mit diesem Warenkorb mindestens bevorratet werden sollen.

Ausschnitt Detailbereich: Bei einem gemeinsamen Warenkorb finden Sie hier zusätzliche filialbezogene Informationen und Eingabemöglichkeiten.

Im Detailbereich werden bei einem gemeinsamen Warenkorb zusätzliche filialbezogene Informationen angezeigt:

Übersicht Filial- und Partnerapotheken-Details:
Hier werden Ihre Apotheke sowie die am gemeinsamen Einkauf beteiligten Filialen aufgelistet. Wichtige Informationen je Apotheke:

- Filialauswahl pro Artikel. Bei Erstellung einer gemeinsamen Bestellung ohne Auswertung - F12 sind alle Filialen automatisch per Checkbox aktiviert. Bei Erstellung einer Bestellung mit Auswertung - F11 wird die in den Auswertungskriterien getroffene Auswahl in die Trefferliste übernommen. Es sind jedoch alle Filialen gelistet, sodass hier nochmals eine Filialauswahl für jeden einzelnen Artikel getroffen werden kann.
Apotheke - Zeigt die Bezeichnung der Apotheke.
Status - Zeigt den Lagerstatus des aktuell erfassten bzw. ausgewählten Artikels in der betreffenden Apotheke, z.B. POS.
AMO: Ein aus der Verkaufsstatistik des aktuellen Artikels errechneter Wert, der den durchschnittlichen Absatz des Artikels im Monat für diese Apotheke während des letzten Jahres widerspiegelt. Der AMO hat nur Informationscharakter.
Beispiel: In Apotheke A hat der zu bestellende Artikel einen AMO von 1, in Apotheke B liegt der AMO bei 2. Wenn Sie eine Einkaufsmenge vorgeben, wird Apotheke B daher bei gleichem Bestand in der Regel mehr Packungen des Artikels erhalten, als Apotheke A.
BMO - Zeigt den gewichteten Absatz laut Bestellmengenoptimierungsmodell (BMO).
Dieser wird ermittelt aus dem durchschnittlichen Verkauf eines Artikels pro Monat (unter Berücksichtigung der Neinverkäufe und Stornierungen) gemäß der Monatsgewichtung des Bestellmengenoptimierungsmodells der bestellenden Apotheke. Im Falle des Gemeinsamen Einkaufs werden dabei die Verkaufsdaten aller Verbundapotheken berücksichtigt, während das Bestellmengenoptimierungsmodell aus der bestellenden Apotheke stammt. Auf Basis des BMO werden die Vorratstage und Gesamtreichweite berechnet. Der BMO wird u.a. bei der Verteilung einer Einkaufsmenge auf die einzelnen Apotheken oder beim Lagerausgleich berücksichtigt.
Informationen zum Bestellmengenoptimierungsmodell finden Sie in folgendem Hilfethema: 'Bestellmengenoptimierungsmodell anlegen'.
Verf. Bestand - Zeigt den verfügbaren Bestand des aktuellen Artikels in der betreffenden Apotheke. Reservierte Mengen - z.B. für offene Abholungen - werden nicht mitgezählt. Der verfügbare Bestand wird bei der Verteilung der Einkaufsmenge auf die einzelnen Apotheken berücksichtigt.
Beispiel: Apotheken mit hohem Bestand erhalten bei gleichem AMO bei der Verteilung der Einkaufsmenge einen geringeren Anteil, als Apotheken mit kleinem oder ohne Bestand.
Vorratstage - Zeigt die Anzahl Tage, für welche die betreffende Apotheke mit dem aktuellen Artikel bevorratet ist.
Ist der BMO =0, dann wurde der Artikel noch nie in der Filiale verkauft. Das Feld zeigt dann eine liegende 8 (= unendlich).
Vorschlag - Zeigt den auf Basis von BMO und anderen Faktoren errechneten Bestellmengenvorschlag für diese Apotheke.
Menge - Sie können hier manuell eine Bestellmenge für die betreffende Apotheke eintragen, wenn diese per aktivierter Checkbox an der gemeinsamen Bestellung beteiligt ist. Das Feld wird standardmäßig mit dem automatisch ermittelten Bestellmengenvorschlag vorbelegt.
Reichweite - Zeigt die Reichweite des aktuellen Bestands und der aktuell erfassten Bestellmenge für die Filiale. Diese wird anhand des BMO ermittelt, wenn keine manuelle Mengenänderung vorgenommen wurde.
Überbestand - Zeigt einen Hinweis, wenn die betreffende Apotheke einen Überbestand hat, d.h. nach Ablauf der Dispozeit hat die Filiale immer noch Ware des jetzigen Bestands übrig.
Bei hohem Überbestand sollten Sie die Bestellmenge verringern und per Lagerausgleich Ihre Ware verteilen.
Mehr dazu im Thema 'Lagerausgleich für Filial- und Partnerapotheken'.

Gesamtbestand - Zeigt den über alle Filial- und Partnerapotheken aufsummierten verfügbaren Bestand des aktuellen Artikels.
Gesamtmenge - Zeigt die Gesamtbestellmenge für den gemeinsamen Einkauf inkl. der Bestellmengen für die Filial- und Partnerapotheken. Sollten Sie die Gesamtmenge ändern, wählen Sie den Refresh-Button , damit eine erneute Berechnung der Mengenverteilung durchgeführt werden kann.
Gesamtreichweite - Prognostizierte Vorratsdauer des derzeitigen Bestands inkl. der aktuell erfassten Gesamtmenge, auf Basis der Summe des AMO über alle Filial- und Partnerapotheken. Die Gesamtreichweite wird nach jeder Änderung automatisch angeglichen.
Diese Gesamtreichweite ist nicht identisch mit der Dispozeit aus der Bestellmengenoptimierung. Die Dispozeit sagt aus, wie lange die Bevorratung laut Optimierungsmodell sein soll, während die Gesamtreichweite von den durchschnittlichen Verkäufen während des letzten Jahres ausgeht.
Unter Preistabelle sehen Sie die folgenden Informationen:
- Icon: Lieferant: Großhändler oder Anbieter oder Filialapotheke
- Lieferant: Name des Lieferanten, wenn der Angebotsliste ein Lieferant zugeordnet wurde, oder wenn kein Angebot vorliegt, aber der effektive EK aufgrund von Lieferantenkonditionen angegeben wird. Alternativ wird hier der Name der Filialapotheke, die den Artikel verfügbar hat, angezeigt.
- Preisherkunft -Gibt an, ob eine Konditionsvereinbarung oder ein Angebot Grundlage des Preises ist.
- Menge: Angebotsmenge, d.h. die Artikelmenge, für die der ausgelobte Preis gilt.
- Nara: Naturalrabattmenge für das Angebot.
- Verhandlungssache-Angebot: Verhandlungssache-Angebot, d.h. Sonderkonditionen, für die keine Sonderangebots-Prozente bzw. der Wert 0 % eingetragen ist. Deshalb kann kein Angebots-EK ausgewiesen werden. Mehr dazu im Thema 'Angebotslisten (Lieferant)'.
- prog. eff. EK: Es werden Konditionsvereinbarungen und Angebotslisten der einzelnen Lieferanten für diesen Artikel berücksichtigt und der prognostizierte effektive EK angezeigt.
- Ersparnis: Ersparnis in Euro gemessen am Apo-EK.
- %: Prozentuale Ersparnis gemessen am Apo-EK.

Neuen gemeinsamen Warenkorb anlegen

Ausgangssituation: Sie arbeiten mit der Warenlogistik und haben die Warenkorb-Übersicht geöffnet.

Die grundlegenden Schritte zum Anlegen eines gemeinsamen Warenkorbes sind wie folgt:

Drücken Sie Strg + F3 - Neuer gem. Warenkorb.
Das Fenster Lieferant auswählen öffnet sich.
Suchen Sie den gewünschten Lieferanten und drücken Sie F12 - Ohne Auswertung.
Ein neuer gemeinsamer Warenkorb für diesen Lieferanten wird angelegt. Das Fenster zum Anlegen der Warenkorbpositionen öffnet sich. Im Detailbereich werden zusätzlich die angeschlossenen Filialen angezeigt.
Sie können sich beim Anlegen des neuen Warenkorbes einen herstellerbezogenen Bestellvorschlag erstellen lassen. Um diese Funktion zu nutzen, drücken Sie nach Auswahl des Lieferanten F11 - Mit Auswertung. Mehr dazu im Thema 'Automatischen Bestellvorschlag für gemeinsamen Einkauf nutzen'.
Bevor Sie Artikel für den gemeinsamen Einkauf erfassen stellen Sie ein, ob Sie mit der Mengenoptimierung arbeiten - geben Sie dann zusätzlich die gewünschte Dispozeit an - oder ob Sie eine feste Mengenvorgabe machen wollen.
Erfassen Sie dann die zu bestellenden Artikel.
Drücken Sie nach dem letzten Artikel Esc, um das Erfassen der Artikel abzuschließen.

Der neue gemeinsame Warenkorb wird in der Warenkorb-Übersicht angezeigt. Das Icon signalisiert, dass es sich um einen Warenkorb für einen gemeinsamen Einkauf innerhalb eines Filial-und Partnerverbundes handelt.

In jeder Filiale wird ebenfalls dieser Warenkorb für den gemeinsamen Einkauf angezeigt. Dieser enthält nur die Artikel und deren Mengen, die für die jeweilige Filiale bestellt werden. Die Filiale kann diesen Warenkorb öffnen, jedoch keine Veränderungen vornehmen.

Gemeinsamer Warenkorb mit Mengenoptimierung

Wie bei einem Einkauf für Ihre eigene Apotheke können Sie auch bei einem gemeinsamen Einkauf mit angeschlossenen Filialapotheken die Mengenoptimierung nutzen. Die Warenlogistik schlägt dann automatisch Bestellmengen vor, die den Bedarf Ihrer und der anderen beteiligten Apotheken berücksichtigen.

Zurzeit gilt stets das Optimierungsmodell jener Apotheke, welche die gemeinsame Bestellung ausführt.

Gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie einen gemeinsamen Warenkorb an wie oben beschrieben.
Aktivieren Sie die Option Mengenoptimierung.
Tragen Sie die gewünschte Dispozeit ein. Das ist die Zeitspanne, für welche die beteiligten Apotheken mit dieser Bestellung mindestens bevorratet werden sollen.
Erfassen Sie nun die gewünschten Artikel.
Die Warenlogistik ermittelt automatisch je Apotheke die geeigneten Bestellmengen. Aktuelle Bestände und durchschnittliche Verkaufshäufigkeit werden dabei berücksichtigt.

Beispiel: Für Apotheke A schlägt die Warenlogistik die Bestellmenge 0 vor, für Apotheke B die Bestellmenge 11. Die Gesamtmenge beläuft sich daher auf 11 Packungen.
Drücken Sie nach dem letzten Artikel Esc, um das Erfassen der Artikel abzuschließen.

Sie gelangen zurück zur Warenkorb-Übersicht.

Gemeinsamer Warenkorb mit Mengenvorgabe

Wollen Sie die Mengenoptimierung nicht nutzen, können Sie mit einer festen Mengenvorgabe arbeiten. Diese Menge wird dann automatisch so auf die beteiligten Filialen verteilt, dass die Gesamtmenge schnellstmöglich abverkauft werden kann.

Gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie einen gemeinsamen Warenkorb an wie oben beschrieben.
Aktivieren Sie die Option Mengenvorgabe.
Tragen Sie die gewünschte Menge ein.
Erfassen Sie nun die gewünschten Artikel.
Es wird stets die eingetragene Mengenvorgabe als Gesamtbestellmenge vorbelegt.
Die Warenlogistik ermittelt automatisch, wie diese Gesamtbestellmenge auf die beteiligten Apotheken verteilt werden kann. Aktuelle Bestände und Verkaufshäufigkeit des Artikels werden dabei berücksichtigt.

Beispiel: Es wurde eine Mengenvorgabe von 20 Packungen angegeben. Die Warenlogistik verteilt diese Gesamtmenge automatisch auf die beteiligten Apotheken, hier: 5 und 15.
Drücken Sie nach dem letzten Artikel Esc, um das Erfassen der Artikel abzuschließen.

Sie gelangen zurück zur Warenkorb-Übersicht.

Gemeinsamen Warenkorb bearbeiten

Mit F5 - Bearbeiten öffnen Sie einen gemeinsamen Warenkorb zur weiteren Bearbeitung.

Sofern Sie einen gemeinsamen Einkauf mit dezentraler Lieferung durchführen, ist eine Bearbeitung nur möglich, wenn Sie die bestellende Apotheke sind und noch niemand einen Wareneingang begonnen hat.

Sie können dann:

mit F4 - Löschen nicht mehr benötigte Artikel daraus löschen.
mit F5 - Bearbeiten die aktuell gewählte Warenkorbposition ändern.
mit F7 - Artikel erfassen weitere Artikel hinzuerfassen.

Sie haben folgende Möglichkeiten, Mengenänderungen am automatisch angezeigten Bestellvorschlag im Detailbereich vorzunehmen:

Teilmenge einer Apotheke ändern:
Wählen Sie zunächst den gewünschten Artikel aus und sehen Sie sich die Detailansicht an.
Ändern Sie dann in den Filialdetails bei der betreffenden Apotheke den Eintrag in der Spalte Menge
Die Gesamtmenge wird automatisch angepasst. Die Verteilung auf die übrigen Apotheken bleibt erhalten.
Beispiel: Für die Morales-Apotheke wurde im Bestellvorschlag die Bestellmenge 0 vorgeschlagen. Der Bediener erhöht die Menge manuell auf 20. Die Gesamtmenge erhöht sich dadurch automatisch von 30 auf 50 Packungen.
Mengenänderungen können Sie nur bei an der gemeinsamen Bestellung teilnehmenden Filial-und Partnerapotheken vornehmen, d.h. die Checkbox der entsprechenden Apotheke muss aktiv sein.
Apotheke aus der gemeinsamen Bestellung ausschließen bzw. hinzufügen:

Beispiel 1:Sie haben eine neue gemeinsame Bestellung ohne Auswertung gestartet. Alle Filial- und Partnerapotheken sind bereits per Checkbox aktiviert. Wenn Sie eine Filiale von der gemeinsamen Bestellung ausschließen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie zunächst den gewünschten Artikel aus und sehen Sie sich die Detailansicht an.

Deaktivieren Sie die Checkbox der Apotheke, welche Sie von der gemeinsamen Bestellung ausschließen möchten.

Die Menge wird automatisch auf 0 gesetzt, das Eingabefeld in der Spalte Menge ist nicht mehr editierbar. Die Gesamtmenge wird automatisch angepasst. Die Verteilung auf die übrigen Apotheken bleibt erhalten.

Nutzen Sie den Refresh-Button bevor Sie die Änderung speichern, erfolgt keine Neuverteilung der Gesamtmenge.

Beispiel 2: Sie haben eine neue gemeinsame Bestellung mit Auswertung gestartet.

Unabhängig von der in den Auswertungskriterien aktivierten Filialen sind im Detailbereich der Trefferliste des gemeinsamen Bestellvorschlags alle Filial-und Partnerapotheken gelistet. Wenn Sie für die Bestellung einzelner Artikel eine deaktivierte Filiale in die Bestellung einbeziehen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie einen Artikel in der Trefferliste.
2. Im Detailbereich aktivieren Sie die Checkbox der betreffenden Apotheke.
3. Geben Sie in der Spalte Menge die zu bestellende Menge der Filiale ein.
4. Die Gesamtmenge aktualisiert sich automatisch. Haben Sie keine Menge eingegeben und nutzen Sie den Refresh-Button, bevor Sie die Änderung speichern, erfolgt eine Neuverteilung der Gesamtmenge über alle beteiligten Filialen anhand des jeweiligen Bedarfs.

Anzeige eines gemeinsamen Warenkorbs in den anderen Filialen

Wenn Sie einen gemeinsamen Warenkorb angelegt haben, wird dieser auch in den anderen beteiligten Filialapotheken angezeigt.

Besonderheiten:

Das Icon signalisiert, dass es sich um einen gemeinsamen Einkauf handelt.
Die Darstellung mit grauer Schrift zeigt, dass dieser gemeinsame Einkauf von einer anderen Filiale durchgeführt wird.
Hinter dem Namen des Lieferanten wird das Kürzel der Filiale angezeigt, welche den gemeinsamen Einkauf durchführt.
Dieser Warenkorb dient nur zur Information für die angeschlossenen Filialen, kann aber nicht bearbeitet werden.

Beispiel: Die Filialapotheke mit dem Kürzel MEA hat einen Warenkorb für den gemeinsamen Einkauf bei Lieferant Musterpharm angelegt.

Der Warenkorb enthält nur die Artikel, die für diese Apotheke bestellt werden. Es können keine Änderungen vorgenommen werden. Er wird nach dem Bestellen automatisch als Bestellung in die Bestellungen-Übersicht verschoben. Treffen die bestellten Artikel ein, kann die Filiale mit der Bestellung den Wareneingang für ihren Anteil am gemeinsamen Einkauf durchführen.

Lokalen Warenkorb in gemeinsamen Warenkorb umbuchen

Filialapotheken können lokale Warenkörbe bzw. einzelne Positionen inkl. Nachliefermengen in einen bestehenden gemeinsamen Warenkorb umbuchen. Die Mengenverteilung ändert sich dabei nicht.

Mehr dazu lesen Sie hier: Lokalen Warenkorb in gemeinsamen Warenkorb umbuchen

Gemeinsamen Warenkorb bestellen

Sind alle Artikel korrekt erfasst, können Sie wie gewohnt mit F12 - Bestellen den Warenkorb beim Lieferanten bestellen. Nach erfolgreicher Bestellung wird der Auftrag nun im Register Bestellungen angezeigt.

Falls aufgrund des Empfangs von Rückmeldungen bei einem Artikel eine Fehlmenge gemeldet wird, so wird die Verteilung der Menge des Artikels auf die angeschlossenen Filialen automatisch angepasst.

Beim nächsten Synchronisieren der angeschlossenen Filialen wird in jeder Filiale dieser Auftrag nun ebenfalls im Register Bestellungen angezeigt.

Mehr dazu im Thema 'Warenkorb bestellen'.

Filial-Details

Mit Filial-Details - Alt+F8 können Sie die bestellrelevanten Artikeldetails des markierten Artikels in allen Filialapotheken einsehen und bearbeiten. Mehr dazu im Thema 'Artikelstatistiken der Filial- bzw. Partnerapotheken einsehen und bearbeiten'.

Weitere Info und Funktionen

Lesen Sie auch ...