Tutorial: OData-Datenfeeds von mehreren Filial- und Partnerapotheken weiterverarbeiten

Mehrere Filialen bedeuten auch mehrere OData-Datenfeeds. In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese zusammenfügen und mittels Pivot-Tabellen weiterverarbeiten können.

Was ist eine Pivot-Tabelle?

Eine Pivot-Tabelle ist ein interaktives Werkzeug in Tabellenkalkulationsprogrammen (z. B. Excel), um große Datenmengen schnell zu strukturieren, zusammenzufassen und auszuwerten, ohne die Quelldaten zu ändern. Per Drag and Drop können Daten flexibel nach Zeilen, Spalten und Werten angeordnet werden, um Trends zu erkennen. Die Quelldaten können automatisch oder händisch aktualisiert werden.

Voraussetzungen

Um OData-Datenfeeds anzeigen zu können, benötigen Sie:

  • Zugriff auf den OData-Datenfeed

  • Ein Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Excel) zum Anzeigen der Daten

Beispiel: Mehrere OData-Datenfeeds in einer Pivot-Tabelle weiterverarbeiten

Der folgende Ablauf wird beispielsweise im Tabellenkalkulationsprogramm Excel beschrieben. Beachten Sie, dass das Vorgehen in anderen Programmen unterschiedlich sein kann. Excel ist kein Bestandteil von IXOS. Bei Problemen mit diesem Programm kann kein Support durch PHARMATECHNIK geleistet werden.

  1. Falls noch nicht geschehen, exportieren Sie Ihre Abfrage als OData-Datenfeed und kopieren Sie den Link zum OData-Datenfeed in die Zwischenablage. Das Vorgehen ist hier beschrieben: Abfrageergebnis als OData-Datenfeed exportieren.

    In diesem Beispiel verwenden wir die Abfrage Apotheke/Filiale > Vordefinierte Abfragen > Cockpit > Verkaufscockpit.

  2. Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Excel.

  3. Wählen Sie das Register Daten.

  4. Wählen Sie Daten abrufen > Power Query-Editor starten.

    5. Das Fenster Power Query-Editor öffnet in Excel.

  5. Wählen Sie im Power Query-Editor Neue Quelle > Andere Quellen > OData-Feed.

  6. Wählen Sie Standard und geben Sie den Link zum OData-Datenfeed ein, den Sie in IXOS angezeigt bekommen haben und klicken Sie OK.

    Das Fenster OData-Feed öffnet.

  7. Haben Sie keinen Zugriffsschutz aktiviert, springen Sie zu Schritt 9.

  8. Haben Sie den Zugriffsschutz aktiviert, wechseln Sie auf die Seite Standard und geben Sie folgende Anmeldeinformationen ein:

    • Benutzername: reports

    • Kennwort: Das von Ihnen vergebene Kennwort in IXOS

    • Ebene, auf die diese Einstellungen anzuwenden sind: die unterste Ebene mit dem kompletten Link zum OData-Datenfeed.

      Verwenden Sie ein Passwort, das für mehrere Reports gültig ist, können Sie im Dropdown-Menü auch Ebene 1 oder 2 auswählen. Bei weiteren Reports mit dem gleichen Passwort wird dieses in Excel am gleichen Arbeitsplatz nicht mehr abgefragt. Die Verantwortung für die Nutzung eines einheitlichen Passworts trägt die Apotheke!

  9. Wählen Sie Verbinden.

    Eine Vorschau der zu importierenden Daten wird angezeigt.

  10. Wählen Sie OK.

    Die Daten werden im Power Query-Editor angezeigt.
    Benennen Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit die Bezeichnung Abfrage 1 im rechten Bereich um und vergeben Sie eine geeignetere Bezeichnung, z. B. Reportname oder -Filialname/-kürzel.

  11. Fügen Sie die OData-Datenfeeds weiterer Filialen hinzu. Wiederholen Sie dazu die Schritte 5 bis 10. Vergeben Sie pro eingefügtem OData-Datenfeed eine geeignete Bezeichnung.

  12. Sind alle OData-Datenfeeds hinzugefügt, können Sie die Daten zusammenfassen, um sie einfacher weiterverarbeiten zu können:

    1. Wählen Sie die erste Abfrage im linken Bereich an.

    2. Wählen Sie Abfragen anfügen > Abfragen als neu anfügen.

      Das Dialogfenster Anfügen öffnet sich.
    3. Legen Sie mithilfe der Radio-Buttons fest, ob Sie zwei Tabellen oder drei oder mehr Tabellen zusammenfügen möchten.

      1. Wenn Sie zwei Tabellen zusammenfügen: Wählen Sie die Tabellen in den beiden Dropdown-Menüs aus.

      2. Wenn Sie drei oder mehr Tabellen zusammenfügen: Wählen Sie die Tabellen, die Sie hinzufügen möchten, aus und wählen Sie Hinzufügen.

      3. Wählen Sie OK.

  13. Fügen Sie mehrere OData-Datenfeeds in Excel zusammen, stellt Excel fest, dass unterschiedliche Datenquellen verbunden werden und somit datenschutzrelevante Informationen erforderlich sind. Excel blendet daher ein Hinweis mit Informationen zum Datenschutz sind erforderlich ein. Erst wenn diese Informationen hinterlegt sind, werden die zusammengefügten Daten angezeigt. Wählen Sie Weiter.

    Hintergrund

    Excel bietet unterschiedliche Sicherheitsstufen für den Datenschutz an (siehe auch Datenschutzstufen Power Query).

    • Stufe 1: kein Datenschutz

    • Stufe 2: Öffentlich

    • Stufe 3: Organisation

    • Stufe 4: Privat

    Die Sicherheitsstufen können auf Ebene des jeweiligen OData-Datenfeeds, aber auch auf einer höheren Ebene gespeichert werden. Wird die Sicherheitsstufe auf der höchsten Ebene gespeichert, bei IXOS beispielsweise die Ebene https://ixosapi-service-pt.de/, wird diese Information auf dem Arbeitsplatz gespeichert und bei der nächsten Erstellung einer Excel-Arbeitsmappe mit OData-Datenfeeds wird die Sicherheitsstufe nicht mehr abgefragt.

    PHARMATECHNIK empfiehlt die Sicherheitsstufe Privat auf höchster Ebene zu setzen, da sich in den OData-Datenfeed personenbezogene Daten oder vertrauliche Unternehmerdaten befinden können.

  14. Hinterlegen Sie eine Sicherheitsstufe. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü neben der Server-URL den entsprechenden Eintrag und klicken Sie Speichern.

    Die zusammengefügten Daten werden in einer neuen Abfrage angezeigt. Benennen Sie auch diese Abfrage um.

  15. Wählen Sie Schließen & laden > Schließen & laden in....

  16. Wählen Sie PivotTable-Bericht und Bestehendes Arbeitsblatt aus und bestätigen Sie mit OK.

    17. Excel wechselt in die PivotTable-Analyse. Schließen Sie ggf. die Felder der Filialen, so dass die Felder der angefügten Abfrage zu sehen sind.

  17. Bauen Sie sich individuell die Spalten und Zeilen zusammen, die Sie auswerten möchten, und setzen Sie ggf. einzelne Felder als Filter. Zeilen werden automatisch durch das Aktivieren einer Checkbox gesetzt. Sollen die Felder als Spalte oder Wert verwendet werden, kann das Feld per Drag and Drop in den jeweiligen Bereich verschoben werden. Die Reihenfolge der Felder kann ebenfalls über Drag and Drop verändert werden.

  18. Zusätzlich zur Pivot-Tabelle können die Daten visuell dargestellt werden:

    1. Setzen Sie den Fokus in die Pivot-Tabelle.

    2. Wählen Sie Einfügen und wählen Sie Ihr gewünschtes Diagramm im Ribbon aus.

      Die ausgewählten Daten werden grafisch dargestellt.

  19. Aktivieren Sie optional die automatische Datenaktualisierung:

    1. Wählen Sie Daten > Abfragen und Verbindungen.

      2. Excel öffnet das Fenster Abfragen und Verbindungen.

    2. Klicken Sie eine Abfrage mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Eigenschaften.

    3. Wählen Sie Aktualisieren beim Öffnen der Datei und bestätigen Sie mit OK.

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