Vorablieferungen an der Kasse erstellen

Bei einer Vorablieferung geben Sie Artikel ohne vorliegende Verordnung ab. Anwendungsfälle sind insbesondere Abgaben von verschreibungspflichtigen und A+V-Artikeln im Praxis- und Heimbereich, bei denen die Art der Abrechnung und damit die Preisbildung noch nicht geklärt ist. Rabattvereinbarungen werden sowohl beim Erfassen als auch beim Auflösen einer Vorablieferung geprüft. Ein Erfassen von Gebühren oder Barverkäufen ist nicht möglich.

Ein typisches Szenario ist beispielsweise die Belieferung einer Arztpraxis - ggf. für den Zeitraum eines Quartals - mit Artikeln für den Praxisbedarf (Mullbinden, Grippe-Spritzen, Schmerzsalben, Desinfektionsmittel etc.). Für diese Belieferungen haben Sie typischerweise vereinbart, dass Sie nach Ablauf des Quartals für die gelieferten Artikel Sprechstundenbedarfsrezepte von der Arztpraxis erhalten.

 

Generell erfolgt die Preisermittlung erst beim Abarbeiten der Vorablieferung. Zu diesem Zweck nutzen Sie das Modul Offene Posten.

Die Funktion Rezept fehlt ist der Vorablieferung vorzuziehen, wenn die Abgabe für einen speziellen Kunden erfolgt, von welchem der Versicherungsstatus bekannt ist, oder wenn das Rezept bestenfalls gefaxt wurde. Mehr dazu im Thema 'Rezeptverkäufe mit fehlendem Rezept abwickeln'.
Alle Abgaben ohne Rezept (nicht verschreibungspflichtige oder A+V-Artikel) sollten nicht als Vorablieferung erfasst werden, da hier der Preis feststeht. Sie können ganz normal auf Lieferschein oder Kredit erfolgen.

 

Empfehlung: Vorablieferungen führen Sie am besten mit der Faktura durch. Sie können jedoch die Kasse benutzen, falls dies in der aktuellen Situation gerade komfortabler ist. Generell können Sie die Faktura aber auch an einem Kassenarbeitsplatz aufrufen. Mehr dazu im Thema 'Vorablieferungen in der Faktura'.

 

Ist der Modus 'Vorablieferung' aktiviert, erkennen Sie dies an den veränderten Rezeptstatus-Icons in der Navigationsleiste links.

 

Vorablieferung durchführen

Sie können eine Vorablieferung nicht mit Nicht-Vorablieferungen kombinieren. Ein Verkaufsvorgang kann entweder ein Standard-Verkauf oder eine Vorablieferung sein.

Für einen (apotheken-)übergreifenden Verkauf können Sie keine Vorablieferung erfassen. Mehr dazu im Thema 'Übergreifender Verkauf in einem Apothekenverbund'.

Aus einer Vorablieferung entsteht immer ein Faktura-Auftrag.

 

Ausgangssituation: Sie arbeiten mit der Kasse und die Kasse ist bereit für einen neuen Verkaufsvorgang.

Fahren Sie wie folgt fort:

  1. Wählen Sie die Taste Kunde.
    Das Fenster Kontaktauswahl öffnet sich.
  2. Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie eine Vorablieferung erfassen wollen.
  3. Wählen Sie Vorablieferung - F9.
    Der Vorablieferungs-Modus wird aktiviert. Sie erkennen dies an den Icons für den Rezeptstatus, die jetzt zusätzlich eine Hand mit einer Medikamentenpackung zeigen.
    Beispiel:Geschlossen GKV-Rezeptverkauf mit Vorablieferung.
  4. Wählen Sie, wenn bekannt, die Verkaufsart aus.
    Sollte der Rezeptstatus bzw. die Verkaufsart nicht bekannt sein, erfassen Sie die Artikel mit der Verkaufsart Normal.
  5. Erfassen Sie die Artikel, die an diesen Kunden vorab geliefert werden sollen. Gehen Sie dazu vor, wie bei einem normalen Verkauf.
  6. Sind alle Artikel erfasst, drücken Sie Total.

    Falls Nachlieferartikel enthalten sind, öffnet sich das Fenster Abholung / Lieferung, damit Sie die Abhol- bzw. Liefermodalitäten eingeben können. Mehr dazu im Thema 'Abholungen, Boten- und Postlieferungen'.

    Das Total-Fenster öffnet sich. Als Zahlungsart ist nur 'Faktura' möglich.

    Im Feld Summe werden stets 0 ,00 € ausgewiesen, da bei einer Vorablieferung zunächst keine Zahlung stattfindet.

  7. Schließen Sie die Vorablieferung wie einen normalen Verkauf ab.
    Es wird ein Faktura-Auftrag mit Kennzeichen 'Vorablieferung' erzeugt.
    Die Bestände werden gebucht, da diese Artikel jetzt abgegeben werden.
    Es werden Lieferscheine mit Hinweis auf die Vorablieferung gedruckt. Darauf werden keine Preise angegeben, da diese Angabe auf dem Lieferschein verbindlich wäre. Die endgültigen Preise können jedoch erst beim Auflösen der Vorablieferung ermittelt werden.

 

Damit haben Sie eine Vorablieferung durchgeführt.

 

Die erfassten Artikel werden als Vorablieferung für den gewählten Kunden gespeichert und müssen später abgerechnet werden. Entweder aus den offenen Posten, an der Kasse oder in der Faktura. Mehr dazu in folgenden Themen:

 

Empfehlung: Erfassen Sie in einer Vorablieferung stets nur Artikel für einen einzigen Kunden, da dies das zukünftige Bearbeiten komfortabler macht.
Wollen Sie jedoch für mehrere Kunden Artikel in einer gemeinsamen Vorablieferung erfassen, legen Sie für jeden Kunden ein eigenes Subtotal an: Drücken Sie die Taste Subtotal, ordnen Sie den gewünschten anderen Kunden zu und stellen Sie ggf. den korrekten Rezeptstatus ein und erfassen Sie dann die Artikel für diesen Kunden.

 

Nicht verfügbare Kassenfunktionen beim Erfassen einer Vorablieferung

Eine Reihe von Kassenfunktionen stehen in Verbindung mit einer Vorablieferung nicht zur Verfügung bzw. sind unzulässig.

 

Haben Sie bereits Artikel erfasst, bevor Sie Vorablieferung - F9 drücken, werden ggf. festgestellte unzulässige Aktionen wieder aus dem Total entfernt. Vorab erhalten Sie eine entsprechende Warnmeldung und können entscheiden, ob Sie wirklich mit einer Vorablieferung fortfahren wollen.

Dies betrifft u.a. die folgenden Funktionen:

 

Wenn Sie einen Artikel, welchen Sie bereits als Vorablieferung erfasst haben, in einem Verkauf ohne Vorablieferung erfassen, wird anhand einer Hinweismeldung darauf aufmerksam gemacht, dass der Artikel schon in einer Vorablieferung erfasst wurde. Damit wird verhindert, dass Sie den Artikel versehentlich mehrfache an diesen Kunden liefern.

Mit dieser Meldung haben Sie Möglichkeit zum Wechsel in die offenen Posten des Kunden:

 

Weitere Info und Funktionen

 

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