Lagerausgleich für Filial- und Partnerapotheken

Kurz erklärt

Die Anwendung Lagerausgleich ermöglicht Ihnen, in einem Verbund von Filial- und Partnerapotheken von einer der Apotheken aus die Lagerbestände aller beteiligten Apotheken zu prüfen und ggf. eine Umverteilung von Beständen auszulösen.

Es werden generell alle Artikel in den Filial- und Partnerapotheken ausgewertet, d.h. auch Artikel mit Lagerstatus POR. Da jedoch der Lagerausgleich auf Bestandsdaten basiert, werden Artikel nur zwischen Filial- und Partnerapotheken verteilt, in denen der Artikel einen Lagerstatus ungleich POR aufweist.

Sie bekommen Informationen sowohl von ABDA-Artikeln als auch von selbst angelegten Artikeln in Ihrer eigenen Apotheke als auch in angeschlossenen Filial- und Partnerapotheken.

Der Lagerausgleich deckt folgende Anwendungsfälle ab:

AV-Artikel: Ermittelt Artikel mit Kennzeichen 'Außer Vertrieb'. Ziel: Möglichst schneller Abverkauf.
Auslauf: Ermittelt Artikel, bei denen in mindestens einer Partner- oder Filialapotheke das Kennzeichen 'Auslaufartikel' gesetzt ist. Ziel: Möglichst schneller Abverkauf.
Verfall: Ermittelt Artikel, deren Verfalldatum in Kürze erreicht sein wird. Ziel: Möglichst schneller Abverkauf.
Überbestand: Ermittelt Artikel, für die in einer oder mehreren Filial- und Partnerapotheken ein Überbestand besteht. Ziel: Bedarf der anderen Filial- und Partnerapotheken aus den Überbeständen decken.

Beispiel: In Apotheke A wird zurzeit regelmäßig das Präparat Musterartikel verkauft. Dieses liegt in Apotheke B in größerer Stückzahl am Lager, wird dort jedoch nicht regelmäßig verkauft. Wenn Sie den Lagerausgleich durchführen, können Sie dies leicht feststellen und eine Umlagerung des betreffenden Präparates von Apotheke B nach Apotheke A auslösen.

Vorteile: Durch regelmäßiges Anwenden des zentralen Lagerausgleichs können Sie die Bestände der betreffenden Artikel innerhalb des Apothekenverbundes abbauen und ggf. Abschreibungen vermeiden. Nachbestellungen bei Großhandel oder Hersteller werden erst dann notwendig, wenn der Bedarf nicht mehr innerhalb des Verbundes gedeckt werden kann.

Sie finden das Modul Lagerausgleich auf dem IXOS Desktop und in der IXOS Menüleiste im Menü Sortiment.

Wichtige Elemente des Fensters anzeigen ...

Im Fenster Lagerausgleich können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Alle Artikel

ABDA-EK mind.: Tragen Sie hier ein, wie hoch der ABDA-EK eines umzulagernden Artikels mindestens sein muss, damit er für eine Umlagerung in Frage kommt.
Hintergrund: Bei sehr preiswerten Artikeln ist eine Umlagerung u.U. unwirtschaftlich.
Umlagerungspotenzial mind.: Geben Sie hier an, wie viele Packungen eines Artikel mindestens umzulagern sein sollen, damit er für eine Umlagerung in Frage kommt.
Hintergrund: Bei einzelnen Packungen ist eine Umlagerung u.U. unwirtschaftlich.
Abgabebestimmung: Selektieren Sie die gewünschte Abgabebestimmung aus der Liste.
inkl. Negativartikel: Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn Negativartikel nicht mit ausgewertet werden sollen.
Einschränkung auf Anbieter: Wenn Sie die Auswertung nur für die Artikel eines bestimmten Anbieters durchführen möchten, aktivieren Sie die Checkbox und klicken Sie dann auf den Browsebutton , um mit Hilfe des Fensters Anbieter auswählen den gewünschten Anbieter auszuwählen.
Nur Angebotsartikel des Lieferanten: Wenn Sie die Auswertung nur für die Angebotsartikel eines bestimmten Lieferanten durchführen möchten, aktivieren Sie die Checkbox und klicken Sie dann auf den Browsebutton , um mit Hilfe des Fensters Lieferant auswählen den gewünschten Lieferanten auszuwählen.
Drogen / Chemikalien: Deaktivieren Sie die Checkbox , um für den Lagerausgleich Drogen bzw. Chemikalien nicht zu berücksichtigen.
Betäubungsmittel: Deaktivieren Sie die Checkbox , um für den Lagerausgleich Betäubungsmittel nicht zu berücksichtigen.
Blutprodukte: Deaktivieren Sie die Checkbox , um für den Lagerausgleich Blutprodukte nicht zu berücksichtigen.

Verfallbedrohte Artikel

Verfall von … bis …: Wenn Sie nach Artikeln auswerten wollen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums verfallen werden, geben Sie den gewünschten Zeitraum mit Startmonat und -jahr, sowie Endmonat und -jahr an. Beispiel: 01.2011 bis 12.2011. Sie können einen Verfallszeitraum von maximal 36 Monaten ab dem aktuellen Datum eingeben.
Diese Artikel werden im Auswertungsergebnis auf der Seite Verfalldaten angezeigt.

Überbestandsartikel

Mindestmenge Überbestand: Wenn Sie wollen, dass beim Lagerausgleich zu Überbestandsartikeln nur Artikel mit einer Mindestüberbestandsmenge berücksichtigt werden, tragen Sie diese Mindestmenge hier ein.
Diese Artikel werden im Auswertungsergebnis auf der Seite Überbestand angezeigt.
Dispozeit: Hier geben Sie eine eigene Dispozeit für den Lagerausgleich zu Überbestandsartikeln an. Tragen Sie die Anzahl Tage ein, für welche die Apotheken nach dem Lagerausgleich mindestens mit den betreffenden Artikeln versorgt sein sollen.

Filial- & Partnerauswahl

Aktivieren Sie die Checkbox vor der Apothekenbezeichnung, um die Artikel dieser Filial- oder Partnerapotheke in der Auswertung zum Lagerausgleich zu berücksichtigen, oder

deaktivieren Sie die Checkbox vor der Apothekenbezeichnung, um die Artikel dieser Filial- oder Partnerapotheke in der Auswertung zum Lagerausgleich nicht zu berücksichtigen.

Es müssen mindestens zwei Filial- oder Partnerapotheken ausgewählt sein. Nicht selektierte Filial- oder Partnerapotheken werden weder in die Bewertung einbezogen noch angezeigt.

Allgemeines zum zentralen Lagerausgleich

Die Anwendung gibt Ihnen die Möglichkeit, als zentraler Logistiker in regelmäßigen Abständen für die Filialen eine interne Lageroptimierung durchzuführen. Dabei wird überprüft, welche Filiale an welche andere(n) Filiale(n) welche Artikel abgeben kann. Ziel ist, dass ein Bedarf der Filialen zunächst aus den anderen Filialen befriedigt werden soll, und nicht durch einen 'externen' Lieferanten.

Wie oft Sie den Lagerausgleich durchführen, ist von den Gegebenheiten Ihres Apothekenverbundes abhängig. Vorschlag: alle 14 Tage.

Bei nicht abgeschlossenen Umlagerungen eines Artikels aufgrund eines Lagerausgleichs im Filialverbund kann es bei der Bedarfsermittlung eines erneuten Lagerausgleichs zu nicht plausiblen Ergebnissen kommen.

Ablauf eines zentralen Lagerausgleichs

Starten Sie zunächst die Anwendung Lagerausgleich. Fahren Sie dann wie folgt fort:

Zunächst müssen die Lager aller angeschlossenen Filialapotheken ausgewertet und auf Umlagerungsmöglichkeiten geprüft werden. Stellen Sie dazu die gewünschten Auswertungskriterien ein, z.B. Anbieter, Verfalldatum oder Dispozeit.
Nähere Informationen zur Auswirkung der einzelnen Auswertungskriterien finden Sie oben im Abschnitt 'Wichtige Elemente des Fensters'.
Starten Sie die Auswertung mit F12 - Trefferliste erzeugen.
Das Auswertungsergebnis wird erzeugt.
Es werden alle Artikel ermittelt, die den vorgegebenen Kriterien entsprechen. Die so ermittelten Artikel werden nach den vier Anwendungsfällen in Gruppen unterteilt.
Das Auswertungsergebnis weist für jede Gruppe einen separaten Register mit den Artikeln der betreffenden Gruppe aus:
- AV-Artikel: Zeigt Artikel, welche das Kennzeichen 'Außer Vertrieb' haben.
- Auslaufartikel: Zeigt Artikel, bei denen in mindestens einer Apotheke ein Artikel als Auslaufartikel gekennzeichnet ist.
- Verfalldaten: Zeigt Artikel, welche verfallbedroht sind.
- Überbestand: Zeigt Artikel mit ermitteltem Überbestand.
Mehr dazu im Thema 'Auswertungsergebnis für Lagerausgleich'.
Prüfen Sie anhand des Auswertungsergebnisses, welche Artikel Sie tatsächlich umlagern wollen. Die Umlagerungsvorschläge können Sie, wenn gewünscht, ändern. Markieren Sie je Register die Artikel, die umgelagert werden sollen.
Wählen Sie F9 - Vorschlag bearbeiten, um zu den markierten Artikeln Detailinformationen zum Umlagerungsvorschlag anzeigen zu lassen und diesen ggf. zu bearbeiten. Das Fenster Vorschlag öffnet sich. Mehr dazu im Thema 'Umlagerungsvorschlag bearbeiten'.
Nehmen Sie, wenn gewünscht, Mengenänderungen im Feld Korrigierte Menge vor und wählen Sie Korrektur übernehmen - F12. Die korrigierte Menge wird in das Auswertungsergebnis übernommen.
Lösen Sie im Auswertungsergebnis mit F12 - Lager ausgleichen die Umlagerung für die markierten Artikel des Registers aus.
Wiederholen Sie die Schritte 3. bis 5. für die weiteren Register des Auswertungsergebnisses.
In der Faktura der abgebenden Filialapotheke werden die notwendigen Aufträge erzeugt. Bevor die Umlagerung ausgeführt wird, können diese noch bearbeitet und die Lieferscheine gedruckt werden.
In der Warenlogistik der annehmenden Filialapotheke werden die notwendigen Bestellungen angelegt.

Lagern Sie nun die Artikel zwischen den Apotheken um.

Mehr dazu im Thema 'Umlagerung zwischen Partner- und Filialapotheken durchführen'.

Weitere Info und Funktionen

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