Gemeinsamer Einkauf mit dezentraler Lieferung und zentraler Rechnung

Wenn Sie mit Ihrem Direktlieferanten eine dezentrale Lieferung bei zentraler Rechnungslegung vereinbart haben und die bestellende Apotheke sind, dann gehen Sie vor, wie auf dieser Seite beschrieben.

 

Wenn jede Apotheke vom Lieferanten separat beliefert wird und auch eine eigene Rechnung für ihren lokalen Anteil erhält, dann wickeln Sie den gemeinsamen Einkauf mit der Splittingfunktion ab. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie hier: 'Splitten der gemeinsamen Bestellung'

 

 

Der Ablauf in der Übersicht:

  1. Für einen Direktlieferanten wird eine gemeinsame Bestellung erzeugt.

  2. Die Lieferung erfolgt direkt an die einzelnen Filialen mit Bestellanteil.

  3. Der Wareneingang der Bestellanteile kann in den einzelnen Apotheken unabhängig von der bestellenden Apotheke selbst erfasst und verbucht werden.

  4. Die bestellende Apotheke erhält die Rechnung und führt die Wertbuchung der gemeinsamen Bestellung durch.

  5. Die Ware wird über den innerbetrieblichen Warenaustausch (ohne Umlagerung) an die Filial- und Partnerapotheken berechnet.

 

Vorbereitende Einstellung

Nehmen Sie folgende Konfiguration vor:

 

Generelle Konfiguration für alle Bestellungen bei diesem Direktlieferanten

  1. Rufen Sie den entsprechenden Lieferanten-Kontakt auf.

  2. Wechseln Sie auf die Seite Einstellungen.

  3. Aktivieren Sie im Bereich Gemeinsamer Einkauf das Kontrollkästchen Lieferung an jede Apotheke (Rechnung an eigene Apotheke

    Mehr dazu im Thema 'Einstellungen (Lieferanten)'.

 

Konfiguration für einen einzelnen, aktuellen Auftrag

Voraussetzung: Keine Apotheke hat bereits ein Wareneingang begonnen.

  1. Wechseln Sie in die Übersicht des Warenkorbs bzw. in die Übersicht der Bestellungen.

  2. Markieren Sie den entsprechenden Auftrag.

  3. Wählen Sie die Funktion Zentrale/Dezentrale Lieferung - Alt+F5

 

Abwicklung des gemeinsamen Einkaufs

Beginnen Sie den gemeinsamen Einkauf wie gewohnt mit Strg + F3 - Neuer gem. Warenkorb. Mehr dazu im Thema 'Gemeinsame Bestellung anlegen, bearbeiten, bestellen'.

Der gemeinsame Auftrag ist folgendermaßen gekennzeichnet:

Ansicht in der bestellenden Apotheke

Ansicht in der Filiale mit Bestellanteil.

Wählen Sie Bearbeiten - F5, dann sehen Sie ihren lokalen Warenkorb.

Um die gemeinsame Bestellung zu bearbeiten, wählen Sie nochmals Bearbeiten - F5 oder Artikel erfassen - F7.

Sobald eine Filiale mit Bestellanteil mit dem Wareneingang begonnen hat, kann der Auftrag nicht mehr bearbeitet werden. Sie erkennen das an folgenden Icons:

zeigt an, dass eine Filiale mit Bestellanteil schon mit dem Wareneingang begonnen hat.

zeigt der bestellenden Apotheke an, dass eine Filiale mit Bestellanteil noch auf Ware wartet. Es wurde bereits eine Teillieferung gebucht.

Jede Apotheke führt, sobald sie ihren Anteil der gemeinsamen Bestellung vom Direktlieferanten erhalten hat, den Wareneingang und Bestandsbuchung durch und bearbeitet die Differenzen.

Die Bestandsbuchung in den Apotheken kann unabhängig von dem Vorliegen der Rechnung in der bestellenden Apotheke erfolgen.

 

Falls aus der Differenzbearbeitung Retourenpositionen entstehen, führt die bestellende Apotheke die Retouren- und Gutschriftsabwicklung zentral für alle Filialen durch, da sie auch die Gutschrift erhält.

 

Die Filiale mit Bestellanteil kann Retourenaufträge, die aus der Differenzbearbeitung entstehen, nur retournieren und gegebenenfalls dazu einen Retourenschein ausdrucken, um die Ware an den Lieferanten zurückzusenden.

Diese Retourenaufträge sind in der Apotheke mit Bestellanteil folgendermaßen gekennzeichnet:

 

 

Ein Bearbeiten ist nicht möglich, da die Gutschriften in dieser Konstellation ausschließlich an die bestellende Apotheke erfolgen.

Retournierte Positionen werden nicht über den internen Warenaustausch berechnet. Eine Gutschriftsüberwachung hierfür ist seitens der Filiale mit Bestellanteil also nicht erforderlich.

Diese Retouren werden daher in der Filiale ausgeblendet und an die bestellende Apotheke übertragen.

Die bestellende Apotheke erkennt die Retourenaufträge der Filiale mit Bestellanteil an diesem Icon: 

Nach Erhalt der Rechnung erfassen Sie zunächst die mit dem Direktlieferanten vereinbarten Konditionen:

 

 

Anschließend führen Sie für alle in der Rechnung fakturierten Lieferungen eine gemeinsame Wertbuchung mit Gemeinsam Wertbuchen - F12 durch

Im Fenster Gemeinsames Wertbuchen sind initial alle (anteiligen) bestandsgebuchten Lieferungen selektiert, die Bestandteil derselben gemeinsamen Bestellung sind.

Mehr dazu im Thema 'Mehrere Lieferungen gemeinsam wertbuchen'.

 

Für die Filiale mit Bestellanteil wird automatisch eine Sofortrechnung generiert. Es ist kein

Umlagerungsauftrag notwendig.

In der Faktura wird dieser Auftrag mit dem Status geliefert und vollfakturiert gelistet.

Im Bereich Details ist dieser Auftrag folgendermaßen gekennzeichnet:

Filialauftrag mit externer Lieferung

Auf der Sofortrechnung (Verrechnung des innerbetrieblichen Warenaustausches) ist zum Artikel angegeben, dass die Lieferung separat erfolgt.

Die Buchung der Retouren obliegt der bestellenden Apotheke und ist abhängig von den Vereinbarungen mit dem Direktlieferanten.

Wie bei allen Retourenbuchungen stehen Ihnen Funktionen für die Optionen für Wertgutschrift, Warengutschrift (Retourenausgleich) oder Vernichtung (Abschreiben) zur Verfügung.

Mehr dazu lesen Sie hier: 'Gutschrift bzw. ARA-Gutschrift buchen'