RX 4.0 Sortimentssteuerung - Best practice für die Einstellungen

Wir empfehlen folgende Einstellungen und Vorgehensweisen:

Einstellungen der RX 4.0 Sortimentssteuerung
1. Wählen Sie auf der Seite 'Lageroptimierung' einen Auswertungszeitraum von 6 Monaten.
  Kürzere Zeiträume führen vor allem im Bereich der N3‐Artikel zu unerwünschten Wechseln zwischen Ein- und Auslisten aufgrund des seltener werdenden Abverkaufs innerhalb des kürzeren Auswertungszeitraums.
  Beachten Sie, dass die AMOs der Preisstufen angepasst werden müssen, falls Sie den Auswertungszeitraum ändern!
2. Wählen Sie auf der Seite 'Weiterverarbeitung' folgende Preisstufen und AMO-Grenzen, d.h. Umstellungsvorschläge
  - Die Standard‐Einstellung ist für mittlere bis große Apotheken sehr gut geeignet und sollte nur in Ausnahmefällen verändert werden.
  - Kleinere Apotheken ohne Kommissioniersystem könnten in der Preisstufe 2 (und ggf. auch Preisstufe 1) auf einen Einlist-AMO von 0,5 gehen. Für Preisstufe 4 ist ein Einlist-AMO von 0,667 denkbar.
  - In größeren Apotheken kann überdachte werden, ob in Preisstufe 1/2 auf einen Einlist-AMO von 0,167 gegangen wird. Da dabei das Ein- und Auslistverhalten, d.h. die Lagerumschlagsgeschwindigkeit ansteigt, ist ein Kommissioniersystem und das Aktivieren der automatischen Retourenüberwachung dafür unerlässlich, um den erhöhten Prozessaufwand abzufedern.
3. Falls Sie mit einem Kommissioniersystem arbeiten, aktivieren Sie auf der Seite 'Weiterverarbeitung' die Option Lagerort KS setzen, außer für ... und legen Sie die Artikelgruppen fest, die nicht im Kommissioniersystem eingelagert werden sollen. Dies spart Ihnen sehr viel Prozessaufwand beim Einlisten von Artikeln.
4. Aktivieren Sie auf der Seite 'Unterstützung' die Einstellung Kundenartikel im GKV-Rezept bevorzugen.
  Falls dies nicht erfolgt, kann zwar die Lagerbreite reduziert, aber die Besorgerquote nicht minimiert, jedoch insgesamt durch die Sortimentssteuerung wesentlich verbessert werden. Dies würde zu etwas höheren Prozessaufwänden durch Nachbestellungen in der Apotheke führen. Durch eine gezielte Schulung der Mitarbeiter zur Umstellung von Kunden auf andere Artikel in der Wirkstoffgruppe kann die Besorgerquote jedoch weiter verbessert werden. Die Erfahrung zeigt, dass eher kleinere Apotheken diese Einstellung aktivieren, große Apotheken (ggf. mit Kommisioniersystem und bRegisterem Lager) deaktivieren diese Einstellung.
5. Legen Sie auf der Seite 'Weiterverarbeitung' sowohl für das Auslisten und Retournieren als auch für das Einlisten (imaginäre) Lieferanten fest, wenn Sie die Ein- und Auslistvorschläge in der Warenlogistik gebündelt kontrollieren und erst danach umsetzen möchten. Ansonsten hilft Ihnen die blaue Darstellung der Ein- und Auslistungen aufgrund der Sortimentssteuerung im Warenkorb, Wareneingang und der Retoure. Mehr dazu im Thema 'RX 4.0 Sortimentssteuerung in Warenlogistik und Artikelverwaltung'.
6. Viele Apotheken möchten Artikel mit niedrigen Preise nicht retournieren. Diese sollten auf der Seite 'Weiterverarbeitung' im Feld ab Apo‐EK den gewünschten Wert eintragen, ab welchem Umstellungsvorschläge der Sortimentssteuerung retourniert werden sollen.
7. Aktivieren Sie auf der Seite 'Weiterverarbeitung' die Einstellung konservativ retournieren nur dann, wenn Sie Artikel ungern vor Ablauf der Restlaufzeit retournieren möchten. Die zu retournierenden Artikel werden dann bis zu 1 Monat vor der eingestellten min. Restlaufzeit bis Verfall an Lager behalten. Dies führt zu einem bRegisteren Lager, senkt jedoch ggf. die Retourenquote.
  Die Aktivierung der automatischen Überwachung von Retouren auf der Seite 'Unterstützung' ist dabei unerlässlich, da ansonsten der Zeitpunkt der Retoure manuell verwaltet werden muss. Die Gefahr von Ladenhütern würde sonst deutlich steigen.
8. Aktivieren Sie auf der Seite 'Weiterverarbeitung' die Einstellung konservativ auslisten nur dann, wenn Sie Artikel erst bei Erreichen der Auslistgrenze auslisten möchten, auch wenn nicht alle Artikel der Wirkstoffgruppe ausgelistet werden. Dies führt zu einem bRegisteren Lager, senkt jedoch die Besorgerquote.
  Dies führt dazu, dass vor allem im N1- und N2-Bereich nicht so viele Kunden umgestellt werden, da deren Bedarf im Lager durch einen wirkstoffgleichen Artikel abgedeckt werden kann.
  Konsequenterweise sollten Sie in dem Fall auch die Einstellung Kundenartikel im GKV-Rezept bevorzugen auf der Seite 'Unterstützung' aktivieren.
9. Aktivieren Sie auf der Seite 'Unterstützung' die Einstellung automatische Überwachung von Defekten. Über die Preisgrenze können Hochpreiser explizit ausgeschlossen werden. Durch die vorübergehende Einlistung (und mit Ende der Defektsituation die automatische Auslistung) eines geeigneten Ersatzartikels werden im Fall eines Defektes (gehäuft im Import- aber auch zunehmend im Generika-Bereich) Besorgungen vermieden. Mehr dazu im Thema 'Automatische Defektüberwachung'.
10. Wenn Sie auf der Seite 'Unterstützung' die Einstellungen automatische Lageroptimierung aktiviert haben, dann wird die Aktivierung der automatischen Überwachung von Retouren auf der selben Seite ausdrücklich empfohlen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Ladenhüter entstehen.
11. Aktivieren Sie auf der Seite 'Unterstützung' die Einstellungen automatische Lageroptimierung, zunächst im konservativen Modus und nur für verschreibungspflichtige Artikel. Die automatische Lageroptimierung erfolgt verkaufsbezogen, d.h. Artikel werden zur Ein- und Auslistung vorgeschlagen, wenn die AMO-Einlistgrenze aufgrund eines Verkaufs erreicht wurde. Setzen Sie dann schrittweise 2-3 mal pro Woche mindestens die Vorschläge mit der Bewertung von 5-3 Sternen um. Wenn Sie Ihr Lager weitgehend umgestellt haben und weniger Umstellungsvorschläge ermittelt werden, ist der proaktive Modus zumindest für die unteren Preisstufen angeraten, beim dem die Umstellungsvorschläge automatisch am Morgen umgesetzt werden. Der proaktive Modus spart weitere Prozesskosten und hilft ohne Aufwand, die bestmögliche Lieferfähigkeit zu erhalten.
Arbeiten Sie mit verschiedenen Filtereinstellungen zum Abarbeiten der Umstellungsvorschläge. Achten Sie darauf, dass Sie keine Artikelgruppe generell ausblenden, sondern behalten Sie auch die im Standardfilter ausgeblendeten Artikelgruppen durch komplementäre Filtereinstellungen bzw. die Bewertung mit allen Sternen im Auge und arbeiten Sie diese 2-4 mal pro Monat durch. Mehr dazu im Thema 'Weitere Filtereinstellungen speichern'.
Arbeiten Sie mit Hilfe der Filtereinstellungen die Preisstufen 4-6 zunächst noch manuell durch, um auch hier Sicherheit gegenüber dem Umstellungsprozess zu erlangen. Wenn Sie hochpreisige Artikel nie mit dem proaktiven Modus bearbeiten möchten, dann kennzeichnen Sie diese bspw. ab 500 € per Reportabfrage als Dauerbesorger.
Im Regelfall werden BtMs, Blutprodukte, Impfstoffe, Kühlartikel, Kühlkette und Dauerbesorger im Standardfilter ausgeblendet und in komplementären Filtern manuell betrachtet. Gewollte Besorger (aus Nicht-Offizin-Verkäufen) können im Standardfilter ebenfalls ausgeblendet werden.
Überdenken Sie, ob Sie bei Antibiotika (ABDA-Warengruppe AJ01) ggf. weiterhin mit dem hohen Prozessaufwand der Sonderkennzeichen „Nichtabgabe Rabattartikel wegen unverzüglicher Abgabe" arbeiten möchten oder ob Sie sich der Rabattvertragssituation annähern, welche durch die Sortimentssteuerung unterstützt wird. Falls Sie weiterhin mit Sonderkennzeichen arbeiten, sollten Sie die ABDA-Warengruppe AJ01 gezielt filtern und dann von der Analyse zurückstellen, um keine weiteren Umstellungsvorschläge betrachten zu müssen.
Behalten Sie in der 'Besorger-Kontrolle' generell über die Spalten 180T/30T sogenannte Ausreißer im Auge.
Erfassen Sie auch Neinverkäufe gewissenhaft (Kontextmenü an der Kasse, Neiverkauf Defekt - Strg+F1 in Artikelsuche, Vergleichssuche, Rezeptscan) , da diese dann entsprechend des erfassten Kostenträgers in die AMO-Berechnung des jeweilige Rabattartikels eingehen können.

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