Kontaktrollen

IXOS arbeitet mit dem Konzept von Kontaktrollen. Der selbe Kontakt kann dabei mehrere verschiedene Rolle haben. Vorteil: Die Einstellungen für verschiedene Kontexte können getrennt hinterlegt und übersichtlich gepflegt werden. Zudem ist es dadurch möglich, jeden Kontakt genau einmal zu speichern und bei Bedarf mit zusätzlichen Rollen auszustatten.

 

Beispiel: Ein Arzt kann sowohl die Rolle 'Kunde' haben (d.h. er bezieht seinen Sprechstundenbedarf über Ihre Apotheke oder kommt selber zum Einkaufen), als auch die Rolle 'Arzt' (er ist der Hausarzt eines Ihrer Kunden).

Allgemeines zum Umgang mit Kontaktrollen

Für jede Rolle, die ein Kontakt hat, werden die Daten und Einstellungen separat gepflegt.

 

Beispiel: Der Arzt Dr. Mustermann ist bei Ihnen mit den Kontaktrollen 'Arzt' und 'Kunde' gespeichert. Die Einstellungen, die nur für die Rolle 'Kunde' gelten, müssen Sie in den Kontaktdetails der Rolle 'Kunde' pflegen. Hier aktivieren Sie z.B. die Faktura-Erlaubnis für Dr. Mustermann oder sehen seine Verkaufsstatistik. Seine Fachrichtung dagegen pflegen Sie in den Stammdaten der Rolle 'Arzt'.

 

Um die Daten zu den verschiedenen Kontaktrollen eines Kontaktes einzusehen und zu pflegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Navigationsleisteneintrag für die gewünschte Kontaktrolle, z.B. 'Kunde'.
   
2. Führen Sie eine Kontaktsuche nach dem gewünschten Kontakt durch.

   Die Trefferliste zeigt nur Kontakte, welche die betreffende Kontaktrolle besitzen.

3. Wählen Sie den Kontakt in der Trefferliste aus.
4. Wählen Sie Kontaktdetails - F8.
   Die Kontaktdetails für diese Kontaktrolle werden geöffnet.
   
5. Um die Einstellungen für eine andere Kontaktrolle dieses Kontaktes zu sehen, schließen Sie die Kontaktdetails dieser Kontaktrolle mit Esc.
   Sie kehren zur Trefferliste zurück.
6. Wählen Sie den Navigationsleisteneintrag für die nächste Kontaktrolle des Kontaktes, z.B. 'Arzt'.
7. Wählen Sie den Kontakt in der Trefferliste aus und öffnen Sie wieder mit F8 - Kontaktdetails die Kontaktdetails.

 

Auf diese Weise können Sie die Daten für alle Kontaktrollen eines Kontaktes durchgehen und bei Bedarf bearbeiten.

 

Die Kontaktrollen im Überblick

Adressbucheintrag

Verwenden Sie das 'Adressbuch' wie einen elektronischen Notizblock. Es ist für Adressen gedacht, die für Sie in der Warenwirtschaft keine weitere Bedeutung haben wie z.B. Steuerberater oder andere externe Dienstleister.

In einem Adressbucheintrag können Sie ausschließlich Stammdaten erfassen, also z.B. Name, Adresse und Telefonnummern.

Einen Adressbucheintrag finden Sie unter Kontake >Adressbuch.

 

Adressbucheintrag löschen

Suchen Sie den gewünschten Adressbucheintrag und drücken Sie Löschen - F4. Der Eintrag wird dauerhaft gelöscht.

 

Anbieter

'Anbieter' ist eine Liste aller in Deutschland geführten pharmazeutischen Hersteller bzw. Vertreiber. Diese Liste wird über den Änderungsdienst automatisch gepflegt. Zusätzlich können Sie selbst eigene Anbieter anlegen.

Zu finden im Navigationsleisteneintrag Warenlogistik.

 

Arzt

Ärzte können bei Ihnen sowohl selbst als Kunden auftreten, als auch z.B. Hausärzte Ihrer Kunden. Die Rolle 'Arzt' bezieht sich auf die Funktion als Hausarzt.

Zu finden im Navigationsleisteneintrag Arzt.

 

Außendienstmitarbeiter

Mit diesem Kontakttyp legen Sie z.B. die Vertriebs- und Außendienstmitarbeiter von Großhandel und Herstellern an.

Zu finden im Navigationsleisteneintrag Warenlogistik.

 

Heim

Wenn Sie z.B. ein Heim versorgen, legen Sie dieses mit dem Kontatkttyp Heim an. Für einen Heimkontakt können Sie zudem eine Heimstruktur anlegen und Bewohnerverknüpfungen vornehmen.

Zu finden im Navigationsleisteneintrag Klinik/Heim.

 

Klinik

Mit diesem Kontakttyp legen Sie Krankenhäuser an. Dazu benötigen Sie die Lizenz 'Klinikmanagement'.

Zu finden im Navigationsleisteneintrag Klinik/Heim.

 

Kostenträger

Mit diesem Kontakttyp legen Sie z.B. Krankenkassen an. Eine aktuelle Liste von Kostenträgern inkl. Rabattverträgen wird mit der Warenwirtschaft ausgeliefert und automatisch gepflegt.

Zu finden im Navigationsleisteneintrag Kostenträger.

 

Kunde

Wer bei Ihnen einkauft oder sich beraten lässt, ist ein Kunde. Das können sowohl reale Personen, als auch Firmen sein.

• Kunde (Person) - Kunden, welche reale Personen sind.

  Das Modul 'Kontakte' unterscheidet außerdem Kunden und Laufkunden, die Sie separat verwalten können.

  Laufkunden werden nur kurzzeitig im System gespeichert und wieder gelöscht, sobald die ihnen zugeordneten Transaktionen (Nachlieferungen, Abholungen, Kredit) abgeschlossen sind.

  Zu finden im Navigationsleisteneintrag Kunde.

• Kunde (Firma) - Kunden, welche juristische Personen sind.

  Neben Kunden-Kontakten für reale Personen (= natürlicher Kunde) können Sie auch Kunden-Kontakte für Firmen o.ä. anlegen (= juristischer Kunde). Wählen Sie dazu die Kontaktrolle Kunde (Firma). In diesem Fall können Sie auch eine Kostenstelle hinterlegen.
  Sie können die Einstellung, ob es sich um eine Person oder eine Firma handelt, zu einem späteren Zeitpunkt in den Kontaktdetails auf der Seite Stammdaten ändern.
  Mehr dazu im Thema 'Kundenkontakte - Stammdaten'.

 

Lieferant (Großhändler)

Legen Sie Ihre Großhändler mit dem Kontakttyp Lieferant (Großhändler) an. Wenn Sie auch direkt von Herstellern Artikel beziehen, können Sie diese als Anbieter (siehe dort) anlegen.

Zu finden im Navigationsleisteneintrag Warenlogistik.

 

Mitarbeiter

Mit Mitarbeitern sind in der Regel Ihre eigenen Angestellten gemeint. Sie können aber auch z.B. Mitarbeiter aus einer Partnerapotheke als Mitarbeiter-Kontakt anlegen.

Zu finden im Navigationsleisteneintrag Mitarbeiter

 

Filial- oder Partnerapotheke

Filial- und Partnerapotheken (auch: Mandanten) können Sie nicht selbst anlegen. Diese werden zurzeit von Ihrem PHARMATECHNIK-Support eingerichtet.

Deshalb finden Sie diese Option nicht in der Kontaktrollenauswahl beim Anlegen eines Kontakts.

Zu finden im Navigationsleisteneintrag Filialen & Partner.

 

 

 

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