Auskunft über personenbezogene Daten

Kurz erklärt

Damit Sie Ihrer Auskunftspflicht gegenüber Ihren Kunden nachkommen können, unterstützt IXOS Sie mit einer komfortablen Erstellung einer Auswertung aller innerhalb IXOS verarbeiteten, personenbezogenen Daten.

Nutzen Sie dazu in der Kontaktübersicht die Funktion Personenbez. Daten - Alt+F10.

Wenn Sie in Ihrer Apotheke das Berechtigungskonzept zum Schutz sensibler Daten umgesetzt haben, dann können Sie diese Funktion bzw. dieses Modul nur nutzen, wenn der Arbeitsplatz oder Sie als Benutzer die erforderliche Berechtigung haben. Mehr dazu lesen Sie in Arbeitsplatzschutz.

Nutzen Sie dafür das Recht Kontakte allgemein: Auskunft über personenbezogene Daten erstellen. Das Recht ist in der Rolle Leiter enthalten.

Ausdruck personenbezogener Daten

Gehen Sie wie folgt vor:

In der Kontaktübersicht wählen Sie die Funktion Personenbez. Daten - Alt+F10.
Das Fenster Suchkriterien für personenbezogene Daten öffnet sich.

Der in der Übersicht markierte Kunde wird vorbelegt. Möchten Sie zu einem anderen Kunden wechseln, wählen Sie . Zu einer manuellen Suche für nicht als Kontakt gespeicherte Betroffene wählen Sie Manuelle Vorgaben.

Verwalten Sie die Einwilligungserklärungen in IXOS und möchten den Status im Auskunftsbericht mit ausgeben, dann aktivieren Sie die Checkbox Einwilligungserklärungen werden in IXOS verwaltet. Wenn Sie Einwilligungserklärungen selbst erstellen und diese in IXOS nicht verwalten, dann sollten Sie die Checkbox deaktivieren. Anderenfalls würde der Auskunftsbericht aufführen, dass keine unterschriebene Einwilligungserklärung vorläge. Diese Einstellung gilt für alle nachfolgenden Auskunftsberichte und korrespondiert mit dem Konfigurationsparameter Nutzung der Einwilligungserklärung in IXOS, d.h. diese Einstellung steuert den Konfigurationsparameter.

Legen Sie mit dem Konfigurationsparameter fest, ob Sie den Status der Einwilligungserklärung ausgeben möchten, oder nicht, steuert dieser die Einstellung hier im Fenster Suchkriterien für personenbezogene Daten.

Den Konfigurationsparameter finden Sie in den Systemeinstellungen der Kontakte, Gültigkeitsbereich Systemparameter auf der Seite Datenschutz. Mehr dazu im Thema 'Nutzung der Einwilligungserklärung in IXOS'.

Mit OK - F12 bestätigen Sie die eingegebenen Suchkriterien sowie Ausgabekriterien.
Das Fenster Personenbezogene Daten öffnet sich.

In der Baumstruktur können Sie die zu druckenden personenbezogenen Daten per Checkbox markieren bzw. auch einzelne Daten von der Ausgabe ausschließen.

Personen (Familienangehörige), welche in Subtotals aufgrund gemeinsamer Verkäufe auf einen gemeinsamen Kassenbon angegeben wurden, werden hier gelistet. Bei Bedarf können Sie diese per Checkbox abwählen.
Klicken oder tippen Sie auf Auskunft drucken - F12.
Sie erhalten eine Druckvorschau. Gesperrte Daten werden in dieser Auswertung nicht angezeigt.

Mit Drucker anpassen - F5 definieren Sie das Ausgabeziel. Sie haben die Möglichkeit, die Auskunft als PDF zu speichern oder an das Dokumentenmanagementsystem zu übertragen. Mehr dazu im Thema 'Druckeinstellungen bearbeiten'.

Mit Excel Export - F11 geben Sie die Auskunft als Excel-Tabelle aus. Um die Auskunft zu drucken oder entsprechend der Einstellung als PDF zu speichern, wählen Sie Drucken / Senden - F12.

Damit haben Sie die Auskunft über personenbezogene, verarbeitete Daten innerhalb IXOS (bei Filialverbund die Daten Ihrer Filiale) erstellt.

Ist Ihre Apotheke Teil eines Filialverbunds, muss die vom Kunden gewünschte Auskunft von allen verbundenen Filialen erstellt werden, um eine vollständige Datenaufstellung zu erhalten!

Um als Datenschutzverantwortlicher in Ihrer Apotheke erforderliche Maßnahmen im Umgang mit personenbezogenen Daten ableiten, und Ihrer Rechenschaftspflicht nachkommen zu können, stellen wir Ihnen eine ausführliche Dokumentation über die Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zuge der DSGVO zur Verfügung: Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in IXOS

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