Archiv

Kurz erklärt

Alle abgeschlossenen Aufträge von Lieferanten, Überweiseraufträge und Gutschriften werden automatisch archiviert, sobald sie wertgebucht sind. Um die archivierten Aufträge zu sehen, öffnen Sie die Archiv-Übersicht.

Wenn Sie in Ihrer Apotheke das Berechtigungskonzept zum Schutz sensibler Daten umgesetzt haben, dann können Sie diese Funktion bzw. dieses Modul nur nutzen, wenn der Arbeitsplatz oder Sie als Benutzer die erforderliche Berechtigung haben. Mehr dazu lesen Sie in Arbeitsplatzschutz.

Zum Einsehen des Archivs und Bearbeiten von Archiveinträgen benötigen Sie die Berechtigung Warenlogistik: Archiv sehen und bearbeiten.

Diese ist in allen organisatorischen Rollen enthalten und ist außerdem eine selbstständige Rolle.

Beispiel: Buchungswert mit Gebühren

Im oberen Bereich des Fensters finden Sie die Register für den Ablauf des Erfassungs- und Bestellvorgangs. Von links nach rechts sind dies Merkzettel, Warenkorb, Bestellungen, Lieferungen, Retouren und Archiv.

Das Zentrum des Fensters bildet die Tabelle der archivierten Aufträge (Archiveinträge).

Informationen in der Tabelle, von links nach rechts betrachtet:

  • Icon:
    • kein Icon - Wertgebuchter Wareneingang (Rechnung)
    • - Korrekturgebuchte Buchung (Rechnung); Korrekturbuchung des Auftrags (der Rechnung). Im Tooltipp werden Ihnen weitere Informationen angezeigt.
    • - Gutschrift (d.h. eine gebuchte Retoure); korrekturgebuchte Gutschrift; Korrekturbuchung der Gutschrift
    • - Retourenausgleichsbuchung, Korrekturgebuchter Retourenausgleich Korrekturbuchung des Retourenausgleichs Mehr dazu im Thema 'Retourenausgleich erfassen'.
  • Name: Zeigt den Namen des involvierten Lieferanten an.
  • Icon : Gemeinsamer Einkauf

    Icon : Online-Bestellung.

  • Icon: Zum Auftrag liegt ein Infotext vor.
  • Buchung: Zeigt das Datum, zu dem die Lieferung oder die Gutschrift gebucht bzw. storniert wurde.
  • Beleg: Zeigt das Belegdatum. Bei Wareneingängen ist dies das bei der Buchung des Wareneingangs eingetragene Rechnungsdatum; bei Gutschriften ist dies das beim Buchen der Gutschrift eingetragene Datum des Gutschriftsbelegs, sofern Sie das jeweils vorgeblendete aktuelle Datum der Buchung angepasst haben.
  • Valuta: Zeigt den Zieltermin, an dem die Rechnung bezahlt werden muss.
  • Belegnummer: Zeigt die zum Auftrag gehörige Rechnungs- oder Gutschriftennummer.
  • A.-Art - Auftragsart. Standard ist der Normal-Auftrag. Mögliche Werte: <keine Anzeige>(Normal-Auftrag), SO (Sonder-Auftrag), ST (Stapel-Auftrag), VR (Vorratskauf), ZT (Zeit-Auftrag)
  • Pos: Anzahl aller Positionen in diesem Auftrag.
  • Wert: Gesamt-Einkaufswert aller Positionen in diesem Auftrag.
  • Icon : Der Buchungswert enthält Gebühren. Der Tooltipp zeigt die Höhe der Gebühren an.

Unterhalb der Liste werden aktuell wirksame Filterkriterien der Archivsuche sowie eine Summenzeile angezeigt.

Spezielle Informationen:

  • Anzahl: Zeigt die Anzahl der aktuell aufgelisteten archivierten Aufträge.
  • Summe Buchungswert: Zeigt die Summe aller Buchungswerte der aufgelisteten Aufträge.

Im Detailbereich sehen Sie folgende Informationen: Zeitpunkt der Buchung, Mitarbeiter und Arbeitsplatz.

Nutzen Sie die Navigationsleiste auf der linken Fensterseite, um die Positionen in der Liste nach Lieferanten einzugrenzen.

Je nach ausgewähltem Register werden Ihnen Positionen von folgenden Lieferanten angezeigt:

  • nur Positionen von Großhändlern (Lieferanten, die nicht als Anbieter gekennzeichnet sind)
  • nur Positionen von Anbietern (Direktlieferanten: Lieferanten, die auch als Anbieter gekennzeichnet sind)
  • nur Positionen von Filial- und Partnerapotheken
  • Positionen von allen Lieferanten

Die Archiv-Übersicht zeigt bei Aufruf zunächst nur Aufträge der letzten drei Monate an. Wollen Sie einen archivierten Auftrag einsehen, der länger zurückliegt, nutzen Sie die Funktion F2 - Suchen und geben Sie den gewünschten Zeitraum an.

Mit DMS-Lizenz direkt aus der Warenlogistik in das DMS wechseln

Wenn Sie über eine Dokumentenmanagementsystem-Lizenz (DMS) verfügen und dem Vorgang ein Dokument zugeordnet und im DMS abgelegt haben, dann erscheint in der Vorgangszeile das DMS-Symbol und Ihnen steht die Funktionstaste Alt+F8 -DMS zur Verfügung.

Damit wechseln Sie direkt aus der Warenlogistik in das DMS zum zugeordneten Dokument.Geschlossen

Ausdrucken von archivierten Vorgängen

Mit Drucken - F9 können Sie in der Archiv-Übersicht einen archivierten Wareneingang, eine Wegräumliste, eine Korrekturbuchung sowie eine Retourengutschrift ausdrucken.

Wählen Sie zunächst den Vorgang aus. Drücken Sie dann Drucken - F9.

Abhängig vom gewählten Eintrag reagiert das System wie folgt:

  • Wenn Sie eine Retourengutschrift ausgewählt hatten, dann wird die Liste der gebuchten Positionen einer Retourengutschrift auf Ihrem ausgewählten Drucker ausgegeben. Sie weist u.a. den aktuellen Bestand und den Lagerstatus der Positionen aus.
  • Wenn Sie einen wertgebuchten Wareneingang ausgewählt hatten, dann wird zunächst die Druckauswahl angeboten. Mehr dazu im Thema 'Buchungen und Wegräumliste ausdrucken'.

Detailinformationen zum Retourenausgleich

Der Retourenausgleich wird als eigene Zeile mit dem Icon dokumentiert. Das Feld in der Spalte Wert ist leer, da es sich beim Retourenausgleich nur um eine Bestandsbuchung handelt und keine wertmäßige Buchung erfolgt.

Mit Bearbeiten - F5 können Sie Details zum Retourenausgleich ansehen. Hier werden Ihnen die retournierten Artikel sowie die Ausgleichsartikel der betreffenden Buchung angezeigt.

Mehr dazu im Thema 'Details zum Retourenausgleich einsehen'.

 

Weitere Info und Funktionen