Übergreifend Lagerware entnehmen

Kurz erklärt

Werden in einer Betriebsstätte mit mehreren IXOS-Systemen, d.h. ähnlich einem Filialsystem mit mindestens 2 IXOS-Servern, getrennte Lager geführt, wird durch die übergreifende Lagerentnahme ermöglicht, schnell und automatisiert auf verfügbare Artikel des anderen Lagers zuzugreifen. Damit können bei der Erstellung von Aufträgen in der Faktura oder bei Kassenverkäufen, die mit Faktura abgeschlossen werden, bestehende Fehlmengen im eigenen Lager, die im anderen Lager verfügbar sind, vollautomatisiert umgebucht und sofort aus dem anderen Lager entnommen werden. Eine Benutzerinteraktion im anderen IXOS-System, aus dessen Lager die Ware entnommen wird, ist dazu nicht erforderlich.

Ein Anwendungsfall für dieses Szenario ist bspw. die Zusammenarbeit einer klinikversorgenden Apotheke mit einer eng angeschlossenen öffentlichen Apotheke, wobei die klinikversorgende Apotheke über ihr IXOS-System auf das Lager der öffentlichen Apotheke zugreift. Informationen zum Klinikmanagement finden Sie in folgendem Hilfethema: 'Klinikmanagement'

Da es sich hier um eine Betriebsstätte handelt, ist bei einer Warenumlagerung keine Chargendokumentation nötig.

Voraussetzungen:

Die Funktionen 'Übergreifend Lagerware entnehmen', 'Ware umlagern' und 'Lagerinformationen und Statistiken austauschen' werden an zentraler Stelle für Ihre IXOS-Systeme eingerichtet. Dabei sollte beachtet werden, dass die Funktion zur übergreifenden Lagerentnahme gerichtet eingestellt wird, d.h. das Entnehmen der Lagerware erfolgt von der klinikversorgenden Apotheke in Richtung der öffentlichen Apotheke.

Außerdem müssen beide Apotheken mit POS-Lagerhaltung betrieben werden.

Mit der übergreifenden Lagerentnahme haben Sie die Möglichkeit, auch BtM-Artikel aus dem Lager der öffentlichen Apotheke zu entnehmen. Die Warenausgangs- und Wareneingangsbuchungen erfolgen ebenso automatisch wie die BtM-Dokumentation, sowohl in der öffentlichen Apotheke als auch in der klinikversorgenden Apotheke.

Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf:

Schließen Sie den Auftrag wie empfohlen zunächst ohne Lieferschein mit Ohne LS erstellen - Strg+F12 ab.
Um die automatische BtM-Dokumentation zu ermöglichen, aktivieren Sie den Konfigurationsparameter BtM automatisch dokumentieren in beiden Apotheken.
Sie finden diesen wie bisher in den Systemeinstellungen der Dokumentationsverwaltung, Gültigkeitsbereich Systemparameter auf der Seite BtM.

Voraussetzungen

Verarbeitenden Arbeitsplatz festlegen
Sie können den verarbeitenden Arbeitsplatz in der öffentlichen Apotheke festlegen. An diesem Arbeitsplatz geht der Auftrag ein, wird automatisch verbucht und der Lieferschein und die Rechnung werden erstellt. Bei Verwendung eines Kommissioniersystems in der öffentlichen Apotheke wird die Ware an dem für diesen Arbeitsplatz eingestellten Schacht ausgelagert.

Selektieren Sie dazu im Modul Kontakte auf der Seite Filialen & Partner die andere (klinikversorgende) Apotheke und wählen Sie Kontaktdetails - F8. Auf der Seite Einstellungen legen Sie im Feld Verarbeitender Arbeitsplatz den betreffenden Arbeitsplatz fest.

Mehr dazu im Thema 'Einstellungen (Filiale)'.

Dieser Arbeitsplatz wird beim entsprechenden Verkauf in der öffentlichen Apotheke im Modul Verkaufsverwaltung angezeigt.
Verrechnung aus internem Warenaustausch aktivieren
Stellen Sie sicher, dass in der öffentlichen Apotheke in den Kontaktdaten der klinikversorgenden Apotheke auf der Seite Stammdaten die Einstellung Verrechnung aus internem Warenaustausch aktiviert ist. In dem Fall werden Verrechnungen aus internem Warenaustausch der Filialkettenmitglieder in Netto ohne Mehrwertsteuer erstellt. Mehr dazu im Thema 'Stammdaten (Filial- oder Partnerapotheke)'.
Chargendokumentation
Achten Sie darauf, dass in der öffentlichen Apotheke in den Kontaktdaten der klinikversorgenden Apotheke auf der Seite Spezifische Daten unter Allgemeine Daten die Chargendokumentation für Arzneimittel deaktiviert ist. Sonst ist keine übergreifende Lagerentnahme mit vollautomatisierten Lieferung des Auftrags möglich, da in der öffentlichen Apotheke manuell Chargendaten erfasst werden müssen.
Ausgenommen von der übergreifenden Lagerentnahme sind POR-Artikel, BtM, Blutprodukte, Rezepturen und T-Rezept-Artikel. Wenn Sie diese erfassen, werden sie nicht aus dem Lager der öffentlichen Apotheke entnommen, sondern in einem Warenkorb in Ihrer klinikversorgenden Apotheke erfasst.

Übergreifend Lagerware entnehmen - ohne Lieferscheinerstellung

In diesem Szenario schließen Sie den Auftrag in der klinikversorgenden Apotheke zunächst ohne Lieferschein (an Ihren Klinikkunden) ab, um abzuwarten, bis Sie alle Artikel zusammen haben (aus der öffentlichen Apotheke, ggf. aus Ihren eigenen Beständen und ggf. aus Ihren eigenen Bestellungen von Artikeln, die nicht in der öffentlichen Apotheke verfügbar waren). Erst wenn alle Artikel beisammen sind, erstellen Sie den Lieferschein.

Dieser Weg wird für die übergreifende Lagerentnahme empfohlen.

Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul Faktura.
Wählen Sie im Register Aufträge die Funktion Neu - F3, wählen den Kunden (ggf. die Klinikstation) und erfassen Sie die gewünschten Artikel in einem Fakturaauftrag.
Falls Sie in der klinikversorgenden Apotheke mit der Klinik ein vereinbartes Sortiment festgelegt haben, können Sie in der Artikelsuche mit F10 toggeln zwischen Artikeln des vereinbarten Sortiments (Standardanzeige), Alle Lagerartikel - F10, Alle Artikel - F10, Vereinbartes Sortiment - F10. Dabei werden Artikel, die in der öffentlichen Apotheke Lagerartikel sind, farbig hinterlegt.
Beispiele anzeigen:
Falls Sie in der klinikversorgenden Apotheke mit der Klinik kein vereinbartes Sortiment festgelegt haben, können Sie in der Artikelsuche mit F10 toggeln zwischen allen Artikeln (Standardanzeige), Nur eig. Lagerartikel - F10 (Nur Artikel des eigenen Lagers), Alle F&P- Lagerartikel - F10 (Artikel des eigenen und des Lagers der öffentlichen Apotheke), Alle Artikel - F10.
Dabei werden Artikel, die in der öffentlichen Apotheke Lagerartikel sind, farbig hinterlegt.
Beispiele anzeigen:
Übernehmen Sie die gewünschten Artikel an die Kasse.
Mit dem Icon wird signalisiert, wenn die Artikel in der anderen (öffentlichen) Apotheke verfügbar sind.
(Sie können die Artikel auch an der Kasse erfassen und den Verkauf mit Faktura - F11 abschließen.)
Wählen Sie Ohne LS erstellen - Strg+F12.
Falls Sie den Konfigurationsparameter 'Auftragsabschluss bevorzugt "Ohne LS erstellen"' aktiviert haben, was für die übergreifende Lagerentnahme empfohlen wird, liegt die Funktion auf Ohne LS erstellen - F12.
Das Fenster Übergreifend Lagerware entnehmen öffnet sich.
Falls Sie gleiche Artikel in unterschiedlichen Subtotals erfasst hatten, werden die Artikel in unterschiedlichen Zeilen angezeigt.
Ändern Sie bei Bedarf die zu entnehmende Menge in der Spalte zu entnehmen.
Diese kann von 0 bis maximal zur Fehlmenge im Auftrag (Spalte Mg) manuell angepasst werden.
Ansonsten erscheint folgende Hinweismeldung:
Wählen Sie OK - F12, um die übergreifende Lagerentnahme auszuführen und die automatisierte Umlagerung und Verbuchung anzustoßen.
- In der klinikversorgenden Apotheke wird der Auftrag mit dem Status 'Auf Lager' bzw. 'Teilw. auf Lager' erstellt, da die vorrätigen Artikel gleich aus dem Lager der öffentlichen Apotheke entnommen und die ggf. nicht verfügbaren Artikel bestellt werden. Es wird kein Lieferschein gedruckt, jedoch eine Packliste und ggf. ein Abholschein (je nach Konfigurationsparameter 'Druckanzahl Abholscheine'). Der Auftrag kann Nachliefermengen resultierend aus den nicht in der öffentlichen Apotheke verfügbaren Fehlmengen haben. Diese nicht verfügbaren Mengen werden über die normale Warenkorbermittlung in der klinikversorgenden Apotheke für den Kunden bestellt.
  Für die in der öffentlichen Apotheke verfügbaren Mengen, die durch die klinikversorgende Apotheke entnommen werden, wird in der klinikversorgende Apotheke automatisch eine (Warenkorb-)Bestellung angelegt, bestands- und wertgebucht.
  Die Bestellinformation im Archiv zeigt Informationen zur übergreifenden Lagerentnahme.
  Mehr dazu im Thema 'Infotext zum Vorgang erstellen und abrufen'.
  In den Auftragsdetails sehen Sie auf der Seite Über. Lagerentnahme Informationen zu den entnommenen Artikeln.
  Mehr dazu im Thema 'Details zur übergreifenden Lagerentnahme einsehen'.
- In der öffentlichen Apotheke werden vorrätige Mengen in einem Umlagerungsauftrag erfasst und umgelagert. Der Auftrag ist im Status 'Geliefert' und 'Vollfakturiert'. Die Auftragsinformation zeigt Informationen zur übergreifenden Lagerentnahme.
  Mehr dazu im Thema 'Information zum Auftrag hinzufügen und einsehen'.
  
  In den Auftragsdetails sehen Sie auf der Seite Über. Lagerentnahme Informationen zu den entnommenen Artikeln.
  Mehr dazu im Thema 'Details zur übergreifenden Lagerentnahme einsehen'.
  
  In der Verkaufsverwaltung zeigen die Details zum Auftrag Informationen zu den entnommenen Artikeln.
  Mehr dazu im Thema 'Detailangaben zum aktuellen Vorgang anzeigen'.
  
  Die Rechnung und der Lieferschein werden automatisch erstellt, aber nicht ausgedruckt.
  Der Bestand der umgelagerten Artikel wird automatisch abgebucht. Der Vorgang kann in der Bestands- und Bestellkontrolle nachvollzogen werden.
  Mehr dazu im Thema 'Bestands- und Bestellkontrolle: Ergebnisse zeigen'.
  
  Falls Sie den Umlagerungsauftrag in der öffentlichen Apotheke bearbeiten oder stornieren, erfolgt keine automatische Übermittlung der Auftragsänderung an die klinikversorgende Apotheke. In diesem Fall erhalten Sie entsprechende Hinweismeldungen. Sie müssten die Auftragsänderung auf anderem Wege kommunizieren.
Falls Sie im Fenster Übergreifend Lagerware entnehmen die Funktion Abbrechen - Esc wählen, werden die Artikel von Ihrer (klinikversorgenden) Apotheke bestellt, d.h. in die Warenlogistik weitergeleitet.

Damit haben Sie die übergreifende Lagerentnahme ausgeführt.

In der öffentlichen Apotheke wird mit dem Umlagerungsauftrag auch der Lieferschein und die Rechnung automatisch erstellt, aber nicht ausgedruckt.

Übergreifend Lagerware entnehmen - mit Lieferscheinerstellung

Gehen Sie zunächst vor wie im vorherigen Kapitel beschrieben und schließen Sie den Auftrag in der klinikversorgenden Apotheke dann mit Lieferscheine erstellen - F12 ab. Der Auftrag erhält den Status 'Geliefert' bzw. 'In Bestellung'. Der Lieferschein zeigt alle verfügbaren Artikel an: Artikel vom eigenen Lager und die aus dem Lager der öffentlichen Apotheke entnommenen Artikel.

Für die übergreifend entnommenen Artikel wird automatisch eine Bestellung angelegt und diese dann bestands- und wertgebucht.

In der öffentlichen Apotheke wird automatisch ein Umlagerungsauftrag mit dem Status 'Geliefert' und 'Vollfakturiert' erstellt. Der Bestand der Artikel wird automatisch abgebucht.

Übergreifend Lagerware entnehmen - mit vorläufiger Auftragserfassung

Wenn Sie den Auftrag nach Erfassen der Artikel in der klinikversorgenden Apotheke mit Später fortsetzen - F1 speichern, erhält er den Status 'Vorerfasst'.

Möchten Sie die Fehlmengen aus dem Lager der öffentlichen Apotheke entnehmen, muss der Auftrag über Bearbeiten - F5 geöffnet und dann wie gewünscht mit Lieferschein erstellen - F12 oder Ohne LS erstellen - Strg+F12 abgeschlossen werden.

Sollten Sie statt dessen Auftrag erstellen - F12 wählen, werden alle Auftragsmengen reserviert und fehlende Mengen in der klinikversorgenden Apotheke bestellt, d.h. das Fenster Übergreifend Lagerware entnehmen wird nicht angezeigt. Es erfolgt keine Lieferscheinerstellung.

Fehlmengen nicht mehr in der mitgeteilten Menge verfügbar

Falls in der öffentlichen Apotheke die zuvor mitgeteilten Mengen nicht mehr verfügbar sind, bspw. durch zwischenzeitliche eigene Verkäufe, erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung.

Neben den wichtigsten Artikeldetails wird die angefragte Menge und die zum derzeitigen Zeitpunkt noch zu entnehmende Menge angezeigt.

Die verbleibenden Fehlmengen werden von Ihrer Apotheke bestellt.

Schließen Sie das Fenster mit Schließen - F12.

Der Lieferschein wird über die tatsächlich aus dem Lager der öffentlichen Apotheke zu entnehmenden Mengen erstellt.

Weitere Info und Funktionen

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