E-Rechnungen im ORBIZ DMS

Eine E-Rechnung besteht im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung aus strukturierten und maschinenlesbaren XML-Dateien.Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Empfänger, Rechnungspositionen und Beträge liegen als einzelne Datenelemente vor und können vom ORBIZ DMS automatisiert ausgelesen, validiert und weiterverarbeitet werden.

Sie können mehrere E-Rechnungen gleichzeitig importieren. ORBIZ DMS verarbeitet jedoch jede E-Rechnung als Einzeldokument.

Formate

ORBIZ DMS unterstützt folgende E-Rechnungsformate:

  • ZUGFeRD-Rechnung

  • X-Rechnung

Import

Der Import von E-Rechnungen erfolgt von folgenden Quellen:

Wenn Sie eine E-Rechnung importieren,

  • erkennt das DMS automatisch die Dokumentenart und führt die Verschlagwortung anhand der XML-Daten durch.

  • sortiert das DMS ggf. die Rechnung in einen bestehenden Ordner ein

  • importiert das DMS auch alle Metadaten.

  • visualisiert das DMS die E-Rechnung im PDF-Anzeigebereich und legt die XML-Datei ab.

  • validiert das DMS die E-Rechnung, siehe Validierung.

  • können Sie optional die Auswahl der Dokumentenart und Verschlagwortung manuell durchführen, siehe Dokumente beim Scan oder Import manuell verschlagworten.

Prüfen Sie die beim Scan- oder Importvorgang immer die automatisch übernommenen Metadaten in der Verschlagwortung, bevor Sie das Dokument weiter verarbeiten.

Validierung

E-Rechnungen werden nach dem Hochladen im ORBIZ DMS mit einem Validator überprüft.

Folgende Validierungsergebnisse werden im PDF-Anzeigebereich angezeigt:

Validierung Hinweis in der Visualisierung Dateiablage XML-Datei
erfolgreich grün Wird im DMS abgelegt
erfolgreich mit Hinweisen grün Wird im DMS abgelegt, Hinweise sind in der Dokumentenhistorie zu sehen
nicht erfolgreich rot, zudem erscheint eine Nachricht im oberen Bereich von IXOS und eine automatische Aufgabe wird erstellt, siehe Aufgaben Verbleibt im Posteingang, Annahme der Rechnung wird nicht empfohlen

Was kann ich tun, wenn die Validierung fehlschlägt?

  • Schauen Sie sich die Dokumentenhistorie an. Dort ist der Vorgang „Dokument validiert“ aufgeführt. Im Detailbereich finden Sie weitere Informationen über die fehlgeschlagene Validierung:

  • Öffnen Sie die XML-Datei in einem geeigneten Online-Validator. Dieser prüft die XML-Struktur und gibt evtl. detaillierte Fehlermeldungen aus.

  • Fordern Sie die Rechnung vom Ersteller neu an.

Visualisierung

IXOS visualisiert die im XML-Format vorliegende E-Rechnung im PDF-Anzeigebereich. Die XML-Datei der E-Rechnung finden Sie bei den Anhängen. Die XML-Datei von E-Rechnungen ist mit dem Symbol dargestellt.

Klicken Sie auf die Anhang, öffnet sich die Visualisierung als PDF-Datei in Ihren eingestellten PDF-Reader.

Verschlagwortung

ORBIZ DMS verwendet Metadaten aus der E-Rechnung zur automatischen Verschlagwortung folgender Felder:

Kontakt

  • Kontaktadresse wird aus in der E-Rechnung wird in IXOS gesucht und bei genauer Übereinstimmung übernommen.

  • Wird kein passender Kontakt gefunden, prüft ORBIZ DMS, ob bereits eine Rechnung mit identischen Rechnungsdaten vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird der dort verschlagwortete Kontakt übernommen.

  • Wenn ein IXOS-Kontakt mit gleicher E-Mail-Adresse wie der Absender der E-Rechnung vorhanden ist, wird dieser Kontakt übernommen.

  • Falls durch die automatischen Überprüfungen mehrere Kontakte identifiziert werden, wird kein Kontakt zugeordnet.

Belegdatum, Belegnummer und Wert

  • Werden aus den E-Rechnungsdaten übernommen

Dokumentenart

  • Wird je nach gefundenen Kontakt automatisch bestimmt. Ist der gefundene Kontakt ein Warenlogistiklieferant, bekommt die E-Rechnung die Dokumentenart Lieferanten-Rechnung, ansonsten die Dokumentenart Kostenrechnung.

Weitere Informationen zur Verschlagwortung finden Sie auch in Dokumente verschlagworten.

Prüfen Sie die beim Scan- oder Importvorgang immer die automatisch übernommenen Metadaten in der Verschlagwortung, bevor Sie das Dokument weiter verarbeiten.