Permanente Inventur

Die permanente Inventur macht es möglich, die körperliche Bestandserfassung über das Jahr zu verteilen und Abweichungen von Ist- und Soll-Bestand über die Lagerhaltung zeitnah zu berichtigen. Bei der permanenten Inventur erfassen Sie die Packungsanzahl mit Verfalldatum.

Um die Lagerwertminderung für schwer verkäufliche und unverkäufliche Artikel direkt zu betrachten, haben Sie die Möglichkeit, entsprechende Abschläge zu konfigurieren. Diese Werte gehen direkt in die Lagerwertermittlung ein. Die Höhe der Minderung wird auf dem Summenblatt und dem Ausdrucken nicht ausgewiesen; Sie sehen diese sowie die Vergleichswerte jedoch in der Übersicht im Infobereich.

Um die permanente Inventur gleichzeitig bspw. alphabetisch sortiert mit verschiedenen Artikelgruppen auszuführen, können Sie auch mehrere Inventurlisten parallel anlegen und bearbeiten. Beachten Sie bei gleichzeitiger Inventur an verschiedenen Lagerorten, dass ein Artikel, welcher an mehreren Lagerorten lagert, nur in der zuerst zutreffenden Liste aufgeführt wird.

 

Wenn Sie in Ihrer Apotheke das Berechtigungskonzept zum Schutz sensibler Daten umgesetzt haben, dann können Sie diese Funktion bzw. dieses Modul nur nutzen, wenn der Arbeitsplatz oder Sie als Benutzer die erforderliche Berechtigung haben. Mehr dazu lesen Sie in Arbeitsplatzschutz.

Mehr dazu im Thema 'Inventur'.

 

Die Inventur wird als kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten. Wenden Sie sich bei Interesse an Ihren PHARMATECHNIK-Vertriebsmitarbeiter.

 

Um die Funktionen für die permanente Inventur aufzurufen, starten Sie zunächst die Anwendung Inventur und wechseln Sie dort auf die Seite Permanente Inventur.

  

 

Das Zentrum des Fensters zeigt die angelegten Permanenten Inventuren in einer Baumstruktur. Das oberste Element ist jeweils die permanente Inventur; die untergeordneten Elemente sind die Inventurlisten, auch als Zähllisten bezeichnet.

Die permanenten Inventuren sehen Sie mit folgenden Informationen:

  • Schalter bzw. : Klicken Sie den Schalter mit der Maus an, um die Inventurlisten dieses Geschäftsjahrs zu zeigen bzw. zu verbergen.
  • Datum: Datum, an welchem diese Permanenten Inventur angelegt wurde.
  • Geschäftsjahr von: Zeitpunkt, zu dem das Geschäftsjahr für die Permanente Inventur beginnt.
  • Geschäftsjahr bis: Zeitpunkt, zu dem das Geschäftsjahr für die Permanente Inventur endet.
  • Artikel: Zeigt die gesamte Anzahl aller bewerteten Artikel innerhalb dieses Geschäftsjahrs.
  • Packungen: Zeigt die gesamte Anzahl aller bewerteten Packungen innerhalb dieses Geschäftsjahrs.
  • Lagerwert: Zeigt den Gesamtwert der Permanenten Inventur innerhalb dieses Geschäftsjahrs.
  • Archiviert: Das Kontrollkästchen ist markiert , wenn diese Permanente Inventur archiviert wurde. Eine archivierte Inventur kann nicht mehr verändert oder gelöscht werden.

 

Zu jeder Inventur können Sie mehrere Inventurlisten (Zähllisten) anlegen. Um diese Listen einzusehen, bewegen Sie den Fokus auf die gewünschte Inventur (zum Geschäftsjahr) und drücken Sie die Taste Pfeil rechts, oder klicken Sie mit der Maus auf das Symbol am Zeilenanfang.

Die Inventurlisten zum Vorgang werden eingeblendet.

Die Inventurlisten sehen Sie mit folgenden Informationen:

  • Symbol : Zeigt, dass zu dieser Inventurliste der Permanenten Inventur eine Notiz angelegt wurde. Die Notiz wird bei Markierung dieser Zählliste unterhalb der Tabelle angezeigt.
  • Datum: Zeigt, wann die Inventurliste erzeugt bzw. gespeichert wurde.
  • Preisbasis: Zeigt, auf welcher Preisbasis die Inventur durchgeführt wird/wurde. Mehr dazu im Thema 'Neue Zählliste anlegen'.
  • Artikel: Zeigt die Anzahl der bewerteten Artikel in dieser Inventurliste.
  • Packungen: Zeigt die Anzahl der bewerteten Packungen in dieser Inventurliste.
  • Lagerwert: Zeigt den Gesamtwert dieser Inventurliste.
  • Status: Zeigt Informationen über Status der Inventurliste. Mögliche Status: 'In Arbeit', 'Fertig'.

 

Im Infobereich sehen Sie folgende Informationen:

  • Notiz zum ausgewählten Inventurvorgang
  • Lagerwertdetails
    • Σ Lagerwert ohne Abschlag - Summe des Lagerwertes ohne die ggf. konfigurierten Abschläge auf schwer verkäufliche und unverkäufliche Artikel
    • Σ Lagerwert mit Abschlag - Summe des Lagerwertes mit den ggf. konfigurierten Abschlägen auf schwer verkäufliche und unverkäufliche Artikel
    • Abschlag auf schwerverk. Artikel - Berechneter Abschlag auf schwer verkäufliche Artikel. Mehr dazu im Thema 'Schwerverkäuflich: Abschlag in %'.
    • Abschlag auf unverk. Artikel - Berechneter Abschlag auf unverkäufliche Artikel. Mehr dazu im Thema 'Unverkäuflich: Abschlag in %'.

 

Allgemeines zur Permanenten Inventur

Der Vorteil der permanenten Inventur liegt darin, dass Sie die körperliche Bestandsaufnahme - zum Abgleich von Soll-Bestand laut Lagerbuchführung und Ist-Bestand - über das ganze Jahr verteilt durchführen können. Dafür legen Sie fortlaufend und ggf. auch mehrere Inventurlisten (Zähllisten) gleichzeitig an.

 

Das prinzipielle Vorgehen ist wie folgt:

  1. Neue Inventur anlegen.

    Hier bieten sich verschiedene Vorgehensweisen an:

    1. Sie arbeiten mit einer Inventurliste pro Jahr, welche fortlaufend bearbeitet wird.
    2. Eine permanente Inventur kann ggf. auch mehrmals zu einem Geschäftsjahr angelegt werden, um mehrmaliges und fortlaufendes Zählen eines Artikels im Jahr zu ermöglichen bzw. um die Inventur wieder von vorn beginnen zu lassen.
    3. Sie führen mehrere Inventurlisten gleichzeitig, um die Inventur bspw. parallel für verschiedene alphabetisch sortierte Artikelgruppen auszuführen.

    Mehr dazu im Thema 'Permanente Inventur anlegen'.

  2. Inventurliste(n) (Zähllisten) anlegen, z.B. einmal wöchentlich. Mehr dazu im Thema 'Neue Zählliste anlegen'.
    Die Liste weist die Soll-Bestände für die darin enthaltenen Artikel aus.
  3. Inventurliste drucken. Mehr dazu im Thema 'Inventurlisten der permanenten Inventur drucken'.
  4. In der Apotheke Ist-Bestände anhand der Inventurliste prüfen (= körperliche Bestandsaufnahme) und Differenzen von Beständen und ggf. Verfalldaten auf der ausgedruckten Inventurliste vermerken.
  5. In IXOS Differenzen korrigieren, d.h. Ist-Bestände und ggf. abweichende Verfalldaten eintragen. Mehr dazu im Thema 'Zählliste bearbeiten - Bestände abgleichen'.
  6. Status der bearbeiteten Inventurliste auf 'Fertig' setzen. 'Bearbeiten einer Inventurliste abschließen'
  7. Weitere Inventurliste anlegen (ggf. in regelmäßigen Zeitintervallen), d.h. ab Schritt 2 fortfahren, bis ggf. alle Artikel erfasst wurden.
  8. Ist die Inventur für ein Geschäftsjahr abgeschlossen, sollten Sie diese archivieren. Danach sind keine weiteren Änderungen mehr an Geschäftsjahr und den darin enthaltenen Inventurlisten möglich; Geschäftsjahr und Inventurlisten können dann auch nicht mehr gelöscht werden. Mehr dazu im Thema 'Permanente Inventur archivieren'.

  9. Wenn Sie bereits alle Artikel erfasst haben, jedoch weiterhin den Bestand von Artikeln innerhalb einer Inventur überprüfen möchten, bevor das Geschäftsjahr zu Ende ist, müssen Sie eine weitere permanente Inventur zu diesem Geschäftsjahr anlegen. Fahren Sie mit Schritt 1 fort.

 

Abschläge auf schwer verkäufliche und unverkäufliche Artikel konfigurieren

Um den Wert Ihres Lagers entsprechend den tatsächlichen Gegebenheiten, d.h. dem sinkenden Wert bei langer Lagerung bzw. einer ggf. bevorstehenden Retoure zu berechnen, können Sie Abschläge auf schwer verkäufliche und unverkäufliche Artikel berechnen lassen.

Nutzen Sie dazu folgende Konfigurationsparameter:

 

Weitere Info und Funktionen

 

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