Außendienst-Kontakte

Kurz erklärt

Im Modul Kontakte können Sie einen Außendienst-Mitarbeiter einer anderen Firma als Kontakt anlegen und zusätzliche Angaben wie Anschriften, Termine und Klassifikation speichern.

 

Auf der Seite Stammdaten tragen Sie die grundlegenden Daten des Außendienst-Kontaktes ein: Name, Adresse, Telefonnummer(n).

 

Beispiel: Stammdaten eines Außendienst-Kontaktes.

 

Über die Auswahlleiste am oberen rechten Fensterrand können Sie zwischen den Kontakten der letzten Kontaktsuche wechseln. Die Daten des gewählten Kontaktes werden auf der Seite unten im Fenster angezeigt.

 

Außendienstmitarbeiter suchen

Wenn ein Außendienstmitarbeiter (Kontaktrolle 'Außendienstmitarbeiter', Mehr dazu im Thema 'Kontaktrollen'.) angelegt wurde, wird in der Kontaktsuche auf der Seite Warenlogistik ein Register Außendienst eingefügt.

Hier können Sie nach dem gewünscjhten Außendienstmitarbeiter suchen.

 

Kontaktdaten

Die Angabe eines Namens ist verpflichtend.

 

Kontaktrolle

Sie geben die Kontaktrolle bereits beim Anlegen des Kontaktes vor, z.B. 'Kunde', 'Arzt' oder 'Lieferant'. Einem bereits bestehenden Kontakt können Sie ggf. zusätzliche Kontaktrollen zuweisen (z.B. einem Arztkontakt die Rolle 'Kunde').

 

Status

Über den Kontakt-Status können Sie angeben, ob der Kontakt aktiv ist oder nicht. Folgende Status stehen zur Verfügung:

Wenn Sie die Kundenrolle auf Inaktiv oder Verstorben setzen und der Kunde einem Heim zugeordnet ist, erscheint eine Sicherheitsabfrage zum Entfernen der Heimzuordnung. Mehr dazu im Thema 'Struktur (Heim / Klinik)'.

 

Seinen eigenen Status kann man weder auf inaktiv noch auf verstorben setzen.

Wird ein Mitarbeiterkontakt auf Inaktiv oder Verstorben gesetzt, dann wird automatisch das dazugehörige Benutzerkonto deaktiviert, mit folgenden Auswirkungen:

Wird der Mitarbeiterkontakt wieder aktiviert, dann wird das Benutzerkonto nicht automatisch aktiviert, das Kontrollkästchen Konto aktiv ist jedoch eingabefähig.

 

Kontaktrolle 'Kunde' zusätzlich zuweisen:

Allen Kontakten, die nicht die Rolle 'Kunde' besitzen (z.B. Lieferanten), können Sie diese zusätzlich zuweisen. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Kunde.

Heim- und Krankenhaus-Kontakten wird die Rolle 'Kunde' automatisch zugewiesen.

Beispiel: Einem Lieferanten-Kontakt können Sie zusätzlich auch die Rolle 'Kunde' und 'Anbieter' zuweisen.

 

Kontaktrollen entfernen:

Sind einem Kontakt mehrere Kontaktrollen zugeordnet, können Sie einzelne Rollen wieder entfernen. Deaktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen der zu entfernenden Rolle.

 

Die dem aktuell angezeigten Stammdatenfenster zugrunde liegende Rolle kann nicht gelöscht werden.
Beispiel:Geschlossen Bei einem Arzt, der gleichzeitig auch Kunde ist, können Sie in den Arztstammdaten die Rolle 'Kunde' entfernen, nicht aber die Rolle 'Arzt'. In den Kundenstammdaten können Sie die Rolle 'Arzt' entfernen, nicht aber die Rolle 'Kunde'.

Eine Rolle kann nur gelöscht werden, wenn keine relevanten Beziehungen - z.B. offene Abholungen - existieren. Existieren solche Beziehungen, werden Sie darauf hingewiesen.

 

Standardanschrift

Tragen Sie die Anschrift in die Felder Straße, Ort, Ortsteil, Postfach, etc. für den Kontakt ein.

Die Angaben werden automatisch auf die Seite Anschriften übernommen. Mehr dazu im Thema 'Anschriften'.

 

Die Eingabe von Adressdaten ist eine Routinetätigkeit, bei der Sie im Modul Kontakte sowohl in den Stammdaten als auch in den Anschriften und auch bei der Schnellanlage von Kundenkontakten komfortabel unterstützt werden.

  • Sobald Sie eine Postleitzahl in das Feld PLZ eintragen und ins Feld Ort wechseln, öffnet sich dort eine Auswahlliste mit den in Frage kommenden Ortsnamen. Wenn die Postleitzahl eindeutig einem Ort zugeordnet ist, wird dieser Ort direkt vorgeblendet.

  • Sobald Sie ins Feld Ort einen Ortsnamen eintragen, wird eine Vorschlagsliste von Orten inklusive Postleitzahl entsprechend der eingegebenen Buchstaben angezeigt.

  • Es ist auch möglich, im Feld Ort eine Postleitzahl einzutragen, um einen Ort zu finden.

An oberster Stelle der Auswahllisten stehen jeweils in schwarzer Schriftart die in Frage kommenden Orte aus Ihrer in IXOS gepflegten Kontaktdatenbasis, nach der Häufigkeit ihres Vorkommens absteigend sortiert. Sollten in der Kundendatenbank nur wenige passende Einträge vorhanden sein, werden unterhalb dieser Einträge weitere passende Orte in grauer Schrift aus der allgemeinen IXOS-internen Adressdatenbank gelistet. Werden in der Kundendatenbank mindestens 10 Einträge ermittelt, erscheinen keine weiteren Einträge in grauer Schrift. Die maximale Anzahl von Vorschlägen ist auf 50 begrenzt.

 

Standardkommunikation

Register Telekommunikation

Tragen Sie hier Telefon-, Telefax- oder Mobilfunkrufnummern ein und stellen Sie eine Standardrufnummer sowie ggf. Rufnummern für Rechnungen und Lieferungen ein.

 

Register Internet

Tragen Sie hier eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Standard, für Rechnungen, für Lieferungen) und ggf. eine Homepage des Kunden ein.

Wenn Sie für eine E-Mail-Adresse ein Passwort vergeben (), dann werden angehängte Dateien und Dokumente automatisch in das PDF-Format konvertiert und verschlüsselt versendet. Stellen Sie sicher, dass der Adressat zum Öffnen der Dokumente über das Passwort verfügt.

Sie können die Anhänge alternativ zum E-Mail-Anhang ebenfalls über einen Downloadlink an den Empfänger senden (). Aktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Link und vergeben Sie ein Passwort, da Dateien über einen Downloadlink immer verschlüsselt versendet werden. Stellen Sie sicher, dass der Adressat zum Öffnen der Dokumente über das Passwort verfügt.

Richten sich Dokumente an Privatpersonen, fallen sie unter die DSGVO und den besonderen Schutz von Gesundheitsdaten. Sie als Apotheke müssen beim Versand per E-Mail selbst dafür sorgen, dass Sie diese durch Verschlüsselung einhalten.

 

Weitere Info und Funktionen

 

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