Das Großhandelsgeschäft in IXOS

In IXOS können Sie das Großhandelsgeschäft abwickeln, d.h. andere Apotheken als deren Großhandel beliefern und entsprechende Rechnungen stellen.

Voraussetzungen

  • Um das Großhandelsgeschäft betreiben zu können, benötigen Sie eine amtliche Großhandelserlaubnis. Seit August 2004 ist der Großhandel mit Arzneimitteln nur noch mit einer Erlaubnis nach § 52 a Arzneimittelgesetz (AMG) zulässig. Ausgenommen hiervon ist die seit jeher betriebene Abgabe an andere Betriebe im apothekenüblichen Rahmen.

  • Manche Funktionen zum Betreiben des Großhandelsgeschäfts in IXOS sind lizenzpflichtig und werden im Umfang des Lizenzpakets IXOS.Großhandel angeboten. Wenden Sie sich bei Interesse an Ihren PHARMATECHNIK-Vertriebsmitarbeiter.

  • Um verifikationspflichtigen Artikeln den Status „Exportiert“ zu vergeben, ist ein GH-Zertifikat von der NGDA notwendig.

Funktionen

Abwicklung des Großhandelsgeschäfts

Die Abwicklung des Großhandelsgeschäfts erfolgt prinzipiell in folgenden Schritten:

Auftragseingang via MSV3.connect:

  1. Der Auftrag wird via MSV3.connect übermittelt und in der Faktura mit dem Status „Vorerfasst“ angelegt.

  2. Prüfen Sie den Auftrag und bestätigen Sie diesen mit Auftrag erstellen - F12.

  3. Fahren Sie mit diesem Schritt fort.

Manuelle Auftragserfassung:

  1. Nachdem Sie den Bedarf des Großhandelspartners an Artikeln von bestimmten Anbietern ermittelt haben, d. h. der Großhandelspartner hat ein Fax oder eine E-Mail geschickt, erfassen Sie einen Auftrag in der Faktura.

    Beachten Sie hierbei, dass Sie in einem Auftrag für Großhandelspartner nur Subtotals mit Großhandelspartner-Kundenkontakten erfassen können. Da diese Großhandelspartner-Kundenkontakte mit der Kennzeichnung zur lagerneutralen Lieferung versehen sind, werden alle erfassten Positionen automatisch als Nachliefermengen gekennzeichnet.

  2. Falls Sie mit Preisschemas mit vereinbarten Sortimenten arbeiten, werden Sie an der Kasse und in der Artikelverwaltung wie folgt unterstützt:

    In der Vorschlagslisten an der Kasse werden nur die Artikel des vereinbarten Sortiments angeboten, um versehentliche Abgaben von Artikeln außerhalb des vereinbarten Sortiments zu vermeiden.

    Die Trefferliste der Artikelsuche ist zunächst auch auf das vereinbarte Sortiment eingeschränkt. Die Artikel erhalten - in diesem Beispiel - die Kennzeichnung für das vereinbarte Sortiment mit Nettopreisen, ohne bestimmten Datum-, Zeit- oder Kundenbezug. Informationen zur Kennzeichnung der Artikel mit weiteren Icons des vereinbarten Sortiments, bspw. mit Datums-, Zeit- und Kundenbezug lesen Sie in folgendem Hilfethema nach: 'Icons der Artikeltaxe'

    Mit der Funktion F10 können Sie jedoch die Trefferliste für Lagerartikel bzw. alle Artikel anzeigen.

    • Funktion: Nur Lagerartikel - F10

    • Funktion: Alle Artikel - F10

    Mit der Funktion Vereinbartes Sortiment - F10 gelangen Sie wieder zur Einschränkung der Trefferliste auf das vereinbarte Sortiment.

    Falls Sie im Rahmen einer Klinikversorgung die übergreifende Lagerentnahme aus einer öffentlichen Apotheke eingerichtet haben, dann ist die Anzeige etwas modifiziert. 'Übergreifend Lagerware entnehmen'

    Nach Übernahme der gewünschten Artikel des vereinbarten Sortiments werden diese an der Kasse mit dem Icon für das vereinbarte Sortiment angezeigt.

    Falls Sie Artikel außerhalb des vereinbarten Sortiments erfassen, wird das mit dem Icon gekennzeichnet, d.h. der Kunde hat ein Preisschema mit vereinbartem Sortiment zugewiesen bekommen, aber der Artikel ist nicht im vereinbarten Sortiment.

  3. Entsprechend der hinterlegten Warenkorbermittlungsmodelle erfolgt nach dem Abschließen/Bestätigen der Aufträge die Bestellung bei den Herstellern/Anbietern.

  4. Wenn die Ware in Ihrer Apotheke eintrifft, führen Sie den Wareneingang durch und scannen die Packungen. Dabei wird die Chargenbezeichnung abgefragt.

  5. Nachbearbeitung des Auftrags:

    • In der Faktura selektieren Sie den Auftrag und öffnen diesen mit Bearbeiten - F5 zum Bearbeiten.

    • Falls Sie zusätzlich zu den speziellen Preisen der Großhandelspreisliste positionsbezogene Rabatte vergeben möchten, wählen Sie Rabatt - F10, wobei Sie in der Auswahlleiste im Kopfbereich einfach zwischen den einzelnen Artikeln wechseln können.

      Auch prozentuale Rabatte - ggf. mit 2 Nachkommastellen - werden auf der Rechnung ausgewiesen, wenn Sie dies im Druckformular der Rechnung für Großhandelspartner entsprechend hinterlegt haben.

  6. Erstellen Sie direkt im Bearbeitungsfenster des Auftrags die Rechnungen mit Sofortrechnung - Strg+F10, wenn gewünscht.

    Falls Sie hier zusätzlich zum (Standard-)Rechnungsfußtext, welchen Sie im Druckformular der Rechnung hinterlegt haben, im Rechnungs-Total mit Texte einfügen - F7 eine End- und/oder Anfangsbeschreibung eingeben und auf die Sofortrechnung aufdrucken lassen möchten, aktivieren Sie den Konfigurationsparameter Rechnungstotal bei Sofortrechnung anzeigen. Sie finden diesen in den Systemeinstellungen der Faktura, Gültigkeitsbereich 'Arbeitsplatz', auf der Seite Rechnungserstellung.

    Wenn Sie alternativ die im Bearbeitungsmodus des Auftrags mit Texte einfügen - Alt+F9 hinterlegte End- und/oder Anfangsbeschreibung auf die Sofortrechnung übernehmen möchten, aktivieren Sie den systemweit gültigen Konfigurationsparameter Auftragstexte in Sofortrechnung übernehmen. Sie finden diesen in den Systemeinstellungen der Faktura, Gültigkeitsbereich Systemparameter auf der Seite Rechnungserstellung.

    Falls Sie beide Konfigurationsparameter aktiviert haben, wird beim Öffnen der Anfangs-/und Endbeschreibung der beim Auftrag hinterlegte Text angezeigt, welchen Sie nun ändern können.

    Auch die filialübergreifende Fakturierung von Großhandelspartnern ist möglich. Auch hier werden alle erforderlichen Informationen, wie bspw. auch die Chargenbezeichnung aufgedruckt, ebenso Freitexte von Barverkaufspositionen.

  7. In der Artikelverwaltung können Sie die Verkaufs- und Einkaufsstatistiken einsehen.

    Beispiel: Verkaufsstatistik des Artikels im Register Sonstige

    Beispiel: Einkaufsstatistik des Artikels

Mehr dazu im Thema 'Rechnungsinhalte'.

securPharm-konformes Vorgehen mit dem Großhandelspartner-Modell

Bei Großhandelsgeschäften erfolgt eine securPharm-Verifizierung, wenn der Kundenkontakt als Großhandelspartner gekennzeichnet ist.

Eine securPharm-Deaktivierung der Packungen erfolgt nur bei Nutzung von IXOS.Großhandel und vorliegendem GH-Zertifikat von der NGDA, wenn Sie Abgaben an Großhandelskunden außerhalb der EU mit Status „Exportiert“ ausbuchen. Mehr dazu lesen Sie in securPharm (Firmenstamm).

Ggf. wird im Fenster Packungsinformationen erfassen lediglich die Charge und der Verfall abgefragt. Voraussetzung dafür ist, dass Sie in den Kunden-Kontaktdaten von Filialapotheken die entsprechenden Einstellungen auf der Seite Spezifische Daten im Feld Chargendokumentation für Arzneimittel einpflegen.

Wenn Sie Abgaben an andere Apotheken in dringenden Fällen nach § 17 Abs. 6c ApBetrO in IXOS abbilden möchten, können Sie die Empfängerapotheke als Großhandelspartner markieren, sofern Sie IXOS.Großhandel oder die Lizenz „Faktura Profi“ nutzen. Sollte das aufgrund fehlender Lizenzen nicht möglich sein, bietet sich folgende Vorgehensweise an: Wickeln Sie den Verkauf der Packung normal inklusive securPharm-Vorgehen (Verifizieren und Deaktivieren) ab. Anschließend öffnen Sie die securPharm-Verwaltung und widerrufen die Deaktivierung der Packung mit Deaktivieren widerrufen - Alt+F12, da die Packung sich weiterhin in der Lieferkette befindet. So ist gewährleistet, dass automatisch die Chargenbezeichnung nach § 17 Abs. 6c Satz 3 ApBetrO dokumentiert wird und dem Empfänger auf dem Lieferschein (bei entsprechenden Einstellungen) mitgeteilt wird. Außerdem ist die Packung dann entsprechend securPharm wieder abgabebereit.